easybill Funktionen

Mahnungen schreiben

Professionelle Mahnungen und Erinnerungen

Mahnungen sind ein heikles Thema im Hinblick auf eine gut funktionierende Kundenbeziehung. Daher gilt es hier umso mehr, professionell und wertschätzend aufzutreten. Wie das gelingt? Natürlich mit unserem Angebot. Denn damit haben Sie die Wahl zwischen verschiedenen Dokumentenvorlagen, die Sie nach Ihren Vorstellungen anpassen können.

Das gilt übrigens nicht nur für die Vorlagen. Auch das Mahnwesen an sich lässt sich genau auf Ihre Bedürfnisse und natürlich auch die Ihrer Kunden zuschneiden. So können Sie beispielsweise die Erinnerungsfunktion nutzen, um eine Benachrichtigung vor der Fälligkeit einer Rechnung an den Kunden per E-Mail oder per Post zu senden.

Weiterer Vorteil: Mit unserer Software haben Sie die Option, in bestimmten Intervallen einen Abgleich der Bankkonten durchzuführen. So kann das Mahnwesen ohne Probleme auch von anderen Mitarbeitern Ihres Unternehmens übernommen werden.

Unser professionelles Mahnwesen im Überblick:

Abo Rechnungen senden

Wiederkehrende Rechnungen

Sie stellen häufig regelmäßige Posten in Rechnung, z. B. Abos, Wartungsverträge oder Leistungspakete? Dann setzen Sie auf Effizienz und nutzen Sie unsere Funktion „Wiederkehrende Rechnung“. Mit wenig Aufwand definieren Sie eine Vorlage, aus der die wiederkehrende Rechnung automatisiert erstellt und versendet wird – ähnlich wie ein Dauerauftrag beim Online-Banking.

Unsere Abo-Rechnungen im Überblick:

Gutschriften und Stornorechnungen

Transparente Abrechnungskorrekturen: Sichere Gutschriften und Stornorechnungen

Sie haben nach dem Versand der Rechnung einen Fehler entdeckt? Auch das ist kein Problem mit unserer Software, denn auch Korrekturen der Rechnung lassen sich mit nur wenigen Klicks erledigen.

Und damit die Buchhaltung auch trotz einer stornierten Rechnung noch stimmt, gibt es bei easybill die Optionen Stornos oder Gutschriften zu erstellen. Damit bleibt auch mit einer Rechnungskorrektur der Zahlungsverkehr rechtssicher und nachvollziehbar.

Unsere Gutschriften und Stornorechnungen im Überblick:

Artikel und Dienstleistungen

Vollständige Kontrolle: Artikel, Dienstleistungen und Texte für präzise Abrechnungen

Wählen Sie bei der Rechnungserstellung aus unterschiedlichen Rechnungsposten aus und sorgen Sie so dafür, dass Ihre Rechnung nachvollziehbar und übersichtlich ist.

Vorteil für Sie: Sie entscheiden sich zwischen Artikel, Dienstleistungen und Texten und legen die Bezeichnung und den Preis für die einzelnen Posten nur ein Mal fest. Bei jeder folgenden Rechnung können Sie auf die hinterlegten Daten zurückgreifen und so eine ganze Menge Zeit sparen. Das ist aber noch nicht alles: Sie haben darüber hinaus auch die Option, Einkaufspreise und Lagerbestände zu erfassen und über die integrierte Auswertung nach zu verfolgen.

Gerade für Onlinehändler ist das eine große Erleichterung. Denn so können Sie die Lagerverwaltung, Anzahl der Verkäufe und Bestellungen direkt über unsere Software managen – ein Rund-um-Service aus einer Hand.

Unsere Artikel und Dienstleistungen im Überblick:

Zeiterfassung

Zeiterfassung einfach gemacht

Sie möchten Zeiteinträge erfassen können, um diese den Kunden in Rechnung zu stellen? Die Verwendung einer zusätzlichen Software würden Sie jedoch gerne vermeiden? Nutzen Sie Zeiteinträge und deren komfortable Übernahme in eine easybill-Rechnung. Halten Sie nach welche Zeiteinträge bereits abgerechnet wurden und welche noch offen sind. Fügen Sie Leistungsnachweise in der Rechnung bei, als Nachweis für Ihren Kunden.

Projektverwaltung

Jedes Projekt jederzeit im Überblick

Eine Projektmanagement-Software ist zu umfangreich und bedeutet für Sie wieder Mehraufwand? Legen Sie mit nur wenigen Klicks Ihre Projekte in easybill an. Definieren Sie Budgets, Stundensatz und Zusatzinformationen. Behalten Sie stets den Überblick über erfasste Zeiteinträge, erfasste Artikel für dieses Projekt und abgerechnete Positionen. Übernehmen Sie mit nur wenigen Klicks ein komplettes Projekt in eine Rechnung.

