Mit unserem Rechnungsprogramm für Amazon Händler können Rechnungen vollautomatisiert erstellt und per E-Mail versendet werden. Die am heutigen Tage in das Rechnungsprogramm eingefügte Funktion ermöglicht nun auch den Umgang mit Bestellungen, denen Waren mit unterschiedlichen Steuersätzen zugrunde liegen.

Aber ist das nicht selbstverständlich? Nein, denn Amazon stellt seinen Händler sowohl im Rahmen des Bestelldatenexportes im CSV-Format als auch beim Datenabruf über die MWS API-Schnittstelle lediglich die Grundinformationen der erfolgten Bestellung zur Verfügung. Diese Grundinformationen beinhalten standardmäßig insbesondere folgende Informationen:

• Bestelldatum
• Lieferdatum
• Bezahldatum
• Rechnungsanschrift
• Lieferanschrift
• Artikelbeschreibung
• Brutto-Verkaufspreis
• Versandkosten
• Sonstige Kosten (z. B. Geschenkverpackung etc.)

Nach wie vor wird folgende fundamental wichtige Information nicht bereitgestellt:

• der dem Artikel zugrundeliegene Steuersatz

Die Lösung der easybill.de Rechnungssoftware für Amazon funktioniert nun wie folgt:

Im Importmanager aktivieren Sie unter “Einstellungen” > “Steuerliches” zunächst die Verwendung von Mehrwertsteuersatz-Informationen auf Basis einer selbst hinterlegbaren SKU-Datenbank (Artikelnummern). Ist die im 1. Screenshot ersichtliche Option aktiviert, werden zu sämtlichen Bestellungen grundsätzlich mit dem als Standard definierten Steuersatz Rechnungen erstellt. Wenn es einen Grundsatz gibt, dann gibt es natürlich auch eine Ausnahme. Die von diesem Standard-Steuersatz abweichenden Artikel, sind in der im 2. Screenshot ersichtlichen Produktdatenbank anhand der SKU zu definieren.

Im Rahmen der Rechnungserstellung prüfen wir sodann, ob in den erfolgten Bestellungen Artikel enthalten sind, zu denen in der Datenbank ein abweichender Steuersatz hinterlegt ist. Ist dies der Fall, dann wird dieser Steuersatz verwendet.

Wie immer steht unser Support für sämtliche Rückfragen gerne zur Verfügung!

1. Einführung

Mit der Rechnungssoftware easybill.de erstellen nicht nur Freelancer, Gewerbetreibende und Gründer – also kleine und mittelständische Unternehmen – Ihre Rechnungen online. Vor ca. 1 Jahr haben wir  das als “Importmanager” bezeichnete Modul von easybill.de fertiggestellt. Neben dem eigenen technischen und steuerrechtlichen Know-How flossen auch viele Erfahrungswerte von sehr erfolgreichen Amazon- und eBay-Händlern in die Entwicklung mit ein. Von Beginn angestrebt war die vollständige Automatisierung des gesamten Rechnungserstellungsprozesses.

Aktuell setzen mehr als 1.000 Amazon und eBay-Händler auf das extra für diese Zielgruppe hergestellte Import-Tool. Und jeden Tag werden es mehr.

2. Was ist die Rechnungssoftware für Amazon und eBay?

Der Importmanager ist dem Grunde nach keine eigenständige Rechnungssoftware, sondern ein zusätzliches, ab dem Plus-Paket bei easybill (http://import.easybill.de) enthaltenes Modul, das speziell Amazon- und eBay-Händler die Rechnungserstellung zu nahezu 100% abnehmen kann.

Grob beschrieben funktioniert es wie folgt:

Der Händler stellt über die z. B. von Amazon zur Verfügung gestellte MWS -Schnittstelle  eine Verbindung zwischen seinem Sellercentral Account und easybill.de her. Fortan werden die Bestellinformationen automatisch über die Schnittstelle geholt, Rechnungen automatisch erstellt und an den Kunden versendet.

