Bestandteile und Pflichtangaben einer Rechnung

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Lesezeit: ca. 7 Minuten
8. Dezember, 2023

Was muss ich bei Pflichtangaben auf Rechnungen beachten?

Entdecken Sie die Essentials der professionellen Rechnungserstellung mit unserem kompakten Ratgeber. Erfahren Sie, wie Sie über einfache Zahlen hinauswachsen und die wichtigen gesetzlichen Anforderungen meistern. Von Pflichtangaben bis hin zur korrekten Aufbewahrung – wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Rechnungen effizient und gesetzeskonform gestalten.


Pflichtangaben auf einer Rechnung


Die 10 Bestandteile und Pflichtangaben einer Rechnung

Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten? Es empfiehlt sich folgende 10 Bestandteile grundsätzlich in die Rechnungen zu integrieren.

  • 1

    Der vollständige Name sowie die Anschrift des Unternehmens (Rechnungsadresse)

  • 2

    Steuernummer oder die Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IdNr.)

  • 3

    Vollständiger Name und Anschrift des Kunden

  • 4

    Ausstellungsdatum / Rechnungsdatum

  • 5

    Fortlaufende Rechnungsnummer

  • 6

    Zeitpunkt der Lieferung / Leistung

  • 7

    Menge und die Art der Lieferung bzw. der Umfang und die Art der Leistung

  • 8

    Entgelt für die Lieferung / Leistung in Netto

  • 9

    Der auf das Nettoentgelt entfallende Umsatzsteuersatz

  • 10

    Der auf das Nettoentgelt entfallende Umsatzsteuerbetrag

Dokumentations­pflichten und Aufbewahrung von Rechnungen


Fortlaufende Rechnungsnummern: Warum Konsistenz zählt

  1. Aufbewahrungsfristen: In Deutschland müssen Handelsbriefe und Buchungsbelege, zu denen auch Rechnungen zählen, für zehn Jahre aufbewahrt werden. Diese Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt wurde oder der Buchungsbeleg entstanden ist.
  2. Digitale Aufbewahrung: Die Digitalisierung ermöglicht es, Rechnungen in elektronischer Form aufzubewahren. Wichtig dabei ist, dass die Dokumente während der gesamten Aufbewahrungsfrist verfügbar und unverändert lesbar bleiben.
  3. Ordnungsgemäße Archivierung: Neben der reinen Aufbewahrung ist auch eine ordnungsgemäße Archivierung der Rechnungen entscheidend. Dies bedeutet, dass die Dokumente systematisch gespeichert werden sollten, sodass sie bei Bedarf leicht auffindbar sind.

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Sonderfälle bei Angaben einer Rechnung – Das gilt zu beachten!


Auf steuerfreie Umsätze müssen Sie hinweisen.

Dazu reicht eine Anmerkung zur Befreiungsvorschrift aus. Alternativ fügen Sie z. B. die Anmerkung „Innergemeinschaftliche Lieferung“ der Rechnung hinzu. Beachten Sie hierbei die Voraussetzungen für eine steuerbefreite Lieferung.

Kleinunternehmer müssen nicht auf die Umsatzsteuerbefreiung hinweisen, da sie ohnehin keine Steuern ausweisen und sich hier bereits auf die vorliegende Kleinunternehmerregelung beziehen.

Differenzbesteuerung: Bei Gebrauchtwaren, Kunstgegenständen oder Sammlungsstücken kann die Differenzbesteuerung zur Anwendung kommen. In solchen Fällen muss auf der Rechnung ein Hinweis auf die Anwendung der Differenzbesteuerung erfolgen.

Sonderfälle bei Angaben grafik

Wie wird eine Rechnung richtig versendet?


  • Video-Tutorial

    Für Unternehmen, Freiberufler und Selbständige ist die korrekte Erstellung und das Versenden von Rechnungen unerlässlich. Insbesondere bei Beträgen über 250,00 € sind die 10 gesetzlich vorgeschriebenen Bestandteile und Pflichtangaben wichtig. Doch auch bei kleineren Summen empfehlen wir, diese Richtlinien zu befolgen, um gesetzlich abgesichert zu sein. Wir erleichtern das Verständnis für die Kleinunternehmerregelung und beantworten alle relevanten Fragen.

  • Nachdem Sie Ihre Rechnung sorgfältig erstellt haben, ist es ebenso wichtig, sie korrekt zu versenden. In unserem Video-Tutorial auf easybill TV erfahren Sie, wie Sie Rechnungen effizient und sicher an Ihre Kunden versenden.

