Die Spalte MENGE dient bei der Erstellung einer Rechnung oder eines anderen Dokumentes (Angebot, Auftrag, etc.) bekanntlich als Multiplikator für den Einzelpreis. Der nachfolgende ScreenShot zeigt, welche Erfassungsmöglichkeiten dort bestehen und welches Ergebnis diese liefern.

Ab sofort ist jedoch auch die Erfassung von Prozentwerten möglich und somit nun auch die einfache und schnelle Abrechnung von z. B. Provisionen möglich. Hierzu braucht ledig der Provisionssatz im Mengenfeld erfasst werden, welcher sodann mit dem Einzelpreis (Bemessungsgrundlage der Provision) multipliziert wird.

Hinweis: Sämtliche Spaltenüberschriften können in den Druckeinstellungen für jeden Dokumententyp individuell angepasst werden.

29.08.2011 – Updateinformation

• Rechnungsposten in Angeboten nicht bei der Berechnung berücksichtigen (Alternativen)
  Gerade bei der Erstellung von Angeboten werden Kunden oft mehrere Alternativen dargestellt. Um jedoch nicht jeden Posten in die Berechnung der gesamten Angebotssumme mit einfließen zu lassen, können sogenannte “Alternativposten” nun ausgenommen werden. Hierzu klickt man in das Feld “Einzelpreis” der jeweiligen Position und kann dort die Funktion “Nicht berücksichtigen” aktivieren.
  
• Anzeige des Erstellers von Dokumenten
  In den Details eines Dokumentes, welche angezeigt werden, sobald man z. B. in der Dokumentenübersicht auf die jeweilige Dokumentennummer geklickt hat, wird nun der Ersteller des Dokumentes angezeigt.
• Wussten Sie schon, dass
  … man mehrere Dokumente z. B. Lieferscheine zu einer einzigen Rechnung zusammenfassen kann?
  … man Dokumente kopieren kann? Und zwar unabhänhig von dessen Typ. Z. B. also eine Gutschrift auf eine Rechnung oder ein Angebot auf ein anderes Angebot?
  … man bei der Zahlung Ihrer easybill.de Mitgliedsbeiträge bis zu 15% sparen kann?
  … unser Kundenservice täglich ab 09:00 Uhr bis 01:00 Uhr für Sie zur Verfügung steht?Viele augenscheinlich nicht vorhandenen Funktionen werden meist erst auf den 2. oder 3. Blick sichtbar. Sparen Sie sich das suchen und fordern Sie einfach einen kostenlosen Rückruf zu einer Tageszeit Ihrer Wahl an. Gerne stehen Ihnen unsere Support-Mitarbeiter zur Verfügung!

26.07.2011 – Updateinformation

• Erfassung von Geburtsdaten und Info auf dem Arbeitsplatz
  Ab sofort kann zu den üblichen Kundendaten auch das Geburtsdatum abgespeichert werden. Sofern Eintragungen vorhanden sind, wird auf dem Arbeitsplatz über die anstehenden Geburtstage innerhalb der kommenden 14 Tage informiert.

Mit dem neuen Importmanager der easybill GmbH erstellen insbesondere Händler, die über die Marktplätze Amazon & eBay Ihre Waren verkaufen ihre Rechnungen im Handumdrehen! Dank dem Import von Berichten im CSV-Format aus der Amazon Sellercentral und dem eBay Verkaufsmanager Pro können zu sämtlichen Verkäufen mit nur wenigen Klicks Rechnungen erstellt werden. Ganz besonders komfortabel und deshalb auch an dieser Stelle zu erwähnen, ist die Nutzungsmöglichkeit der Amazon-Schnittstelle (MWS). Erst seit kurzem steht diese zur Verfügung. Amazon-Händler können die Bearbeitungszeit für die Erstellung Ihrer Rechnung dank dieser sogar genzlich auf 0 reduzieren! Nach der vollständigen Erfassung der persönlichen Schnittstellendaten werden sämtliche Verkaufsdaten täglich, wahlweise auch mehrmals, vollkommen automatisch in das Importtool übertragen und Rechnungen mit nur einem Klick erstellt. Auf der nachfolgenden Seite ist bereits ein kleiner Einblick über diverse ScreenShots möglich.

Die Nutzung des Importtools ist für easybill Kunden bereits ab der PLUS-Mitgliedschaft ohne weitere Zusatzkosten möglich! Der Test ist vollkommen unverbindlich und kann sofort nach der Registrierung starten. Die erforderlichen Schritte bis zum Start sind auf import.easybill.de

Mit der kostenlosen Anmeldung auf easybill.de registrieren Sie sich automatisch auch für den Importmanager unter der obigen Adresse!