3. Was sind die wesentlichen Vorteile der Rechnungssoftware für Amazon & eBay Händler?

• Extremes Zeitersparnis
  durch vollständige Automatisierung der Rechnungserstellung
• Besserer Service
  für den Endkunden durch die Zeitnahe Übermittlung der Rechnung
• Deutlich mehr Kundenbewertungen
  für den Amazon und eBay Händler (Nachweislich aufgrund des positiven Feedbacks von über 1.000 Händlern)
• Bleibender guter Eindruck des Endkunden
  durch professionelle und ansprechende Rechnungen
• Schaffung neuer Kapazitäten,
  da aufgrund des Wegfalls der Zeit für die Rechnungserstellung wichtigere Dinge erledigt werden können.
• Geringe und transparente Kosten
  für die Rechnungserstellung

4. Wie funktioniert die Rechnungserstellung für Amazon Verkäufe im Detail?

Nach der Registrierung bei easybill.de, dem eigentlichen Rechnungsprogramm , in dem schlussendlich alle erstellten Rechnungen komfortabel abgelegt und verwaltet werden, gelangt man über den Menupunkt “Meine Firma” >  Import-Tool (amazon/eBay) in das entsprechende Programm-Modul. Hier muss zuerst in den Amazon Einstellungen die Schnittstelle zum Sellercentral Account des Amazon-Händlers hergestellt werden.

Die Verknüpfung ist auf für den unerfahrenen Händler bereits nach wenigen Minuten unkompliziert hergestellt.

Im Anschluss können wahlweise noch Anpassungen im Zusammenhang mit der Rechnung erfolgen. Zwar sind die Grundeinstellungen wie zusätzliche Rechnungstexte und Beschreibungen der Rechnungsposten bereits ideal voreingestellt, dennoch können dennoch viele individuelle Veränderungen vorgenommen werden, sofern der anspruchvolle und technisch versierte Händler hier ganz besondere Anforderungen hat.

Durch die zusätzlichen Textfelder, die dem Kunden allgemeine Bestellinformationen mitteilen, können die Rechnungen mit einer Vielzahl von Informationen versehen werden. Diese Informationen werden durch den Abruf bei Amazon automatisch zur Verfügung gestellt. Ganz besonders nützlich ist hier die Mitteilung des Trackingcodes, mit dem der Kunde den Lieferstatus seiner Ware jederzeit in Echtzeit verfolgen kann.

Gleiches gilt für den Rechnungsposten. Dieser enthält standardmäßig neben der Artikelnummer auf die detaillierte Produktbeschreibung. Und zwar genau diejenige, die der Kunde schon im Zeitpunkt seines Kaufes angezeigt bekommen hat. Eine noch transparentere Rechnungserstellung ist nicht möglich.

Im letzten Bereich der Amazon Einstellungen geht es um den “Automatischen Import” der Bestelldaten. Hier kann der Händler bis zu 2 Importuhrzeiten wählen. An diesen Zeiten wird die Verbindung zum Amazon Account automatisch hergestellt, die Daten geholt und im Anschluss Rechnungen erstellt und an die Kunden versendet.

Hier kann insbesondere ausgewählt werden welche Art von Bestelldaten abgerufen werden sollen.
Neben den Bestell- und Rücksendungsdaten für Händler, die Ihre Waren durch Amazon versenden lassen (Fulfillment) können selbstverständlich auch die Bestelldaten der selbst zu versendenden Waren geholt werden.

Verfügbare Bestellberichte für Händler:

• Bestellinformationen Amazon Fulfillment
• Rücksendungsinformationen Amazon Fulfillment
• Bestellinformationen  Sellercentral
• Bestellinformationen Marketplace (alte Amazon-Accounts)

Die Rechnungssoftware ist übersichtlich und überzeugt durch eine klare Menustruktur. Aufgrund der engen Zusammenarbeit mit Amazon- und eBay-Händlern wurde auf Spielereien verzichtet. Die Software macht genau das, was sie soll. Daten importieren und optisch- und steuerrechtlich einwandfreie Rechnungen erstellen und direkt versenden.

