29.12.2011 – Updateinformation

• Erfassung von Zahlungseingängen über die OPOS-Liste
  In der Auswertung “Offene-Posten-Liste” sind die aufgelisteten offenen Beträge nun wie auch in der normalen Dokumentenübersicht “anklickbar”, so dass sich auch an dieser Stelle das Fenster zur Erfassung eines Zahlungseinganges öffnet. Mehrere Zahlungseingänge zu unterschiedlichen Rechnungen können somit deutlich schneller erledigt werden, da nicht jedes Dokument zuerst gesucht werden muss.Im Weiteren wurde eine Umsortierung dieser Auswertung vorgenommen. Offene Rechnungen werden nun nicht mehr auf Basis der Rechnungsnummer sortiert, sondern nach dem Namen des Kunden.

• Erweiterung der Rabattfunktion um absolute Beträge
  Die kürzlich hinzugefügte Rabattfunktion (21.11.2011) sah lediglich die Erfassung von Prozentzahlen vor. Ab sofort können auch Beträge erfasst werden.

• Abspeicherung der Exporteinstellungen (Steuerberaterfunktion)
  Unter “Meine Firma” > “Export” können die beim Datenexport zum Steuerberater zu verwendenden Sachkonten (Erlöskonten) frei gewählt werden. Ab sofort werden hier die zuletzt verwendeten Konten gespeichert und für künftige Exportvorgänge genutzt.

Der intuitiv und einfach bedienbare Dokumenteneditor von easybill.de begeistert bereits über 5.500 aktive Nutzer! Doch die Anforderungen steigen stetig. Mit der zuletzt eingefügten Funktion “Gruppensummen” wurde nun ein weiterer Schritt in Richtigung Übersicht und Transparenz gemacht. Das Ziel der Entwicklung dieser kleinen jedoch sehr nützlichen Funktion war es Angebote, Aufträge, Rechnungen und alle weiteren verfügbaren Dokumente für den Kunden noch nachvollziehbarer zu machen. Also ein ganz klarer Mehrwert für die Kunden der easybill.de nutzenden Unternehmer! Insbesondere Angebote und Aufträge und Rechnungen lassen somit für den Kunden noch besser strukturieren. Kritische Rückfragen und Missverständnisse können sicherlich mit Hilfe von Gruppensummen eingeschränkt oder sogar vollständig vermieden werden.

Im nachfolgenden Screenshot zeigt eine Beispielrechnung den idealen Einsatz von Gruppensummen in der Bearbeitungsansicht, sowie die Darstellungen im finalen PDF-Dokument (zum vergrößern anklicken):

Besonderheiten im Einsatz mit Gruppensummen:
Nach dem Einfügen einer Gruppensumme werden in dieser sämtliche Gesamtpreise der zuvor eingefügten Positionen addiert. Im ersten Screenshot ist ersichtlich, dass im Editiermodus für die Gruppensumme eine Position eingefügt wird, in der standardmäßig der folgende Text eingefügt wird: “Gruppensumme: %position.gruppensumme%“. Selbstverständlich kann das Wort Gruppensumme wie im Beispiel ersichtlich, durch jeden beliebigen anderen Text ersetzt werden.

Wie immer stehen Ihnen für sämtliche Rückfragen gerne unsere Support-Mitarbeiter zur Verfügung!

Rabatt für Kunden auf Artikel und Warengruppen

Bislang konnte in den Stammdaten eines Kunden ein einziger Rabattsatz hinterlegt werden. Aufgrund der Erweiterung des Rabattsystemes, können nun sowohl auf Ebene von Warengruppen, als auch auf Basis einzelner Rechnungsposten individuelle Rabatte für einen Kunden hinterlegt werden.

Hierzu stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

1. Erfassung des Rabattes, ausgehend von der Warengruppe

2. Erfassung des Rabattes, ausgehend von einem bestimmten Artikel

3. Erfassung und Übersicht über Rabatte, ausgehend von einem Kunden

Die Rabattdetails eines bestimmten Kunden können also an insgesamt 3 Stellen erfasst werden. Letztendlich bietet jedoch die Übersicht in den Stammdaten des Kunden die meisten Informationen. Für Rückfragen stehen Ihnen sämtliche Support-Mitarbeiter gerne zur Verfügung.

14.10.2011 – Updateinformation

• Export von Auswertungen im Excel-Format
  Die Auswertungen Rechnungsausgangsbuch, Zahlungseingangsbuch,Offene-Posten-Liste und Leistungsbericht können nun nach Excel exportiert werden.

Die Spalte MENGE dient bei der Erstellung einer Rechnung oder eines anderen Dokumentes (Angebot, Auftrag, etc.) bekanntlich als Multiplikator für den Einzelpreis. Der nachfolgende ScreenShot zeigt, welche Erfassungsmöglichkeiten dort bestehen und welches Ergebnis diese liefern.

