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Rechnungen Schreiben

Beim Schreiben von Rechnungen kommt es vor allem darauf an, dass diese steuerrechtlich korrekt ausgestellt sind – und das nicht nur für Ihre Kunden in Deutschland. Mit unserer Software können Sie darauf vertrauen, dass auch für Kunden in EU- oder Drittländern Ihre Rechnung rechtssicher ist.

Rechtssicherheit ist der eine Aspekt beim Rechnungen schreiben. Der zweite ist die Corporate Identity oder der Wunsch nach einem individuellen Design. Auch das können Sie mit unserer Rechnungssoftware lösen.

Unsere Rechnungen im Überblick:

• Layout- und Vorlageneditor für individuelle Rechnungen und andere Dokumente
• Verwenden Sie Ihr eigenes Logo oder Briefpapier
• Flexible Spaltenbeschriftung
• Passen Sie das Rechnungsnummernformat nach Ihren Wünschen an
• Fügen Sie nützliche Tools wie QR-Codes und PayPal Button direkt mit in die Rechnung ein
• Sichern Sie Ihre Dokumente zusätzlich automatisch in Ihrem Cloud-Speicher (Dropbox, OneDrive, Google Drive)

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Rechnung schreiben am Mac
Rechnungslayout

Auftragsabwicklung

Easybill unterstützt Sie vom ersten Schritt an in der Zusammenarbeit mit Ihren Kunden. Daher gehört selbstverständlich auch die Auftragsabwicklung zu unserem Angebot dazu. Erstellen Sie mit unserer Software professionelle Angebote, die Sie nach eigenen Wünschen anpassen und versenden können.

Sollten Sie mit Ihrem Kunden ins Geschäft kommen, können Sie über easybill auch ganz einfach die Auftragsbestätigung versenden. Auch das geht mit wenigen Klicks. Denn Kundendaten, Positionsbeschreibungen und Rechnungsposten sind bereits hinterlegt und können übernommen werden.

Unsere Auftragsabwicklung im Überblick:

• Professionelle Angebote und Auftragsbestätigungen mit wenigen Klicks erstellen
• Benötigte Angaben einfach aus den Stammdaten übernehmen
• Versand per E-Mail, Post oder Fax möglich

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Professionelle Mahnungen und Erinnerungen

Mahnungen sind ein heikles Thema im Hinblick auf eine gut funktionierende Kundenbeziehung. Daher gilt es hier umso mehr, professionell und wertschätzend aufzutreten. Wie das gelingt? Natürlich mit unserem Angebot. Denn damit haben Sie die Wahl zwischen verschiedenen Dokumentenvorlagen, die Sie nach Ihren Vorstellungen anpassen können.

Das gilt übrigens nicht nur für die Vorlagen. Auch das Mahnwesen an sich lässt sich genau auf Ihre Bedürfnisse und natürlich auch die Ihrer Kunden zuschneiden. So können Sie beispielsweise die Erinnerungsfunktion nutzen, um eine Benachrichtigung vor der Fälligkeit einer Rechnung an Kunden zu senden.

Weiterer Vorteil: Mit unserer Software haben Sie die Option, in bestimmten Intervallen einen Abgleich der Bankkonten durchzuführen. So kann das Mahnwesen ohne Probleme auch von anderen Mitarbeitern übernommen werden.

Unser professionelles Mahnwesen im Überblick:

• Automatisches Mahnwesen für schnellere und effizientere Abwicklung
• Möglichkeit, Zahlungserinnerung vor der Fälligkeit einer Rechnung zu verschicken
• Rechtssichere Mahnungen mit korrekter Rechnungsnummer
• Individuelle Anpassungen an Kundengruppen möglich
• Einfacher Zahlungsabgleich durch integrierte Bankanbindung
• Schnittstelle zu Inkasso-Dienstleister, um Forderungen direkt zu übergeben

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Abo-Rechnungen

Sie stellen häufig regelmäßige Posten in Rechnung, z. B. Abos, Wartungsverträge oder Leistungspakete? Dann setzen Sie auf Effizienz und nutzen Sie unsere Funktion „Wiederholungsrechnung“. Mit wenig Aufwand definieren Sie eine Vorlage, aus der die wiederkehrende Rechnung automatisiert erstellt und versendet wird – ähnlich wie ein Dauerauftrag beim Online-Banking.

