--- title: "Belegerfassung" date: 2024-07-22 author: "Christian Meggendorfer" featured_image: "https://www.easybill.de/wp-content/uploads/2024/07/email-empfang-belege-in-easybill.png" --- # **Belege erfassen mit easybill** Mit easybill kannst du nicht nur deine Ausgangsrechnungen schreiben, du kannst auch deine Eingangsrechnungen und Belege direkt in der Software erfassen und für deinen Steuerberater sammeln. - **Einfache Belegerfassung**: Erfasse Belege in wenigen Schritten - **Belege-Editor**: Hochladen und verarbeiten - **OCR-Texterkennung** für optimierte Prozesse [Kostenlos testen](https://app.easybill.de/signup?lang=de) ## Deine Vorteile mit easybill ## ******Effiziente Belegerfassung****** Spare Zeit und reduziere Fehler durch automatische Datenerfassung deiner Belege. ## ******Alles im Blick****** Behalte jederzeit den Überblick über offene und verarbeitete Belege, zentral an einem Ort. ## ******Bereit für die E-Rechnung****** Empfange und verarbeite E-Rechnungen direkt und erfülle die gesetzlichen Anforderungen. ## **Manuelle Belegerfassung**: **Papier- und PDF-Dateien direkt hochladen** Erfasse deine Belege, indem du Papier- und PDF-Dokumente direkt auf deinen Computer hochlädst. Mit easybill ist dieser Prozess einfach und unkompliziert: Wähle die entsprechenden Dateien aus und lade sie direkt in die Anwendung hoch. Wenn kein Belegbild vorhanden ist oder nichts per OCR-Texterkennung analysiert werden kann, kannst du die relevanten Belegdaten auch einfach manuell in die Anwendung eingeben. So bleibt deine Buchhaltung stets aktuell und präzise. - **Upload von PDF-, JPG- und PNG-Dateien**: Lade Belege in diesen Formaten direkt auf deinem Computer hoch. Dank der OCR-Technologie von easybill werden die Daten automatisch ausgelesen und erfasst, ohne dass eine manuelle Eingabe erforderlich ist. - **Verarbeitung von XML-Dateien (E-Rechnung)**: Du kannst auch E-Rechnungen im XML-Format hochladen. Diese werden automatisch erkannt und die enthaltenen Daten direkt in die Anwendung übernommen. ![](https://www.easybill.de/wp-content/uploads/Graphics-Image7-1.svg) **Starte jetzt durch** Teste easybill 7 Tage lang völlig kostenlos und unverbindlich. Keine Kreditkarte erforderlich. [Jetzt kostenlos testen](https://app.easybill.de/signup?lang=de) [Funktionen ansehen](https://www.easybill.de/funktionen) ![](https://www.easybill.de/wp-content/uploads/datev2-1.png) ## **Belege per E-Mail empfangen: Bequem und flexibel** Mit easybill kannst du ganz einfach eine spezielle E-Mailadresse einrichten. Leite deine Belege von jeder E-Mailadresse weiter oder hinterlege deine easybill-E-Mailadresse direkt bei den Rechnungserstellern. So gelangen alle relevanten Dokumente direkt in deinen easybill-Account und stehen dort sofort zur Verarbeitung bereit. Sobald eine Rechnung an deine easybill-E-Mailadresse gesendet wird, kannst du diese in easybill einsehen und verarbeiten. - **Einrichtung der easybill E-Mailadressen**: Lege beliebig viele easybill-E-Mailadressen an, z. B. für jeden Shop oder Lieferanten. Dies ermöglicht eine klare Zuordnung und Organisation eingehender Belege. - **Mitarbeiterzuweisung**: Bestimme, welchem Mitarbeiter die jeweiligen Belege zugewiesen werden. So sorgst du für eine strukturierte und zielgerichtete Bearbeitung der Dokumente. - **Rechtevergabe**: Definiere, welche Mitarbeiter die jeweiligen Belege einsehen oder bearbeiten können. Dies stellt sicher, dass jeder nur auf die für ihn relevanten Informationen zugreifen kann, was die Sicherheit und Effizienz deiner Arbeitsabläufe erhöht. ## **Empfang von E‑Rechnung**en Ab 2025 gilt