Funktionen

Auftragsabwicklung

easybill unterstützt Sie vom ersten Schritt an in der Zusammenarbeit mit Ihren Kunden. Daher gehört selbstverständlich auch die Auftragsabwicklung zu unserem Angebot dazu. Erstellen Sie mit unserer Software professionelle Angebote, die Sie nach eigenen Wünschen anpassen und versenden können.

Sollten Sie mit Ihrem Kunden ins Geschäft kommen, können Sie über easybill auch ganz einfach die Auftragsbestätigung versenden. Auch das geht mit wenigen Klicks. Denn Kundendaten, Positionsbeschreibungen und Rechnungsposten sind bereits hinterlegt und können direkt aus Ihrer persönlichen Datenbank übernommen werden.

Unsere Auftragsabwicklung im Überblick:

• Professionelle Angebote und Auftragsbestätigungen mit wenigen Klicks erstellen
• Benötigte Angaben einfach aus den Stammdaten übernehmen
• Versand per E-Mail, Post oder Fax möglich

Wiederkehrende Rechnungen

Sie stellen häufig regelmäßige Posten in Rechnung, z. B. Abos, Wartungsverträge oder Leistungspakete? Dann setzen Sie auf Effizienz und nutzen Sie unsere Funktion „Wiederkehrende Rechnung“. Mit wenig Aufwand definieren Sie eine Vorlage, aus der die wiederkehrende Rechnung automatisiert erstellt und versendet wird – ähnlich wie ein Dauerauftrag beim Online-Banking.

Unsere Abo-Rechnungen im Überblick:

• Mit wenigen Klicks zur Vorlage für automatisierte Wiederholungsrechnungen
• Erfassen von Posten, Texten und Kundendaten identisch zur regulären Rechnung
• Freie Festlegung von Rechnungszeitpunkt und Intervall
• Wir übernehmen den Rechnungsversand für Sie, ob per Mail, Fax oder Post
• Erzeugen Sie automatisch eine SEPA-XML für Lastschriften

Artikel und Dienstleistungen

Wählen Sie bei der Rechnungserstellung aus unterschiedlichen Rechnungsposten aus und sorgen Sie so dafür, dass Ihre Rechnung nachvollziehbar und übersichtlich ist.

Vorteil für Sie: Sie entscheiden sich zwischen Artikel, Dienstleistungen und Texten und legen die Bezeichnung und den Preis für die einzelnen Posten nur ein Mal fest. Bei jeder folgenden Rechnung können Sie auf die hinterlegten Daten zurückgreifen und so eine ganze Menge Zeit sparen. Das ist aber noch nicht alles: Sie haben darüber hinaus auch die Option, Einkaufspreise und Lagerbestände zu erfassen und über die integrierte Auswertung nach zu verfolgen.

Gerade für Onlinehändler ist das eine große Erleichterung. Denn so können Sie die Lagerverwaltung, Anzahl der Verkäufe und Bestellungen direkt über unsere Software managen – ein Rund-um-Service aus einer Hand.

Unsere Artikel und Dienstleistungen im Überblick:

• Rechnungsposten nur ein Mal anlegen und für jede Rechnung verwenden
• Auswahl zwischen verschiedenen Vorlagen
• Individuelle Anpassung an Ihre Bedürfnisse möglich
• Warenwirtschaftssystem direkt über die Rechnungssoftware managen

Projektverwaltung

Eine Projektmanagement-Software ist zu umfangreich und bedeutet für Sie wieder Mehraufwand? Legen Sie mit nur wenigen Klicks Ihre Projekte in easybill an. Definieren Sie Budgets, Stundensatz und Zusatzinformationen. Behalten Sie stets den Überblick über erfasste Zeiteinträge, erfasste Artikel für dieses Projekt und abgerechnete Positionen. Übernehmen Sie mit nur wenigen Klicks ein komplettes Projekt in eine Rechnung.

Individuelles Briefpapier

Sie möchten den komfortablen Service einer Rechnungssoftware und trotzdem nicht auf Ihr individuelles Briefpapier verzichten? Auch daran haben wir gedacht: In nur wenigen Schritten können Sie das Layout so anpassen, dass sich der gesamte Schriftverkehr nahtlos in Ihre Corporate Identity einfügt.

