E-Rechnung empfangen – ganz einfach mit easybill

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, ganz gleich ob Handwerksbetrieb, Einzelunternehmen oder Onlinehändler. Die bisher übliche PDF-Rechnung per E-Mail oder Rechnungsvorlagen in Word reicht künftig nicht mehr aus. Ein Rechnungsprogramm hilft dabei, das Rechnungswesen zu digitalisieren.

Denn mit der neuen Regelung gilt im B2B-Bereich (Business-to-Business): Nur strukturierte elektronische Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD sind erlaubt. Diese Dateien lassen sich nicht einfach wie ein PDF öffnen – sie bestehen aus technischen XML-Daten und benötigen eine passende Software zur Anzeige und Verarbeitung.

Du hast eine E-Rechnung erhalten und weißt nicht, wie du sie öffnen oder weiterleiten sollst? Dann brauchst du ein digitales Rechnungstool wie easybill.

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Was ist eine E-Rechnung und warum reicht ein PDF nicht mehr?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die ausschließlich aus strukturierten Daten besteht in der Regel im XML-Format. Sie kann maschinell verarbeitet werden und ist speziell für digitale Buchhaltungssysteme gedacht.

• ZUGFeRD: Hybridformat mit maschinenlesbarem XML-Anteil
• XRechnung: Standard für öffentliche Auftraggeber, vollständig strukturiert

Solche Rechnungen sehen auf den ersten Blick aus wie unverständlicher Computercode. Wer sie einfach nur im Mailanhang erhält, kann sie ohne spezielle Software weder richtig anzeigen noch weiterverarbeiten.

XML-Format bedeutet, dass die E-Rechnung als strukturierte Datei übermittelt wird, nicht als lesbares PDF, sondern als maschinenlesbarer Code. Rechnungsprogramme wie easybill wandeln diese Daten automatisch in eine lesbare Rechnung um, damit du sie prüfen, archivieren und an den Steuerberater weiterleiten kannst.

E-Rechnung empfangen und lesen – so funktioniert es mit easybill

Mit easybill kannst du E-Rechnungen problemlos empfangen, anzeigen und automatisch verarbeiten ganz ohne technisches Vorwissen. Du erstellst deine Rechnungen weiterhin ganz normal über ein Formular, den Rest erledigt easybill automatisch. Das funktioniert direkt im easybill-Konto und ist bereits ab dem kostenlosen Paket verfügbar.

So einfach geht’s:

1. E-Rechnung weiterleiten
   Du leitest die erhaltene XRechnung oder ZUGFeRD-Datei einfach per E-Mail an deinen persönlichen easybill-Posteingang weiter oder lade sie in deinen Rechnungseingang hoch.
2. Dokument wird automatisch erkannt
   easybill erkennt die strukturierte E-Rechnung und bereitet die Daten automatisch auf inklusive Beträgen, Rechnungsnummer, Leistungszeitraum und mehr.
3. Übersichtliche Anzeige
   Auch wenn die E-Rechnung im XML-Format vorliegt, wird sie dir in einer grafischen Ansicht angezeigt wie eine normale Rechnung. So kannst du alles prüfen.
4. Weitergabe an den Steuerberater
   Über die integrierte DATEV-Schnittstelle kannst du alle Eingangsrechnungen automatisch an deine Steuerberatung weitergeben ohne manuelles Sortieren oder Nachfragen und ohne Pendelordner mit ausgedruckten Papierbelegen. Das spart beiden Seiten viel Zeit und Geld.

E-Rechnung empfangen – das brauchst du als Unternehmer

Wenn du E-Rechnungen empfangen willst, musst du sicherstellen, dass dein Unternehmen technisch in der Lage ist:

• strukturierte Rechnungsformate anzunehmen (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD)
• diese Rechnungen lesbar anzuzeigen
• und sie rechtssicher zu archivieren und weiterzugeben

Mit easybill erledigst du all das in einem System – und kannst darüber hinaus auch Belege digital erfassen, Eigenbelege erstellen, Rechnungen schreiben und Zahlungseingänge überwachen.

Für wen ist easybill geeignet?

Gerade kleinere Unternehmen oder Selbstständige haben oft keine eigene Buchhaltungsabteilung. easybill ist deshalb speziell für Nutzer gemacht, die wenig Zeit für Verwaltung haben – aber rechtssicher arbeiten möchten.

✅ Handwerker: Keine Zettelwirtschaft mehr. Belege fotografieren, E-Rechnungen empfangen und alles digital verwalten.
✅ Einzelunternehmer & Freelancer: Keine komplizierte Buchhaltungssoftware mit überflüssigen Funktionen. Einfach anmelden und loslegen.
✅ Start-ups & Gründer: Buchhaltung von Anfang an digital aufsetzen inklusive DATEV-Anbindung für den Steuerberater.
✅ Onlinehändler & E-Commerce-Unternehmen: Rechnungsstellung, Eingangsrechnungen und Umsatzsteuer direkt im Griff.