Ab sofort ist jedoch auch die Erfassung von Prozentwerten möglich und somit nun auch die einfache und schnelle Abrechnung von z. B. Provisionen möglich. Hierzu braucht ledig der Provisionssatz im Mengenfeld erfasst werden, welcher sodann mit dem Einzelpreis (Bemessungsgrundlage der Provision) multipliziert wird.

Hinweis: Sämtliche Spaltenüberschriften können in den Druckeinstellungen für jeden Dokumententyp individuell angepasst werden.

29.08.2011 – Updateinformation

• Rechnungsposten in Angeboten nicht bei der Berechnung berücksichtigen (Alternativen)
  Gerade bei der Erstellung von Angeboten werden Kunden oft mehrere Alternativen dargestellt. Um jedoch nicht jeden Posten in die Berechnung der gesamten Angebotssumme mit einfließen zu lassen, können sogenannte “Alternativposten” nun ausgenommen werden. Hierzu klickt man in das Feld “Einzelpreis” der jeweiligen Position und kann dort die Funktion “Nicht berücksichtigen” aktivieren.
  
• Anzeige des Erstellers von Dokumenten
  In den Details eines Dokumentes, welche angezeigt werden, sobald man z. B. in der Dokumentenübersicht auf die jeweilige Dokumentennummer geklickt hat, wird nun der Ersteller des Dokumentes angezeigt.
• Wussten Sie schon, dass
  … man mehrere Dokumente z. B. Lieferscheine zu einer einzigen Rechnung zusammenfassen kann?
  … man Dokumente kopieren kann? Und zwar unabhänhig von dessen Typ. Z. B. also eine Gutschrift auf eine Rechnung oder ein Angebot auf ein anderes Angebot?
  … man bei der Zahlung Ihrer easybill.de Mitgliedsbeiträge bis zu 15% sparen kann?
  … unser Kundenservice täglich ab 09:00 Uhr bis 01:00 Uhr für Sie zur Verfügung steht?Viele augenscheinlich nicht vorhandenen Funktionen werden meist erst auf den 2. oder 3. Blick sichtbar. Sparen Sie sich das suchen und fordern Sie einfach einen kostenlosen Rückruf zu einer Tageszeit Ihrer Wahl an. Gerne stehen Ihnen unsere Support-Mitarbeiter zur Verfügung!

An vielen Stellen im Internet liest man es bereits… Auch ein Großteil unserer Mitbewerber hat bereits fleißig berichtet, dass die Verpflichtung zur digitalen Signierung von Rechnungen angeblich bereits seit dem 01.07.2011 nicht mehr existieren soll. Doch Vorsicht! Noch ist gar nichts entschieden, denn…

… der Bundesrat hat in seiner Sitzung vom 8. Juli 2011 beschlossen, dem Steuer-vereinfachungsgesetz 2011 nicht zuzustimmen.

Im Steuervereinfachungsgesetz 2011 sind u. a. auch die geplanten Änderungen zur elektronischen Rechnungsstellung ab dem 1. Juli 2011 enthalten. Der Bundesrat hat den Vermittlungsausschuss nicht angerufen. Diese Möglichkeit haben nun der Bundestag und die Bundesregierung. In einem Vermittlungsverfahren könnten sich die Bundesregierung und die Länder doch noch einigen.

Es ist ungewiss, ob diese Regelungen nun rückwirkend zum 1. Juli 2011 in Kraft treten werden.

Für die Praxis gilt:

Sollte der Vermittlungsausschuss angerufen werden, wird das Vermittlungsverfahren voraussichtlich nach der parlamentarischen Sommerpause im September 2011 beginnen. Es bleibt abzuwarten, wie und wann es weitergeht. Somit sind Rechnungen, welche auf dem elektronischen Wege übermittelt werden weiterhin quallifiziert digital zu signieren. Bei easybill.de ist dies mit nur einem einzigen Klick erledigt!

Neben dem Zeiterfassungsmodul von easybill können nun auch Zeiteinträge, welche mit Hilfe von mite. erfasst wurden, komfortabel in eine Rechnung integriert werden.

Aufgrund der in easybill nahezu 1:1 erfolgten Umsetzung der von mite. zur Verfügung gestellten Filtermöglichkeiten, lassen sich einzelne oder projektbezogene Zeiten mit nur wenigen Schritten in eine aussagekräftige und vor allem finanzamtskonforme Rechnung verwandeln.