Unsere Abo-Rechnungen im Überblick:

• Mit wenigen Klicks zur Vorlage für automatisierte Wiederholungsrechnungen
• Erfassen von Posten, Texten und Kundendaten identisch zur regulären Rechnung
• Freie Festlegung von Rechnungszeitpunkt und Intervall
• Wir übernehmen den Rechnungsversand für Sie, ob per Mail, Fax oder Post
• Erzeugen Sie automatisch eine SEPA-XML für Lastschriften

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Gutschriften und Stornorechnungen

Sie haben nach dem Versand der Rechnung einen Fehler entdeckt? Auch das ist kein Problem mit unserer Software, denn auch Korrekturen der Rechnung lassen sich damit mit nur wenigen Klicks erledigen.

Und damit die Buchhaltung auch mit einer stornierten Rechnung noch stimmt, gibt es bei easybill die Option „Gutschrift erstellen“. Damit bleibt auch mit einer Rechnungskorrektur der Zahlungsverkehr rechtssicher und nachvollziehbar.

Unsere Gutschriften und Stornorechnungen im Überblick:

• Rechnungen mit nur einem Klick stornieren
• Stornorechnung inklusive aller gesetzlichen Pflichtangaben
• Gutschrift des Betrages und damit korrekte Buchhaltung
• Automatischer Abgleich des Zahlungsverkehrs über Bankschnittstelle

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Artikel und Dienstleistungen

Wählen Sie bei der Rechnungserstellung aus unterschiedlichen Rechnungsposten aus und sorgen Sie so dafür, dass Ihre Rechnung nachvollziehbar und übersichtlich ist.

Vorteil für Sie: Sie entscheiden sich zwischen Artikel, Dienstleistungen und Texten und legen die Bezeichnung und den Preis für die einzelnen Posten nur ein Mal fest. Bei jeder folgenden Rechnung können Sie auf die hinterlegten Daten zurückgreifen und so eine ganze Menge Zeit sparen. Das ist aber noch nicht alles: Sie haben darüber hinaus auch die Option, Einkaufspreise und Lagerbestände zu erfassen und über die integrierte Auswertung nach zu verfolgen.

Gerade für Online-Händler ist das eine große Erleichterung. Denn so können Sie die Lagerverwaltung, Anzahl der Verkäufe und Bestellungen direkt über unsere Software managen – eben Service aus einer Hand.

Unsere Artikel und Dienstleistungen im Überblick:

• Rechnungsposten nur ein Mal anlegen und für jede Rechnung verwenden
• Auswahl zwischen verschiedenen Vorlagen
• Individuelle Anpassung an Ihre Bedürfnisse möglich
• Warenwirtschaftssystem direkt über die Rechnungssoftware managen

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Zeiterfassung

Sie möchten Zeiteinträge erfassen können, um diese den Kunden in Rechnung zu stellen? Die Verwendung einer zusätzlichen Software würden Sie jedoch gerne vermeiden? Nutzen Sie Zeiteinträge und deren komfortable Übernahme in eine easybill-Rechnung. Halten Sie nach welche Zeiteinträge bereits abgerechnet wurden und welche noch offen sind. Fügen Sie Leistungsnachweise in der Rechnung bei, als Nachweis für Ihren Kunden.

Projektverwaltung

Eine Projektmanagement-Software ist zu umfangreich und bedeutet für Sie wieder Mehraufwand? Legen Sie mit nur wenigen Klicks Ihre Projekte in easybill an. Definieren Sie Budgets, Stundensatz und Zusatzinformationen. Behalten Sie stets den Überblick über erfasste Zeiteinträge, erfasste Artikel für dieses Projekt und abgerechnete Positionen. Übernehmen Sie mit nur wenigen Klicks ein komplettes Projekt in eine Rechnung.

