E-Rechnung für Steuerberater:
Wie Sie die digitale Transformation und gesetzlichen Anforderungen meistern!
Lesezeit: ca. 8 Minuten
Veröffentlicht: 13.05.24
Die E-Rechnung als Wegbereiter der Digitalisierung für Steuerberater
Die fortschreitende Digitalisierung beeinflusst das Berufsfeld der Steuerberater maßgeblich. E-Rechnungen tragen dazu bei, den Rechnungsstellungsprozess effizienter zu gestalten und die Einhaltung neuer gesetzlicher Vorgaben zu gewährleisten. Dieser Artikel bietet eine fundierte Anleitung zur Implementierung und Optimierung dieser Prozesse.
Grundlagen der E-Rechnung
Was ist eine E-Rechnung?
Die E-Rechnung ist ein maschinell verarbeitbares Datenformat, das gesetzlichen Vorgaben entspricht. Besonders relevant für Steuerberater in Deutschland sind die Standards XRechnung und ZUGFeRD, die eine verbesserte Verarbeitungseffizienz ermöglichen.
XRechnung und ZUGFeRD für Steuerberater
Für Steuerberater in Deutschland ist der XRechnung-Standard besonders relevant, da er für öffentliche Aufträge verpflichtend ist. ZUGFeRD kombiniert PDF-Dokumente und XML-Daten, was die universelle Anwendbarkeit und einfache Integration in bestehende Systeme ermöglicht.
Implementierungsfahrplan der E-Rechnung:
- Bis 2025: Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
- Bis 2026: Übergangsfrist für Papierrechnungen und nicht-standardisierte E-Rechnungen.
- Bis 2027: Für Kleinunternehmen gelten erleichterte Bedingungen.
- Ab 2028: Verpflichtende E-Rechnung für alle Unternehmen.
Erfahren Sie alles über E-Rechnungen in unserem umfassenden Ratgeber zur E-Rechnung
Lesetipp!
Für eine tiefergehende Anleitung zur Einführung und Optimierung von E-Rechnungen besuchen Sie unseren ausführlichen Blogartikel: Meistern Sie die E-Rechnung: Ein How-to Guide für Steuerberater und Mandanten
Bewältigung neuer Herausforderungen für Steuerberater
Datensicherheit bei E-Rechnungen
Datenschutz und Datensicherheit sind zentrale Herausforderungen bei der Einführung von E-Rechnungen. Steuerberater sind verpflichtet, ihre Systeme DSGVO-konform zu gestalten und höchste Sicherheitsstandards zu gewährleisten. Essentiell hierfür ist die Implementierung sicherer Netzwerke und die Nutzung verschlüsselter Datenübertragungen, um die Vertraulichkeit und Integrität der Informationen zu schützen. Diese Maßnahmen stärken das Vertrauen der Mandanten und erfüllen gesetzliche Anforderungen.
Rechtskonformität und Fortbildung
Steuerberater müssen gesetzliche Vorgaben präzise einhalten. Dies umfasst Rechnungslegung, Archivierung und Datenschutz. Regelmäßige Fortbildungen sind notwendig, um auf dem neuesten Stand der Gesetzgebung zu bleiben.
Folgendes Beispiel könnte vermieden werden:
Ein Steuerberatungsbüro entscheidet sich im Jahr 2024 für eine neue Rechnungssoftware, in Vorbereitung auf die 2025 in Kraft tretenden Vorschriften für E-Rechnungen. Leider erweist sich die Software später als nicht konform mit den neuesten E-Rechnungsstandards. Die Sicherheitslücken und die Nichtkonformität der Software führen zu potenziellen gesetzlichen Konflikten, die ab 2025 relevant werden könnten. Diese Situation könnte vermieden werden durch die sorgfältige Auswahl einer zuverlässigen Software, die den aktuellen und zukünftigen Standards entspricht.
Auswahl der richtigen E-Rechnungssoftware
Die richtige Software ist entscheidend für die effiziente Nutzung von E-Rechnungen. Lösungen wie easybill bieten umfangreiche Funktionen zur Integration, Verarbeitung und Verwaltung dieser Rechnungen, was Steuerberatern hilft, ihre Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren.
Checkliste für die Auswahl von Rechnungssoftware:
- Kompatibilität: Sicherstellung der Unterstützung gängiger
E-Rechnungsstandards wie XML und EDI. - Sicherheit: Auswahl von Lösungen mit verschlüsselten Protokollen wie HTTPS und SFTP.
- Benutzerfreundlichkeit: Eine intuitive Oberfläche, die an spezifische Anforderungen anpassbar ist.
- Integration: Nahtlose Integration in bestehende Buchhaltungs- und ERP-Systeme.
- Automatisierung: Funktionen zur Automatisierung der Rechnungsverarbeitung zur Zeit- und Fehlerreduktion.
- Support und Schulung: Verfügbarkeit von Kundensupport und Schulungsangeboten.
- Preis-Leistung: Bewertung des Preis-Leistungs-Verhältnisses der Software.
- Aktualisierungen: Regelmäßige Updates, die mit sich ändernden Technologien und Anforderungen Schritt halten.
