Seit dem 1. Januar 2025 ist für Unternehmen in Deutschland die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen im B2B-Geschäft in Kraft. Schrittweise folgt auch die Pflicht zur Erstellung bis Ende 2027. Viele Selbstständige und Kleinunternehmer stellen sich deshalb jetzt die Frage: Gibt es E-Rechnungs-Software auch kostenlos – und wenn ja, welche ist die richtige?
In diesem Beitrag geben wir dir einen Überblick über den Markt, zeigen die Grenzen vermeintlich kostenloser Tools auf und stellen dir mit easybill eine Lösung vor, mit der du direkt loslegen kannst – kostenlos, rechtskonform und intuitiv.
Was muss eine kostenlose E-Rechnungs-Software können?
Wer künftig gesetzeskonform Rechnungen stellen möchte, sollte bei der Wahl der Software auf drei zentrale Punkte achten:
- Unterstützung der Formate XRechnung oder ZUGFeRD
- Lesbarkeit und Prüfung eingehender E-Rechnungen
- GoBD-konforme Archivierung mit 10 Jahren Aufbewahrungspflicht
Zudem sind praktische Funktionen wie das Anlegen von Kunden, das Erstellen von Angebots- oder Stornorechnungen, sowie der automatische Versand per E-Mail im Geschäftsalltag oft unerlässlich.
easybill bietet auch in der kostenlosen Version alle Funktionen, allerdings begrenzt auf 3 Kontakte. Ideal für Gründer oder Selbstständige, die aktuell nur an wenige Kunden E-Rechnungen verschicken müssen.
Dein Vorteil: das Rechnungsprogramm wächst mit deinem konkreten Bedarf und lässt sich für Unternehmen jeder Größe ganz einfach und unkompliziert anpassen. So bezahlst du jederzeit nur Menge Dokumente, die du tatsächlich brauchst.
In 4 Schritten zur kostenlosen E-Rechnung mit easybill
Mit easybill erstellst du E-Rechnungen in unter 3 Minuten.
1. Kunden auswählen
Wähle deinen Kunden aus deiner Kartei oder lege einen neuen an.
2. Rechnungsposten hinzufügen
Füge Artikelnummern, Bezeichnungen, Mengen und Preise hinzu.
3. Druckvorschau prüfen
In der Vorschau kannst du Ursprungs- und Folgedokumente einsehen und alles final kontrollieren.
4. Rechnung fertigstellen
Mit einem Klick ist deine E-Rechnung versandbereit – per E-Mail oder als PDF-Download.
easybill Free-Paket
€ 0 / Monat, unbegrenzte Dokumente, E-Rechnungen erstellen und empfangen, bis zu 3 Kunden, kostenloser E-Mail-Versand.
Kostenlose E-Rechnung Software im Vergleich
| Anbieter | Gratis nutzbar? | Umfang der kostenlosen Nutzung & Einschränkungen |
| easybill | ✅ Ja, dauerhaft. | Unbegrenzte Dokumente für bis zu 3 Kunden. E-Rechnung kostenlos empfangen und versenden. Dauerhafte Archivierung von bis zu 100 Belegen. |
| XRechnung-erstellen.com | ✅ Ja. | Ein reines Tool zur Erstellung von XRechnungen, ohne Archivierung oder Empfangsfunktion. |
| sevdesk | ✅ Ja. | Max. 3 Dokumente pro Monat erstellen. |
| Accountable | ✅ Ja. | E-Rechnung senden und empfangen. Max. 5 Belege scannen oder importieren. |
| B2B Router | ✅ Ja, Basis-Version. | Kein Empfang von E-Rechnungen, kein Versand von internationalen Rechnungen. |
| WISO Mein Büro | ✅ Ja, eingschränkt. | Keine Kleinunternehmerregelung, keine Archivierung, Gutschriften oder Storno. |
| Quba | ✅ Ja, eingeschränkt. | Kann E-Rechnungen nur auslesen und verarbeiten (als Teil des Dokumentenmanagements), aber keine E-Rechnungen erstellen oder versenden. |
| Portinvoice | ✅ Ja. | Ein reiner Validator. Er dient zur Überprüfung der Korrektheit von E-Rechnungen, bietet aber keinen Versand oder Erstellung an. |
Stand: August 2025, alle Angaben sind ohne Gewähr. Änderungen sind jederzeit möglich. Bitte schaut auf den Webseiten der Anbieter nach den Geschäftsbedingungen.
Begrenzung kostenloser Tools
Viele kostenfreie E-Rechnungs-Anbieter sind nicht auf Dauer ausgelegt oder dienen lediglich als Einstieg in kostenpflichtige Angebote oder zum Testen. Folgende Einschränkungen haben die meisten kostenlosen E-Rechnungsprogramme.
- Keine Archivierung für 10 Jahre
- Kein Empfang von E-Rechnungen
- Keine GoBD-konforme Speicherung
- Kein Support oder Updategarantie
- Eingeschränkte Rechnungsfunktionen
- Manuelle Prozesse, keine Automatisierung
Mit easybill bekommst du alle Funktionen kostenlos und der Preis wächst mit der Zahl deiner Kunden. Das ist fair für alle und du kannst von Anfang an rechtssichere E-Rechnungen erstellen.
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