Aufgaben

Effizientes Aufgabenmanagement: Bessere Organisation

Notizen und Zettelwirtschaft rund um den Arbeitsplatz? Das war gestern. Speichern Sie sich wichtige Aufgaben direkt in easybill. Lassen Sie sich an fällige Aufgaben direkt auf Ihrer easybill-Startseite erinnern, weisen Sie wichtige To Do´s Ihren Mitarbeitern zu und verknüpfen Sie Reminder direkt mit den gewünschten Kundendaten oder Dokumenten.

Aufgaben

Ihre Marke im Fokus: Individuelles Briefpapier für gestalten

Sie möchten den komfortablen Service einer Rechnungssoftware und trotzdem nicht auf Ihr individuelles Briefpapier verzichten? Auch daran haben wir gedacht: In nur wenigen Schritten können Sie das Layout so anpassen, dass sich der gesamte Schriftverkehr nahtlos in Ihre Corporate Identity einfügt.

Mit wenigen Klicks können Sie ihr Firmenlogo, Informationen und Kontaktdaten hinterlegen und bei jedem neuen Dokument auf die eigens erstellte Vorlage zurückgreifen. Aufwändiges händisches Eingeben und Anpassen gehören damit der Vergangenheit an.

Unser individuelles Briefpapier im Überblick:

• Option, eigenes Layout hochzuladen und Vorlagen individuell anzupassen
• Einheitliche Firmendarstellung nach außen
• Firmenangaben und Informationen hinterlegen und für jeden Vorgang wieder verwenden

Kundenverwaltung

Alle Kontakte überall verfügbar

Eine Software installieren? Das war gestern. Nutzen Sie die komfortable Kundenverwaltung in easybill. Legen Sie Ihre Kunden und Kontakte an und pflegen Sie diese jederzeit online. Speichern Sie individuelle Informationen direkt im Kunden, ob Rabatte, Sonderpreise, Ansprechpartner und vieles mehr. Auch Ihre Mitarbeiter haben somit jederzeit Zugriff.

Unsere Kundenverwaltung im Überblick:

• Automatische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) Prüfung bei Rechnungserstellung
• Auswertung über umsatzstärkste Kunden
• Flexibler Export der Kundendaten als CSV oder Excel

Mitarbeiterrollen

easybill für Ihr Team mit Rollen und Rechten

easybill ist mehrbenutzerfähig. Was zunächst vielleicht etwas sperrig klingt, ist in Wirklichkeit genau das Gegenteil. Denn mit unserem Rechnungsprogramm können gleich mehrere Mitarbeiter gemeinsam Zugriff auf die Buchungsvorgänge erhalten.

Dazu können Sie ganz einfach mehrere Mitarbeiter-Profile anlegen, die bestimmte Rechte erhalten – sofern Sie nicht den gesamten Prozess aus der Hand geben möchten. Definieren Sie außerdem Rollen für Ihre Mitarbeiter mit jeweils individuellen Zugriffsrechten, während Sie Administrator bleiben und den Überblick behalten. So können Sie nachvollziehen, welcher Mitarbeiter welche Rechnung angelegt, bearbeitet oder storniert hat.

Unsere Mitarbeiter und Rollen im Überblick:

• Teams definieren, die die Rechnungserstellung und Buchhaltung gemeinsam managen
• Individuelle Zugriffsrechte für verschiedene Mitarbeiter definieren
• Eigener Schlüssel für jeden Mitarbeiter über API Key

Eigener Zugang für den Steuerberater

Geben Sie Ihrem Steuerberater Zugriff auf Ihre Rechnungen

Nicht nur Mitarbeiter können eigene Zugriffsrechte und Zugänge erhalten. Wenn Sie möchten, kann auch Ihr Steuerberater mit einem eigenen Account auf unsere Rechnungssoftware zugreifen. So sparen Sie sich den Aufwand, Rechnungen und Belege sammeln zu müssen  – denn die notwendigen Dokumente kann er nun selbst über die DATEV-Schnittstelle exportieren.