Aufgaben

Notizen und Zettelwirtschaft rund um den Arbeitsplatz? Das war gestern. Speichern Sie sich wichtige Aufgaben direkt in easybill. Lassen Sie sich an fällige Aufgaben direkt auf Ihrer easybill-Startseite erinnern, weisen Sie wichtige To Do´s Ihren Mitarbeitern zu und verknüpfen Sie Reminder direkt mit den gewünschten Kundendaten oder Dokumenten.

Individuelles Briefpapier

Sie möchten den komfortablen Service einer Rechnungssoftware und trotzdem nicht auf Ihr individuelles Briefpapier verzichten? Auch daran haben wir gedacht: In nur wenigen Schritten können Sie das Layout so anpassen, dass sich der gesamte Schriftverkehr nahtlos in Ihre Corporate Identity einfügt.

Mit wenigen Klicks können Sie ihr Firmenlogo, Informationen und Kontaktdaten hinterlegen und bei jedem neuen Dokument auf die eigens erstellte Vorlage zurückgreifen. Aufwändiges händisches Eingeben und Anpassen gehören damit der Vergangenheit an.

Unser individuelles Briefpapier im Überblick:

• Option, eigenes Layout hochzuladen und Vorlagen individuell anzupassen
• Einheitliche Firmendarstellung nach außen
• Firmenangaben und Informationen hinterlegen und für jeden Vorgang wieder verwenden

Alle Kontakte überall verfügbar

Eine Software installieren? Das war gestern. Nutzen Sie die komfortable Kundenverwaltung in easybill. Legen Sie Ihre Kunden und Kontakte an und pflegen Sie diese jederzeit online. Speichern Sie individuelle Informationen direkt im Kunden, ob Rabatte, Sonderpreise, Ansprechpartner und vieles mehr. Auch Ihre Mitarbeiter haben somit jederzeit Zugriff.

Unser Kundenverwaltung im Überblick:

• Automatische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) Prüfung bei Rechnungserstellung
• Auswertung über Umsatzstärkste Kunden
• Flexibler Export der Kundendaten als CSV oder Excel

Kundenverwaltung - CRM

easybill für Team mit Rollen und Rechten

Easybill ist mehrbenutzerfähig. Was zunächst vielleicht etwas sperrig klingt, ist in Wirklichkeit genau das Gegenteil. Denn mit unserem Rechnungsprogramm können gleich mehrere Mitarbeiter gemeinsam Zugriff auf die Buchungsvorgänge erhalten.

Dazu können Sie ganz einfach mehrere Mitarbeiter-Profile anlegen, die bestimmte Rechte erhalten – sofern Sie nicht den gesamten Prozess aus der Hand geben möchten. Dazu definieren Sie Rollen für Ihre Mitarbeiter mit jeweils individuellen Zugriffsrechten, während Sie Administrator bleiben und den Überblick behalten. So können Sie nachvollziehen, welcher Mitarbeiter welche Rechnung bearbeitet hat.

Unsere Mitarbeiter und Rollen im Überblick:

• Teams definieren, die die Buchhaltung gemeinsam managen
• Individuelle Zugriffsrechte für verschiedene Mitarbeiter definieren
• Eigener Schlüssel für jeden Mitarbeiter über API Key

Geben Sie Ihrem Steuerberater Zugriff auf Ihre Rechnungen

Nicht nur Mitarbeiter können eigene Zugriffsrechte und Zugänge erhalten. Wenn Sie möchten, kann auch Ihr Steuerberater mit einem eigenen Account auf unsere Buchungssoftware zugreifen. So sparen Sie sich den Aufwand, Rechnungen und Belege sammeln zu müssen  – denn die notwendigen Dokumente kann er nun selbst über die DATEV-Schnittstelle exportieren.

