Die 10 Bestandteile und Pflichtangaben einer Rechnung

Unternehmen, Freiberufler, Selbständige – sie alle müssen Rechnungen schreiben. Doch gerade Freiberufler kennen oft nicht die 10 Bestandteile einer Rechnung. Das kann ernste Folgen haben, denn auf jede Rechnung, deren Betrag über 150,00 € liegt, gehören die gesetzlich festgelegten 10 Bestandteile einer Rechnung. Es empfiehlt sich jedoch, diese Bestandteile grundsätzlich in die Rechnungen zu integrieren – unabhängig vom Betrag.

10 Bestandteile einer Rechnung

  1. Der vollständige Name sowie die Anschrift des Unternehmens
  2. Die Steuernummer oder die Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IdNr.)
  3. Der vollständige Name sowie die Anschrift des Kunden
  4. Das Ausstellungsdatum/Rechnungsdatum
  5. Die Rechnungsnummer
  6. Der Zeitpunkt der Lieferung/Leistung
  7. Die Menge und die Art der Lieferung bzw. der Umfang und die Art der Leistung
  8. Das Entgelt für die Lieferung/Leistung in Netto
  9. Der auf das Nettoentgelt entfallende Umsatzsteuersatz
  10. Der auf das Nettoentgelt entfallende Umsatzsteuerbetrag
10 Bestandteile und Pflichtangaben einer Rechnung

10 Bestandteile einer Rechnung - Weiterführende Informationen

Beachten Sie, dass Sie als Unternehmen oder Freiberufler sowie Ihr Kunde anhand des Namens und der Adressdaten eindeutig identifizierbar ist! Das bedeutet: Es gehört immer der vollständige Name und die korrekte Adresse in die Rechnung. Es ist nicht korrekt, nur den Namen und den Ort zu nennen. Die USt-IdNr. geben Sie immer an, wenn sie Ihnen erteilt wurde. Besitzen Sie keine Umsatzsteueridentifikationsnummer, müssen Sie zumindest die von Ihrem Finanzamt erteilte Steuernummer verwenden. Nicht jedoch die neue ID Nummer. Die Rechnungsnummern müssen fortlaufend sein. So sind sie leicht nachvollziehbar. Vergeben Sie für jeden Kunden eine Kundennummer, dann können Sie die Rechnungen leichter zuordnen. Das Datum der Lieferung oder der Leistung gehört ebenfalls zu den 10 Bestandteilen einer Rechnung. Geben Sie den Kalendermonat an, zu dem die Leistung/Lieferung vollständig ausgeführt wurde, wenn sich die Leistungen über mehrere Monate erstrecken. Geben Sie immer genaue Bezeichnungen für die Art Ihrer Lieferung oder Leistung an! Nur so kann das Finanzamt nachprüfen, welcher Umsatzsteuersatz gilt. Handelsübliche Bezeichnungen und Abkürzungen sind erlaubt. Wichtig: Berechnen Sie Lieferungen oder Leistungen, die sowohl mit 7% als auch mit 19% versteuert werden, müssen Sie die jeweiligen Nettobeträge getrennt angeben. Auch Preisminderungen in Form von Rabatten oder Skonti müssen ausgewiesen werden. Sofern Sie nicht umsatzsteuerpflichtig sind, geben Sie unbedingt nur das Bruttoentgelt an!

10 Bestandteile einer Rechnung – Sonderfälle

Auf steuerfreie Umsätze müssen Sie hinweisen. Dazu reicht eine Anmerkung zur Befreiungsvorschrift aus. Alternativ fügen Sie z.B. die Anmerkung „innergemeinschaftliche Lieferung“ der Rechnung hinzu. Kleinunternehmer müssen nicht auf die Umsatzsteuerbefreiung hinweisen. Bitte denken Sie daran: Wenn Sie als Kleinunternehmer Umsatzsteuer ausweisen, geschieht das unberechtigt! In diesem Fall müssen Sie die Umsatzsteuer auch abführen. Um Problemen vorzubeugen, sollten Sie die 10 Bestandteile einer Rechnung bei der Rechnungslegung grundsätzlich berücksichtigen.