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title: "Forderungsausfall vermeiden: so sicherst du offene Rechnungen ab"
date: 2026-11-13
author: "Irina Emdina"
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# Forderungsausfall vermeiden: so sicherst du offene Rechnungen ab

Bleibt eine Rechnung unbezahlt, fehlt dir das Geld für Leistung, Material und Umsatzsteuer, welche du oft schon vorgestreckt hast. Einen Zahlungsausfall schließt du selten ganz aus, das Risiko senkst du aber an vier Stellen deutlich: vor dem Auftrag, beim Schreiben der Rechnung, ab der Fälligkeit und im Ernstfall. Für jede dieser Stellen gibt es konkrete Fristen, Paragrafen und Werkzeuge.

## **Kurz und kompakt**

Ein Forderungsausfall entsteht, wenn ein Kunde eine fällige Rechnung dauerhaft nicht bezahlt. Zahlungsausfälle verhinderst du an vier Stellen: Prüfe vor dem Auftrag die Bonität und vereinbare Anzahlungen. Stelle Rechnungen sofort, vollständig und mit festem Zahlungsziel. Erinnere ab Fälligkeit nach festen Tagen und übergib offene Forderungen als Richtwert ab dem 15. Tag an einen Inkassodienstleister, zum Beispiel an Debtist. Sichere Forderungen vor der Verjährung und berichtige bei einem Ausfall die Umsatzsteuer.

- Im B2B gerät dein Kunde spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug, auch ohne Mahnung.
- Verzugszinsen betragen im zweiten Halbjahr 2026 im B2B 10,52 %, gegenüber Verbrauchern 6,52 %.
- Eine Pflicht, dreimal zu mahnen, gibt es nicht.
- Forderungen aus 2023 verjähren mit Ablauf des 31.12.2026.

## **Was ein Forderungsausfall ist und was er dich kostet**

Von einem Forderungsausfall sprichst du, wenn eine fällige Forderung ganz oder teilweise nicht mehr eingeht. Drei Stufen lassen sich unterscheiden. Im **Zahlungsverzug** ist die Rechnung überfällig, der Kunde kann aber noch zahlen. Als zweifelhaft gilt eine Forderung, wenn konkrete Anzeichen gegen den Zahlungseingang sprechen, etwa geplatzte Raten. Uneinbringlich ist sie, wenn du sie auf absehbare Zeit nicht durchsetzen kannst.

Ein Ausfall trifft deinen Gewinn, nicht deinen Umsatz. Das Geld für die erbrachte Leistung musst du über neue Aufträge erst wieder verdienen. Wie viel zusätzlicher Umsatz dafür nötig ist, hängt von deiner Umsatzrendite ab:

| Ausgefallene Forderung | Umsatzrendite | Nötiger Mehrumsatz zum Ausgleich |
|---|---|---|
| 5.000 Euro | 20 % | 25.000 Euro |
| 5.000 Euro | 10 % | 50.000 Euro |
| 5.000 Euro | 5 % | 100.000 Euro |

Nicht gemeint ist hier die „Forderungsausfalldeckung“ der privaten Haftpflichtversicherung. Diese Deckung springt ein, wenn dir privat jemand Schadensersatz schuldet und nicht zahlen kann, und hat mit unbezahlten Rechnungen nichts zu tun.

## **Warum Rechnungen unbezahlt bleiben**

Hinter einer offenen Rechnung steckt einer von drei Gründen. Der Kunde kann nicht zahlen, weil ihm Liquidität fehlt oder er auf eine Insolvenz zusteuert. Er will nicht zahlen, weil er die Leistung bemängelt oder auf Zeit spielt. Oder die Ursache liegt bei dir.

