KCS Kiesel Computersysteme

easybill – Rechnungserstellung, die Spaß macht

Ralph Kiesel

Geschäftsführer, KCS Kiesel Computersysteme

Unser Weg zu easybill

Am Anfang war das Feuer, steht es in der Bibel. So schlimm war es jedoch nicht. Am Anfang haben wir unsere wiederkehrenden Rechnungen noch mit Word und Excel und dann als Serienbrief versendet, was im Laufe der Zeit einfach zu Problemen geführt hat, sei es Begrenzungen in Excel oder Blockaden beim Versand der steigenden Zahl an emails.Also habe ich mich 2016 auf die Suche gemacht nach einem webbasierenden Produkt mit dem wir unsere Rechnungen schnell und unkompliziert erstellen und zeitlich terminiert versenden können.

Trotz langer Suche die falsche Entscheidung

Nach gefühlt einer Millionen Tests verschiedener Produkte sind wir bei Fastbill hängen geblieben. Bis letztes Jahr hat auch alles soweit reibungslos funktioniert, jedoch dauert es seitens des Supports nun schon seit August 2023 bis wir eine Lösung für unser Problem haben. Das Problem besteht darin, dass bei wiederkehrenden Rechnungen immer wieder falsche Dokumentenvorlagen verwendet werden oder plötzlich „Kostenvoranschlag“ anstelle „Rechnung“ auf den versendeten Rechnungen steht.

Mühevoll mussten wir nach dem fehlerhaften Versand jede Rechnung einzeln anfassen, Dokumentenvorlage erneut auswählen und erneut versenden, was bei unseren Kunden natürlich zu Unverständnis und Rückfragen und somit ein wesentlich höherer Zeitaufwand für uns entstand, als es am Ende Produktivität brachte. Bei Support-E-Mails werden wir seit August vertröstet. Bei uns erweckt es den Anschein, als sei Geld nehmen okay, aber Support erbringen eher nicht.

Der Umstieg auf easybill

Warum wir nicht schon eher auf easybill gestoßen sind, weiß ich leider nicht, ärgere ich mich aber wohl noch länger hierüber. Begonnen hat es mit einem Telefontermin mit dem easybill Support.

Wir arbeiten hauptsächlich mit wiederkehrenden Rechnungen und ein ganz wichtiger Punkt für uns sind diverse Platzhalter in den Formularen. In einem knapp zweistündigen Telefonat, in dem der Support sich viel Zeit für unsere vielen Fragen genommen hat, sind wir gemeinsam eine wiederkehrende Rechnung komplett durchgegangen. Die Gestaltung des Rechnungsformulares ist sehr benutzerfreundlich und kundenorientiert, da alles recht gut beschrieben ist. Meine Fragen bezüglich erneutem Versand von Dokumenten, Anpassungen der Texte auf der Rechnung oder gar das Anpassen der Dokumentenvorlage an mein Briefpapier, waren in wenigen Minuten – eher Sekunden – erledigt und auch für mich sehr gut nachvollziehbar.

Auch die Funktion SEPA Lastschrift ist für uns ein sehr wichtiger Punkt gewesen, da wir unsere versendeten Rechnungen zu einem Stichtag per Lastschrift einziehen. Auch dies gestaltete sich sehr einfach, da man einzelne Rechnungen als SEPA Datei erzeugen kann oder einen ganzen Stapel mit bis zu 250 Datensätzen innerhalb einer SEPA Datei. Wichtigster Punkt für uns ist jedoch die Tatsache, dass ich nicht nur per eMail mit dem Support kommunizieren kann, sondern eben auch telefonisch wenn es einmal brennen sollte. Das ist bei unserem bisherigen Anbieter leider nicht der Fall.

Unser Fazit zu easybill

Mein bisheriges Fazit: Das Produkt easybill bietet für uns eine perfekte Umgebung für unsere Zwecke an und wir werden zum nächstmöglichen Zeitpunkt auf easybill umstellen. Trotz einer 7-tägigen Testphase, die wir seit dem 16.01.2024 nutzen, habe ich mich bereits am 18.01.2024 (2 Tage später) dazu entschieden umzusteigen. Ich kann das Produkt wirklich nur wärmstens empfehlen!