Zeiterfassung clockodo integriert easybill

Die Zeiterfassung clockodo ermöglicht seit Neustem das direkte Erstellen von Rechnungen bei easybill. Damit ist clockodo die bislang einzige Zeiterfassung welche den Rechnungsprozess bei easybill von sich aus anstößt und eine perfekte Ergänzung für alle diejenigen, denen die Erfassung von Zeiten bei easybill nicht ausreicht. Ich habe mir für Sie die Software genauer angeschaut und bin beim Ausprobieren auf weitere sehr gute Lösungen gestoßen.

Clockodo richtet sich vor allem an Selbstständige sowie an kleine Unternehmen und ermöglicht das Erfassen von Arbeitszeiten entweder direkt per Web-Browser oder via Desktopanwendungen und Smartphone-Apps. Diese werden ohne Zusatzkosten von clockodo zur Verfügung gestellt und unterstützen das direkte Mitstoppen von Arbeitszeiten. Bei jedem Aufgabenwechsel den Sie während Ihres Arbeitstages ausführen, ist es Ihnen mittels zweier Mausklicks möglich, clockodo dies mitzuteilen. Auf diesem Weg halten Sie Ihre Arbeitszeiten sekundengenau nach und können durch den Auswertungsprozess arbeiten, optimieren und so Projekte besser planen. Besonders gefallen hat mir dabei die Leichtigkeit die clockodo vermittelt: Die Stammdaten sind schnell angelegt und die moderne Oberfläche ist nicht nur intuitiv sondern vermittelt Spaß bei der Bedienung – das finde ich wichtig, da Sie die Zeiterfassung den ganzen Tag über begleitet.

Der für Sie wertvollste Gewinn wird jedoch die bereits angesprochene Auswertung Ihrer Arbeitszeiten sein: Den Status Ihrer Projekte haben Sie genau im Blick und sehen sofort wenn sie so langsam an Budgetgrenzen stoßen. Für Zeiten die Sie nicht als Projekt sondern auf Stundensatzbasis abrechnen, sehen Sie jederzeit wieviel abrechenbaren Umsatz Sie erzielt haben. Wofür Sie Ihre Arbeitszeit dabei im Detail eingesetzt haben, sehen Sie sobald Sie auf die Berichtsunterseite wechseln.

Bei der Erfassung der Zeiten wird berücksichtigt für welchen Ihrer Kunden Sie arbeiten, ob Sie an einem Projekt arbeiten, welche Art von Leistung Sie derzeit erbringen und ob diese abrechenbar ist. Optional können Sie überdies noch eine kleine Beschreibung ergänzen. Über clockodos Stoppuhr sind diese Informationen schnell angegeben. Bereits angefangen Aufgaben können mittels eines Klicks fortgesetzt werden sodass Sie mal eben eingeschobene Aufgaben nicht aufhalten und Sie auch diese Zeiten erfassen werden.

Dieser hohe Informationsgehalt macht sich bei der Erstellung der Berichte bezahlt: Sie können alle Zeiten nach Kunden, Projekt, Leistung, Mitarbeiter, Beschreibung sowie Zeitraum aufschlüsseln. Clockodo bedient sich dabei eines genialen Konzepts: Zwar gibt es auch für Sie vorgefertigte Projektberichte, über die Hauptberichtsfunktion ist es Ihnen jedoch möglich wohl jeden erdenkbaren Bericht selbst zusammenzustellen. Und dies nicht etwa über komplizierte Formulare, sondern über eine übersichtliche Oberfläche bei der Sie die verschiedenen Kriterien per Drag-and-Drop zusammenstellen und sofort sehen wie sich Ihr Bericht verändert. So ist es Ihnen beispielsweise möglich zu sehen auf welche Projekte sich Ihrer Arbeitszeiten verteilen und mittels eines Mausklicks dieselben Zeiten nach dem jeweils ausführenden Mitarbeiter aufzuschlüsseln. Falls Ihnen dies dann allerdings noch immer nicht reicht, kombinieren Sie die beiden Kriterien per Drag-and-Drop und erhalten einen Bericht der Ihnen genau zeigt welcher Mitarbeiter in welchem Projekt wieviel Zeit investiert hat. Es lassen sich beliebig viele Kriterien kombinieren, sodass jede Art von Bericht zusammengestellt werden kann.

Nachdem Sie auf diese einfache Art und Weise den grade notwendigen Bericht erstellt haben, kommt der für easybill-Kunden besonders interessante Teil: Neben anderen Funktionen wie z.B. der Möglichkeit den jeweiligen Bericht in das Excel-Format zu exportieren, können Sie letztendlich eine Rechnung aus dem Bericht erstellen. Das Aussehen der einzelnen Rechnungsposten richtet sich dabei nach der Zusammenstellung des Berichts. Clockodo nutzt dabei die von easybill bereitgestellten Schnittstellen und leitet Sie nach dem Übertragen der Daten zu easybill weiter.

Sie können also alle easybill-Funktionen für Ihre Rechnung wie gewohnt nutzen. Rechnungsvorlagen, Textbausteine, Post-Zustellung und so weiter. Damit auch weiterhin alle easybill-seitigen Auswertungen funktionieren – wie z.B. die Auflistung aller Rechnungen zu einem bestimmten Rechnungsposten – können Sie bei clockodo per Auswahlfelder jeder Rechnungsposition eine easybill-Artikel-Nummer zuweisen. Alternativ legen Sie im Vorfeld eine Standard-Zuweisung von clockodo-Leistungen zu easybill-Rechnungsposten fest sodass alle Zuordnungen bereits vorausgewählt sind. Dasselbe ist für die Verknüpfung von Kunden möglich. Das Erstellen einer Rechnung bei easybill welche clockodo-Zeiteinträge enthält, ist so mit minimalen Aufwand möglich.

Clockodo sagen wir: Tolle Integration der easybill-Funktionen und senden clockodo freundliche Grüße nach Unna!
Unseren Kunden empfehlen wir: Testen Sie es einfach unverbindlich! Es lohnt sich!

Beste Grüße

Ihr Philipp Gesell

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