Die dritte Gruppe wird oft unterschätzt. Die Rechnung ist nie angekommen, ging an die falsche Abteilung oder enthält nicht alle Pflichtangaben, sodass die Buchhaltung des Kunden sie zurückhält. Seit 2025 kommt im B2B ein weiterer Grund hinzu: Eine elektronische Rechnung, die das System des Kunden nicht verarbeiten kann, bleibt dort liegen und wird nicht zur Zahlung freigegeben. Bis eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt, darf der Kunde die Zahlung in der Regel zurückhalten (§ 273 BGB).

Gegen die ersten beiden Gründe helfen Prüfung und Absicherung. Die dritte Gruppe hast du vollständig selbst in der Hand.

## **Vor dem Auftrag: Bonität und Zahlungsbedingungen festlegen**

Am einfachsten lässt sich ein Forderungsausfall vermeiden, bevor du überhaupt eine Leistung erbringst. Wer von Anfang an weiß, mit wem er es zu tun hat, und klare Zahlungsbedingungen vereinbart, muss später seltener mahnen.

### **Bonitätsprüfung für Neukunden**

Prüfe Neukunden vor größeren Aufträgen. Eine Auskunft bei einer Auskunftei zeigt Zahlungserfahrungen und eine Bonitätsbewertung. Ein Blick ins Handelsregister verrät Rechtsform, Gründungsdatum und Geschäftsführung. Bei Bestandskunden ist deine eigene Zahlungshistorie die beste Quelle: Wer schon zweimal spät gezahlt hat, bekommt beim nächsten Auftrag eine Anzahlung oder ein kürzeres Zahlungsziel.

Lege für jeden Kunden ein Limit fest, bis zu dem du ohne Absicherung leistest. So verhinderst du, dass sich bei einem einzelnen Kunden mehr offene Rechnungen ansammeln, als dein Betrieb verkraften kann.

### **Zahlungsziel, Anzahlung und Abschläge**

Ein kurzes Zahlungsziel verkürzt die Zeit, in der du das Risiko trägst. Lege es so kurz fest, wie es in deiner Branche akzeptiert wird. Zahlungsfristen von mehr als 60 Tagen sind im B2B nur wirksam, wenn ihr sie ausdrücklich vereinbart und sie dich nicht grob benachteiligen (§ 271a BGB). Für öffentliche Auftraggeber gelten strengere Grenzen.

Bei Projekten mit längerer Laufzeit begrenzt du das offene Volumen mit einer Anzahlung zum Start und einer [Teilrechnung](https://www.easybill.de/ratgeber/teilrechnung/) pro abgeschlossenem Abschnitt. Lieferst du Ware, sichert ein Eigentumsvorbehalt in deinen Geschäftsbedingungen dein Recht an der Ware, bis sie vollständig bezahlt ist.

### **Schutz für Selbstständige und Freelancer**

Als Selbstständiger arbeitest du oft für wenige Auftraggeber. Fällt einer davon aus, fehlt schnell ein großer Teil deines Monatseinkommens. Halte deshalb Leistung und Zahlung eng beieinander: schriftliches Angebot mit Zahlungsbedingungen, Abschlag pro Meilenstein und keine neue Arbeit, solange die letzte Rechnung offen ist. Ein Auftraggeber, der keine Anzahlung akzeptiert, liefert dir damit selbst einen Hinweis.

## **Vorkasse oder Rechnung im Onlineshop**

Im Onlineshop entscheidet die Zahlart darüber, wer das Ausfallrisiko trägt. Vorkasse ist für dich sicher, bremst aber Käufer, die ihre Ware schnell haben wollen. Der eigene Kauf auf Rechnung ist für Kunden bequem und für dich die riskanteste Variante.

| Zahlart | Ausfallrisiko für dich | Hürde für Käufer |
|---|---|---|
| Vorkasse per Überweisung | keins | hoch, Ware kommt erst nach Zahlungseingang |
| PayPal, Kreditkarte, Apple Pay | gering, Rückbuchungen sind möglich | niedrig |
| SEPA-Lastschrift | mittel, der Kunde kann die Lastschrift zurückgeben | niedrig |
| Rechnungskauf über einen Zahlungsanbieter | liegt in der Regel beim Anbieter, Konditionen prüfen | niedrig |
| Eigener Kauf auf Rechnung | vollständig bei dir | niedrig |

