Automatisiertes Mahnwesen

Das Erstellen von Zahlungserinnerungen und Mahnungen ist ein notwendiger, aber doch zeitraubender Prozess für Unternehmer. Daher haben wir in easybill unter dem Menüpunkt „Apps“ > „Mahnwesen“ nun die Möglichkeit geschaffen, diesen zu automatisieren. In diesem Blogpost stellen wir Ihnen das neueste Feature im Detail vor.

Definieren Sie anhand der hier einstellbaren Optionen wie viele Tage nachdem eine Rechnung überfällig wurde eine Erinnerung oder eine Mahnung erzeugt werden soll:

Mahnwesen

In diesem Beispiel würden 0 Tage nach Überfälligkeit, oder anders gesagt an dem Tag, an dem die Rechnung überfällig wird, für mit der Standardvorlage erstellten Rechnungen eine Erinnerung erstellt werden, für die hier ebenfalls die Standardvorlage genutzt wird. Gleiches gilt für Rechnungen, die mit der englischen Standardvorlage erstellt wurden, hier wird jedoch die englische Standardvorlage der Erinnerung genutzt.

7 Tage nach Überfälligkeit würde dann wiederum eine Mahnung mit der Standardvorlage, bzw. der englischen Standardvorlage erzeugt werden.

Auf diese Weise können Sie bis zu 20 Optionen  festlegen, um ihre individuellen Vorgaben umzusetzen. Dies kann wie im Beispiel das Erzeugen von mehrsprachigen Zahlungserinnerungen sein, es kann aber auch ein mehrstufiges Mahnverfahren umgesetzt werden.

Hierzu würden Sie sich zunächst über die Dokumentenvorlagen eine Vorlage für eine zweite Mahnung anlegen, deren Text z.B. ein wenig forscher sein könnte. Dann fügen Sie die entsprechende Option im automatischen Mahnwesen hinzu:

Mahnwesen

Über die Erstellung der Dokumente hinaus, können Sie auch festlegen, ob die Erinnerung, bzw. die Mahnung zunächst nur als Entwurf erstellt werden soll und ob ein automatischer Versand (nicht möglich für Entwürfe) gewünscht ist. Für den Versand per Post oder Fax muss ein ausreichendes Versandguthaben vorhanden sein.

Wenn Sie eine Mahnung erstellen, können Sie zusätzlich auch Mahngebühren erfassen (nicht möglich bei Zahlungserinnerungen). Stellen Sie bei der Erfassung von Mahngebühren jedoch bitte sicher, dass in Ihrem Standardtext für die Mahnvorlage auch auf diese hingewiesen wird. Hierzu können Sie auch unsere Platzhalter (z.B. %REFDOKUMENT.BETRAG-OFFEN%) verwenden.

Damit eine Option aktiv wird, muss diese mit einem Haken markiert worden sein. Darüberhinaus ist zu beachten, dass die Optionen nicht rückwirkend angewandt werden können. Rechnungen, die die in der Option hinterlegte Anzahl an überfälligen Tagen bereits überschritten haben, werden von diesem Automatismus nicht mehr berücksichtigt.