Umgang mit einer ungültigen Rechnung: Was Sie wissen müssen


Eine Rechnung verliert ihre Gültigkeit, wenn sie die gesetzlich erforderlichen Pflichtangaben nicht erfüllt. Als Rechnungsempfänger ist es daher entscheidend, jede eingehende Rechnung sorgfältig zu prüfen, insbesondere wenn Sie planen, diese beim Finanzamt geltend zu machen. Fehlt beispielsweise der Steuersatz, kann dies Ihre Steuerabrechnung beeinträchtigen.

Fehlerhafte Rechnungen: Korrektur und Stornierung

Trotz aller Sorgfalt können beim manuellen Erstellen von Rechnungen, sei es per Hand, Vorlage oder sogar durch ein Programm, Fehler unterlaufen. Ein Zahlendreher bei den Einzelpreisen oder eine falsche Anschrift des Rechnungsempfängers sind keine Seltenheit. Doch wie gehen Sie mit solchen Fehlern um?

  1. Rechnung noch nicht bezahlt: In diesem Fall können Sie eine einfache Rechnungskorrektur vornehmen. Kommunizieren Sie offen mit Ihrem Kunden über den Fehler.
  2. Rechnung bereits bezahlt: Hier müssen Sie eine Stornorechnung erstellen, um die ursprüngliche Rechnung zu annullieren. Anschließend können Sie eine korrigierte Rechnung ausstellen und an Ihren Kunden senden.

Wie funktioniert die Internationale Rechnungsstellung?


Für die effektive Gestaltung internationaler Rechnungen und die korrekte Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens ist es entscheidend, die länderspezifischen Umsatzsteuerregelungen zu verstehen. Dieses Verfahren überträgt die Umsatzsteuerpflicht vom leistenden Unternehmen auf den Leistungsempfänger im Ausland. Beachten Sie die genauen Bestimmungen für EU-Länder und Drittländer, um rechtliche Konformität sicherzustellen. Für eine erfolgreiche internationale Geschäftsabwicklung ist es essenziell, sich mit diesen Aspekten vertraut zu machen und die Rechnungsstellung entsprechend anzupassen.

Mehr zum Thema erfährst du in den Ratgebern: Reverse-Charge-Verfahren

Effizienzsteigerung durch Rechnungssoftware
Warum sie unverzichtbar ist


Infografik Effizienzsteigerung durch Rechnungssoftware

Wichtige Richtlinien für Ihre Rechnungsgestaltung

Was Sie sonst noch zu Ihren Rechnungen beachten sollten:


1

Identifikation von Unternehmen und Kunden:

Es ist entscheidend, dass sowohl Ihr Unternehmen als auch Ihre Kunden auf Rechnungen mit vollem Namen und korrekter Adresse klar erkennbar sind, um rechtlichen Anforderungen zu genügen.

2

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Steuernummer:

Falls Ihnen eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erteilt wurde, ist diese immer auf der Rechnung anzugeben. Sollten Sie keine solche Nummer besitzen, verwenden Sie stattdessen die Steuernummer, die Ihnen von Ihrem Finanzamt zugewiesen wurde.

3

Fortlaufende Rechnungsnummer:

Verwenden Sie eine fortlaufende Rechnungsnummer für jede ausgestellte Rechnung. Dies erleichtert nicht nur die Nachverfolgung und Organisation, sondern ist auch gesetzlich vorgeschrieben.

4

Ausweis von Nettobeträgen und Steuersätzen:

Bei Lieferungen oder Leistungen, die unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzenunterliegen (z. B. 7% und 19%), müssen die jeweiligen Nettobeträge separat ausgewiesen werden.

5

Kundennummern:

Die Vergabe von individuellen Kundennummern hilft dabei, Dokumente und Transaktionen effizienter zu verwalten und zuzuordnen.

6

Datum der Lieferung oder Leistung:

Das genaue Datum der erbrachten Leistung oder Lieferung ist anzugeben, insbesondere wenn sich diese über mehrere Monate erstreckt. Dies ist für die korrekte zeitliche Zuordnung der Umsätze wichtig.

7

Detaillierte Leistungsbeschreibung:

Eine genaue Bezeichnung der Art der Lieferung oder Leistung ist erforderlich, damit das Finanzamt den anzuwendenden Mehrwertsteuersatz feststellen kann. Handelsübliche Bezeichnungen und Abkürzungen sind dabei zulässig.

