Falls Sie zu denen gehören, die digitale Bilderschätze auf der Festplatte oder im Regal schlummern haben, dann sollten Sie sich einmal die Software Pixtacy anschauen, die von der Virthos Systems GmbH in Bremen entwickelt wird.

Dahinter verbirgt sich ein Shopsystem, mit dem Profi- und Hobbyfotografen ihre Aufnahmen eigenständig im Internet vermarkten können. Sie installieren die Software einfach auf Ihrer Homepage, laden Ihre Fotos hoch und definieren dann die Produkte, die Sie verkaufen wollen, z. B. Abzüge und Poster in verschiedenen Größen, Download-Dateien, Nutzungsrechte, Fotogeschenke etc. Die Abwicklung der Bestellungen lässt sich komplett automatisieren, wobei für die
Rechnungsstellung – natürlich – easybill.de zum Einsatz kommt.

Dank der engen Zusammenarbeit zwischen easybill und Virthos konnte sichergestellt werden, dass die Mehrwertsteuer auf den Pixtacy-Rechnungen auch in Grenzfällen korrekt ausgewiesen wird, z. B. bei Bestellungen aus dem (EU-)Ausland oder wenn der Kunde selbst umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer ist – dies ist (leider) keine Selbstverständlichkeit bei Shopsystemen.

Auf der Pixtacy-Website finden Sie umfangreiche Informationen zu dem sympathischen Shopsystem aus Norddeutschland. Hier können Sie auch eine kostenlose, aber voll funktionsfähige Testversion herunterladen, die nur in der Zahl der Bilder beschränkt ist. Und falls Sie lieber gucken als lesen, finden Sie auf YouTube einen eigenen Pixtacy-Kanal mit zahlreichen Videos über das „Shopsystem für Fotografen“.

Tags: Rechnungsmuster Fotograph, Rechnungsvorlage für Fotographen, Shopsystem für Fotographen

Mit unserem Rechnungsprogramm für Amazon Händler können Rechnungen vollautomatisiert erstellt und per E-Mail versendet werden. Die am heutigen Tage in das Rechnungsprogramm eingefügte Funktion ermöglicht nun auch den Umgang mit Bestellungen, denen Waren mit unterschiedlichen Steuersätzen zugrunde liegen.

Aber ist das nicht selbstverständlich? Nein, denn Amazon stellt seinen Händler sowohl im Rahmen des Bestelldatenexportes im CSV-Format als auch beim Datenabruf über die MWS API-Schnittstelle lediglich die Grundinformationen der erfolgten Bestellung zur Verfügung. Diese Grundinformationen beinhalten standardmäßig insbesondere folgende Informationen:

• Bestelldatum
• Lieferdatum
• Bezahldatum
• Rechnungsanschrift
• Lieferanschrift
• Artikelbeschreibung
• Brutto-Verkaufspreis
• Versandkosten
• Sonstige Kosten (z. B. Geschenkverpackung etc.)

Nach wie vor wird folgende fundamental wichtige Information nicht bereitgestellt:

• der dem Artikel zugrundeliegene Steuersatz

Die Lösung der easybill.de Rechnungssoftware für Amazon funktioniert nun wie folgt:

Im Importmanager aktivieren Sie unter “Einstellungen” > “Steuerliches” zunächst die Verwendung von Mehrwertsteuersatz-Informationen auf Basis einer selbst hinterlegbaren SKU-Datenbank (Artikelnummern). Ist die im 1. Screenshot ersichtliche Option aktiviert, werden zu sämtlichen Bestellungen grundsätzlich mit dem als Standard definierten Steuersatz Rechnungen erstellt. Wenn es einen Grundsatz gibt, dann gibt es natürlich auch eine Ausnahme. Die von diesem Standard-Steuersatz abweichenden Artikel, sind in der im 2. Screenshot ersichtlichen Produktdatenbank anhand der SKU zu definieren.

Im Rahmen der Rechnungserstellung prüfen wir sodann, ob in den erfolgten Bestellungen Artikel enthalten sind, zu denen in der Datenbank ein abweichender Steuersatz hinterlegt ist. Ist dies der Fall, dann wird dieser Steuersatz verwendet.

Wie immer steht unser Support für sämtliche Rückfragen gerne zur Verfügung!

Tags: rechnungsprogramm amazon, Rechnungsprogramm online, Rechnungssoftware Amazon

1. Einführung

Mit der Rechnungssoftware easybill.de erstellen nicht nur Freelancer, Gewerbetreibende und Gründer – also kleine und mittelständische Unternehmen – Ihre Rechnungen online. Vor ca. 1 Jahr haben wir  das als “Importmanager” bezeichnete Modul von easybill.de fertiggestellt. Neben dem eigenen technischen und steuerrechtlichen Know-How flossen auch viele Erfahrungswerte von sehr erfolgreichen Amazon- und eBay-Händlern in die Entwicklung mit ein. Von Beginn angestrebt war die vollständige Automatisierung des gesamten Rechnungserstellungsprozesses.