Im nachfolgenden Screenshot aus einem aktiven, anonymisierten Händler-Account kann man sehen, wie die einzelnen Importvorgänge dargestellt werden. Neben zeitlichen Informationen wird bei jedem Importvorgang insbesondere die Anzahl der Bestellungen und der jeweilige Umsatz angezeigt.

Durch den Klick auf die Anzahl der Bestellungen sind die Detailinformationen zu jeder einzelnen Bestellung abrufbar. Aus diesen Daten werden die Rechnungen erstellt.

Das Rechnungsprogramm für Amazon und eBay Händler bietet natürlich nicht nur die komfortable Aufbereitung der Bestelldaten, sondern wahlweise auch die automatische Erstellung der Rechnungen und deren Versand an den Endkunden. Der Versand an erfolgt an die von Amazon zur Verfügte E-Mail-Adresse des Kunden. Diese besteht in der Regel aus einer Buchstaben-/Zahlenkombination @marketplace.amazon.de. Die Kunden erhalten diese E-Mail in ihrem eigenen Kundenkonto und können die Rechnungen jederzeit abrufen, ausdrucken oder anderweitig verwenden.

5. Wie sieht eine mit der Rechnungssoftware erstellte Rechnung aus?

Die mit dem Briefpapier der easybill GmbH dargestellten Musterrechnungen zeigen im übrigen die Standardabrechnung eines Verkaufes über Amazon.de im Rahmen eines Versandes über Amazon (Fulfillment) sowie eines durch den Händler.

Amazon mit Trackingcode

Amazon ohne Trackingcode

Durch ein individuelles Briefpapier erhalten die Rechnungen neben der steuerlichen auch eine optische Perfektion.

6. Was kostet die Rechnungssoftware?

Der Importmanager ist ab dem easybill.de PLUS Paket im Preis enthalten. Aufgrund der erweiterten Ressourcenanforderung von Amazon-Händlern gilt jedoch folgende erweiterte Preisstaffelung:

• Bis zu 500 Rechnungen/Monat: 19,00 €  (Pauschalpreis)
• Ab 500, jedoch weniger als 5.000 Rechnungen/ Monat: 34,00 €  (Pauschalpreis)
• Mehr als 5.000 Rechnungen/Monat: -auf Anfrage-

29.12.2011 – Updateinformation

• Erfassung von Zahlungseingängen über die OPOS-Liste
  In der Auswertung “Offene-Posten-Liste” sind die aufgelisteten offenen Beträge nun wie auch in der normalen Dokumentenübersicht “anklickbar”, so dass sich auch an dieser Stelle das Fenster zur Erfassung eines Zahlungseinganges öffnet. Mehrere Zahlungseingänge zu unterschiedlichen Rechnungen können somit deutlich schneller erledigt werden, da nicht jedes Dokument zuerst gesucht werden muss.Im Weiteren wurde eine Umsortierung dieser Auswertung vorgenommen. Offene Rechnungen werden nun nicht mehr auf Basis der Rechnungsnummer sortiert, sondern nach dem Namen des Kunden.

• Erweiterung der Rabattfunktion um absolute Beträge
  Die kürzlich hinzugefügte Rabattfunktion (21.11.2011) sah lediglich die Erfassung von Prozentzahlen vor. Ab sofort können auch Beträge erfasst werden.

• Abspeicherung der Exporteinstellungen (Steuerberaterfunktion)
  Unter “Meine Firma” > “Export” können die beim Datenexport zum Steuerberater zu verwendenden Sachkonten (Erlöskonten) frei gewählt werden. Ab sofort werden hier die zuletzt verwendeten Konten gespeichert und für künftige Exportvorgänge genutzt.