8

Preisnachlässe

Rabatte oder Skonti müssen auf der Rechnung ausgewiesen werden. Wenn Sie nicht umsatzsteuerpflichtig sind, geben Sie den Gesamtbetrag als Bruttobetrag an.

Zusammenfassung:

Erfolgreiche Rechnungserstellung in Deutschland erfordert eine genaue Beachtung von zehn Schlüsselbestandteilen. Diese umfassen Angaben zu den beteiligten Parteien, Steuerinformationen, Datums- und Leistungsangaben, sowie detaillierte Preisinformationen. Die genaue Einhaltung dieser Elemente gewährleistet nicht nur die rechtliche Konformität, sondern auch Transparenz und Genauigkeit in der Geschäftsabwicklung.

Stellen Sie also sicher, dass Ihre Rechnungen alle notwendigen Informationen enthalten, um Transparenz und rechtliche Sicherheit in Ihrem Geschäft zu fördern. Eine gute Praxis ist, eine Rechnungsvorlage zu verwenden, die alle erforderlichen Elemente enthält, um Konsistenz und Vollständigkeit zu gewährleisten.

Ausblick:

Beschäftigen Sie sich frühzeitig mit dem Thema E-Rechnung! Auch wenn es bisher keinen fixen Beschluss zum Startdatum gibt, so steht doch fest, dass die E-Rechnung definitiv kommen wird.

Vorbereitung ist das A & O!
Als easybill-Nutzer können Sie sich entspannt zurücklehnen, denn mit den Formaten XRechnung und ZUGFeRD sind Sie bislang bestens gerüstet.

Sollten Sie noch kein easybill-Nutzer sein, informieren Sie sich jetzt: Die E-Rechnung

FAQ

Häufig gestellte Fragen
zu easybill und Rechnungen

Werden die Pflichtbestandteile einer Rechnung in easybill berücksichtigt?

Ja, alle erforderlichen Inhalte sind immer auch Pflichtangaben in der easybill-Rechnung. Sie können somit kein Detail übersehen.

Können die Rechnungen direkt aus easybill versendet werden?

Ja, Sie können all Ihre erstellten Dokumente jederzeit per Post, E-Mail oder Fax versenden. Je nach Versandart fallen zusätzliche Gebühren an, die Sie per Versandguthaben buchen. In der Preisübersicht finden Sie alle notwendigen Informationen.

Wie setze ich ein Logo auf meine Rechnung?

Mit unserem Layout- und Vorlageneditor können Sie problemlos Ihre Rechnungen individualisieren. Alternativ können Sie auch unsere kostenlose Rechnungsvorlage nutzen und Rechnungen mit Ihrem Firmenlogo erstellen und versenden. Personalisierte Rechnungen helfen Ihnen, Ihre Marke zu stärken und einen besseren Eindruck bei Ihren Kunden zu hinterlassen

Welches Paket umfasst die kostenfreie Testphase?

Um alle Features testen zu können, umfasst unsere 7-tägige kostenfreie Testphase immer das BUSINESS-Paket.

Was passiert mit unbezahlten Rechnungen?

Unbezahlte Rechnungen können für die Liquidität Ihres Unternehmens ein großes Problem darstellen. Setzen Sie klare Zahlungsbedingungen und -prozesse und gehen Sie proaktiv auf Ihre Kunden zu. Idealerweise haben Sie stets eine Übersicht über den Status Ihrer Rechnungen. Senden Sie eine Zahlungserinnerung oder eine Mahnung an Ihren Kunden sobald sich dieser in Zahlungsverzug befindet. Übrigens können Sie auch ohne viel auf Aufwand Mahnungen und Zahlungserinnerungen automatisieren.

Welche Paketlaufzeiten gibt es?

Alle kostenpflichtigen Pakete stehen im Turnus Monat, Quartal, Halbjahr und Jahr zur Verfügung. Sie entscheiden über die Paketlaufzeit. Hier geht´s zu den easybill Preisen.

Wird mein Account nach der Kündigung gelöscht?

Nein, durch eine Kündigung des Accounts wird lediglich das kostenpflichtige Paket beendet. Der Account bleibt im kostenfreien FREE-Paket bestehen. Sie behalten weiterhin den Zugriff auf Daten und Dokumente, sofern der FREE-Account aktiv genutzt wird. Bitte beachten Sie, dass wir uns Vorbehalten bei Inaktivität das kostenfreie Konto nach 90 Tagen zu löschen.

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