Selbstverständlich kann auch die in easybill integrierte Mitarbeiterverwaltung in vollem Umfang mit den Möglichkeiten von mite. genutzt werden. Der in mite. für jeden User generierbare API-Schlüssel kann in easybill individuell zu dem jeweiligen Mitarbeiter hinterlegt werden, weshalb auf Wunsch des Accountbesitzers gewährleistet ist, dass ein Mitarbeiter wahlweise alle oder nur seine eigenen Zeiteinträge für Rechnungen verwenden kann.

Weitere Details zur Umsetzung sind auch im Blog vom mite. zu finden.

Abschließend noch ein paar Screenshots im Zusammenhang mit der einmaligen Einrichtung sowie der weiteren Verwendung der mite. Schnittstelle in easybill.de:

Hinterlegung des API-Schlüssels in der Mitarbeiterverwaltung
(auch für Kunden ohne Mitarbeiter)

Import von Zeiten in eine Rechnung (in 2 Schritten)

Bei Rückfragen steht das easybill TEAM gerne zur Verfügung!

Selbstverständlich können mit easybill erstellte Rechnungen seit jeher komfortabel in das Buchführungsprogramm Ihres Steuerberaters importiert werden. Die unter den Steuerberater am meisten eingesetzte Software ist die der DATEV eG. Zum 01.01.2011 setzen hier nahezu sämtliche Kanzleien auf die neue Version Kanzlei-Rechnungswesen pro, bei welcher der Importvorgang geringfügig geändert wurde. Die nachfolgenden 3 Import-Schritte geben eine kurze, jedoch völlig ausreichende Anleitung darüber, wie der Import durch Ihren Steuerberater vorzunehmen ist. Stellen Sie diese Anleitung einfach Ihrem Steuerberater zur Verfügung. Für etwaige Rückfragen dürfen Sie Ihren Steuerberater oder dortigen Sachbearbeiter gerne auch unter Angabe Ihrer Kundennummer direkt an unseren Support verweisen.

1. Schritt:

Öffnen Sie den Buchführungsbereich und klicken Sie im dortigen Bereich “vorbereitende Tätigkeiten” auf “ASCII-Daten importieren”. (siehe ScreenShot)

2. Schritt:

Suchen Sie das Verzeichnis, in welches Sie die Exportdatei Ihres Mandanten abgespeichert haben und selektieren diese. Anschließend wählen Sie in der Formatauswahl unter “bisherige Rechnungswesen-Formate” / “Buchungssätze” “Ex/Import (Buchungssätze) aus. Zuletzt klicken Sie unten rechts im Fenster auf “Verarbeiten & schließen”. (siehe ScreenShot) – Die Buchungsdaten werden nun geprüft und für den Import vorbereitet.

3. Schritt:

Abschließend müssen die importierten Buchungssätze noch einem Vorlauf zugeordnet werden. Sofern bereits ein Vorlauf für den entsprechenden Export-Monat existiert, klicken Sie diesen Doppelt an und die Daten werden sofort importiert. Existiert noch kein Vorlauf, können die über den Klick auf “Neuen Buchungsstapel anlegen” diesen hinzufügen. In diesem Zusammenhang sollte beachtet werden, dass das Buchungsdatum “von” und “bis” dem Zeitraum entspricht, für den Ihr Mandant Ihnen die Daten bereitgestellt hat.

Abschließender Hinweis:

Es ist grundsätzlich möglich, dass Kanzlei-Rechnungswesen pro nach dem erfolgten Import auf Fehler hinweist. Verarbeiten Sie jedoch trotzdem stets die Daten und wählen ggf. “Fehlerhafte Buchungssätze trotzdem importieren”, da Sie diese anschließend noch punktuell berichtigen können. Mögliche und leider aktuell nicht vermeidbare Fehler können z. B. dann auftreten, wenn sich unter den exportierten Rechnungen auch solche befinden, die keinen positiven oder negativen Rechnungsbetrag enthalten. (z. B. weil im Rahmen einer Endabrechnung nach Abzug von Vorauszahlungen exakt auf 0 abgerechnet wurde).

Für jegliche Rückfragen stehen Ihnen sämtliche Support-Mitarbeiter gerne zur Verfügung. Unseren Support erreichen Sie an 7 Tagen in der Woche von 10:00 Uhr morgens bis 01:00 Uhr nachts.

Ab sofort erstellt Ihnen unser Designerteam auf Wunsch ein individuelles und speziell auf Ihre Firma zugeschnittenes Logo sowie Briefpapier. Als neues PLUS-Mitglied ist dieses Angebot sogar absolut Kostenlos! Neben Ihrem den ersten Entwürfen, unter welchen Sie sich Ihre finale Version aussuchen können, erhalten Sie selbstverständlich kompetente Beratung!

Weitere Informationen erhalten Sie in unserer Designwerkstatt unter folgendem Link:  http://www.easybill.de/designwerkstatt.html

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