Neben dem Zeiterfassungsmodul von easybill können nun auch Zeiteinträge, welche mit Hilfe von mite. erfasst wurden, komfortabel in eine Rechnung integriert werden.

Aufgrund der in easybill nahezu 1:1 erfolgten Umsetzung der von mite. zur Verfügung gestellten Filtermöglichkeiten, lassen sich einzelne oder projektbezogene Zeiten mit nur wenigen Schritten in eine aussagekräftige und vor allem finanzamtskonforme Rechnung verwandeln.

Selbstverständlich kann auch die in easybill integrierte Mitarbeiterverwaltung in vollem Umfang mit den Möglichkeiten von mite. genutzt werden. Der in mite. für jeden User generierbare API-Schlüssel kann in easybill individuell zu dem jeweiligen Mitarbeiter hinterlegt werden, weshalb auf Wunsch des Accountbesitzers gewährleistet ist, dass ein Mitarbeiter wahlweise alle oder nur seine eigenen Zeiteinträge für Rechnungen verwenden kann.

Weitere Details zur Umsetzung sind auch im Blog vom mite. zu finden.

Abschließend noch ein paar Screenshots im Zusammenhang mit der einmaligen Einrichtung sowie der weiteren Verwendung der mite. Schnittstelle in easybill.de:

Hinterlegung des API-Schlüssels in der Mitarbeiterverwaltung
(auch für Kunden ohne Mitarbeiter)

Import von Zeiten in eine Rechnung (in 2 Schritten)

Bei Rückfragen steht das easybill TEAM gerne zur Verfügung!

26.03.2011 – Updateinformation

• DTAUS-Hinweis neben dem Rechnungsbetrag
  Bei Rechnungen, zu denen ein DTAUS-Datensatz (Lastschrifteinzug) erstellt wurde, wird nun in der Dokumentenübersicht neben dem Rechnungsbetrag ein entsprechender Hinweis angezeigt. Solche Rechnungen lassen sich nun einfacher identifizieren.
• Automatische Erfassung des Zahlungseingangs bei Wiederholungsrechnungen
  Insbesondere hinsichtlich solcher Wiederholungsrechnungen, zu denen am Erstellungstag ein DTAUS-Datensatz erstellt wird oder werden soll, kann nun auch eingestellt werden, dass der Zahlungseingang automatisch erfolgen soll. Da dies nur bei Rechnungen sinn macht, welche per Lastschrift eingezogen werden, wird als Zahlungseingangsart stets “Lastschrifteinzug” verwendet.

Über den SOAP-Webservice erstellte Rechnungen können nun im Anschluss an den Erstellungsprozesses auch direkt versendet werden. Der Versand per E-Mail mit oder ohne digitale Signatur sowie per Post bedarf nun keiner manuellen Interaktion des Benutzers mehr. Damit läßt sich das Erstellen und Versenden einer Rechnung ab sofort vollständig automatisieren!

Weitere Informationen, sowie die detaillierte Schnittstellenbeschreibung erhalten Sie im Systembereich unter “Meine Firma” > “Einstellungen” > “Schnittstellen“.

Selbstverständlich können mit easybill erstellte Rechnungen seit jeher komfortabel in das Buchführungsprogramm Ihres Steuerberaters importiert werden. Die unter den Steuerberater am meisten eingesetzte Software ist die der DATEV eG. Zum 01.01.2011 setzen hier nahezu sämtliche Kanzleien auf die neue Version Kanzlei-Rechnungswesen pro, bei welcher der Importvorgang geringfügig geändert wurde. Die nachfolgenden 3 Import-Schritte geben eine kurze, jedoch völlig ausreichende Anleitung darüber, wie der Import durch Ihren Steuerberater vorzunehmen ist. Stellen Sie diese Anleitung einfach Ihrem Steuerberater zur Verfügung. Für etwaige Rückfragen dürfen Sie Ihren Steuerberater oder dortigen Sachbearbeiter gerne auch unter Angabe Ihrer Kundennummer direkt an unseren Support verweisen.

1. Schritt:

Öffnen Sie den Buchführungsbereich und klicken Sie im dortigen Bereich “vorbereitende Tätigkeiten” auf “ASCII-Daten importieren”. (siehe ScreenShot)

2. Schritt:

Suchen Sie das Verzeichnis, in welches Sie die Exportdatei Ihres Mandanten abgespeichert haben und selektieren diese. Anschließend wählen Sie in der Formatauswahl unter “bisherige Rechnungswesen-Formate” / “Buchungssätze” “Ex/Import (Buchungssätze) aus. Zuletzt klicken Sie unten rechts im Fenster auf “Verarbeiten & schließen”. (siehe ScreenShot) – Die Buchungsdaten werden nun geprüft und für den Import vorbereitet.

3. Schritt:

Abschließend müssen die importierten Buchungssätze noch einem Vorlauf zugeordnet werden. Sofern bereits ein Vorlauf für den entsprechenden Export-Monat existiert, klicken Sie diesen Doppelt an und die Daten werden sofort importiert. Existiert noch kein Vorlauf, können die über den Klick auf “Neuen Buchungsstapel anlegen” diesen hinzufügen. In diesem Zusammenhang sollte beachtet werden, dass das Buchungsdatum “von” und “bis” dem Zeitraum entspricht, für den Ihr Mandant Ihnen die Daten bereitgestellt hat.

Abschließender Hinweis:

Es ist grundsätzlich möglich, dass Kanzlei-Rechnungswesen pro nach dem erfolgten Import auf Fehler hinweist. Verarbeiten Sie jedoch trotzdem stets die Daten und wählen ggf. “Fehlerhafte Buchungssätze trotzdem importieren”, da Sie diese anschließend noch punktuell berichtigen können. Mögliche und leider aktuell nicht vermeidbare Fehler können z. B. dann auftreten, wenn sich unter den exportierten Rechnungen auch solche befinden, die keinen positiven oder negativen Rechnungsbetrag enthalten. (z. B. weil im Rahmen einer Endabrechnung nach Abzug von Vorauszahlungen exakt auf 0 abgerechnet wurde).

Für jegliche Rückfragen stehen Ihnen sämtliche Support-Mitarbeiter gerne zur Verfügung. Unseren Support erreichen Sie an 7 Tagen in der Woche von 10:00 Uhr morgens bis 01:00 Uhr nachts.