Seit 2025 gilt die E-Rechnungspflicht in Deutschland. Das heißt konkret: Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen, prüfen und GoBD-konform archivieren können. Die E-Rechnung wird für Geschäfte zwischen Unternehmen (B2B) wird stufenweise bis 2028 eingeführt. Die Möglichkeit zum Empfang und Verarbeiten von E-Rechnungen ist aber heute schon Pflicht für alle.
Der folgende Beitrag erklärt, was du dafür brauchst, welche gesetzlichen Regeln gelten und wie du E-Rechnungen mit easybill kostenlos empfangen und sicher verwalten kannst.
E-Rechnung empfangen ist heute schon Pflicht
Seit dem 01.01.2025 sind alle Unternehmen und Vereine dazu verpflichtet, strukturierte elektronische Rechnungen annehmen zu können. Diese Empfangspflicht gilt unabhängig vom Unternehmensmodell, Umsatz oder der Frage, ob du selbst bereits E-Rechnungen versendest. Wichtig: eine PDF-Datei gilt nicht als E-Rechnung.
Du darfst zwar übergangsweise bis 2027 weiterhin PDF-Rechnungen versenden, sofern dein Geschäftspartner zustimmt. Aber: E-Rechnungen empfangen musst du bereits jetzt, denn Lieferanten, Dienstleister oder Behörden können dir ihre Rechnungen jederzeit im strukturierten Format schicken.
TIPP: Für einen umfassenden Überblick zur gesetzlichen Grundlage und den Umstellungspflichten findest du in unserer Einführung zur E-Rechnung weiterführende Informationen.
Wie kann ich eine E-Rechnung empfangen?
Eine echte E-Rechnung liegt nicht mehr als PDF-Dokument vor, sondern in einem maschinenlesbaren, strukturierten Format, zum Beispiel als XRechnung oder ZUGFeRD (Profil COMFORT oder EXTENDED). Die Datei enthält alle Pflichtdaten maschinenlesbar in einer XML-Struktur. Die E-Rechnung sorgt dafür, dass viele unnötige Arbeitsschritte bei der Verarbeitung von Rechnungen künftig entfallen und erleichtert damit auch die Arbeit von Steuerberatern.
Beim Empfang musst du folgende Schritte sicherstellen:
- Die Datei muss technisch geöffnet bzw. lesbar gemacht werden.
- Die inhaltliche Prüfung muss möglich sein.
- Das Dokument muss unverändert im Originalformat archiviert werden.
- Der Vorgang muss GoBD-konform dokumentiert werden.
Ein einfacher E-Mail-Eingang reicht dafür nicht aus. Du brauchst eine Software, die E-Rechnungen korrekt darstellt, prüft und gesetzeskonform ablegt.
Gesetzliche Anforderungen an die Archivierung von empfangenen E-Rechnungen
Unternehmen sind außerdem verpflichtet, E-Rechnungen mindestens acht Jahre im Originalformat digital aufzubewahren. Die Anforderungen sind klar definiert:
Lesbarkeit
Die E-Rechnung muss im Prüfungsfall jederzeit visuell lesbar sein. Eine reine XML-Datei, die ohne Software nicht geöffnet werden kann, ist nicht ausreichend.
Unveränderbarkeit
Die Originaldatei darf nach dem Eingang nicht verändert werden. Auch spätere Bearbeitungen müssen dokumentiert und protokolliert werden.
Auffindbarkeit
Rechnungen müssen systematisch abgelegt und jederzeit recherchierbar sein.
Protokollierung
Alle relevanten Bearbeitungsschritte wie Eingang, Prüfung oder Freigabe müssen nachvollziehbar bleiben.
GoBD-Konformität
Das Archivsystem muss sicherstellen, dass Daten vollständig, unverfälscht und ordnungsgemäß gespeichert werden.
E-Rechnung kostenlos empfangen
Mit easybill kannst du E-Rechnungen kostenlos empfangen, prüfen und archivieren. Der Free-Tarif bietet dafür einen klar definierten Leistungsumfang:
- Bis zu 50 Dokumente pro Monat
Empfang und Versand von bis zu 50 Rechnungsdokumenten. - E-Rechnungen empfangen und versenden
Unterstützung aller relevanten strukturierten Formate wie XRechnung und ZUGFeRD. Der Versand ist ebenfalls kostenlos möglich. - Archivierung von bis zu 100 Belegen
GoBD-konforme, unveränderbare Speicherung der Originaldateien. - Für bis zu drei Kunden
Geeignet für kleine Unternehmen, Freiberufler oder Vereine mit geringem Rechnungsvolumen.
Wächst dein Bedarf, können zusätzliche Kontingente jederzeit flexibel ergänzt werden. easybill passt sich damit dem steigenden Rechnungsvolumen an, ohne dass sofort ein Tarifwechsel nötig ist.
Welche Formate musst du empfangen können?
Folgende Formate gelten in Deutschland als zulässige E-Rechnungsformate und müssen vom System verarbeitet werden können:
XRechnung
Standard für öffentliche Auftraggeber und im B2B häufig genutzt.
ZUGFeRD
PDF mit eingebettetem XML, besonders geeignet zur visuellen Prüfung.
PEPPOL
Wichtig im internationalen Rechnungsverkehr.
Mit easybill kannst du alle relevanten Formate problemlos empfangen, prüfen und archivieren.
So richtest du den Prozess zum Empfangen von E-Rechnungen ein
Ein klarer Ablauf erleichtert die spätere tägliche Arbeit.
- System vorbereiten: Stelle sicher, dass deine Software E-Rechnungen technisch unterstützt.
- Zugänge definieren: Lege fest, an welche E-Mail-Adresse Lieferanten ihre Rechnungen senden sollen oder nutze Upload-Funktionen.
