Das Erstellen von Zahlungserinnerungen und Mahnungen ist ein notwendiger, aber dennoch zeitraubender Prozess für Unternehmer. Daher haben wir in easybill unter dem Menüpunkt „Apps“ > „Mahnwesen“ ab sofort die Möglichkeit für ein automatisiertes Mahnwesen geschaffen. In diesem Blogpost stellen wir Ihnen das neueste Feature im Detail vor.
Es läuft nach Ihren Regeln
Definieren Sie anhand der hier einstellbaren Optionen wie viele Tage nachdem eine Rechnung überfällig wurde eine Erinnerung oder eine Mahnung erzeugt werden soll:
Aktivieren Sie als Regel beispielsweise, dass 6 Tage nach Überfälligkeit der Rechnung eine Erinnerung erzeugt wird. Legen Sie fest, ob dies nur für Ihre Standard-Rechnungsvorlage gilt oder auch für weitere Vorlagen, die Sie verwenden. Definieren Sie ob ein Versand der Erinnerung/Mahnung gewünscht ist und ob Mahngebühren automatisch hinzugerechnet werden.
Auf diese Weise können Sie bis zu 20 Regeln festlegen. Jede Regel definieren Sie selbst. Nutzen Sie die Möglichkeit von mehrsprachigen Zahlungserinnerungen. Oder aber profitieren Sie von einem mehrstufigen Mahnverfahren.
Legen Sie sich zunächst über die Dokumentenvorlagen eine Vorlage für eine zweite Mahnung an. Der Text darf hier gerne schon ein wenig forscher sein. Fügen Sie anschließend die entsprechende Regel im automatischen Mahnwesen hinzu.
Automatisierter Dokumentenversand
Über die Erstellung der Dokumente hinaus, können Sie auch festlegen, ob die Erinnerung, bzw. die Mahnung zunächst nur als Entwurf erstellt wird und ob ein automatischer Versand gewünscht ist. Für den Versand per Post oder Fax muss ein ausreichendes Versandguthaben vorhanden sein. Der E-Mail Versand über easybill ist wie gewohnt kostenfrei. Entwürfe können selbstverständlich nicht automatisiert versendet werden.
Wenn Sie eine Mahnung erstellen, können Sie zusätzlich auch Mahngebühren erfassen. Dies ist nicht möglich bei Zahlungserinnerungen. Stellen Sie bei der Erfassung von Mahngebühren bitte sicher, dass Ihr Standardtext für die Mahnung auf die Gebühren hinweist. Hierzu verwenden Sie gerne unseren Platzhalter %REFDOKUMENT.BETRAG-OFFEN%.
Um eine Regel aktiv zu nutzen, muss diese mit einem Schieber grün markiert werden. Darüberhinaus ist zu beachten, dass die Optionen nicht rückwirkend angewandt werden. Rechnungen, die bereits mehrere Tage überfällig sind und nicht mehr in Ihre Regel gehören, werden rückwirkend nicht angemahnt. Hierfür legen Sie am besten eine separate Regel an, die anschließend wieder deaktiviert wird.
Lesen Sie außerdem:
– Automatisiertes Mahnwesen
– Proformarechnung erstellen
– Rechnungskorrektur via Stapelverarbeitung