01.06.2011 – Updateinformation

• Import von Kundendaten und Rechnungsposten
  Der Import der vg. Daten kann nun auch auf Basis von Microsoft Excel- oder OpenOffice (Excel) Dateien erfolgen. Für den reibungslosen und unkomplizierten Import Ihrer Daten empfehlen wir Ihnen, zuvor einen Datensatz im System zu exportieren um eine Beispieldatei zu erhalten. Sofern die zu importierende Datei hinsichtlich der Spaltenbeschriftungen identisch mit der aus easybill generierten Musterdatei ist, erfolgt nach dem Upload der Neudaten eine automatische Zuordnung und vereinfacht den Import somit um ein Vielfaches.
• Druck mehrerer Dokumente mit nur wenigen Schritten
  Wenn beispielsweise die zehn zuletzt erstellten Rechnungen ausgedruckt werden sollen, kann dies neben dem jeweils einzelnen Druck nun auch als Stapel erfolgen. Selektieren Sie hierzu einfach alle gewünschten Dokumente durch Aktivierung der jeweils voranstehennden Checkbox und klicken dann auf den neu hinzugefügten Aktionsbutton “DRUCKEN” am Ende der Dokumentenübersicht. Die gewünschten Dokumente werden dann zu einer PDF-Datei zusammengefasst und können in einem Vorgang ausgedruckt werden. Eine ähnliche Funktion ist bereits mit der Auswertung “Rechnungsausgangsbuch” vorhanden, welche über den Menupunkt “Meine Firma” > “Auswertungen” erreicht wird.
• Schnellere Erfassung von Zahlungseingängen
  Bei den Dokumententypen “Rechnung” und “Gutschrift” kann der Zahlungsein- bzw. Ausgang nun auch vorgenommen werden, wenn der in der Übersicht angezeigte Endbetrag angeklickt wird. Sobald der Endbetrag mit der Mouse überfahren wird, ist nun auch sofort der entsprechende Nettobetrag ersichtlich.

13.05.2011 – Updateinformation

• Unterschiedliches Briefpapierdesign für unterschiedliche Dokumentenvorlagen
  Bislang konnte für alle Dokumente grundsätzlich nur eine Briefpapiervariante ausgewählt werden. Ab sofort können bis zu 5 verschiedene weitere Briefpapiervarianten hochgeladen und auf Vorlagenebene ausgewählt werden. In den Druckeinstellungen für jeden Dokumententyp ist im Bereich “Briefpapier” nun eine weitere Checkbox vorhandenen, mit welcher die Wahl eines individuellen Briefpapiers für die gewählte Vorlage ermöglicht wird.

Neben dem Zeiterfassungsmodul von easybill können nun auch Zeiteinträge, welche mit Hilfe von mite. erfasst wurden, komfortabel in eine Rechnung integriert werden.

Aufgrund der in easybill nahezu 1:1 erfolgten Umsetzung der von mite. zur Verfügung gestellten Filtermöglichkeiten, lassen sich einzelne oder projektbezogene Zeiten mit nur wenigen Schritten in eine aussagekräftige und vor allem finanzamtskonforme Rechnung verwandeln.

Selbstverständlich kann auch die in easybill integrierte Mitarbeiterverwaltung in vollem Umfang mit den Möglichkeiten von mite. genutzt werden. Der in mite. für jeden User generierbare API-Schlüssel kann in easybill individuell zu dem jeweiligen Mitarbeiter hinterlegt werden, weshalb auf Wunsch des Accountbesitzers gewährleistet ist, dass ein Mitarbeiter wahlweise alle oder nur seine eigenen Zeiteinträge für Rechnungen verwenden kann.

Weitere Details zur Umsetzung sind auch im Blog vom mite. zu finden.

Abschließend noch ein paar Screenshots im Zusammenhang mit der einmaligen Einrichtung sowie der weiteren Verwendung der mite. Schnittstelle in easybill.de:

Hinterlegung des API-Schlüssels in der Mitarbeiterverwaltung
(auch für Kunden ohne Mitarbeiter)

Import von Zeiten in eine Rechnung (in 2 Schritten)

Bei Rückfragen steht das easybill TEAM gerne zur Verfügung!

Selbstverständlich können mit easybill erstellte Rechnungen seit jeher komfortabel in das Buchführungsprogramm Ihres Steuerberaters importiert werden. Die unter den Steuerberater am meisten eingesetzte Software ist die der DATEV eG. Zum 01.01.2011 setzen hier nahezu sämtliche Kanzleien auf die neue Version Kanzlei-Rechnungswesen pro, bei welcher der Importvorgang geringfügig geändert wurde. Die nachfolgenden 3 Import-Schritte geben eine kurze, jedoch völlig ausreichende Anleitung darüber, wie der Import durch Ihren Steuerberater vorzunehmen ist. Stellen Sie diese Anleitung einfach Ihrem Steuerberater zur Verfügung. Für etwaige Rückfragen dürfen Sie Ihren Steuerberater oder dortigen Sachbearbeiter gerne auch unter Angabe Ihrer Kundennummer direkt an unseren Support verweisen.

1. Schritt:

Öffnen Sie den Buchführungsbereich und klicken Sie im dortigen Bereich “vorbereitende Tätigkeiten” auf “ASCII-Daten importieren”. (siehe ScreenShot)

2. Schritt:

Suchen Sie das Verzeichnis, in welches Sie die Exportdatei Ihres Mandanten abgespeichert haben und selektieren diese. Anschließend wählen Sie in der Formatauswahl unter “bisherige Rechnungswesen-Formate” / “Buchungssätze” “Ex/Import (Buchungssätze) aus. Zuletzt klicken Sie unten rechts im Fenster auf “Verarbeiten & schließen”. (siehe ScreenShot) – Die Buchungsdaten werden nun geprüft und für den Import vorbereitet.

3. Schritt:

Abschließend müssen die importierten Buchungssätze noch einem Vorlauf zugeordnet werden. Sofern bereits ein Vorlauf für den entsprechenden Export-Monat existiert, klicken Sie diesen Doppelt an und die Daten werden sofort importiert. Existiert noch kein Vorlauf, können die über den Klick auf “Neuen Buchungsstapel anlegen” diesen hinzufügen. In diesem Zusammenhang sollte beachtet werden, dass das Buchungsdatum “von” und “bis” dem Zeitraum entspricht, für den Ihr Mandant Ihnen die Daten bereitgestellt hat.

Abschließender Hinweis:

Es ist grundsätzlich möglich, dass Kanzlei-Rechnungswesen pro nach dem erfolgten Import auf Fehler hinweist. Verarbeiten Sie jedoch trotzdem stets die Daten und wählen ggf. “Fehlerhafte Buchungssätze trotzdem importieren”, da Sie diese anschließend noch punktuell berichtigen können. Mögliche und leider aktuell nicht vermeidbare Fehler können z. B. dann auftreten, wenn sich unter den exportierten Rechnungen auch solche befinden, die keinen positiven oder negativen Rechnungsbetrag enthalten. (z. B. weil im Rahmen einer Endabrechnung nach Abzug von Vorauszahlungen exakt auf 0 abgerechnet wurde).

Für jegliche Rückfragen stehen Ihnen sämtliche Support-Mitarbeiter gerne zur Verfügung. Unseren Support erreichen Sie an 7 Tagen in der Woche von 10:00 Uhr morgens bis 01:00 Uhr nachts.

23.02.2011 – Updateinformation

• Dokumententitel in der Übersicht
  Sämtliche Dokumente können mit einem Titel versehen werden. Der Titel stellt eine kurzbeschreibung des Dokumenteninhaltes dar (z. B. Angebot über iMac o.Ä.) und wird in der Übersicht angezeigt. Wir empfehlen die Verwendung von Titeln insbesondere dann, wenn Sie für einen bestimmten Kunden in einem kurzen Zeitraum z. B. eine Vielzahl von Angeboten erstellen und diese ohne einen Klick auf die Druckvorschau bereits in der Übersicht “auseinanderhalten” möchten.

09.02.2011 – Updateinformation

• Anrede beim Versand von E-Mails ab sofort auf Basis der beim Kunden hinterlegten Anrede
  Bislang wurden die in den Einstellungen “E-Mail-Versand” hinterlegten Texte für den Versand von Dokumenten per E-Mail stets automatisch um die Anrede “Sehr geehrte Damen und Herren,” ergänzt. Diese Standard-Anrede wurde nun entfernt und durch die Variable “%kunde.anrede%,” innerhalb des editierbaren E-Mail-Textes ausgetauscht. Die vorgenannte Variable wird beim Versand wie folgt ausgetauscht:

  Anrede beim Kunden		Anrede beim Versand
  Frau		Sehr geehrte Frau #Nachname#
  Herr		Sehr geehrter Herr #Nachname#
  Firma		Sehr geehrte Damen und Herren

  Sofern Sie die E-Mail an Ihren Kunden mit einer individuellen Anrede versehen wollen (z. B. Lieber Peter, o. Ä.) können Sie die Platzhaltervariable durch die gewünschte Anrede unmittelbar vor dem Versand des Dokumentes austauschen. Die standardmäßige Festlegung individueller Anreden ist vorerst nicht möglich. Bitte beachten Sie abschließend, dass beim gleichzeitigen Versand mehrerer Dokumente per E-Mail keine Anpassung der Anrede möglich ist.