Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Adresse für elektronische Rechnungen, die an öffentliche Auftraggeber der Bundesverwaltung geschickt werden. Sie sorgt dafür, dass deine E-Rechnung an der richtigen Stelle landet. Anders als eine Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID ist sie nicht für dein Unternehmen bestimmt, sondern für deinen Kunden, also den öffentlichen Auftraggeber.
Du selbst musst als Freelancer oder Unternehmer keine eigene Leitweg-ID beantragen. Stattdessen stellt dir dein öffentlicher Auftraggeber diese bei Auftragserteilung zur Verfügung. Du brauchst sie nur in deiner elektronischen Rechnung einzutragen, damit deine E-Rechnung akzeptiert und bezahlt werden kann.
Warum ist die Leitweg-ID wichtig?
Ab dem 1. Januar 2025 wird es verpflichtend, elektronische Rechnungen für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern (B2B) zu nutzen. Bei öffentlichen Auftraggebern ist das schon länger Standard. Die Leitweg-ID ist hier ein Muss, weil sie es Behörden erleichtert, deine Rechnung richtig zu verarbeiten und schnell zu bezahlen.
Die Leitweg-ID identifiziert eindeutig den öffentlichen Auftraggeber. Sie sorgt dafür, dass deine Rechnung im richtigen System landet. Sie ist eine Pflichtangabe auf jeder E-Rechnung an die Bundesverwaltung.
Tipp
Verwende für E-Rechnungen Software wie easybill, um keine Fehler zu machen und rechtssichere Rechnungen zu erstellen. easybill erlaubt dir außerdem eine papierlose Zusammenarbeit mit deinem Steuerbüro und erleichtert den Arbeitsalltag enorm.
Wie sieht die Leitweg-ID aus?
Die Leitweg-ID ist eine Kombination aus Buchstaben und Zahlen. Sie besteht aus drei Teilen
- Grobadressierung, die zeigt, zu welchem Teil der Verwaltung der Rechnungsempfänger gehört. Zum Beispiel 991 für die unmittelbare Bundesverwaltung.
- Feinadressierung mit Informationen über die genaue Adresseinheit innerhalb der Behörde.
- Prüfziffer zur Überprüfung der Richtigkeit.
So könnte eine Leitweg-ID aussehen
Diese Struktur hilft den elektronischen Rechnungseingangsplattformen, die Rechnung korrekt weiterzuleiten. (Quelle: Beschaffungsamt des BMI)
Wo finde ich die Leitweg-ID?
Die Leitweg-ID wird dir von deinem Auftraggeber mitgeteilt, in der Regel bei der Auftragserteilung oder Bestellung. Du musst also nicht selbst recherchieren oder beantragen.
Falls du dir unsicher bist oder die Leitweg-ID nicht mitgeteilt bekommst, frage direkt bei deinem Ansprechpartner in der Behörde oder beim öffentlichen Auftraggeber nach.
Wann und wo musst du die Leitweg-ID angeben?
Die Leitweg-ID gehört immer auf eine elektronische Rechnung, wenn der Empfänger ein öffentlicher Auftraggeber der Bundesverwaltung ist. Sie wird als Pflichtangabe eingetragen, bei easybill im Feld “Referenz des Käufers”.
Was tun bei Problemen?
Manchmal kann es vorkommen, dass deine Rechnung wegen einer fehlerhaften Leitweg-ID nicht akzeptiert wird. Typische Gründe sind eine falsche Schreibweise, zum Beispiel zusätzliche Leerzeichen oder Bindestriche an der falschen Stelle. Oder du hast eine veraltete oder falsche Leitweg-ID.
Falls du eine Fehlermeldung bekommst, zum Beispiel Leitweg-ID ist nicht valide, prüfe zuerst, ob du die Leitweg-ID genau so eingetragen hast, wie du sie bekommen hast. Achte auch darauf, dass du keine Leerzeichen vor oder hinter der ID eingefügt hast.
Wenn du selbst keinen Fehler findest, kontaktiere deinen Auftraggeber direkt. In der Regel liegt das Problem dort und kann von der Behörde geklärt werden.
ZRE und OZG-RE Plattformen
Aktuell gibt es zwei zentrale Plattformen, über die Rechnungen an die Bundesverwaltung eingereicht werden
- ZRE Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes
- OZG-RE Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform
Zum 31.12.2025 wird die ZRE eingestellt. Ab dann ist nur noch die OZG-RE relevant. Du erhältst dazu von deinem Auftraggeber rechtzeitig alle nötigen Informationen.
Fazit Dein Fahrplan zur sicheren Rechnungsstellung
- Leitweg-ID bekommen. Du erhältst sie vom öffentlichen Auftraggeber.
- E-Rechnung schreiben. Nutze eine Software, die den XRechnung-Standard unterstützt, zum Beispiel easybill, um die Leitweg-ID im Feld Käuferreferenz korrekt einzutragen.
- Rechnung prüfen. Kontrolliere die Leitweg-ID auf Tippfehler oder falsche Bindestriche.
- Bei Fragen fragen. Falls du dir unsicher bist, wende dich direkt an deinen Ansprechpartner beim Auftraggeber.
Tipp
Rechnungsprogramme wie easybill haben mittlerweile Vorlagen für E-Rechnungen und XRechnung integriert. Das hilft dir, Pflichtfelder wie die Leitweg-ID problemlos und korrekt zu pflegen.
