---
title: "Inventory management: items and services"
date: 2021-07-07
author: "Christian Meggendorfer"
featured_image: "https://www.easybill.de/wp-content/uploads/2023/02/artikel-und-lagerverwaltung_online.png"
---

# Inventory management for products   
and services

The intuitive inventory management in easybill is particularly well suited for small business owners and the self-employed. Keep an overview and make your inventory management even simpler and more efficient.

- Keep your **inventory levels & inventory management** under control with ease
- Save time with **optimized processes** in your inventory management
- More **customer satisfaction:** Analyze your stock and improve your supply chain

[Try for free now](https://app.easybill.de/signup?lang=en)

[Learn more](#h-nie-wieder-zeitverlust-durch-manuelle-lagerverwaltung)

## **Never waste time again with manual inventory management**

Our online inventory management for small business owners and the self-employed makes managing products and services not only easy, intuitive, and reliable, but also cost-effective!

## **Cost savings**

Optimize your inventory and processes and save time and money.

## Time savings

Efficient management of products, stock levels, goods receipt & orders

## Cloud-based inventory management

Access your data & inventory management anytime, from anywhere

## **Inventory management: Import and export of items and services**

You don’t want to create all your stock items manually in easybill? No problem. Use the convenient **import of invoice items**.

You only need your data in **CSV or Excel format**. Exporting is also possible with just a few clicks and will be provided to you as a CSV file.

- Import items, services, and texts  
    via CSV/Excel file or REST API
- Create different descriptions  
    possible per document type
- Export items with filter options in CSV format
- Analysis options for created invoice items

![](https://www.easybill.de/wp-content/uploads/2026/02/placeholder-1-e1771428780238.png)

![](https://www.easybill.de/wp-content/uploads/2026/02/placeholder-2-e1771433931203.png)

## Discounts and serial numbers – everything at a glance

Do you grant your customers special discounts on certain invoice items? Or does a specific customer group receive discount terms on an individual item?

No problem. Simply store this conveniently in the invoice item with just a few clicks. You can also manage items with unique serial numbers directly in easybill.

- Discount terms for customers and customer groups
- Assign unique serial numbers
- Manage and document serial numbers

## Get started now

Try easybill for 7 days completely free of charge and with no obligation. No credit card required.

[Start free trial](https://app.easybill.de/signup?lang=en)

[Explore features](/en/features)

## **Efficient price management for different customer groups**

Many customers, many prices – no administrative headaches!

It often happens that you want to offer **different customer groups** (key accounts, end customers, resellers, etc.) different terms as well. In easybill, store different prices for each **item** and each **service**. Add additional information relating to accounting or internal processes.

- Up to 10 different price groups per item or service
- Purchase price for calculating gross profit
- Individual accounting account different from standard revenue accounts possible
- Internal notes for administration

![](https://www.easybill.de/wp-content/uploads/2026/02/placeholder-1-e1771428780238.png)

![](https://www.easybill.de/wp-content/uploads/2026/02/placeholder-2-e1771433931203.png)

## **Track inventory movements**

The **easybill inventory management** enables you to record a current stock level of your items in the warehouse. By automatically reconciling the invoiced items, easybill reduces your inventory.

Also use the **minimum stock warning by email** so you never run “out of stock” and can ensure new inventory is replenished in good time.

- Inventory management for your items
- Reconciliation of quantities based on invoice or delivery note
- Warning by email when minimum stock level is reached
- Adding stock based on an order

![](https://www.easybill.de/wp-content/uploads/2026/03/testimonial-hero-placeholder.jpg)“[Fast, secure, easy: I couldn’t imagine putting up with the organizational effort I’d have without easybill anymore.](https://www.easybill.de/kunden)

”

![kundin haarpunkt-group](https://www.easybill.de/wp-content/uploads/2021/09/kundin_haarpunkt-group.png)

**Fadime Demircan**

Haarpunkt Group

![](https://www.easybill.de/wp-content/uploads/2026/03/cta-placeholder-1-300x250.jpg)

## **Efficient inventory management for small business owners:**

Online, simple, and cost-effective with easybill

- Minimizing errors and ensuring smooth processes:
- Supply chain optimization: Avoid overstock and save costs!

[Try it for free now](https://app.easybill.de/signup?lang=en)

## **Frequently asked questions**  about easybill and inventory management

### What are the benefits of using inventory management software for small businesses?

Using an **online inventory management system**, e.g. the one from easybill, supports you as a small business in your day-to-day inventory management. This comes with useful advantages in everyday work:

- **Improved inventory control**
- **Increased efficiency**
- **Higher customer satisfaction**

This allows you to process orders faster, make decisions based on real-time data, and optimize your **business**.

### How can I make sure I have enough items or services in stock to meet my customers’ demand?

Here, you should analyze historical **sales data** and create forecasts for **future demand**. This way, you can ensure that you have enough items or services in stock.

Our **automatic inventory monitoring** and updating helps you avoid overstocking or stockouts. Simply get notified by email via the **minimum stock alert**. It’s important to build an efficient ordering and supply chain to respond quickly to changes in demand.

### Does the software have automatic invoice creation?

Yes, for example online retailers can fully automate their invoicing. Regular billing for certain services or fees can also be automated via recurring invoices.