Unser Zugang für den Steuerberater im Überblick:

• Eigener Account für Steuerberater mit Zugriff auf Rechnungen und Belege
• DATEV-Export mit allen notwendigen Buchungsdaten
• Missverständnisse vermeiden dank nachvollziehbarer Abwicklung für beide Seiten

Sicherheit Ihrer Daten

Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)

Die Sicherheit Ihrer Daten hat für uns höchste Priorität. Aktivieren Sie einen zweiten Faktor für den Login in Ihren Account. Somit benötigen Sie für den Login nicht nur Ihr Passwort, sondern zusätzlich einen Code, der von Smartphone Apps wie z. B. Authy oder Google Authenticator generiert wird. Sie können dies natürlich auch für die Zugänge Ihrer Mitarbeiter aktivieren.

Sie haben keine Zeit um Rechnungen zur Post zu bringen?

Integrierte Postschnittstelle für Rechnungsversand

easybill bietet Ihnen ein Rundum-Sorglos-Paket für alle Bereiche rund um die Buchhaltung. Dazu gehört natürlich auch der Versand der Rechnungen, denn auch den übernehmen wir gerne für Sie.

Das bedeutet: Statt Rechnungen auszudrucken, zu falten, den Briefumschlag zu adressieren und zu frankieren und schließlich zu versenden, müssen Sie ab jetzt nur noch Folgendes tun: Sich entspannt zurücklehnen, denn den Rechnungsversand erledigen von nun an wir für Sie.

Natürlich haben Sie trotzdem weiterhin die Option, Ihre Rechnungen als PDF-Dokument per E-Mail direkt an Ihre Kunden zu verschicken. Und wenn Sie es wirklich noch möchten, können Sie den gesamten Rechnungsablauf vom Druck bis zum Versand selbstverständlich auch nach wie vor selbst managen.

Unser Rechnungsversand im Überblick:

• Rechnungen komfortabel über integrierte Postschnittstelle oder per E-Mail versenden lassen
• Rechnungen downloaden und als PDF-Dokument per E-Mail versenden
• Rechnungen ausdrucken und Versand selbst übernehmen (Post oder Fax) und als “versendet” markieren

Der direkte Draht zu Ihrem Steuerberater

DATEV-Datenservice

Dank DATEV-Datenservice (vormals: DATEV connect online) lassen sich Daten direkt an Ihren Steuerberater übermitteln. Eine Funktion, die Sie ganz bestimmt nicht mehr missen möchten, sobald Sie ein Mal gesehen haben, wie einfach von nun an die Steuererklärung ist.

Denn mit DATEV-Datenservice bekommt nicht nur der Steuerberater die Buchungsdaten, die er benötigt, der Service übermittelt auch die Belegbilder direkt an DATEV.

DATEV-Datenservice im Überblick:

• Belege und Belegsätze werden effizient an den Steuerberater übermittelt
• Daten sind in Echtzeit verfügbar
• Sichere Datenübertragung über DATEV-Rechenzentrum

Bankkonten­abgleich

Automatischer Zahlungsabgleich

Überprüfen Sie zu festen Terminen, welche Kunden schon gezahlt haben und welche noch daran erinnert werden müssen? Auch das gehört ab jetzt der Vergangenheit an, denn easybill übernimmt diese Aufgabe nun für Sie.

Unser automatischer Bankkontenabgleich teilt Ihnen mit, welche Transaktionen bereits erledigt sind und welche Vorgänge Ihre Aufmerksamkeit benötigen.

Dabei können Sie auch diesen Service ganz individuell konfigurieren und eigene Regeln definieren, nach denen Sie informiert werden. Das spart Ihnen auch die lange Einarbeitung von Mitarbeitern, falls Sie diese Aufgabe einmal auslagern möchten. Denn dank des Programms haben Sie mit nur einem Klick einen Überblick über den aktuellen Stand.

X-Rechnung

Sofortiger Einstieg ins E-Invoicing

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums für elektronische Rechnung Deutschland) und damit die XRechnung sind neue Standards bei der Rechnungserstellung. Für einige Unternehmen und vor allem Behörden sind sie nun Pflicht.

Da die XRechnung in einem ganz bestimmten, dem sogenannten XML-Rechnungsformat, angefertigt wird, kann sie maschinell ausgelesen werden. Unternehmen, die mit dem Bund oder einer Bundesbehörde zusammenarbeiten, reichen die Rechnung direkt über eine eigens dafür geschaffene Rechnungseingangsplattform ein.

Mit easybill können Sie schon jetzt XRechnungen ausstellen und an Ihre Kunden versenden. Mit nur wenigen Klicks können Sie die Rechnungen, die Sie mit unserer Software erstellt haben, in das neue Format umwandeln und sofort am E-Invoicing teilnehmen. Auch dann, wenn es schnell gehen muss, bringt das neue Datenformat Sie nicht ins Schwitzen. Ganz easy – dank easybill!

Unsere XRechnung Funktion im Überblick: