--- title: "Associations" date: 2026-08-07 author: "Irina Emdina" featured_image: "https://www.easybill.de/wp-content/uploads/9ghlxpellefleuju187l_0.jpg" --- # Invoicing software for associations: Bill membership dues, master e-invoices Bill membership dues, send and receive e-invoices, and get receipts neatly to your tax advisor. All with easybill. [Start free trial](https://app.easybill.de/signup?lang=en) [All features](https://www.easybill.de/en/features/) ![](https://www.easybill.de/wp-content/uploads/9ghlxpellefleuju187l_0-1024x572.jpg) ## **Your benefits as an association** **with easybill** ## Set up membership dues once, then it runs on its own Recurring invoices automatically create your members’ dues invoices—whether annually, semiannually, or monthly. ## Implement e-invoices in compliance with the law Receive and create e-invoices in the XRechnung and ZUGFeRD formats. Meet the e-invoicing requirement, which has also applied to associations since 2025. ## Members pay with one click Via the Mollie payment link, your member can pay directly by PayPal, SEPA, credit card, or Klarna. ## Payments are automatically matched Connect your club’s bank account—easybill automatically matches incoming membership fees with outstanding invoices. ## Neat and tidy for your tax advisor Capture receipts digitally and hand them over via DATEV or Lexware export. Your tax advisor handles the bookkeeping. ## Discounted terms for clubs Clubs receive a 20 % discount, and non-profit clubs even 30 %. And a permanently free Free plan covers small clubs. ## **easybill takes care of the invoices, your tax advisor takes care of the bookkeeping** With easybill, you can create legally compliant club invoices in no time. Every invoice contains all mandatory information in accordance with Section 14 UStG. If membership fees remain unpaid, you can send payment reminders in easybill. easybill is made for clubs that want to properly create their membership fees and invoices themselves and forward their receipts digitally to their tax advisor. Intended for the treasurer, finance officer, and board. [Start free trial](https://app.easybill.de/signup?lang=en) ![](https://www.easybill.de/wp-content/uploads/image-41-1024x734.png) ## Get the discount for associations now Try easybill completely free and without obligation for 7 days. Contact our support and secure a 20 % discount. As a volunteer-run association, you even receive 30 %. [Try for free now](https://app.easybill.de/signup?lang=en) [Contact support](https://www.easybill.de/en/support/) ![](https://www.easybill.de/wp-content/uploads/Image-44-1024x723.png) ## Receive and create e-invoices As of January 1, 2025, clubs must also be able to receive and process e-invoices. Anyone who has only been collecting PDFs so far should take action before the first business partner sends an e-invoice. easybill receives and creates e-invoices easily and in a legally compliant manner. - Receiving and creating legally compliant e-invoices - All common formats such as XRechnung and ZUGFeRD - Easy switch: Seamless transition to e-invoicing [More about e-invoices](https://www.easybill.de/en/features/xrechnung/) ## Automatically invoice membership fees Set up the fee invoice once, choose the billing cycle, done. easybill then creates and sends the invoices automatically—for annual, semiannual, or monthly fees. - Recurring invoices for regular membership fees - Set it up once, then it runs automatically - One cycle per fee type, which you can define freely [More about recurring invoices](https://www.easybill.de/en/features/recurring-invoices/) ![](https://www.easybill.de/wp-content/uploads/2-3.svg) ![](https://www.easybill.de/wp-content/uploads/image3-1-1024x723.png) ## **Collect fees automatically** Many clubs collect their fees by direct debit instead of waiting for bank transfers. With easybill, you can set up the collection process so that due fees are automatically debited from your members’ accounts. - Recurring payments for membership fees that are due regularly - Collection via SEPA direct debit, PayPal, or credit card, without having to trigger each debit individually - Integrates seamlessly with your recurring fee invoices [More about the collection process](https://www.easybill.de/en/features/recurring-payments/) ## Automatic payment matching Connect your association’s bank account, and easybill assigns incoming payments to the outstanding fee invoices. This lets you see at a glance who has already paid. - Incoming fees are automatically assigned to the matching invoice - Open items stay up to date without manual work - You can see for each member whether the fee has already been received [More about payment matching ](https://www.easybill.de/en/features/automated-payment-matching/) ![Automatic pre-accounting of receipts](https://www.easybill.de/wp-content/uploads/Automatisierte-Vorkontierung-1024x723.png) ## Get the discount for associations now Try easybill completely free and with no obligation for 7 days. Contact our support team and secure a 20 % discount. As a volunteer-run club, you even receive 30 %. [Try for free now](https://app.easybill.de/signup?lang=de) [Contact support](https://www.easybill.de/en/support/) ## Frequently Asked Questions