Auftragsbestätigung schreiben: Darum sollten Sie es tun

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  • Warum eine Auftragsbestätigung?

    Nachdem Sie ein Angebot geschrieben haben, können Sie nach einigen Wochen – mit etwas Glück – eine Auftragsbestätigung schreiben. Natürlich kann Ihr Kunde das Angebot auch mündlich annehmen. Trotzdem lohnt es sich, darüber nachzudenken, eine Auftragsbestätigung zu schreiben.

  • Und zwar aus folgenden Gründen:
    1. Die Wichtigsten Auftragsdaten zusammengefasst
    2. Sie präsentieren sich ihrem Kunden professionell

Das Schriftstück mit Beweiskraft


Auftragsbestätigung richtig schreiben

Eine Auftragsbestätigung lohnt sich für einige Selbstständige, Freelancer und Unternehmer mehr als andere – soviel ist klar. Wenn Ihr Angebot nur aus einem oder zwei Posten besteht, können Sie die Auftragsbestätigung recht kurz halten.

Bei sehr umfangreichen Aufträgen und vor allem bei solchen, die größere Warenmengen beinhalten, sollten Sie in jedem Fall eine ausführliche Auftragsbestätigung versenden.

Denn: Das Dokument gibt Ihnen Sicherheit – auch rechtliche. Vor allem für Händler, die auf Lieferanten angewiesen sind, ist dieses nützlich. Nimmt Ihr Kunde die Auftragsbestätigung an, können Sie umgehend Ihre Lieferanten kontaktieren und den Auftrag bearbeiten.

  • Eine Auftragsbestätigung gilt juristisch betrachtet als Vertrag.

    Dieser kommt nämlich dann zustande, wenn es zwei übereinstimmende Willenserklärungen gibt, also Sie (mit Ihrem Angebot) und Ihr Kunde (mit der Annahme des Angebots) sich auf bestimmte Dinge geeinigt haben. Diese Bestätigung fasst diese Konditionen noch einmal zusammen.

Auftragsbestätigung bei freibleibendem Angebot


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Aber noch in einem weiteren Fall benötigen Sie eine Auftragsbestätigung. Nämlich dann, wenn Sie ihr Angebot als „freibleibend“ an Ihren Kunden gesendet haben. Denn die rechtliche Bindung des Angebots haben Sie mit diesem Zusatz eingeschränkt. Hiermit verschaffen Sie sich und ihrem Kunden jedoch Klarheit über die Details des Auftrags.

  • Nimmt der Kunde Ihr Angebot nur teilweise an, fasst eine Auftragsbestätigung die Bedingungen des Auftrags noch einmal in aller Deutlichkeit zusammen. Gerade bei Angeboten, die nur zum Teil angenommen werden, lassen sich Missverständnisse so vermeiden.

Auftragsbestätigung verspricht Professionalität


Kurzum, eine Auftragsbestätigung führt dazu, dass es in Bezug auf den Auftrag keine zwei Meinungen gibt. Somit vermeiden Sie Missverständnisse und tragen so zu einer gelungen Geschäftsbeziehung bei.

Äußert sich Ihr Kunde nämlich nicht dazu, können Sie davon ausgehen, dass damit einverstanden ist, den Auftrag genau so ausführen zu lassen.

Und selbst wenn er noch Änderungswünsche in Bezug auf einige Posten hat, lässt sich das ebenfalls noch schnell und unproblematisch erledigen – schließlich senden Sie das Dokument bevor Sie mit der Bearbeitung des Auftrags beginnen.

  • Eine Auftragsbestätigung sollten Sie also als vielen Gründen Ihrem Kunden zukommen lassen. Denn vergessen Sie nicht: Unternehmen, die sich an alle Formalitäten der betrieblichen Geschäftsabläufe halten, vermitteln ein professionelles und vertrauenswürdiges Bild – und das sind gute Voraussetzungen für eine funktionierende Geschäftsbeziehung.

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Auftragsbestätigung bei freibleibendem Angebot


Auch in diesem Fall kann es wichtig werden! Nämlich dann, wenn Sie ihr Angebot als „freibleibend“ an Ihren Kunden gesendet haben. Denn die rechtliche Bindung des Angebots haben Sie mit diesem Zusatz eingeschränkt. Mit einer Auftragsbestätigung verschaffen Sie sich und ihrem Kunden jedoch Klarheit über die Details des Auftrags.

Nimmt der Kunde Ihr Angebot nur teilweise an, fasst eine Auftragsbestätigung die Bedingungen des Auftrags noch einmal in aller Deutlichkeit zusammen. Gerade bei Angeboten, die nur zum Teil angenommen werden, lassen sich Missverständnisse so vermeiden.

Was muss in einer Auftragsbestätigung enthalten sein?


Auftragsbestätigung Vorlage

Wo wir gerade beim Thema Formalitäten sind: Natürlich müssen Sie darauf achten, dass die Auftragsbestätigung alle Angaben enthält, die sie enthalten soll. Sonst machen Sie den professionellen Eindruck sofort wieder zunichte.

Folgende Angaben sollten dabei in jedem Fall zu finden sein:

  • 1

    Ihre Anschrift und Kontaktdaten inklusive einem persönlichen Ansprechpartner

  • 2

    Anschrift und Daten des Auftraggebers

  • 3

    aktuelles Datum

  • 4

    Auftragsnummer oder Kundennummer

  • 5

    Menge und Umfang der Ware oder der Leistung, inklusive Preis (pro Mengeneinheit oder Stunde)

  • 6

    Gesamtpreis und Höhe der Umsatzsteuer

  • 7

    Geplanter Liefertermin oder Termin der Dienstleistung

  • 8

    Sofern erforderlich: zusätzliche Kosten wie Aufwandsentschädigungen oder Lieferkosten

  • 8

    Zahlungsbedingungen und -modalitäten

  • 9

    Sofern erforderlich: Rabatte und Skonto

  • 10

    Gerichtsstand und Eigentumsvorbehalt

Daneben gibt es noch weitere Angaben, die je nach Branche oder Geschäftsfeld wichtig werden können, die Sie in diesem Fall individuell ihrer Auftragsbestätigung hinzufügen sollten.

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