Ein Mittelweg ist der Rechnungskauf über einen Zahlungsanbieter: Der Kunde zahlt später, das Risiko übernimmt der Anbieter gegen eine Gebühr. Welche Bedingungen dafür gelten, regelt der jeweilige Anbieter. Mit dem Zahlungslink von Mollie in easybill bezahlt dein Kunde direkt aus der Rechnung heraus per Link oder QR-Code, unter anderem mit Apple Pay, Klarna, Kreditkarte, PayPal oder SEPA. Für Zahlungen über Mollie fallen Gebühren an.

## **Forderungsausfall vermeiden: Rechnungen so stellen, dass sie bezahlt werden**

Jeder Tag zwischen Leistung und Rechnung verlängert dein Risiko. Schreibe die Rechnung deshalb direkt nach der Leistung und schicke sie an die Stelle, die beim Kunden tatsächlich zahlt.

Eine Rechnung ohne vollständige [Pflichtangaben einer Rechnung](https://www.easybill.de/ratgeber/10-bestandteile-einer-rechnung) muss der Kunde nicht sofort bezahlen: Bis du eine ordnungsgemäße Rechnung nachreichst, darf er die Zahlung in der Regel zurückhalten (§ 273 BGB). Nenne statt „zahlbar sofort“ ein konkretes Datum, zum Beispiel „zahlbar bis 24.11.2026“. Das macht die Fälligkeit eindeutig.

Für Rechnungen an Verbraucher gilt eine Besonderheit. Der automatische Verzug nach 30 Tagen greift bei ihnen nur, wenn die Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hinweist (§ 286 Abs. 3 BGB). Ein Satz wie „Erfolgt die Zahlung nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang dieser Rechnung, tritt Verzug ein.“ gehört deshalb auf jede B2C-Rechnung.

Im B2B müssen inländische Unternehmen seit dem 01.01.2025 elektronische Rechnungen empfangen können. Eine strukturierte [E-Rechnung](https://www.easybill.de/ratgeber/e-rechnung) im Format XRechnung oder ZUGFeRD kann die Buchhaltung des Kunden ohne Abtippen direkt verarbeiten. Ein Zahlungslink oder QR-Code senkt die Hürde zusätzlich, weil der Kunde keine IBAN abtippen muss.

## **Ab Fälligkeit: Mahnprozess mit festen Tagen**

Je älter eine offene Rechnung wird, desto schwerer lässt sie sich eintreiben. Um einen Forderungsausfall zu vermeiden, brauchst du deshalb einen festen Ablauf mit klar definierten Tagen statt Einzelfallentscheidungen, „ob du noch etwas wartest“.

Im B2B gerät dein Kunde spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in **Verzug**, auch ohne Mahnung (§ 286 Abs. 3 BGB). Ab dann schuldet er Verzugszinsen: neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz im B2B, fünf Prozentpunkte gegenüber Verbrauchern (§ 288 BGB). Der Basiszinssatz liegt seit dem 01.07.2026 bei 1,52 %, die Verzugszinsen damit bei 10,52 % und 6,52 %. Die nächste Anpassung erfolgt zum 01.01.2027. Gegenüber Unternehmern kannst du zusätzlich eine Verzugspauschale von 40 Euro verlangen (§ 288 Abs. 5 BGB). Wie du die Zinsen ausrechnest, zeigt der Ratgeber [Verzugszinsen berechnen](https://www.easybill.de/ratgeber/verzugszinsen-berechnen/).

