Seit 2025 müssen alle deutschen Unternehmen technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Ab 1.1.2027 wird auch der Versand von E-Rechnungen im B2B Bereich zur Pflicht für inländische Umsätze. In diesem Beitrag erklären wir, welche E-Rechnung-Formate es gibt und welche für dein Unternehmen die passenden sind.
Bei der E-Rechnungspflicht gilt noch eine Übergangsfrist bis Ende 2027 für Unternehmen mit weniger als 800.000 Euro Jahresumsatz, für alle mit mehr Umsatz wird der Versand von Rechnungen als E-Rechnung bereits ab 1.1.2027 Pflicht. Doch Vorsicht: Viele Großkunden und öffentliche Auftraggeber fordern schon heute die Umstellung auf moderne E-Rechnung Formate.
Welche E-Rechnung-Formate sind zulässig?
In Deutschland und Europa gibt es verschiedene strukturierte Formate, die die gesetzlichen Anforderungen grundsätzlich erfüllen. Die Wahl hängt oft vom Empfänger ab und wie dieser aufgestellt ist.
XRechnung
Die XRechnung enthält als rein maschinenlesbares XML-Format keine Bildkomponente. Es ist in Deutschland bereits seit Jahren der verbindliche Standard für die Kommunikation mit Behörden und öffentlichen Auftraggebern (B2G).
Um eine XRechnung erfolgreich zuzustellen, benötigst du in der Regel die sogenannte Leitweg-ID deines Kunden. Diese ID funktioniert wie eine Adresse und stellt sicher, dass deine Rechnung innerhalb der Behördenverwaltung automatisch an die richtige Stelle geleitet wird.
ZUGFeRD
Als hybrides Format kombiniert ZUGFeRD ein visuell lesbares PDF mit einer eingebetteten XML-Datei. Es ist im B2B-Bereich das beliebteste Format, da es sowohl vom Menschen als PDF gelesen als auch von Systemen automatisiert verarbeitet werden kann.
CII (UN/CEFACT)
Dieser internationale XML-Standard (Cross Industry Invoice) bildet die technische Basis für Formate wie ZUGFeRD und wird häufig von multinationalen Konzernen genutzt, die unterschiedliche Standards zusammenführen müssen.
PEPPOL BIS Billing 3
Streng genommen kein reines Dateiformat, sondern ein EU-weites Netzwerk. Es nutzt ein eigenes XML-Format (BIS 3.0), um Rechnungen direkt von System zu System zu übertragen. PEPPOL wird häufig für den grenzüberschreitenden Rechnungsversand genutzt, insbesondere im öffentlichen Bereich und bei international tätigen Unternehmen.
Vergleich der E-Rechnung-Formate
| Format | Typ | Primäres Ziel |
| XRechnung | Rein XML | Deutsche Behörden |
| ZUGFeRD 2.4 | PDF + XML | B2B und B2C (lesbar von Mensch & Maschine) |
| CII (UN/CEFACT) | Rein XML | Internationaler Datenaustausch |
| PEPPOL BIS 3.0 | Rein XML | Europäischer Datenaustausch |
Daneben existieren auch spezielle EDI-Lösungen für den automatisierten Datenaustausch zwischen großen ERP-Systemen. Diese spielen vor allem im Konzernumfeld eine Rolle.
ZUGFeRD Versionen: Erst ab Version 2.1.1 erfüllt ZUGFeRD die europäische Rechnungsnorm EN 16931. Ältere Versionen sind dafür nicht geeignet. Mit der aktuellen Version 2.4 bist du technisch auf dem aktuellen Stand und kannst rechtssicher strukturierte E-Rechnungen erstellen.
Welches E-Rechnungsformat ist für mich das richtige?
Für deine tägliche Arbeit gilt: Nutze immer die aktuellste Version (derzeit ZUGFeRD 2.4 oder XRechnung 3.0.2). Nur diese erfüllen die gesetzlichen Anforderungen der EN 16931 vollständig, indem sie alle Daten in den korrekten BT-Feldern (Business Terms) abbilden.
Aktuelle E-Rechnungsprogramme wie easybill bieten meist folgende Optionen:
- Wähle ZUGFeRD 2.4 (EN 16931) für deinen normalen B2B-Versand. Das ist die perfekte Mischung aus einem lesbaren PDF für dich und automatischen XML-Daten für die Software deines Kunden.
- Wähle ZUGFeRD 2.4 Extended, wenn du Skonto-Fristen und Beträge maschinenlesbar übertragen willst. Nutze das Extended-Profil nur nach Absprache mit deinem Kunden, da es über den gesetzlichen Mindeststandard hinausgeht.
- Nutze die XRechnung 3.x, sobald du an öffentliche Auftraggeber fakturierst oder dein Kunde explizit ein rein technisches XML-Format ohne PDF fordert.
Für die meisten B2B-Rechnungen ist ZUGFeRD 2.4 die erste Wahl. Sollte dein Auftraggeber besondere Wünsche bezüglich des Formates haben, wird er im Vorfeld darauf hinweisen.
WICHTIG: Unabhängig vom gewählten Format müssen weiterhin alle gesetzlichen Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 UStG enthalten sein. Moderne Rechnungssoftware stellt dies durch Pflichtfelder automatisch sicher und reduziert dadurch das Risiko fehlerhafter Rechnungen.
In 5 Schritten auf E-Rechnung umstellen
- Fristen verstehen: Analysiere, welche Übergangsfristen für den Empfang und Versand deiner Rechnungen gelten.