Everything about invoicing software for associations ### Do associations have to be able to receive e-invoices? Yes, since January 1, 2025. easybill receives and creates e-invoices in the XRechnung and ZUGFeRD formats. ### Can I bill membership fees automatically? Yes. Using recurring invoices, you create a membership fee invoice once and select the cycle. easybill then creates and sends the invoices automatically. ### How does my association get the discount? By contacting our [support](https://www.easybill.de/en/support/). Associations receive 20 percent; charitable organizations and associations receive 30 percent. It’s best to contact us before booking so we can apply the discount for you. ### Can I manage members and donors? You set up your members as contacts and bill them that way. However, easybill is not a dedicated association and membership management system with all association features. ### How do I work with my tax advisor? You export your receipts and postings via the DATEV or Lexware interface, all archived in compliance with the GoBD. This way, your tax advisor receives the data digitally and doesn’t have to type anything in. ## easybill reviews Our customers love us - Marcus Frotscher (MarcusFRA) ★★★★☆ 4 weeks ago Erstnutzer einer E-Rechnung Software und lediglich aus Sicht eines Kleinunternehmen ohne bisher umfangreiche Automatisierung und Integrationsprozesse. Einstieg in das Tool easybill Invoice - trotz fehlender Vorkenntnisse\* war relativ leicht. … More Ebenfalls sehr gute Unterstützung beim ersten Einrichtungsservice Call. Auf Fragen wurde mit bedacht eingegangen - und auch gute alternative Workaround-Vorschläge bezüglich der individuellen Anforderung. Ein Stern-Abzug bezüglich fehlender mehrsprachiger Artikel- und Dienstleistungsstamm (Konfiguration) Möglichkeit\*\*, welcher zu einer Doppelung von Set-up Maßnahmen beinhaltet sofern man einen internationalen Kundenstamm betreut und von vornherein, standardisierte Übersetzungen für Serviceleistungen, Textbausteinen, usw. berücksichtigen will. \* zu 80% habe ich meine Konfiguration mit Unterstützung von Google Gemini gemacht - sprich, der KI mitgeteilt, dass ich easybill als E-Rechnungstool ausgewählt habe. Dann den jeweiligen Konfigurationsbereich benannt (der Pfad ist dank Einrichtungsunterstützung innerhalb dem Set-up "Path" von easybill eh vorgegeben) - z.B. Dienstleistungen: habe der KI gesagt was ich brauche bzw. gefragt was die KI als üblichen Standard für die Art unseres Unternehmens empfiehlt, inkl. Schritt-für-Schritt Erklärung wie der Set-up innerhalb von easybill Invoice vorgenommen wird. \*\* das System unterstützt aber eine automatisierte KI-Übersetzungsfunktion innerhalb der Dokumenten/Angebots-/Rechnungstellung, usw. - Philipp Dunkel ★★★★★ 3 months ago Update zu meiner ursprünglichen Bewertung: Nach meiner zunächst sehr kritischen Bewertung wurde ich persönlich von easybill kontaktiert. Das anschließende Gespräch hat meinen Eindruck vom Kundenservice deutlich verbessert. Der Mitarbeiter … More war ausgesprochen freundlich, kompetent und hat sich wirklich die notwendige Zeit genommen. Meine bestehenden Probleme wurden schnell und umfassend gelöst. Darüber hinaus wurden auch weitere Fragen zur Software ausführlich beantwortet, die gar nicht unmittelbar mit meinem ursprünglichen Anliegen zusammenhingen. Genau diese Art von persönlichem und engagiertem Kundenservice kannte und schätzte ich von easybill aus früheren Jahren. Fairerweise möchte ich allerdings erwähnen, dass diese schnelle und intensive Betreuung erst aufgrund meiner negativen Bewertung zustande gekommen ist. Umso mehr würde ich mir wünschen, dass dieser Service künftig wieder grundsätzlich allen Kunden so unkompliziert zur Verfügung steht – und nicht erst nach einer öffentlichen Kritik. In meinem Fall wurde jedenfalls hervorragend reagiert und meine Probleme wurden vollständig gelöst. Deshalb korrigiere ich meine ursprüngliche Bewertung gerne deutlich nach oben. Vielen Dank insbesondere an den Mitarbeiter Herr FISCHER für das freundliche, ausführliche und sehr hilfreiche Gespräch. Easybill sollte definitiv mehr Mitarbeiter einstellen wie Herr Fischer. - Thomas Marino Hillus ★★★★★ a month ago Ich habe mich für die easy Bill Software interessiert und per Mail eine Anfrage gestellt. Sehr schnell habe ich eine Antwort und einen Beratungstermin per Videokonferenz über Google erhalten. Sehr kompetenter Mitarbeiter hat sich. Genau … More gemeldet und mich innerhalb von wenigen Minuten durch das Menü geführt, wo ich meine Kontaktdaten und aller erforderlichen Dinge eintragen konnte. Es ist eine sehr eingängige und einfache Software, die ohne große Vorkenntnisse bedient werden kann. Ein sehr perfekter, freundlicher und schneller Akt, der mich in die Lage versetzt hat, sofort die erste Rechnungen zu schreiben. Der Preis war auch interessant, so dass ich sofort ein drei Monatspaket abgeschlossen habe. Ist nur weiter zu empfehlen! [See all reviews](https://search.google.com/local/reviews?placeid=ChIJI-3ECZSzuEcRmVhahqP44zI) ## Get started now Try easybill for 7 days completely free of charge and with no obligation. No credit card required. [Start free trial](https://app.easybill.de/signup?lang=en) [Explore features](/en/features)