Deine Vorteile mit easybill beim Empfang von E-Rechnungen

Schritt-für-Schritt: So empfängst du E-Rechnungen in easybill

1. easybill-Konto anlegen (kostenlos starten möglich)
2. Dokumentenbereich öffnen: „Dokumente“ > „Belege“
3. Persönliche E-Mail-Adresse für Belege kopieren
4. E-Rechnung an diese Adresse weiterleiten
5. Rechnung prüfen & archivieren
6. Optional: an Steuerberatung weiterleiten via DATEV

Die E-Rechnung ist gekommen, um zu bleiben – und ab 2025 für alle Unternehmen Pflicht. Mit easybill bist du sofort startklar:

• Du empfängst strukturierte Rechnungen im richtigen Format
• kannst sie visuell anzeigen lassen und prüfen
• und leitest sie direkt an deine Buchhaltung oder Steuerberatung weiter

Starte jetzt kostenlos mit easybill und bring dein Rechnungswesen in die digitale Zukunft – einfach, sicher und zeitsparend.

Die Vorteile von easybill im Überblick:

E-Rechnungen empfangen
Sie können strukturierte elektronische Rechnungen wie XRechnungen (XML-Format) oder ZUGFeRD-Dokumente direkt in easybill hochladen oder per E-Mail weiterleiten.

Visuelle Darstellung für einfache Prüfung
easybill wandelt technische XML-Daten in eine visuell lesbare Ansicht um. So prüfen Sie auch komplexe E-Rechnungen auf einen Blick.

Belege hochladen
Ob PDF, Scan oder Smartphone-Foto – alle Belege lassen sich ganz einfach in Ihren Account übertragen. Alternativ können Sie Belege per E-Mail direkt an Ihren persönlichen easybill-Posteingang senden.

KI-gestützte Datenerkennung
Eine smarte Texterkennung liest automatisch relevante Informationen wie Rechnungsnummer, Datum und Betrag aus Ihren Dokumenten. Das spart Zeit und reduziert Fehler.

Eigenbelege erstellen
Für Ausgaben ohne klassische Rechnung können Sie direkt in easybill Eigenbelege erfassen – z. B. für Barzahlungen oder Fahrtkosten.

Vorkontierung vorbereiten
Weisen Sie bereits beim Upload passende FiBu-Konten zu, um die spätere Übertragung in Ihre Buchhaltungssoftware zu vereinfachen.

Zahlungserinnerungen
easybill zeigt Ihnen fällige und unbezahlte Eingangsrechnungen an – inklusive praktischer Erinnerungsfunktion.

Rechtskonforme Archivierung
Alle hochgeladenen Belege werden GoBD-konform archiviert und stehen jederzeit für Prüfungen bereit.

Häufige Fragen zum Empfang von E-Rechnungen

Was passiert, wenn ich E-Rechnungen nicht empfangen kann?
Ab 2025 ist der Empfang verpflichtend. Unternehmen, die keine strukturierte E-Rechnung annehmen können, handeln nicht gesetzeskonform und riskieren Verzögerungen in der Zusammenarbeit.

Muss ich eine spezielle Software kaufen?
Nein, mit easybill kannst du E-Rechnungen im passenden Format empfangen, lesen und weiterverarbeiten – sogar im kostenlosen Paket.

Kann ich E-Rechnungen auch auf dem Smartphone öffnen?
Ja. Über easybill kannst du Belege mobil hochladen und auch unterwegs prüfen.

Wie gebe ich E-Rechnungen an meinen Steuerberater weiter?
easybill bietet eine DATEV-Schnittstelle – so überträgst du Belege digital und automatisch an deine Kanzlei.

Was ist der Unterschied zwischen einer E-Rechnung und einer PDF-Rechnung?
Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten im XML-Format und ist maschinenlesbar. Eine PDF-Rechnung ist ein reines Bilddokument ohne Datenstruktur und kann nicht automatisiert verarbeitet werden.

In welchem Format muss ich E-Rechnungen empfangen können?
Zugelassen sind in Deutschland die Formate XRechnung und ZUGFeRD. Beide enthalten strukturierte Daten, die zur automatisierten Weiterverarbeitung geeignet sind.

Wie erkenne ich, ob eine Rechnung eine E-Rechnung ist?
E-Rechnungen liegen meist als Datei mit der Endung .xml oder .zugferd vor. Sie sind keine normalen PDF-Dateien, auch wenn sie gelegentlich zusätzlich ein PDF enthalten.

Was passiert mit E-Rechnungen bei einer Betriebsprüfung?
E-Rechnungen müssen GoBD-konform archiviert werden. Mit easybill sind alle empfangenen Dokumente revisionssicher gespeichert und jederzeit exportierbar.

Kann ich auch normale Belege (PDF, Kassenbon) in easybill hochladen?
Ja, du kannst auch klassische Belege, Scans oder Fotos hochladen und mit der Belegerkennung automatisch auswerten lassen.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre. Die Daten müssen in dieser Zeit unverändert, vollständig und maschinenlesbar verfügbar sein.

Benötige ich eine spezielle E-Mail-Adresse zum Empfang von E-Rechnungen?
Nicht zwingend. Bei easybill erhältst du eine persönliche Beleg-Mailadresse, an die du strukturierte Rechnungen einfach weiterleitest.

Was kostet die E-Rechnungs-Funktion bei easybill?
Die Funktion ist ab dem Free-Paket verfügbar – ideal für Gründer oder kleine Betriebe. Für weiterführende Funktionen gibt es gestaffelte Pakete.

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