Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten digitalen Format, das speziell für die automatisierte Weiterverarbeitung entwickelt wurde. Eine PDF-Datei, die man einfach per Mail verschickt, ist keine E-Rechnung.
Dieser Blogartikel zeigt dir, wie eine E-Rechnung aufgebaut ist, was drinstehen muss und wie sie am Ende aussieht. Außerdem werfen wir einen Blick auf verschiedene Formate wie XRechnung und ZUGFeRD, inklusive konkretem Beispiel.
Was unterscheidet eine E-Rechnung von einer klassischen Rechnung?
Der größte Unterschied liegt im Format. Während du eine klassische Rechnung oft als PDF, Word-Dokument oder sogar auf Papier kennst, besteht eine E-Rechnung aus einem standardisierten XML-Code, der von Maschinen gelesen und verarbeitet werden kann.
Ein PDF sieht für dich zwar lesbar aus, für Software ist es aber ein reines Bild. Eine XML-Datei hingegen enthält strukturierte Informationen, die Software direkt interpretieren kann, ohne manuelles Abtippen oder Prüfen. Genau das ist der Vorteil: weniger Aufwand, weniger Fehler und mehr Automatisierung.
Gerade bei der Zusammenarbeit mit Behörden oder größeren Unternehmen ist das entscheidend. Ab dem 1. Januar 2025 gilt außerdem die E-Rechnungspflicht für alle inländischen B2B-Transaktionen. Wer hier noch mit PDFs arbeitet, riskiert Rückfragen oder Ablehnungen.
So ist eine E-Rechnung aufgebaut: Inhalte im Überblick
Was steckt konkret in einer E-Rechnung? Im Prinzip genau das, was man auch von einer klassischen Rechnung kennt, nur in strukturierter Form. Folgende Pflichtangaben müssen enthalten sein:
- Name und Anschrift des Rechnungstellers
- Steuernummer oder die Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IdNr.)
- Name und Anschrift des Empfängers
- Rechnungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Leistungsdatum bzw. Lieferzeitpunkt
- Menge und Art der gelieferten Ware bzw. Dienstleistung
- Nettobetrag
- Steuersatz
- Gesamtbetrag
Das Format für E-Rechnungen im Geschäftsverkehr innerhalb der EU ist in der europäischen Norm EN 16931 definiert. Sie legt ein einheitliches Datenmodell fest, also welche Datenfelder erforderlich sind, wie sie bezeichnet werden und wie sie technisch umgesetzt sein müssen.
Ein Beispiel: Während du auf einer Rechnung den Text „Gesamtbetrag inkl. MwSt.“ siehst, steht im XML z. B. ein Eintrag wie:
<cbc:PayableAmount currencyID="EUR">119.00</cbc:PayableAmount>.Der Wert ist derselbe, nur maschinengerecht codiert.
Die Kunst der E-Rechnung besteht darin, Informationen nicht nur für Menschen, sondern auch für Maschinen lesbar und verarbeitbar bereitzustellen. Das führt uns direkt zu den verschiedenen E-Rechnungsformaten.
E-Rechnungsformate und ihr Erscheinungsbild
Nicht jede E-Rechnung sieht gleich aus. Je nach Einsatzzweck und Empfänger kommen unterschiedliche Formate zum Einsatz. Hier sind die zwei gängigsten:
XRechnung
Die XRechnung ist Pflicht bei der Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Sie besteht aus einer reinen XML-Datei, die genau der Norm EN 16931 entspricht. Das Erscheinungsbild ist dabei für den Menschen nicht lesbar, aber für die Software lesbar und verarbeitbar.
ZUGFeRD
Das Format ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) kombiniert zwei Welten: Es enthält ein PDF-Dokument, das für Menschen lesbar ist, und integriert darin die XML-Datei als Anhang. So hast du ein visuelles Dokument und trotzdem alle maschinenlesbaren Daten für die automatische Verarbeitung.
XRechnung und ZUGFeRD im Vergleich
| Format | Menschlich lesbar | Maschinenlesbar | Typischer Einsatz |
|---|---|---|---|
| XRechnung | Nein | Ja | Behörden, Verwaltung |
| ZUGFeRD | Ja | Ja | Unternehmen, Hybridformat |
Beide Formate sorgen dafür, dass Rechnungen effizient verarbeitet werden können. Je nachdem, wie der Empfänger arbeitet, bietet sich das eine oder andere an.
Beispiel einer E-Rechnung: So sieht sie konkret aus
Beispiel für eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format
Um es greifbarer zu machen, schauen wir uns eine typische E-Rechnung im ZUGFeRD-Format an. Wenn du so eine Datei öffnest, siehst du zunächst ein ganz normales PDF mit allen gewohnten Angaben:
Was du nicht direkt siehst, ist die eingebettete XML-Datei. Die steckt im Hintergrund und wird von Software automatisch erkannt und ausgelesen. Wenn du die Rechnung im Acrobat-Reader öffnest, findest du die XML-Datei unter “Anlagen”. Für dich als Nutzer ändert sich kaum etwas. Die Rechnung sieht aus wie immer, aber die Technik im Hintergrund macht sie fit für die digitale Zukunft.
Beispiel für eine E-Rechnung im Format XRechnung
Wenn du eine XRechnung öffnest, ist es etwas technischer: Du bekommst eine Datei mit der Endung .xml, die du in einem speziellen Viewer (z. B. vom Bundesportal) für den Menschen lesbar darstellen kannst. Darin erkennst du klar strukturierte Daten, sauber getrennt nach Position, Betrag, Steuerart etc.
Fazit: So sieht eine E-Rechnung wirklich aus
Zusammengefasst: Eine E-Rechnung ist keine gestaltete Datei wie ein PDF, sondern eine strukturierte XML-Datei, die speziell für die automatisierte Weiterverarbeitung gedacht ist.
Sie enthält alle bekannten Rechnungsangaben, aber technisch aufbereitet. Manche Formate, wie ZUGFeRD, enthalten zusätzlich zum XML eine für Menschen lesbare PDF-Datei.
Dank E-Rechnungs-Tools wie easybill brauchst du dich nicht mit XML oder Formatvorgaben auseinandersetzen. Du erstellst deine Rechnung wie gewohnt – die Software sorgt im Hintergrund dafür, dass sie den Anforderungen der E-Rechnungspflicht entspricht.
