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title: "Automatic Payment Reconciliation"
date: 2026-08-10
author: "Irina Emdina"
featured_image: "https://www.easybill.de/wp-content/uploads/2023/07/Vorbereitungsarbeiten-buchhaltung.png"
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**Automatic payment matching: Payments are assigned to the correct invoice**

With automatic payment matching, incoming and outgoing payments on your bank account are assigned to the corresponding invoices and documents in easybill.

- Clear matches are posted automatically
- If there’s any uncertainty, you receive a suggestion to review
- Outgoing invoices and incoming documents in one interface

[Start free trial](https://app.easybill.de/signup?lang=en)

![Automatic pre-accounting of documents](https://www.easybill.de/wp-content/uploads/Automatisierte-Vorkontierung-1024x723.png)

## Your advantages with easybill

## No click required per transaction

Anyone who previously confirmed each suggestion individually now only looks at the cases where the assignment isn’t clear. The rest is already posted.

## Both directions in one match

Open outgoing invoices and paid supplier invoices run in the same interface, with the same automation.

## Posted only when unambiguous

easybill only confirms automatically when the amount matches to the cent, the currency is the same, and a real signal such as document number or IBAN matches. Otherwise, it remains a suggestion.

## Matching is not posting

Suggestions and confirmation are clearly separated in the product. You can turn off automation without losing the suggestions.

## Nothing happens without your knowledge

Every automated posting appears in the activity log, and every automated suggestion is labeled as such.

## Older documents are captured too

The reconciliation compares all open documents against all open transactions, even those from years ago. Perfect if you want to bring order to your accounting.

## Your transactions are always up to date

Connect your bank account via finAPI bank connectivity and easybill updates your transactions automatically several times a day. No export and no logging into online banking required.

**This is what it feels like:** You upload a hosting invoice, review the pre-account assignment, and click *“Finalize”*. Right on the document it says: *“A matching bank transaction was found, assigned, and the payment was created automatically.”*

- Your transactions are retrieved automatically several times a day
- No account to connect? Just upload your bank statement as an MT940 file
- No confirmation click required for unambiguous postings

![](https://www.easybill.de/wp-content/uploads/image-7.png)

![](https://www.easybill.de/wp-content/uploads/Batch-Verarbeitun.png)

## **Invoices and documents in one reconciliation**

easybill reconciles not only your outgoing invoices, but also the invoices you pay yourself. This lets you see at a glance who has already paid you and what you have paid yourself.

- Outgoing side: open invoices and credit notes are reconciled
- Incoming side: all incoming documents that are neither drafts nor paid are reconciled
- The payment direction matters: supplier invoices against cash outflows, supplier credit notes against cash inflows

[More about invoices](https://www.easybill.de/en/features/write-invoice/)

[More about document capture](https://www.easybill.de/en/features/capture-receipts-and-documents/)

## Get started now

Try easybill for 7 days completely free of charge and with no obligation. No credit card required.

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[Explore features](/en/features)

## ****easybill recognizes the invoice number no matter how it was typed****

Not everyone enters the invoice number neatly in the payment reference. Whether with hyphens, with spaces, or without any at all, easybill recognizes it anyway and finds the matching document. For example, easybill also finds RE-2008-31337 as RE200831337 or 200831337.

- Even abbreviated or concatenated numbers are matched correctly
- For supplier invoices, easybill automatically reads the invoice number from the document
- In addition, easybill checks the IBAN for a reliable result

![](https://www.easybill.de/wp-content/uploads/Versandvorlagen-pro-Artikel.png)

![](https://www.easybill.de/wp-content/uploads/datev.png)

## ****Handle preparatory accounting with easybill****

With easybill, you pass your documents on to your tax advisor in a structured way and export them to DATEV, Lexware Office, or other accounting solutions depending on your workflow.

- Everything documented: For every document, you can see whether and when it was paid
- Clean to DATEV and Lexware: Export in the right format, including the payment date
- Fewer follow-up questions: your tax advisor can see immediately what has been paid

[Learn more about preparatory accounting](https://www.easybill.de/en/features/preparatory-accounting/)

## This is how the payment matching works

1. Establish connection

    ### Connect bank account

    Connect your account via the finAPI interface or upload an MT940 file. Immediately after connecting, easybill retrieves the first transactions.
2. Automatic payment matching

    ### easybill matches your payments

    After each import, matching starts automatically and assigns incoming and outgoing documents. Clear matches are confirmed; anything uncertain is marked as a suggestion.
3. Review as needed

    ### Review only in ambiguous cases

    You review the marked suggestions and confirm or correct them. Everything clear has already been posted.