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Die E-Rechnung in Deutschland: Eine neue Perspektive für Steuerberater
Die elektronische Rechnungserstellung bringt für Steuerberater neue Herausforderungen und Chancen, ihre Mandanten effektiv zu unterstützen und zu beraten:
Verpflichtende E-Rechnung im öffentlichen Sektor
Seit November 2020 ist die Ausstellung elektronischer Rechnungen für Zulieferer des öffentlichen Sektors in Deutschland verpflichtend. Der Standard XRechnung dominiert, doch die unterschiedlichen Anforderungen der öffentlichen Einrichtungen verlangen von Anbietern flexible Systemanpassungen. Steuerberater spielen eine wichtige Rolle, indem sie ihre Mandanten über notwendige Anpassungen und steuerliche Implikationen informieren.
Implementierung eines Meldesystems nach EU-ViDA-Richtlinie
Ab dem 1. Januar 2028 sind die EU-Mitgliedstaaten durch die EU-ViDA-Richtlinie verpflichtet, grenzüberschreitende und nationale B2B-Umsätze zu melden. Deutschland entwickelt ein Meldesystem, das lokale und EU-weite Umsatzdaten effizient erfassen soll. Steuerberater müssen dieses System kennen, um ihre Klienten bei der korrekten und fristgerechten Datenmeldung zu unterstützen.
Entwicklung einer zentralen E-Rechnungsplattform
Deutschland plant, eine zentrale Plattform für E-Rechnungen einzuführen, um den Datenaustausch zu standardisieren und die Verarbeitung zu vereinheitlichen. Diese Plattform wird nicht nur die Plausibilität der E-Rechnungen prüfen, sondern auch relevante Daten für die steuerliche Verwaltung extrahieren. Steuerberater sind entscheidend, um die korrekte Rechnungsübermittlung sicherzustellen.
Proaktive Maßnahmen für Steuerberater
Steuerberater sollten auf die stärkere Automatisierung und Integration in die Rechnungssysteme vorbereitet sein, wobei technologische Fortschritte wie künstliche Intelligenz die Effizienz steigern. Sie müssen auch die gesetzlichen Entwicklungen kontinuierlich verfolgen, um Compliance sicherzustellen.
Handlungsempfehlungen:
- Zusammenarbeit mit Experten: Nutzen Sie Best Practices und Erfahrungen von Fachleuten, um alle relevanten Aspekte der
E-Rechnung zu berücksichtigen. - Überprüfung der Prozesse: Optimieren Sie bestehende Buchhaltungs- und Rechnungsprozesse für E-Rechnungen.
5 Schritte zur Einführung der E-Rechnung für Steuerberater und ihre Mandanten
Die Umstellung auf E-Rechnungen erfordert eine gründliche Planung und Durchführung. Hier sind die entscheidenden Schritte, um Steuerberater und ihre Mandanten bei diesem Prozess zu unterstützen:
Schritt 1: Einhaltung des Rechtsrahmens und Compliance
Als Steuerberater ist es entscheidend, den gesetzlichen Rahmen und die Compliance-Vorschriften für E-Rechnungen genau zu kennen. Eine umfassende Schulung Ihrer Mandanten ist ebenfalls wichtig, damit sie die Anforderungen verstehen und ihre internen Prozesse entsprechend anpassen können.
Schritt 2: Analyse der aktuellen Prozesse
Gemeinsam mit Ihren Mandanten sollten Sie die aktuellen Buchhaltungs- und Rechnungsprozesse eingehend prüfen. Erstellen Sie eine detaillierte Checkliste, um sicherzustellen, dass alle relevanten Aspekte für die Umstellung berücksichtigt werden.
Schritt 3: Schulung und Bewusstseinsbildung
Informieren Sie Ihre Mandanten über die Vorteile und Anforderungen der E-Rechnung. Organisieren Sie Schulungen und Workshops, um das Bewusstsein zu schärfen und das Verständnis für die Umstellung zu fördern.
Schritt 4: Evaluierung und Implementierung der Technologie
Empfehlen Sie Ihren Mandanten geeignete technologische Lösungen für die Erstellung, den Versand und den Empfang von E-Rechnungen. Dies kann die Integration spezialisierter Software oder die Anpassung bestehender Systeme umfassen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
Schritt 5: Überwachung und Unterstützung nach der Implementierung
Bleiben Sie auch nach der Einführung der E-Rechnung an der Seite Ihrer Mandanten. Führen Sie regelmäßige Überprüfungen durch und bieten Sie Unterstützung an, um sicherzustellen, dass die neuen Prozesse reibungslos funktionieren und die Compliance gewahrt bleibt.
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Die Lösung: Mit easybill bleiben Sie immer auf dem neuesten Stand der Gesetzeslage. Unsere Rechnungssoftware sorgt dafür, dass Sie automatisch alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen:
Bei Rechnungen sorgt easybill dafür, dass Sie stets den neuesten gesetzlichen Anforderungen entsprechen und rechtssicher bleiben, auch wenn sich Gesetze ändern.
Einhaltung der Aufbewahrungsfristen: Alle Dokumente werden automatisch gemäß den GoBD-Vorschriften gespeichert.
Datenschutz nach DSGVO: Wir gewährleisten, dass Ihre Daten stets gesetzeskonform geschützt sind.