Ich will gar nicht lang um den heißen Brei herumreden: Die Buchhaltung und ich sind keine Freunde.
Im Studium gab es ein Modul, das war zusammengesetzt aus der „klassischen“ Buchhaltung, Public Law und Cost Accounting. Zum Bestehen des Moduls brauchte es mindestens 50% der insgesamt möglichen Punkte. Mit Bestnoten in Public Law und einem Grundverständnis von Cost Accounting hat es gerade so gereicht, um durch den Kurs durchzuschlittern wie ein Autodach unter einem zufallenden Schlagbaum, der eigentlich nur den Vordermann durchlassen sollte.
Natürlich würde sich meine destruktive Einstellung gegenüber der Buchhaltung irgendwann rächen. Vielleicht nicht heute, nicht morgen, aber irgendwann.
Als ich als Digital Marketing Manager bei der svaerm GmbH eines Tages ein neues Projekt aufsetzen sollte, musste ich ein Angebot erstellen. Ohne Vorlage, nur mit Microsoft Word. Zu diesem Zeitpunkt wusste ich noch nichts von easybill und in unserem kleinen, jungen Unternehmen gab es noch keine Fachabteilung für die Buchhaltung.
Die Angebotserstellung inklusive aller Formeln, Korrekturen und Formalitäten war schmerzhaft, ineffizient und auch ein kleines bisschen peinlich.
Von easybill erfahren habe ich durch einen totalen Zufall. Wir haben mit einer Influencerin kooperiert, an deren Rechnung irgendetwas nicht passte. Die Umsatzsteuer-ID-Nummer fehlte, glaube ich. Zur Abstimmung, ob jetzt alles in Ordnung sei, schickte sie mir einen Screenshot aus dem Backend von easybill.
„Rechnungen, Angebote und Lieferscheine in nur wenigen Klicks mit easybill“, dachte ich, „das klingt doch wie für mich gemacht!“ Kurz auf der Website umgeschaut und beim Support angerufen, sprach ich mit Daniel Großkopf, bei dem ich eine telefonische Einweisung erbat.
„Mit easybill verzeichnen wir eine enorme Effizienzsteigerung und die Dokumente sind bis auf sehr wenige Ausnahmen fehlerfrei – obwohl wir noch nicht alle Funktionen vollständig nutzen.“
Ich habe aber keine „telefonische Einweisung“ bekommen – das wäre definitiv das falsche Wort. Von einem ganzheitlichen Onboarding zu sprechen, Das Ist Besser: Daniel Großkopf hat die meisten der Einstellungen für uns konfiguriert, das Ganze auf Zuruf. Am lebenden Modell hat er gleich erklärt, was er warum wo einbindet und wie wir es bei Bedarf selbst anpassen können.
Im Prozess hat er abgefragt, nach welchem System unsere Agentur Angebots- und Rechnungsnummern vergibt, ob wir nur Dienstleistungen oder auch Produkte verkaufen, ob wir mit festen Stundensätzen kalkulieren, wie viele Rechnungen wir im Monat durchschnittlich schreiben und ein paar weitere Details. Von unserer Art Direktion hat Daniel Großkopf das svaerm Briefpapier und die Schriftarten bekommen, damit alle Dokumente konform mit der Corporate Identity sein würden.
Nach einer Stunde Setup und einer weiteren halben Stunde kosmetischen Korrekturen – wie sich das für eine designkompetente Online Marketing Agentur gehört 😉 – war das komplette Onboarding abgeschlossen und wir konnten direkt mit der Software arbeiten.
Das Layout der easybill Dokumente entspricht der CI von svaerm.
Dank easybill ist die Buchhaltung zwar nicht zu meiner Leidenschaft geworden, aber sie ist fairerweise viel, viel erträglicher als bisher. Das Gesamtpaket easybill hat uns so sehr überzeugt, dass es unser Partnerunternehmen Mai Communications – Agentur für Markenkommunikation und Design, gegründet 2000 – ebenfalls eingeführt hat.
Wir müssen dazu sagen, dass unser Nutzungsgrad bei maximal 30% liegt. easybill kann noch Vieles mehr. Zum Beispiel gibt es einen In-App-Emailversand, ein automatisiertes Mahnwesen, eine DATEV-Schnittstelle, eine Reihe von Erweiterungen für Online-Shops und so weiter...
Obwohl wir nur einen Teil der Funktionalitäten nutzen, hat sich die Investition vielfach zurückgezahlt – bei beiden Agenturen.
In einer kleinen Dankesrede beim Weihnachtsessen hat die Geschäftsführung meinen Einsatz für die Einführung von easybill vor der gesamten Belegschaft honoriert. Diese persönliche Anerkennung hat mich sehr gefreut und ich teile diese Freude gern mit easybill in Form dieser Erfolgsgeschichte.
Meine Empfehlung für Ihr Unternehmen: Führen Sie easybill ein. Lassen Sie die „Digitalisierung“ im Digitalisierungs-Entwicklungsland Deutschland kein leeres Buzzword sein, sondern beginnen Sie jetzt – mit digitalen Angeboten und Rechnungen.
Maxim Bollig arbeitet als Digital Marketing Manager bei svaerm, einer Frankfurter Online Marketing Agentur mit Kernkompetenzen in der Vermarktungsstrategie und im Content Marketing. Die Agentur wurde 2018 gegründet mit der Mission, Schwärme von Followern um Marken zu bilden.