XRechnung

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Was ist eine XRechnung?

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums für elektronische Rechnung Deutschland) und damit die XRechnung sind neue Standards bei der Rechnungserstellung. Für einige Unternehmen sind sie seit einigen Wochen Pflicht.

XRechnung: Was versteht man darunter?

XRechnung, auch Factur-X 1.0 genannt, ist ein Standard für elektronische Rechnungen. Seit dem 27. November 2020 müssen alle Dienstleister und Lieferanten, die eine Rechnung an die öffentliche Hand ausstellen möchten, dieses Format nutzen. Wer es nicht macht riskiert, dass seine Rechnung nicht bezahlt wird.

Was bringt die XRechnung?

Warum muss eine XRechnung geschrieben werden?

Mit der XRechnung soll das E-Invoicing vorangetrieben werden. Damit ist gemeint, dass die Behörden den kompletten Rechnungsprozess nun elektronisch ablaufen lassen möchten. Davon versprechen sie sich Zeit zu sparen und letztlich vermutlich auch weniger Personal zu benötigen. Weiterer Vorteil: Papierrechnungen sollen so nach und nach komplett abgeschafft werden.

Zeitersparnis und Kostenreduktion gilt dabei für beide Seiten, die das E-Invoicing nutzen. Denn auch Sie können von einer größeren Automatisierung des gesamten Prozesses profitieren. So gesehen ist der neue Standard gar nicht mal schlecht.

Und noch aus einem weiteren Grund sollten Sie sich schon jetzt mit der XRechnung auseinandersetzen: Vermutlich werden auch Unternehmen aus dem privaten Sektor früher oder später auf das neue Verfahren umstellen. Denn auch in der Privatwirtschaft sind weniger Kosten ein klares Argument für Neuerungen.

Wie wird die XRechnung erstellt?

XRechnung erstellen und versenden

Stellt sich noch die Frage, worauf zu achten ist, wenn Sie das neue Datenformat nutzen wollen. Zunächst einmal sollten Sie die XRechnung nicht mit einer Rechnung im PDF-Format verwechseln. Eine X-Rechnung kann zwar auch zusätzlich als PDF erstellt werden, ist aber viel mehr.

Da die XRechnung in einem ganz bestimmten, dem sogenannten XML-Rechnungsformat, angefertigt wird, kann sie maschinell ausgelesen werden. Unternehmen, die mit dem Bund oder einer Bundesbehörde zusammenarbeiten, reichen die Rechnung direkt über eine eigens dafür geschaffene Rechnungseingangsplattform ein. Das Programm überprüft die Rechnung im ersten Schritt auf Fehler und meldet – sofern es Fehler findet – diese direkt an Sie. Das spart wiederum Zeit.

XRechnung Beispiel

XRechnung
XRechnung XML

XRechnung mit easybill erstellen

Software für XRechnungen

Doch warum sollten Sie sich mit den komplizierten technischen Voraussetzungen der XRechnung länger als nötig beschäftigen? Ihr Vorteil: Mit easybill können Sie schon jetzt XRechnungen ausstellen und an Ihre Kunden versenden. Mit nur wenigen Klicks können Sie die Rechnungen, die Sie mit unserer Software erstellt haben, in das neue Format umwandeln und sofort am E-Invoicing teilnehmen. Auch dann, wenn es schnell gehen muss, bringt das neue Datenformat Sie nicht ins Schwitzen. Ganz easy  – dank easybill!

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