Eine Pflicht, dreimal zu mahnen, gibt es nicht. Eine klare Zahlungserinnerung mit Frist reicht, jede weitere Stufe kostet nur Zeit. Diesen Fahrplan kannst du als Richtwert nutzen:

| Zeitpunkt | Schritt | Hinweis |
|---|---|---|
| Fälligkeit | Zahlungsziel läuft ab | Zahlungseingang prüfen |
| Tag 1 bis 15 nach Fälligkeit | Zahlungserinnerung, bei größeren Beträgen zusätzlich Anruf | freundlich, mit Zahlungslink |
| ab Tag 15 | Mahnung mit kurzer Frist, danach Übergabe an ein Inkasso | Rechnung, Mahnhistorie und Zahlungsstand bereitlegen |
| spätestens Tag 30 nach Fälligkeit und Zugang | Verzug im B2B, auch ohne Mahnung | Verzugszinsen und 40 Euro Pauschale |
| ab Tag 60 | gerichtliches Mahnverfahren | Mahnbescheid hemmt die Verjährung |

Bei schlechter Zahlungsmoral bringt ein Anruf mehr als ein dritter Brief. Du erfährst, ob der Kunde nicht zahlen kann oder nicht zahlen will. Vereinbarst du eine Ratenzahlung, halte sie schriftlich fest. Bei Kunden mit laufender Belieferung ist ein Lieferstopp bis zum Zahlungseingang oft das wirksamste Signal.

In easybill erstellst du [Mahnungen und Zahlungserinnerungen](https://www.easybill.de/ratgeber/mahnungen-und-zahlungserinnerungen/) manuell oder lässt sie über das [automatische Mahnwesen](https://www.easybill.de/funktionen/automatisches-mahnwesen/) nach festen Stufen verschicken. Das automatisierte Mahnwesen ist im Tarif Premium enthalten.

## **Offene Forderungen an ein Inkasso übergeben**

Reagiert dein Kunde auf Erinnerung und Mahnung nicht, ist die Übergabe an ein Inkassounternehmen der nächste Schritt. Außergerichtlich übernimmt das Inkasso die Kommunikation mit dem Schuldner, vereinbart Raten und leitet bei Bedarf das gerichtliche Mahnverfahren ein.

Für die Übergabe braucht das Inkasso die Rechnung, die Mahnhistorie, den aktuellen Zahlungsstand und die Kundendaten. Liegen diese Daten verstreut in E-Mails und Tabellen, kostet die Zusammenstellung Zeit. easybill bietet dafür zum Beispiel eine [Inkasso-Schnittstelle zu Debtist](https://www.easybill.de/partner/debtist/). Offene Rechnungen gehen damit direkt aus easybill an Debtist, ohne Export und ohne doppelte Dateneingabe. Die Inkasso-Schnittstelle ist in allen easybill-Tarifen enthalten, auch im Tarif Free.

Die Kosten für das Inkasso richten sich nach einem individuellen Angebot des Inkassounternehmens. Wann sich eine Übergabe lohnt und welche Voraussetzungen gelten, erklärt der Ratgeber [Inkasso beauftragen](https://www.easybill.de/ratgeber/inkasso-beauftragen/).

**Forderungsausfall vermeiden mit Debtist**

Übergib offene Rechnungen direkt aus easybill: Debtist kümmert sich um den Forderungseinzug.

[Jetzt informieren und starten](https://www.debtist.com/de/?utm_source=easybill&utm_medium=referral&utm_campaign=ratgeber&utm_content=forderungsausfall-vermeiden)

## **Factoring, Inkasso oder Kreditversicherung: was wann passt**

Die drei Instrumente setzen an unterschiedlichen Stellen an. Inkasso treibt eine offene Forderung ein, übernimmt aber kein Risiko: Ist der Kunde insolvent, kann auch das beste Inkasso wenig holen. Das Ausfallrisiko selbst übernehmen nur echtes Factoring und die Warenkreditversicherung.

