Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?

26. August 202526. August 2025

Mit der stufenweisen Einführung der E-Rechnung im B2B-Bereich ab 2025 rücken auch die verschiedenen E-Rechnungsformate stärker in den Fokus. Zwei Begriffe tauchen dabei besonders häufig auf: ZUGFeRD und XRechnung. Beide Formate ermöglichen den digitalen Rechnungsversand – verfolgen jedoch unterschiedliche Ansätze und Einsatzbereiche.

Im Folgenden erfährst du, worin sich ZUGFeRD und XRechnung unterscheiden und welches Format für dein Unternehmen das richtige ist.

Achtung: E-Rechnungspflicht ab 2025!
Ab dem 01.01.2025 erfüllen Rechnungsvorlagen in Word oder PDF nicht mehr die gesetzlichen Anforderungen für B2B-Geschäfte in Deutschland.
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Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es handelt sich um einen hybriden Rechnungsstandard, der visuelle und maschinenlesbare Inhalte kombiniert.

Kernmerkmale:

Die Rechnung wird als PDF-Datei erstellt, in der zusätzlich strukturierte XML-Daten eingebettet sind
Der Empfänger kann die Rechnung lesen wie ein klassisches PDF, gleichzeitig aber auch automatisch verarbeiten
ZUGFeRD eignet sich besonders für den Austausch mit Geschäftspartnern, die unterschiedliche Systemvoraussetzungen mitbringen
Es gibt verschiedene Versionen (z. B. ZUGFeRD 2.1 oder 2.2), die an aktuelle gesetzliche Vorgaben angepasst sind

ZUGFeRD ist besonders attraktiv für kleine und mittlere Unternehmen, weil es sich nahtlos in bestehende Prozesse integrieren lässt – ohne den rein technischen Charakter der XRechnung.

Mehr Informationen zu ZuGFeRD

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Was ist XRechnung?

Die XRechnung ist der offizielle Rechnungsstandard für öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Sie basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und wurde im Zuge der EU-Richtlinie 2014/55/EU entwickelt.

Kernmerkmale:

Es handelt sich um ein reines XML-Datenformat, das keine visuelle PDF-Darstellung beinhaltet
XRechnungen sind ausschließlich maschinenlesbar und daher auf automatisierte Verarbeitung ausgerichtet
Sie enthält zahlreiche Pflichtfelder, die vor allem im Behördenkontext erforderlich sind (z. B. Leitweg-ID)
Die XRechnung ist bei öffentlichen Auftraggebern verpflichtend – Rechnungen, die nicht dem Standard entsprechen, werden abgelehnt

Für Unternehmen, die regelmäßig mit der öffentlichen Hand zusammenarbeiten, ist die XRechnung der notwendige Standard. Im klassischen B2B-Alltag hingegen ist sie weniger gebräuchlich, da sie vergleichsweise komplex in der Erstellung und Nutzung ist.

Mehr Informationen zur XRechnung

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Gemeinsamkeiten und Unterschiede im Überblick

Merkmal	ZUGFeRD	XRechnung
Format	PDF mit eingebettetem XML	Reines XML
Zielgruppe	B2B, privatwirtschaftliche Unternehmen	Öffentliche Auftraggeber
Lesbarkeit	Menschlich lesbar + maschinenlesbar	Nur maschinenlesbar
Standard	Deutscher Industriestandard	Verpflichtender Standard für Behörden
Komplexität	Benutzerfreundlich	Technisch anspruchsvoller
Pflichtangaben	Flexibel	Streng reguliert
Einsatz in easybill	Unterstützt	Unterstützt

Welches Format passt zu dir?

Wenn du vor allem mit anderen Unternehmen oder Privatkunden arbeitest, bietet dir ZUGFeRD eine praxisnahe und benutzerfreundliche Lösung, um den Einstieg in die elektronische Rechnungsstellung zu meistern. Du kombinierst die Vorteile der Digitalisierung mit dem gewohnten PDF-Format. Die meisten Unternehmen nutzen also ZUGFeRD.

Wenn du jedoch Rechnungen an Behörden oder öffentliche Institutionen stellst, kommst du an der XRechnung nicht vorbei. Hier gelten klare gesetzliche Vorgaben, die du mit den entsprechenden Tools wie easybill, aber unkompliziert erfüllen kannst. Am besten, du klärst vor Rechnungsstellung mit deinem Auftraggeber ab, welches Format gebraucht wird.

Die Umstellung auf E-Rechnungen ist also nicht nur eine rechtliche Notwendigkeit, sondern auch eine Chance: für effizientere Abläufe, weniger Papierkram und mehr digitale Souveränität im Geschäftsalltag.