Der intuitiv und einfach bedienbare Dokumenteneditor von easybill.de begeistert bereits über 5.500 aktive Nutzer! Doch die Anforderungen steigen stetig. Mit der zuletzt eingefügten Funktion “Gruppensummen” wurde nun ein weiterer Schritt in Richtigung Übersicht und Transparenz gemacht. Das Ziel der Entwicklung dieser kleinen jedoch sehr nützlichen Funktion war es Angebote, Aufträge, Rechnungen und alle weiteren verfügbaren Dokumente für den Kunden noch nachvollziehbarer zu machen. Also ein ganz klarer Mehrwert für die Kunden der easybill.de nutzenden Unternehmer! Insbesondere Angebote und Aufträge und Rechnungen lassen somit für den Kunden noch besser strukturieren. Kritische Rückfragen und Missverständnisse können sicherlich mit Hilfe von Gruppensummen eingeschränkt oder sogar vollständig vermieden werden.

Im nachfolgenden Screenshot zeigt eine Beispielrechnung den idealen Einsatz von Gruppensummen in der Bearbeitungsansicht, sowie die Darstellungen im finalen PDF-Dokument (zum vergrößern anklicken):

Besonderheiten im Einsatz mit Gruppensummen:
Nach dem Einfügen einer Gruppensumme werden in dieser sämtliche Gesamtpreise der zuvor eingefügten Positionen addiert. Im ersten Screenshot ist ersichtlich, dass im Editiermodus für die Gruppensumme eine Position eingefügt wird, in der standardmäßig der folgende Text eingefügt wird: “Gruppensumme: %position.gruppensumme%“. Selbstverständlich kann das Wort Gruppensumme wie im Beispiel ersichtlich, durch jeden beliebigen anderen Text ersetzt werden.

Wie immer stehen Ihnen für sämtliche Rückfragen gerne unsere Support-Mitarbeiter zur Verfügung!

Ich habe gestern ein Buch in einem Rutsch aufgesaugt, das ich allen Unternehmern ans Herz legen möchte: „Der Weg zum erfolgreichen Unternehmer“ von Stefan Merath.

Als selbstständiger Unternehmer, der selbst und vor allem ständig arbeitet, ist mir beim Lesen gleich mehrmals die Erleuchtung gekommen. Einerseits muss es im kleinen Unternehmen ab 5 Mitarbeitern aufwärts einen Rollenwechsel beim Inhaber geben, sonst arbeitet man 24 Stunden am Tag und wird den Problemen nicht mehr Herr. Und zweitens liegt jedem Problem in einem Unternehmen nur eine einzige zentrale Ursache zugrunde.

Also die finden und lösen – dann löst sich der Rest von selbst und das Rumdoktern an mehreren Fronten hat ein Ende!

Das Buch erklärt, wie man diesen Rollenwechsel von der Fachkraft zum Unternehmer hinbekommt und welche Aufgaben für den Unternehmer wirklich wichtig sind. Obendrauf gibt’s ein selbst entwickeltes Zeitmanagement-System, damit man wirklich ans Ziel kommt.

Das Buch ist übrigens als unterhaltsame Geschichte geschrieben, also keine staubtrockene Theorie – mir hats Spaß gemacht! Daumen hoch!

Stefan Merath, Der Weg zum erfolgreichen Unternehmer, Gabal Verlag, 464 Seiten, 4. Auflage 2008, ISBN 978-3897497931, 29,90 Euro, auch als Hörbuch erhältlich. http://www.unternehmercoach.com/

Rabatt für Kunden auf Artikel und Warengruppen

Bislang konnte in den Stammdaten eines Kunden ein einziger Rabattsatz hinterlegt werden. Aufgrund der Erweiterung des Rabattsystemes, können nun sowohl auf Ebene von Warengruppen, als auch auf Basis einzelner Rechnungsposten individuelle Rabatte für einen Kunden hinterlegt werden.