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## easybill reviews

Our customers love us

- Marcus Frotscher (MarcusFRA) ★★★★☆ 4 weeks ago Erstnutzer einer E-Rechnung Software und lediglich aus Sicht eines Kleinunternehmen ohne bisher umfangreiche Automatisierung und Integrationsprozesse. Einstieg in das Tool easybill Invoice - trotz fehlender Vorkenntnisse\* war relativ leicht. … More Ebenfalls sehr gute Unterstützung beim ersten Einrichtungsservice Call. Auf Fragen wurde mit bedacht eingegangen - und auch gute alternative Workaround-Vorschläge bezüglich der individuellen Anforderung. Ein Stern-Abzug bezüglich fehlender mehrsprachiger Artikel- und Dienstleistungsstamm (Konfiguration) Möglichkeit\*\*, welcher zu einer Doppelung von Set-up Maßnahmen beinhaltet sofern man einen internationalen Kundenstamm betreut und von vornherein, standardisierte Übersetzungen für Serviceleistungen, Textbausteinen, usw. berücksichtigen will.  
     \* zu 80% habe ich meine Konfiguration mit Unterstützung von Google Gemini gemacht - sprich, der KI mitgeteilt, dass ich easybill als E-Rechnungstool ausgewählt habe. Dann den jeweiligen Konfigurationsbereich benannt (der Pfad ist dank Einrichtungsunterstützung innerhalb dem Set-up "Path" von easybill eh vorgegeben) - z.B. Dienstleistungen: habe der KI gesagt was ich brauche bzw. gefragt was die KI als üblichen Standard für die Art unseres Unternehmens empfiehlt, inkl. Schritt-für-Schritt Erklärung wie der Set-up innerhalb von easybill Invoice vorgenommen wird.  
     \*\* das System unterstützt aber eine automatisierte KI-Übersetzungsfunktion innerhalb der Dokumenten/Angebots-/Rechnungstellung, usw.
- Philipp Dunkel ★★★★★ 2 months ago Update zu meiner ursprünglichen Bewertung:  
     Nach meiner zunächst sehr kritischen Bewertung wurde ich persönlich von easybill kontaktiert. Das anschließende Gespräch hat meinen Eindruck vom Kundenservice deutlich verbessert.  
     Der Mitarbeiter … More war ausgesprochen freundlich, kompetent und hat sich wirklich die notwendige Zeit genommen. Meine bestehenden Probleme wurden schnell und umfassend gelöst. Darüber hinaus wurden auch weitere Fragen zur Software ausführlich beantwortet, die gar nicht unmittelbar mit meinem ursprünglichen Anliegen zusammenhingen.  
     Genau diese Art von persönlichem und engagiertem Kundenservice kannte und schätzte ich von easybill aus früheren Jahren.  
     Fairerweise möchte ich allerdings erwähnen, dass diese schnelle und intensive Betreuung erst aufgrund meiner negativen Bewertung zustande gekommen ist. Umso mehr würde ich mir wünschen, dass dieser Service künftig wieder grundsätzlich allen Kunden so unkompliziert zur Verfügung steht – und nicht erst nach einer öffentlichen Kritik.  
     In meinem Fall wurde jedenfalls hervorragend reagiert und meine Probleme wurden vollständig gelöst. Deshalb korrigiere ich meine ursprüngliche Bewertung gerne deutlich nach oben. Vielen Dank insbesondere an den Mitarbeiter Herr FISCHER für das freundliche, ausführliche und sehr hilfreiche Gespräch.  
     Easybill sollte definitiv mehr Mitarbeiter einstellen wie Herr Fischer.
- Thomas Marino Hillus ★★★★★ a month ago Ich habe mich für die easy Bill Software interessiert und per Mail eine Anfrage gestellt. Sehr schnell habe ich eine Antwort und einen Beratungstermin per Videokonferenz über Google erhalten. Sehr kompetenter Mitarbeiter hat sich. Genau … More gemeldet und mich innerhalb von wenigen Minuten durch das Menü geführt, wo ich meine Kontaktdaten und aller erforderlichen Dinge eintragen konnte. Es ist eine sehr eingängige und einfache Software, die ohne große Vorkenntnisse bedient werden kann. Ein sehr perfekter, freundlicher und schneller Akt, der mich in die Lage versetzt hat, sofort die erste Rechnungen zu schreiben. Der Preis war auch interessant, so dass ich sofort ein drei Monatspaket abgeschlossen habe. Ist nur weiter zu empfehlen!

[See all reviews](https://search.google.com/local/reviews?placeid=ChIJI-3ECZSzuEcRmVhahqP44zI)

## Frequently Asked Questions & Answers

### What is automatic payment reconciliation in easybill?

You connect your bank account to easybill, and then the software assigns your account transactions to the matching invoices and receipts. easybill posts clear matches itself and presents uncertain cases to you as a suggestion.

### Which receipts does the reconciliation work for?

For open outgoing invoices and credit notes, and also for your incoming receipts. Incoming and outgoing are handled in one interface.

### When does easybill post automatically and when does it only suggest?

It is posted automatically only when there is a clear match: same amount down to the cent including direction, same currency, no payment yet on the receipt, and a matching signal such as receipt number or IBAN. If multiple receipts match one transaction, or vice versa, it remains a suggestion.

### How do I connect my bank account?

Via the finAPI bank connection or by importing an MT940 bank statement file. After each import, the reconciliation starts automatically.

### Can I turn off automatic confirmation?

Yes. Under Settings, Bank account reconciliation, switch off *“Automatically confirm assignments”*. You will still receive suggestions and confirm them yourself. The setting applies per company.

### Does easybill automatically recognize partial payments or bulk payments?

No. You assign both manually. As soon as a payment is attached to the receipt, the automation is blocked for that receipt, and a transaction is not split across multiple receipts.

### Does the reconciliation work with foreign currency?

For automatic confirmation, the currencies must be identical. easybill does not convert; you perform any conversion manually.

### Can my tax advisor also see whether a receipt has been paid?

Yes. The payment information is attached to the receipt. Fully paid incoming receipts include a payment date when exported via the DATEV interface.