die gesetzliche **Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen**. Mit der easybill **Belegerfassungs-Software** kannst du E-Rechnungen problemlos verwalten. - Lade E-Rechnungen entweder als .xml (XRechnung) oder als .pdf mit eingebundener XML (ZUGFeRD) hoch, oder empfange sie direkt über deine easybill-E-Mailadresse. - Einfache Handhabung elektronischer Rechnungen. - Eingehende und ausgehende E-Rechnungen in derselben Software. [Kostenlos testen](https://app.easybill.de/signup?lang=de) ![](https://www.easybill.de/wp-content/uploads/Image-28.png) ## Belege-Editor Mit dem easybill Belege-Editor kannst du beliebig viele Belege hochladen und/oder per E-Mail empfangen. Auf der linken Seite siehst du das Belegbild und auf der rechten Seite die ausgelesenen Informationen. Für „normale“ Belege (Nicht-E-Rechnungen) wird jeder Beleg per OCR ausgelesen, sodass du keine manuelle Eingabe mehr vornehmen musst – alle relevanten Informationen wie Rechnungsnummer, Fälligkeitsdatum, Beträge und Mehrwertsteuer werden erfasst. - Automatisches Auslesen aller relevanten Belegdaten (PDF & E-Rechnung) - Erstellung eines Belegbilds auch ohne Belegbild (z. B. XRechnung) - Übersichtliche Darstellung und flexibler Download der Belege ## Häufige Fragen & Antworten Alles, was du über den Wechsel und die E-Rechnung wissen musst. ### Was ist digitale Belegerfassung und wie funktioniert sie in easybill? Die digitale Belegerfassung in easybill ermöglicht es dir, deine Belege effizient und einfach zu erfassen. Du kannst Papier- und PDF-Dokumente direkt hochladen, E-Rechnungen im XML-Format verarbeiten und Belege per E-Mail empfangen. Dank der OCR-Technologie werden die Daten automatisch ausgelesen und in deine Buchhaltung integriert. Das spart Zeit und reduziert Fehler bei der Belegverwaltung. ### Warum ist digitale Belegerfassung für Unternehmen wichtig? Digitale Belegerfassung ist für Unternehmen wichtig, da sie die Effizienz steigert, Fehler reduziert und Zeit spart. Durch die digitale Datenerfassung und -verarbeitung wird die Buchhaltung vereinfacht und beschleunigt. Mit easybill bist du zudem bestens auf die gesetzliche Pflicht zur E-Rechnung vorbereitet, was dir zusätzlichen Aufwand und mögliche Strafen erspart. ### Welche Software benötige ich für E-Rechnungen? Es gibt verschiedene E-Rechnungssoftwarelösungen, die E-Rechnungen erstellen und empfangen können, darunter spezialisierte E-Rechnungssoftware sowie ERP-Systeme mit E-Rechnungsmodulen. easybill ist E-Rechnungs-Champion und erleichtert dir die Erstellung und den Empfang von E-Rechnungen deutlich. ### Warum sind E-Rechnungen Pflicht? E-Rechnungen sind Pflicht, um den Rechnungsprozess zu digitalisieren und zu standardisieren. Dies verbessert die Effizienz, reduziert Kosten und Fehler und unterstützt den Umweltschutz durch Papierreduktion. ### Welche Arten von Belegen können mit easybill digital erfasst werden? Mit easybill kannst du verschiedene Arten von Belegen digital erfassen, darunter Papierbelege, PDF-Dateien, E-Rechnungen im XML-Format (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) sowie Bilder im JPG- und PNG-Format. Diese Belege kannst du entweder manuell hochladen oder per E-Mail empfangen, und die relevanten Daten werden automatisch ausgelesen und verarbeitet. ## easybill Erfahrungen Unsere Kunden lieben uns - Marcus Frotscher (MarcusFRA) ★★★★☆ vor 3 Wochen Erstnutzer einer E-Rechnung Software und lediglich aus Sicht eines Kleinunternehmen ohne bisher umfangreiche Automatisierung und Integrationsprozesse. Einstieg in das Tool easybill Invoice - trotz fehlender Vorkenntnisse\* war