Hierzu stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

1. Erfassung des Rabattes, ausgehend von der Warengruppe

2. Erfassung des Rabattes, ausgehend von einem bestimmten Artikel

3. Erfassung und Übersicht über Rabatte, ausgehend von einem Kunden

Die Rabattdetails eines bestimmten Kunden können also an insgesamt 3 Stellen erfasst werden. Letztendlich bietet jedoch die Übersicht in den Stammdaten des Kunden die meisten Informationen. Für Rückfragen stehen Ihnen sämtliche Support-Mitarbeiter gerne zur Verfügung.

14.10.2011 – Updateinformation

• Export von Auswertungen im Excel-Format
  Die Auswertungen Rechnungsausgangsbuch, Zahlungseingangsbuch,Offene-Posten-Liste und Leistungsbericht können nun nach Excel exportiert werden.

27.09.2011 – Updateinformation

• Weitere E-Mail-Adressen eines Kunden erfassen
  In den Kontaktinformationen des Kunden können nun bis zu 3 E-Mail-Adressen hinterlegt werden.

• Kurzinformation zur Zahlungsmoral Ihrer Kunden
  Im Informationfenster, welches sich beim Klick auf einen Kundennamen öffnet, wird nun im rechten Bereich die durchschnittliche Anzahl an Tagen angezeigt, nach welchen Ihr Kunde Ihre Rechnungen beglichen hat. Selbstverständlich setzt die Aussagekraft dieser Angaben die korrekte Erfassung der Zahlungseingänge voraus.

Die Spalte MENGE dient bei der Erstellung einer Rechnung oder eines anderen Dokumentes (Angebot, Auftrag, etc.) bekanntlich als Multiplikator für den Einzelpreis. Der nachfolgende ScreenShot zeigt, welche Erfassungsmöglichkeiten dort bestehen und welches Ergebnis diese liefern.

Ab sofort ist jedoch auch die Erfassung von Prozentwerten möglich und somit nun auch die einfache und schnelle Abrechnung von z. B. Provisionen möglich. Hierzu braucht ledig der Provisionssatz im Mengenfeld erfasst werden, welcher sodann mit dem Einzelpreis (Bemessungsgrundlage der Provision) multipliziert wird.

Hinweis: Sämtliche Spaltenüberschriften können in den Druckeinstellungen für jeden Dokumententyp individuell angepasst werden.

29.08.2011 – Updateinformation

• Rechnungsposten in Angeboten nicht bei der Berechnung berücksichtigen (Alternativen)
  Gerade bei der Erstellung von Angeboten werden Kunden oft mehrere Alternativen dargestellt. Um jedoch nicht jeden Posten in die Berechnung der gesamten Angebotssumme mit einfließen zu lassen, können sogenannte “Alternativposten” nun ausgenommen werden. Hierzu klickt man in das Feld “Einzelpreis” der jeweiligen Position und kann dort die Funktion “Nicht berücksichtigen” aktivieren.
  
• Anzeige des Erstellers von Dokumenten
  In den Details eines Dokumentes, welche angezeigt werden, sobald man z. B. in der Dokumentenübersicht auf die jeweilige Dokumentennummer geklickt hat, wird nun der Ersteller des Dokumentes angezeigt.
• Wussten Sie schon, dass
  … man mehrere Dokumente z. B. Lieferscheine zu einer einzigen Rechnung zusammenfassen kann?
  … man Dokumente kopieren kann? Und zwar unabhänhig von dessen Typ. Z. B. also eine Gutschrift auf eine Rechnung oder ein Angebot auf ein anderes Angebot?
  … man bei der Zahlung Ihrer easybill.de Mitgliedsbeiträge bis zu 15% sparen kann?
  … unser Kundenservice täglich ab 09:00 Uhr bis 01:00 Uhr für Sie zur Verfügung steht?Viele augenscheinlich nicht vorhandenen Funktionen werden meist erst auf den 2. oder 3. Blick sichtbar. Sparen Sie sich das suchen und fordern Sie einfach einen kostenlosen Rückruf zu einer Tageszeit Ihrer Wahl an. Gerne stehen Ihnen unsere Support-Mitarbeiter zur Verfügung!