Aktuell setzen mehr als 1.000 Amazon und eBay-Händler auf das extra für diese Zielgruppe hergestellte Import-Tool. Und jeden Tag werden es mehr.

2. Was ist die Rechnungssoftware für Amazon und eBay?

Der Importmanager ist dem Grunde nach keine eigenständige Rechnungssoftware, sondern ein zusätzliches, ab dem Plus-Paket bei easybill (http://import.easybill.de) enthaltenes Modul, das speziell Amazon- und eBay-Händler die Rechnungserstellung zu nahezu 100% abnehmen kann.

Grob beschrieben funktioniert es wie folgt:

Der Händler stellt über die z. B. von Amazon zur Verfügung gestellte MWS -Schnittstelle  eine Verbindung zwischen seinem Sellercentral Account und easybill.de her. Fortan werden die Bestellinformationen automatisch über die Schnittstelle geholt, Rechnungen automatisch erstellt und an den Kunden versendet.

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29.12.2011 – Updateinformation

• Erfassung von Zahlungseingängen über die OPOS-Liste
  In der Auswertung “Offene-Posten-Liste” sind die aufgelisteten offenen Beträge nun wie auch in der normalen Dokumentenübersicht “anklickbar”, so dass sich auch an dieser Stelle das Fenster zur Erfassung eines Zahlungseinganges öffnet. Mehrere Zahlungseingänge zu unterschiedlichen Rechnungen können somit deutlich schneller erledigt werden, da nicht jedes Dokument zuerst gesucht werden muss.Im Weiteren wurde eine Umsortierung dieser Auswertung vorgenommen. Offene Rechnungen werden nun nicht mehr auf Basis der Rechnungsnummer sortiert, sondern nach dem Namen des Kunden.

• Erweiterung der Rabattfunktion um absolute Beträge
  Die kürzlich hinzugefügte Rabattfunktion (21.11.2011) sah lediglich die Erfassung von Prozentzahlen vor. Ab sofort können auch Beträge erfasst werden.

• Abspeicherung der Exporteinstellungen (Steuerberaterfunktion)
  Unter “Meine Firma” > “Export” können die beim Datenexport zum Steuerberater zu verwendenden Sachkonten (Erlöskonten) frei gewählt werden. Ab sofort werden hier die zuletzt verwendeten Konten gespeichert und für künftige Exportvorgänge genutzt.

Tags: DATEV Schnittstelle, Datev-Export, Rabattfunktion, Rechnungsprogramm Datev Schnittstelle, Zahlungseingang

Der intuitiv und einfach bedienbare Dokumenteneditor von easybill.de begeistert bereits über 5.500 aktive Nutzer! Doch die Anforderungen steigen stetig. Mit der zuletzt eingefügten Funktion “Gruppensummen” wurde nun ein weiterer Schritt in Richtigung Übersicht und Transparenz gemacht. Das Ziel der Entwicklung dieser kleinen jedoch sehr nützlichen Funktion war es Angebote, Aufträge, Rechnungen und alle weiteren verfügbaren Dokumente für den Kunden noch nachvollziehbarer zu machen. Also ein ganz klarer Mehrwert für die Kunden der easybill.de nutzenden Unternehmer! Insbesondere Angebote und Aufträge und Rechnungen lassen somit für den Kunden noch besser strukturieren. Kritische Rückfragen und Missverständnisse können sicherlich mit Hilfe von Gruppensummen eingeschränkt oder sogar vollständig vermieden werden.

Im nachfolgenden Screenshot zeigt eine Beispielrechnung den idealen Einsatz von Gruppensummen in der Bearbeitungsansicht, sowie die Darstellungen im finalen PDF-Dokument (zum vergrößern anklicken):

Besonderheiten im Einsatz mit Gruppensummen:
Nach dem Einfügen einer Gruppensumme werden in dieser sämtliche Gesamtpreise der zuvor eingefügten Positionen addiert. Im ersten Screenshot ist ersichtlich, dass im Editiermodus für die Gruppensumme eine Position eingefügt wird, in der standardmäßig der folgende Text eingefügt wird: “Gruppensumme: %position.gruppensumme%“. Selbstverständlich kann das Wort Gruppensumme wie im Beispiel ersichtlich, durch jeden beliebigen anderen Text ersetzt werden.

Wie immer stehen Ihnen für sämtliche Rückfragen gerne unsere Support-Mitarbeiter zur Verfügung!

Tags: Bereichssummen in Angeboten, Blocksumme, Gruppensumme, Zwischensumme

Ich habe gestern ein Buch in einem Rutsch aufgesaugt, das ich allen Unternehmern ans Herz legen möchte: „Der Weg zum erfolgreichen Unternehmer“ von Stefan Merath.