relativ leicht. … More Ebenfalls sehr gute Unterstützung beim ersten Einrichtungsservice Call. Auf Fragen wurde mit bedacht eingegangen - und auch gute alternative Workaround-Vorschläge bezüglich der individuellen Anforderung. Ein Stern-Abzug bezüglich fehlender mehrsprachiger Artikel- und Dienstleistungsstamm (Konfiguration) Möglichkeit\*\*, welcher zu einer Doppelung von Set-up Maßnahmen beinhaltet sofern man einen internationalen Kundenstamm betreut und von vornherein, standardisierte Übersetzungen für Serviceleistungen, Textbausteinen, usw. berücksichtigen will. \* zu 80% habe ich meine Konfiguration mit Unterstützung von Google Gemini gemacht - sprich, der KI mitgeteilt, dass ich easybill als E-Rechnungstool ausgewählt habe. Dann den jeweiligen Konfigurationsbereich benannt (der Pfad ist dank Einrichtungsunterstützung innerhalb dem Set-up "Path" von easybill eh vorgegeben) - z.B. Dienstleistungen: habe der KI gesagt was ich brauche bzw. gefragt was die KI als üblichen Standard für die Art unseres Unternehmens empfiehlt, inkl. Schritt-für-Schritt Erklärung wie der Set-up innerhalb von easybill Invoice vorgenommen wird. \*\* das System unterstützt aber eine automatisierte KI-Übersetzungsfunktion innerhalb der Dokumenten/Angebots-/Rechnungstellung, usw. - Philipp Dunkel ★★★★★ vor 2 Monaten Update zu meiner ursprünglichen Bewertung: Nach meiner zunächst sehr kritischen Bewertung wurde ich persönlich von easybill kontaktiert. Das anschließende Gespräch hat meinen Eindruck vom Kundenservice deutlich verbessert. Der Mitarbeiter … More war ausgesprochen freundlich, kompetent und hat sich wirklich die notwendige Zeit genommen. Meine bestehenden Probleme wurden schnell und umfassend gelöst. Darüber hinaus wurden auch weitere Fragen zur Software ausführlich beantwortet, die gar nicht unmittelbar mit meinem ursprünglichen Anliegen zusammenhingen. Genau diese Art von persönlichem und engagiertem Kundenservice kannte und schätzte ich von easybill aus früheren Jahren. Fairerweise möchte ich allerdings erwähnen, dass diese schnelle und intensive Betreuung erst aufgrund meiner negativen Bewertung zustande gekommen ist. Umso mehr würde ich mir wünschen, dass dieser Service künftig wieder grundsätzlich allen Kunden so unkompliziert zur Verfügung steht – und nicht erst nach einer öffentlichen Kritik. In meinem Fall wurde jedenfalls hervorragend reagiert und meine Probleme wurden vollständig gelöst. Deshalb korrigiere ich meine ursprüngliche Bewertung gerne deutlich nach oben. Vielen Dank insbesondere an den Mitarbeiter Herr FISCHER für das freundliche, ausführliche und sehr hilfreiche Gespräch. Easybill sollte definitiv mehr Mitarbeiter einstellen wie Herr Fischer. - Thomas Marino Hillus ★★★★★ vor einem Monat Ich habe mich für die easy Bill Software interessiert und per Mail eine Anfrage gestellt. Sehr schnell habe ich eine Antwort und einen Beratungstermin per Videokonferenz über Google erhalten. Sehr kompetenter Mitarbeiter hat sich. Genau … More gemeldet und mich innerhalb von wenigen Minuten durch das Menü geführt, wo ich meine Kontaktdaten und aller erforderlichen Dinge eintragen konnte. Es ist eine sehr eingängige und einfache Software, die ohne große Vorkenntnisse bedient werden kann. Ein sehr perfekter, freundlicher und schneller Akt, der mich in die Lage versetzt hat, sofort die erste Rechnungen zu schreiben. Der Preis war auch interessant, so dass ich sofort ein drei Monatspaket abgeschlossen habe. Ist nur weiter zu empfehlen! [Alle Bewertungen ansehen](https://search.google.com/local/reviews?placeid=ChIJI-3ECZSzuEcRmVhahqP44zI)