- Prozesse prüfen: Wie werden Rechnungen aktuell erstellt und wie wird der gesetzlich verpflichtende Empfang sichergestellt?
- Software wählen: Eine spezialisierte E-Rechnung-Software wie easybill kann alle gängigen E-Rechnung Formate erzeugen, empfangen und rechtssicher archivieren. Und das automatisch und ohne zusätzlichen Aufwand.
- Team briefen: Sorge dafür, dass deine Mitarbeitenden die neuen Formate kennen und sicher damit umgehen können.
- Einfach starten: Nutze die Übergangsphasen, um deine Prozesse ohne Zeitdruck zu optimieren und dich einzuspielen.
Warum eine PDF-Rechnung nicht mehr ausreicht
Ein PDF oder eine Word-Datei ist zwar eine digitale Rechnung, aber keine strukturierte E-Rechnung. Eine rechtssichere E-Rechnung nach der europäischen Norm EN 16931 muss maschinenlesbar sein. Dies ermöglicht es Systemen, Informationen wie Rechnungsbeträge, Steuersätze und Kontodaten ohne manuelles Erfassen fehlerfrei auszulesen.
E-Rechnung im richtigen Format erstellen mit easybill
easybill macht die Umstellung auf E-Rechnungsformate einfach und sorgt dafür, dass deine Buchhaltung rechtssicher bleibt.
- Voller Funktionsumfang zum Nulltarif: Im Gegensatz zu vielen anderen Anbietern musst du bei easybill im kostenlosen Tarif auf nichts verzichten. Du nutzt dein eigenes Rechnungsdesign, kannst Rabatte gewähren, Mahnungen schreiben und Daten per DATEV-Export direkt an deine Steuerkanzlei übertragen.
- Perfekt für den Start: Mit bis zu 3 Kunden und 50 Dokumenten pro Monat ist der Free-Tarif ideal für Kleinunternehmer und Freelancer, die ein Profi-Werkzeug suchen, das bei wachsendem Bedarf mit deinem Business organisch mitwächst.
- Rechtssicherheit ohne Fachchinesisch: Deine Rechnungen sind zu 100 % GoBD-konform. easybill übernimmt die technische Komplexität der Formate (ZUGFeRD, XRechnung), während du dich auf dein Geschäft konzentrierst.
Warte nicht bis zum Ende der Übergangsfristen: Stelle deine Buchhaltung heute um, um wettbewerbsfähig zu bleiben und von Anfang an von automatisierten Abläufen zu profitieren.
Häufige Fragen zu E-Rechnungsformaten
Kann ich das Format frei wählen?
Nicht immer. In der Praxis entscheidet häufig der Rechnungsempfänger, welches Format akzeptiert wird.
Muss ich mich auf ein einziges Format festlegen?
Nein. Viele Unternehmen nutzen je nach Kunde unterschiedliche Formate parallel. In easybill kannst du auswählen, welcher Kunde welches bevorzugte Format bekommt.
Warum ist die Archivierung beim XML-Format so wichtig?
Bei E-Rechnungen ist immer der strukturierte Datenteil (XML) entscheidend. Ein ausgedrucktes PDF allein reicht deshalb für die Archivierung nicht aus. Du musst also die XML-Datei wie jede andere Rechnung 8 Jahre revisionssicher speichern (§ 14b Abs. 1 UStG.). easybill archiviert alle Belege für dich rechtskonform über den gesamten Zeitraum.
Erkennt mein Kunde automatisch, welches Format ich sende?
Nein. Das Format muss klar vereinbart oder vorgegeben sein, sonst kann es zu Ablehnungen kommen.
Kann ich ein Format später wechseln?
Ja. Ein Formatwechsel ist jederzeit möglich, solange die neue Rechnung normkonform erstellt wird.
Sind alle Formate untereinander kompatibel?
Nein. Auch wenn sie auf derselben Norm basieren, sind sie technisch nicht automatisch austauschbar.
Kann ich eine E-Rechnung in ein anderes Format umwandeln?
Mit easybill erfolgt die Umwandlung nicht durch Konvertieren einer bestehenden XML-Datei. Stattdessen wird die Rechnung im System neu im gewünschten Zielformat erzeugt, zum Beispiel als ZUGFeRD oder XRechnung.
Was passiert, wenn mein Kunde ein veraltetes Format verlangt?
Dann sollte geprüft werden, ob es noch gültig ist. Nicht jede ältere Version wird noch unterstützt.
Brauchen kleine Unternehmen andere Formate als große?
Nein. Die Formate unterscheiden nicht nach Unternehmensgröße, sondern nach den technischen Anforderungen des Empfängers. Vor allem Behörden unterliegen klaren Vorgaben, an die sich Auftragnehmer zu halten haben.
Sind E-Rechnungsformate international einheitlich?
Nein. Zwar gibt es europäische Standards, aber einzelne Länder haben ggf. zusätzliche Anforderungen. Im Zweifelfall steht unser Support jederzeit zur Verfügung, um deine Fragen zur E-Rechnung zu klären.
Kann ich zusätzliche Informationen in einem Format ergänzen?
Ja, sofern sie die Struktur nicht verletzen und vom Empfängersystem verarbeitet werden können.
Sind strukturierte Formate komplizierter als PDFs?
Für den Nutzer nicht zwingend, moderne Software erstellt das Format automatisch im Hintergrund, ohne einen Mehraufwand.