| Instrument | Zeitpunkt | Übernimmt das Ausfallrisiko | Kostenlogik | Passt für |
|---|---|---|---|---|
| Bonitätsprüfung | vor dem Auftrag | nein | Gebühr pro Auskunft | Neukunden mit größeren Aufträgen |
| Warenkreditversicherung | laufend | ja, bis zum vereinbarten Anteil | Jahresprämie, Selbstbehalt | viele B2B-Kunden auf Rechnung |
| Echtes Factoring | nach der Rechnung | ja (Delkredere) | Gebühr pro Forderung plus Zinsen | Vorfinanzierungsbedarf, wachsende Umsätze |
| Inkasso | nach der Fälligkeit | nein | individuelles Angebot | Kunden, die zahlen könnten, aber nicht zahlen |

### **Factoring und Inkasso im Vergleich**

Beim Factoring verkaufst du deine Forderung an ein Factoring-Unternehmen und erhältst den Großteil des Betrags sofort. Beim echten Factoring trägt der Käufer das Risiko, dass dein Kunde nicht zahlt. Das nennt man Delkredere. Das verbessert deine Liquidität, kostet aber bei jeder Rechnung Gebühren, und dein Kunde merkt in der Regel, dass ein Dritter die Forderung hält. Inkasso nutzt du nur im Einzelfall, wenn eine Rechnung bereits überfällig ist. Es kostet nichts, solange alles läuft, schützt dich aber nicht vor einer Insolvenz.

### **Kreditversicherung für kleine Unternehmen: Kosten**

Was eine Warenkreditversicherung kostet, hängt vor allem von deinem Umsatz auf Rechnung, deiner Branche, der Struktur deiner Kunden und der Höhe des Selbstbehalts ab. Feste Preise gibt es nicht, Versicherer kalkulieren jeden Vertrag einzeln. Hol mehrere Angebote ein und vergleiche, für welche Kunden der Versicherer ein Limit vergibt. Lohnend ist die Versicherung vor allem dann, wenn wenige große Kunden einen hohen Anteil deiner offenen Rechnungen ausmachen.

## **Debitorenmanagement: Liquidität im Blick behalten**

Debitorenmanagement heißt, offene Rechnungen laufend zu überwachen statt erst am Monatsende. Prüfe deine [offenen Posten](https://www.easybill.de/ratgeber/offene-posten-opos-verwalten/) mindestens einmal pro Woche. Mit dem [automatischen Zahlungsabgleich](https://www.easybill.de/funktionen/automatischer-zahlungsabgleich/) ordnet easybill Zahlungseingänge vom Bankkonto den Rechnungen zu, sodass du nur noch die tatsächlich offenen Posten siehst.

Eine Kennzahl zeigt, wie schnell deine Kunden zahlen: die durchschnittliche Zahlungsdauer, im Englischen Days Sales Outstanding (DSO). Du teilst die offenen Forderungen durch den Umsatz eines Zeitraums und multiplizierst mit der Zahl der Tage. Bei 20.000 Euro offenen Forderungen und 60.000 Euro Umsatz in 90 Tagen liegt die Zahlungsdauer bei 30 Tagen. Steigt der Wert, zahlen deine Kunden langsamer.

Achte außerdem auf das Klumpenrisiko. Entfällt ein großer Teil deiner offenen Forderungen auf einen einzigen Kunden, wiegt dessen Ausfall schwerer als der von zehn kleinen. Hier helfen das Kundenlimit aus der Bonitätsprüfung und eine Versicherung.

## **Wenn die Forderung ausfällt: Verjährung, Umsatzsteuer, Buchhaltung**

Auch eine Forderung, die gerade nicht zu holen ist, verliert ihren Wert nicht sofort. Drei Punkte entscheiden darüber, was dir bleibt.

Offene Rechnungen verjähren nach drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist (§§ 195, 199 BGB). Forderungen aus 2023 verjähren damit mit Ablauf des 31.12.2026. Eine außergerichtliche Mahnung hält die Verjährung nicht auf. Erst eine Klage oder die Zustellung eines Mahnbescheids hemmt sie (§ 204 Abs. 1 Nr. 1 und 3 BGB). Prüfe deshalb im November und Dezember, welche alten Forderungen noch offen sind.