Als selbstständiger Unternehmer, der selbst und vor allem ständig arbeitet, ist mir beim Lesen gleich mehrmals die Erleuchtung gekommen. Einerseits muss es im kleinen Unternehmen ab 5 Mitarbeitern aufwärts einen Rollenwechsel beim Inhaber geben, sonst arbeitet man 24 Stunden am Tag und wird den Problemen nicht mehr Herr. Und zweitens liegt jedem Problem in einem Unternehmen nur eine einzige zentrale Ursache zugrunde.

Also die finden und lösen – dann löst sich der Rest von selbst und das Rumdoktern an mehreren Fronten hat ein Ende!

Das Buch erklärt, wie man diesen Rollenwechsel von der Fachkraft zum Unternehmer hinbekommt und welche Aufgaben für den Unternehmer wirklich wichtig sind. Obendrauf gibt’s ein selbst entwickeltes Zeitmanagement-System, damit man wirklich ans Ziel kommt.

Das Buch ist übrigens als unterhaltsame Geschichte geschrieben, also keine staubtrockene Theorie – mir hats Spaß gemacht! Daumen hoch!

Stefan Merath, Der Weg zum erfolgreichen Unternehmer, Gabal Verlag, 464 Seiten, 4. Auflage 2008, ISBN 978-3897497931, 29,90 Euro, auch als Hörbuch erhältlich. http://www.unternehmercoach.com/

Rabatt für Kunden auf Artikel und Warengruppen

Bislang konnte in den Stammdaten eines Kunden ein einziger Rabattsatz hinterlegt werden. Aufgrund der Erweiterung des Rabattsystemes, können nun sowohl auf Ebene von Warengruppen, als auch auf Basis einzelner Rechnungsposten individuelle Rabatte für einen Kunden hinterlegt werden.

Hierzu stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

1. Erfassung des Rabattes, ausgehend von der Warengruppe

2. Erfassung des Rabattes, ausgehend von einem bestimmten Artikel

3. Erfassung und Übersicht über Rabatte, ausgehend von einem Kunden

Die Rabattdetails eines bestimmten Kunden können also an insgesamt 3 Stellen erfasst werden. Letztendlich bietet jedoch die Übersicht in den Stammdaten des Kunden die meisten Informationen. Für Rückfragen stehen Ihnen sämtliche Support-Mitarbeiter gerne zur Verfügung.

Tags: Artikelrabatt, Discount, Kundenrabatt, Rabatt, Warengruppen

14.10.2011 – Updateinformation

• Export von Auswertungen im Excel-Format
  Die Auswertungen Rechnungsausgangsbuch, Zahlungseingangsbuch,Offene-Posten-Liste und Leistungsbericht können nun nach Excel exportiert werden.

Tags: Leistungsbericht, OPOS-Liste, Rechnungsausgangsbuch, Rechnungsprogramm online, Rechnungssoftware online, Zeiterfassung PDF

27.09.2011 – Updateinformation

• Weitere E-Mail-Adressen eines Kunden erfassen
  In den Kontaktinformationen des Kunden können nun bis zu 3 E-Mail-Adressen hinterlegt werden.

• Kurzinformation zur Zahlungsmoral Ihrer Kunden
  Im Informationfenster, welches sich beim Klick auf einen Kundennamen öffnet, wird nun im rechten Bereich die durchschnittliche Anzahl an Tagen angezeigt, nach welchen Ihr Kunde Ihre Rechnungen beglichen hat. Selbstverständlich setzt die Aussagekraft dieser Angaben die korrekte Erfassung der Zahlungseingänge voraus.

Tags: E-Mail Adressen verwalten, Kunden online verwalten, Rechnungsprogramm online, Zahlungsmoral feststelle

Die Spalte MENGE dient bei der Erstellung einer Rechnung oder eines anderen Dokumentes (Angebot, Auftrag, etc.) bekanntlich als Multiplikator für den Einzelpreis. Der nachfolgende ScreenShot zeigt, welche Erfassungsmöglichkeiten dort bestehen und welches Ergebnis diese liefern.

Ab sofort ist jedoch auch die Erfassung von Prozentwerten möglich und somit nun auch die einfache und schnelle Abrechnung von z. B. Provisionen möglich. Hierzu braucht ledig der Provisionssatz im Mengenfeld erfasst werden, welcher sodann mit dem Einzelpreis (Bemessungsgrundlage der Provision) multipliziert wird.

Hinweis: Sämtliche Spaltenüberschriften können in den Druckeinstellungen für jeden Dokumententyp individuell angepasst werden.

Tags: Provisionen abrechnen, Provisionsabrechnung online, Provisionsberechnung, Rechnung Provision, Rechnungen online erstellen, Rechnungsprogramm online