Unser Zugang für den Steuerberater im Überblick:

• Eigener Account für Steuerberater mit Zugriff auf Rechnungen und Belege
• DATEV-Export mit allen notwendigen Buchungsdaten
• Missverständnisse vermeiden dank nachvollziehbarer Abwicklung für beide Seiten

Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)

Die Sicherheit Ihrer Daten hat für uns höchste Priorität. Aktivieren Sie einen zweiten Faktor für den Login in Ihren Account. Somit benötigen Sie für den Login nicht nur Ihr Passwort, sondern zusätzlich einen Code, der von Smartphone Apps wie z. B. Authy oder Google Authenticator generiert wird. Sie können dies natürlich auch für die Zugänge Ihrer Mitarbeiter aktivieren.

Mehr zu Schützen Sie Ihren Account vor unbefugtem Zugriff

Integrierte Postschnittstelle erleichtert den Versand

easybill bietet Ihnen ein Rundum-Sorglos-Paket für alle Bereiche rund um die Buchhaltung. Dazu gehört natürlich auch der Versand der Rechnungen, denn auch den übernehmen wir gerne für Sie.

Das bedeutet: Statt Rechnungen auszudrucken, zu falten, den Briefumschlag zu adressieren und zu frankieren und schließlich zu versenden, müssen Sie ab jetzt nur noch folgendes tun: Sich entspannt zurück lehnen, denn den Rechnungsversand erledigen von nun an wir für Sie.

Natürlich haben Sie trotzdem weiterhin die Option, Ihre Rechnungen als PDF-Dokument per E-Mail direkt an Ihre Kunden zu verschicken und wenn Sie es wirklich noch möchten, können Sie den gesamten Rechnungsablauf von drucken bis versenden selbstverständlich auch nach wie vor selbst managen.

Unser Rechnungsversand im Überblick:

• Rechnungen ganz komfortabel über integrierte Postschnittstelle oder per E-Mail versenden lassen
• Rechnungen downloaden und als PDF-Dokument per E-Mail versenden
• Rechnungen ausdrucken und Versand selbst übernehmen (Post oder Fax) und als "versendet" markieren

DATEV-Datenservice

Dank dem DATEV-Datenservice lassen sich Daten direkt an Ihren Steuerberater übermitteln. Eine Funktion, die Sie ganz bestimmt nicht mehr missen möchten, sobald Sie ein Mal gesehen haben, wie einfach von nun an die Steuererklärung ist.

Denn mit dem DATEV-Datenservice bekommt nicht nur der Steuerberater die Buchungsdaten, die er benötigt, der Service übermittelt auch die Belegbilder direkt an DATEV.

DATEV-Datenservice im Überblick:

• Belege und Belegsätze werden effizient an den Steuerberater übermittelt
• Daten sind in Echtzeit verfügbar
• Sichere Datenübertragung über DATEV-Rechenzentrum

Mehr zum DATEV-Datenservice

Automatischer Zahlungsabgleich

Überprüfen Sie zu festen Terminen, welche Kunden schon gezahlt haben und welche noch daran erinnert werden? Auch das gehört ab jetzt der Vergangenheit an, denn easybill übernimmt das nun für Sie.

Unser automatischer Bankkontenabgleich teilt Ihnen mit, welche Transaktionen bereits erledigt sind und welche Vorgänge Ihre Aufmerksamkeit benötigen.

Dabei können Sie auch diesen Service ganz individuell konfigurieren und eigene Regeln definieren, nach denen Sie informiert werden. Das spart Ihnen auch die lange Einarbeitung von Mitarbeitern, falls Sie diese Aufgabe einmal auslagern möchten. Denn dank des Programms haben Sie mit nur einem Klick einen Überblick über den aktuellen Stand.

Unser Bankkontenabgleich im Überblick:

• Automatischer Abgleich der Zahlungsein- und -ausgänge dank Bankschnittstelle
• Verschiedene Konten mit einem Klick übersichtlich darstellbar
• Möglichkeit, individuelle Regeln zu definieren
• Liquidität des Unternehmens wird in Echtzeit überwacht