### How often should I check and update my inventory levels?

How often you should check your inventory levels is generally not fixed. It depends on **various factors**: the type of business, the size of the warehouse, and the type of inventory.

However, we recommend carrying out **regular checks** to keep accurate and up-to-date inventory records and avoid overstocking or stockouts. You are free to check your inventory monthly, weekly, daily, or in real time. To avoid obsolete or unsellable items, however, you should check and update your inventory **at least once per quarter**.

## easybill Erfahrungen

Unsere Kunden lieben uns

- Marcus Frotscher (MarcusFRA) ★★★★☆ 3 weeks ago Erstnutzer einer E-Rechnung Software und lediglich aus Sicht eines Kleinunternehmen ohne bisher umfangreiche Automatisierung und Integrationsprozesse. Einstieg in das Tool easybill Invoice - trotz fehlender Vorkenntnisse\* war relativ leicht. … More Ebenfalls sehr gute Unterstützung beim ersten Einrichtungsservice Call. Auf Fragen wurde mit bedacht eingegangen - und auch gute alternative Workaround-Vorschläge bezüglich der individuellen Anforderung. Ein Stern-Abzug bezüglich fehlender mehrsprachiger Artikel- und Dienstleistungsstamm (Konfiguration) Möglichkeit\*\*, welcher zu einer Doppelung von Set-up Maßnahmen beinhaltet sofern man einen internationalen Kundenstamm betreut und von vornherein, standardisierte Übersetzungen für Serviceleistungen, Textbausteinen, usw. berücksichtigen will.  
     \* zu 80% habe ich meine Konfiguration mit Unterstützung von Google Gemini gemacht - sprich, der KI mitgeteilt, dass ich easybill als E-Rechnungstool ausgewählt habe. Dann den jeweiligen Konfigurationsbereich benannt (der Pfad ist dank Einrichtungsunterstützung innerhalb dem Set-up "Path" von easybill eh vorgegeben) - z.B. Dienstleistungen: habe der KI gesagt was ich brauche bzw. gefragt was die KI als üblichen Standard für die Art unseres Unternehmens empfiehlt, inkl. Schritt-für-Schritt Erklärung wie der Set-up innerhalb von easybill Invoice vorgenommen wird.  
     \*\* das System unterstützt aber eine automatisierte KI-Übersetzungsfunktion innerhalb der Dokumenten/Angebots-/Rechnungstellung, usw.
- Philipp Dunkel ★★★★★ 2 months ago Update zu meiner ursprünglichen Bewertung:  
     Nach meiner zunächst sehr kritischen Bewertung wurde ich persönlich von easybill kontaktiert. Das anschließende Gespräch hat meinen Eindruck vom Kundenservice deutlich verbessert.  
     Der Mitarbeiter … More war ausgesprochen freundlich, kompetent und hat sich wirklich die notwendige Zeit genommen. Meine bestehenden Probleme wurden schnell und umfassend gelöst. Darüber hinaus wurden auch weitere Fragen zur Software ausführlich beantwortet, die gar nicht unmittelbar mit meinem ursprünglichen Anliegen zusammenhingen.  
     Genau diese Art von persönlichem und engagiertem Kundenservice kannte und schätzte ich von easybill aus früheren Jahren.  
     Fairerweise möchte ich allerdings erwähnen, dass diese schnelle und intensive Betreuung erst aufgrund meiner negativen Bewertung zustande gekommen ist. Umso mehr würde ich mir wünschen, dass dieser Service künftig wieder grundsätzlich allen Kunden so unkompliziert zur Verfügung steht – und nicht erst nach einer öffentlichen Kritik.  
     In meinem Fall wurde jedenfalls hervorragend reagiert und meine Probleme wurden vollständig gelöst. Deshalb korrigiere ich meine ursprüngliche Bewertung gerne deutlich nach oben. Vielen Dank insbesondere an den Mitarbeiter Herr FISCHER für das freundliche, ausführliche und sehr hilfreiche Gespräch.  
     Easybill sollte definitiv mehr Mitarbeiter einstellen wie Herr Fischer.
- Thomas Marino Hillus ★★★★★ a month ago Ich habe mich für die easy Bill Software interessiert und per Mail eine Anfrage gestellt. Sehr schnell habe ich eine Antwort und einen Beratungstermin per Videokonferenz über Google erhalten. Sehr kompetenter Mitarbeiter hat sich. Genau … More gemeldet und mich innerhalb von wenigen Minuten durch das Menü geführt, wo ich meine Kontaktdaten und aller erforderlichen Dinge eintragen konnte. Es ist eine sehr eingängige und einfache Software, die ohne große Vorkenntnisse bedient werden kann. Ein sehr perfekter, freundlicher und schneller Akt, der mich in die Lage versetzt hat, sofort die erste Rechnungen zu schreiben. Der Preis war auch interessant, so dass ich sofort ein drei Monatspaket abgeschlossen habe. Ist nur weiter zu empfehlen!

[Alle Bewertungen ansehen](https://search.google.com/local/reviews?placeid=ChIJI-3ECZSzuEcRmVhahqP44zI)