Bei der Sollversteuerung hast du die Umsatzsteuer schon mit der Rechnung ans Finanzamt abgeführt. Ist eine Forderung uneinbringlich, berichtigst du die Umsatzsteuer nach § 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG. Eine bloße Zahlungsverzögerung reicht dafür nicht. Mit der Ist-Versteuerung zahlst du die Umsatzsteuer erst, wenn das Geld eingegangen ist. Das Finanzamt gestattet sie auf Antrag, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr nicht über 800.000 Euro lag (§ 20 UStG, Grenze seit 2024).

Wie du eine zweifelhafte oder uneinbringliche Forderung abschreibst und bilanziell behandelst, klärst du mit deinem Steuerberater.

## Häufige Fragen & Antworten **zum Forderungsausfall**

### Ab wann ist eine Forderung ausgefallen?

Solange dein Kunde nur zu spät zahlt, ist die Forderung überfällig, aber nicht ausgefallen. Zweifelhaft wird sie, wenn konkrete Anzeichen gegen eine Zahlung sprechen, etwa geplatzte Raten oder eine erfolglose Mahnung. Uneinbringlich ist sie, wenn du sie auf absehbare Zeit nicht durchsetzen kannst, zum Beispiel nach einer erfolglosen Zwangsvollstreckung. Erst ab diesem Punkt darfst du die Umsatzsteuer berichtigen.

### Wie viele Mahnungen muss ich schicken?

Es gibt keine bestimmte Zahl an Mahnungen, die du schicken musst. Das Gesetz schreibt nicht vor, dreimal zu mahnen. Im B2B gerät dein Kunde spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ohnehin in Verzug. Gegenüber Verbrauchern gilt das nur, wenn die Rechnung auf diese Folge hinweist. Eine klare Zahlungserinnerung mit Frist reicht in der Regel, danach kannst du an ein Inkasso übergeben.

### Lohnt sich Inkasso auch bei kleinen Beträgen?

Oft ja, weil der Aufwand für dich gering bleibt, wenn die Daten sauber vorliegen. Befindet sich dein Kunde im Verzug, muss er die Inkassokosten in gesetzlichen Grenzen als Verzugsschaden tragen. Bei sehr kleinen Beträgen stehen die Kosten aber schnell in keinem Verhältnis mehr zur Forderung. Was das im Einzelnen bedeutet, steht im Ratgeber [Inkasso beauftragen](https://www.easybill.de/ratgeber/inkasso-beauftragen/).

### Was kostet eine Kreditversicherung für kleine Unternehmen?

Feste Preise gibt es nicht. Die Prämie richtet sich nach deinem Umsatz auf Rechnung, deiner Branche, der Bonität deiner Kunden und dem vereinbarten Selbstbehalt. Hol mehrere Angebote ein und achte darauf, für welche Kunden der Versicherer ein Limit vergibt. Für Betriebe mit wenigen großen B2B-Kunden ist die Versicherung eher sinnvoll als für Betriebe mit vielen kleinen Rechnungen.

### Wann verjähren offene Rechnungen?

Nach drei Jahren, beginnend mit dem Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist. Eine Rechnung aus dem Juni 2023 verjährt also mit Ablauf des 31.12.2026. Eine normale Mahnung stoppt die Verjährung nicht. Das schafft erst ein zugestellter Mahnbescheid oder eine Klage.

### Bekomme ich die Umsatzsteuer bei einem Zahlungsausfall zurück?

Ja, wenn die Forderung uneinbringlich ist. Du berichtigst dann die Umsatzsteuer nach § 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG in dem Voranmeldungszeitraum, in dem die Uneinbringlichkeit eintritt. Zahlt der Kunde später doch noch, berichtigst du die Umsatzsteuer erneut. Den genauen Zeitpunkt stimmst du am besten mit deinem Steuerberater ab.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.