Mit wenigen Klicks können Sie ihr Firmenlogo, Informationen und Kontaktdaten hinterlegen und bei jedem neuen Dokument auf die eigens erstellte Vorlage zurückgreifen. Aufwändiges händisches Eingeben und Anpassen gehören damit der Vergangenheit an.

Unser individuelles Briefpapier im Überblick:

• Option, eigenes Layout hochzuladen und Vorlagen individuell anzupassen
• Einheitliche Firmendarstellung nach außen
• Firmenangaben und Informationen hinterlegen und für jeden Vorgang wieder verwenden

easybill für Ihr Team mit Rollen und Rechten

easybill ist mehrbenutzerfähig. Was zunächst vielleicht etwas sperrig klingt, ist in Wirklichkeit genau das Gegenteil. Denn mit unserem Rechnungsprogramm können gleich mehrere Mitarbeiter gemeinsam Zugriff auf die Buchungsvorgänge erhalten.

Dazu können Sie ganz einfach mehrere Mitarbeiter-Profile anlegen, die bestimmte Rechte erhalten – sofern Sie nicht den gesamten Prozess aus der Hand geben möchten. Definieren Sie außerdem Rollen für Ihre Mitarbeiter mit jeweils individuellen Zugriffsrechten, während Sie Administrator bleiben und den Überblick behalten. So können Sie nachvollziehen, welcher Mitarbeiter welche Rechnung angelegt, bearbeitet oder storniert hat.

Unsere Mitarbeiter und Rollen im Überblick:

• Teams definieren, die die Rechnungserstellung und Buchhaltung gemeinsam managen
• Individuelle Zugriffsrechte für verschiedene Mitarbeiter definieren
• Eigener Schlüssel für jeden Mitarbeiter über API Key

Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)

Die Sicherheit Ihrer Daten hat für uns höchste Priorität. Aktivieren Sie einen zweiten Faktor für den Login in Ihren Account. Somit benötigen Sie für den Login nicht nur Ihr Passwort, sondern zusätzlich einen Code, der von Smartphone Apps wie z. B. Authy oder Google Authenticator generiert wird. Sie können dies natürlich auch für die Zugänge Ihrer Mitarbeiter aktivieren.

DATEV-Datenservice

Dank DATEV-Datenservice (vormals: DATEV connect online) lassen sich Daten direkt an Ihren Steuerberater übermitteln. Eine Funktion, die Sie ganz bestimmt nicht mehr missen möchten, sobald Sie ein Mal gesehen haben, wie einfach von nun an die Steuererklärung ist.

Denn mit DATEV-Datenservice bekommt nicht nur der Steuerberater die Buchungsdaten, die er benötigt, der Service übermittelt auch die Belegbilder direkt an DATEV.

DATEV-Datenservice im Überblick:

• Belege und Belegsätze werden effizient an den Steuerberater übermittelt
• Daten sind in Echtzeit verfügbar
• Sichere Datenübertragung über DATEV-Rechenzentrum

Sofortiger Einstieg ins E-Invoicing

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums für elektronische Rechnung Deutschland) und damit die XRechnung sind neue Standards bei der Rechnungserstellung. Für einige Unternehmen und vor allem Behörden sind sie nun Pflicht.

Da die XRechnung in einem ganz bestimmten, dem sogenannten XML-Rechnungsformat, angefertigt wird, kann sie maschinell ausgelesen werden. Unternehmen, die mit dem Bund oder einer Bundesbehörde zusammenarbeiten, reichen die Rechnung direkt über eine eigens dafür geschaffene Rechnungseingangsplattform ein.

Mit easybill können Sie schon jetzt XRechnungen ausstellen und an Ihre Kunden versenden. Mit nur wenigen Klicks können Sie die Rechnungen, die Sie mit unserer Software erstellt haben, in das neue Format umwandeln und sofort am E-Invoicing teilnehmen. Auch dann, wenn es schnell gehen muss, bringt das neue Datenformat Sie nicht ins Schwitzen. Ganz easy – dank easybill!

Unsere XRechnung Funktion im Überblick:

• Mit easybill können Sie schon jetzt XRechnungen ausstellen und an Ihre Kunden versenden
• Mit nur wenigen Klicks Rechnungen in das neue Format umwandeln
• Das Programm überprüft die Rechnung auf Fehler