- Eingang prüfen: Prüfe Format, Pflichtfelder und Inhalte. Mit easybill geschieht das automatisch.
- Freigabeprozess festlegen: Ordne die Rechnung intern zu, ergänze Notizen oder leite sie weiter.
- Archivieren: Speichere die Originaldatei GoBD-konform ab. Im Idealfall geschieht dies direkt in deiner Rechnungssoftware.
Typische Fehler beim Empfang von E-Rechnungen
Beim Umstieg treten häufig Missverständnisse auf. Dazu gehören:
- Rechnungen werden nur als PDF archiviert, das Originalformat fehlt.
- Es wird versucht, E-Rechnungen zu bearbeiten oder zu verändern.
- PDF-Rechnungen werden für E-Rechnungen gehalten.
- E-Rechnungen werden lokal gespeichert, ohne geordnetes Archivsystem.
- Die Strukturdatei wird nicht geprüft, was fehlerhafte Rechnungen unentdeckt lässt.
Ein professionelles Tool reduziert diese Fehlerquellen erheblich.
Warum easybill für den Empfang und die Archivierung ideal ist
easybill unterstützt dich bei jedem Schritt, den die Gesetzgebung fordert:
- E-Rechnungen empfangen, lesen und archivieren
- Vollautomatische Validierung und Plausibilitätsprüfung
- GoBD-konformes Archiv für mindestens 8 Jahre
- Lesbare Darstellung ohne zusätzliche Tools oder technische Kenntnisse
- Zentraler Arbeitsbereich für Team und Steuerberatung
Damit bist du nicht nur rechtskonform aufgestellt, sondern auch organisatorisch deutlich effizienter.
Die Pflicht, E-Rechnungen zu empfangen, ist bereits Realität. Unternehmen, Selbstständige und Vereine müssen in der Lage sein, strukturierte Rechnungsdaten technisch zu öffnen, zu prüfen und gesetzeskonform zu archivieren. Mit einem einfachen Viewer ist das selten ausreichend. Ein professionelles System wie easybill bietet hier einen entscheidenden Vorteil, insbesondere da du E-Rechnungen kostenlos empfangen und direkt GoBD-konform ablegen kannst.
Häufige Fragen rund um Empfang und Archivierung von E-Rechnungen
Wie erkenne ich, ob eine E-Rechnung korrekt verarbeitet wurde?
Nach dem Import sollte die E-Rechnung technisch validiert werden. Eine korrekte Verarbeitung liegt vor, wenn das System keine Strukturfehler meldet, alle Pflichtfelder auslesbar sind und die Rechnung sowohl maschinenlesbar als auch visuell darstellbar ist.
Was passiert, wenn ich eine E-Rechnung technisch nicht empfangen kann?
Unternehmen sind verpflichtet, E-Rechnungen annehmen zu können. Treten technische Probleme auf, müssen sie zeitnah behoben werden. In der Übergangsphase kann der Absender eine alternative Übermittlung wählen, dauerhaft ist das jedoch nicht vorgesehen.
Kann ich E-Rechnungen auch mobil empfangen und prüfen?
Ja. Viele Lösungen bieten mobile Anwendungen oder webbasierte Zugänge, über die sich E-Rechnungen unterwegs öffnen, prüfen und archivieren lassen. Voraussetzung ist ein stabiler Internetzugang.
Muss ich meine Lieferanten aktiv informieren, dass ich E-Rechnungen empfangen kann?
Eine formale Mitteilung ist nicht erforderlich. Es kann jedoch sinnvoll sein, die bevorzugte Rechnungsadresse oder den gewünschten Übermittlungsweg (z. B. zentrale E-Mail) klar zu kommunizieren.
Wie gehe ich mit fehlerhaften E-Rechnungen um?
Stellt das System technische oder inhaltliche Fehler fest, sollte die Rechnung nicht verbucht werden. Der Absender muss eine korrigierte E-Rechnung oder ein Storno ausstellen. Eine eigenständige Änderung ist nicht zulässig.
Darf ich eine E-Rechnung in ein anderes Format umwandeln?
Für die Archivierung muss das Originalformat unverändert gespeichert bleiben. Ergänzende Dateiformate, etwa ein PDF zur besseren Lesbarkeit, sind zulässig, ersetzen aber nicht die Originaldatei.
Wie werden Anhänge oder ergänzende Unterlagen zur E-Rechnung archiviert?
Begleitdokumente wie Leistungsnachweise oder Verträge sollten gemeinsam mit der E-Rechnung abgelegt werden. Entscheidend ist die eindeutige Zuordnung und unveränderbare Archivierung.
Kann ich E-Rechnungen automatisch an die Steuerberatung weiterleiten?
Ja. Viele Systeme ermöglichen einen automatisierten Export oder eine direkte Schnittstelle. Das reduziert manuellen Aufwand und stellt sicher, dass alle Unterlagen vollständig übermittelt werden.
Was gilt für die Aufbewahrungspflicht bei Unternehmenswechsel oder Aufgabe des Betriebs?
Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht bleibt bestehen. Auch nach Geschäftsaufgabe muss der Unternehmer sicherstellen, dass E-Rechnungen im Originalformat weiterhin abrufbar und lesbar sind.
Was ist zu tun, wenn eine E-Rechnung zwar angezeigt, aber technisch ungültig ist?
Eine fehlerhafte XML-Struktur kann dazu führen, dass die visuelle Darstellung funktioniert, die Rechnung aber formal nicht den Vorgaben entspricht. In diesem Fall ist der Absender zu informieren, da nur eine gültige E-Rechnung buchhalterisch verwendet werden darf.
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