Bestandteile und Pflichtangaben einer Rechnung
Pflichtangaben auf Rechnungen
Unternehmen, Freiberufler, Selbständige – sie alle müssen Rechnungen schreiben. Doch gerade Freiberufler kennen oft nicht die 10 Bestandteile einer Rechnung. Das kann ernste Folgen haben. Denn auf jede Rechnung, deren Betrag über 250,00 € liegt, gehören die gesetzlich festgelegten 10 Bestandteile und Pflichtangaben einer Rechnung.
Unabhängig vom Betrag oder der Branche, empfiehlt es sich jedoch, diese Bestandteile grundsätzlich zu integrieren. Haben auch Sie sich schon einmal gefragt: Was muss alles auf einer Rechnung stehen? Was muss eine Rechnung enthalten? Wir erläutern es Ihnen gerne.
Pflichtangaben auf einer Rechnung
Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten? Es empfiehlt sich folgende 10 Bestandteile grundsätzlich in die Rechnungen zu integrieren.
Der vollständige Name sowie die Anschrift des Unternehmens (Rechnungsadresse)
Steuernummer oder die Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IdNr.)
Vollständiger Name und Anschrift des Kunden
Ausstellungsdatum / Rechnungsdatum
Fortlaufende Rechnungsnummer
Zeitpunkt der Lieferung / Leistung
Menge und die Art der Lieferung bzw. der Umfang und die Art der Leistung
Entgelt für die Lieferung / Leistung in Netto
Der auf das Nettoentgelt entfallende Umsatzsteuersatz
Der auf das Nettoentgelt entfallende Umsatzsteuerbetrag
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Sonderfälle bei Angaben einer Rechnung – Das gilt zu beachten!
Auf steuerfreie Umsätze müssen Sie hinweisen.
Dazu reicht eine Anmerkung zur Befreiungsvorschrift aus. Alternativ fügen Sie z. B. die Anmerkung „innergemeinschaftliche Lieferung“ der Rechnung hinzu. Beachten Sie hierbei die Voraussetzungen für eine steuerbefreite Lieferung.
Kleinunternehmer müssen nicht auf die Umsatzsteuerbefreiung hinweisen, da sie ohnehin keine Steuern ausweisen und sich hier bereits auf die vorliegende Kleinunternehmerregelung beziehen.
10 Bestandteile einer Rechnung – Zusätzliche Informationen
Was Sie sonst noch zu Ihren Rechnungen beachten sollten:
Beachten Sie, dass sowohl Sie als Unternehmen oder Freiberufler, als auch Ihr Kunde durch Name und Adresse eindeutig zu identifizieren sein muss. Das bedeutet, dass immer der vollständige Name und die korrekte Adresse auf die Rechnung gehören. Es ist nicht korrekt, nur den Namen und den Ort zu nennen.
Sie geben immer die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer an, wenn sie Ihnen erteilt wurde. Wenn Sie keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer haben, müssen Sie zumindest die von Ihrem Finanzamt erteilte Steuernummer verwenden.
Nutzen Sie eine fortlaufende Rechnungsnummer. So lässt sie sich leicht zurückverfolgen.
Wenn Sie für jeden Kunden eine Kundennummer vergeben, können Sie die Dokumente leichter zuordnen.
Das Datum der Lieferung oder Leistung ist ebenfalls einer der 10 Bestandteile einer Rechnung. Geben Sie den Monat an, in dem die Leistung/Lieferung erbracht wurde, wenn sich die Leistungen über mehrere Monate erstrecken.
Geben Sie immer genaue Bezeichnungen für die Art der Lieferung oder Leistung an. Nur so kann das Finanzamt prüfen, welcher Mehrwertsteuersatz anzuwenden ist. Handelsübliche Bezeichnungen und Abkürzungen sind zulässig.
Wenn Sie Lieferungen oder Leistungen berechnen, die sowohl mit 7% als auch mit 19% besteuert werden, müssen Sie die jeweiligen Nettobeträge getrennt ausweisen.
Auch Preisnachlässe in Form von Rabatten oder Skonti müssen ausgewiesen werden. Wenn Sie nicht umsatzsteuerpflichtig sind, geben Sie nur den Bruttobetrag an.
Häufig gestellte Fragen
zu easybill und Rechnungen
Ja, alle erforderlichen Inhalte sind immer auch Pflichtangaben in der easybill-Rechnung. Sie können somit kein Detail übersehen.
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Unbezahlte Rechnungen können für die Liquidität Ihres Unternehmens ein großes Problem darstellen. Setzen Sie klare Zahlungsbedingungen und -prozesse und gehen Sie proaktiv auf Ihre Kunden zu. Idealerweise haben Sie stets eine Übersicht über den Status Ihrer Rechnungen. Senden Sie eine Zahlungserinnerung oder eine Mahnung an Ihren Kunden sobald sich dieser in Zahlungsverzug befindet. Übrigens können Sie auch ohne viel auf Aufwand Mahnungen und Zahlungserinnerungen automatisieren.
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