ZUGFeRD-Rechnung einfach erstellen: Erfahre, wie du die E-Rechnungspflicht stressfrei meisterst. Mit easybill erstellst du rechtssichere ZUGFeRD 2.3 Dokumente in Sekunden.
Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnungspflicht in Deutschland in Kraft. Für Selbstständige und KMU bedeutet das: Der digitale Rechnungsaustausch per E-Rechnung ist kein „Kann“ mehr, sondern der gesetzliche Standard. Wer heute noch einfache Word-Dokumente oder PDFs aus Rechnungsvorlagen verschickt, riskiert künftig Probleme mit dem Finanzamt oder Geschäftspartnern und macht sich das Leben unnötig schwer. Denn durch die E-Rechnung wird die gesamte Buchhaltung digital und spielend einfach: keine Aktenordner mehr, kein Papierkram, kein Drucken mehr.
Die Lösung für diese technische Anforderung ist das ZUGFeRD-Format. Was dieser Begriff bedeutet und warum es viel einfacher ist als es klingt, erklären wir in diesem Beitrag.
Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?
Hinter dem Namen ZUGFeRD verbirgt sich die Abkürzung für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Das klingt kompliziert, meint aber im Grunde nur ein einheitliches Regelwerk für digitale Rechnungen.
Eine ZUGFeRD-Rechnung lässt sich mit einem Briefumschlag vergleichen, der zwei verschiedene Inhalte hat:
- Ein ganz normales PDF: Das ist für das menschliche Auge gedacht. Die Rechnung kann wie gewohnt geöffnet, gelesen und kontrolliert werden.
- Ein unsichtbarer Datensatz (XML): Das ist der Datensatz für den Computer. Buchhaltungsprogramme lesen diese eingebetteten Daten automatisch aus, ohne dass Beträge oder Rechnungsnummern abgetippt werden müssen. Und das ist die wirkliche Revolution: die E-Rechnung spart viele mühsame Arbeitsschritte weil alles von Anfang an elektronisch abgespeichert wird und diese Daten einfach an den Steuerberater bzw. das Finanzamt durchgereicht werden können.
Da ZUGFeRD also im Gegensatz zur XRechnung (ein weiteres E-Rechnungsformat, das vor allem von Behörden genutzt wird) ein „hybrides“ Format ist, vereint es das Beste aus zwei Welten: Die gewohnte Lesbarkeit für Menschen und die effiziente Verarbeitung für Maschinen. Für die meisten Unternehmen ist ZUGFeRD das richtige E-Rechnungsformat.
Warum ZUGFeRD unverzichtbar ist
- Gesetzliche Pflicht: Seit Anfang 2025 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Viele Auftraggeber und öffentliche Stellen fordern mittlerweile zwingend den Versand im ZUGFeRD- oder XRechnungs-Format.
- Effizienz im Büro: Wenn ZUGFeRD-Rechnungen im Postfach landen, fließen die Daten direkt in die Buchhaltung. Das spart Zeit und verhindert Fehler beim manuellen Übertragen.
- Rechtssicherheit (GoBD): ZUGFeRD-Dateien sind revisionssicher. Das sorgt für Sicherheit bei Betriebsprüfungen, da die Daten den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Buchführung entsprechen.
ZUGFeRD vs. XRechnung: Ein kurzer Vergleich
Häufig fallen beide Begriffe gleichzeitig. Der Unterschied ist jedoch simpel:
- XRechnung: Besteht rein aus Code. Wer diese Datei öffnet, sieht nur kryptische Textzeichen. Sie wird vor allem von Behörden für die automatische Verarbeitung genutzt.
- ZUGFeRD: Bietet zusätzlich das gewohnte Rechnungsbild als PDF. Das macht es zum idealen Standard für den täglichen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen.
ZUGFeRD-Rechnungen ganz einfach erstellen mit easybill
Es ist kein technisches Expertenwissen nötig, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. easybill übernimmt die gesamte Technik im Hintergrund. Du erstellst deine Rechnungen im Rechnungsprogramm wie gehabt.
Der Prozess in easybill:
- Rechnung schreiben: Wie gewohnt Leistungen, Preise und Kundendaten eingeben.
- Format wählen: easybill unterstützt den modernsten Standard ZUGFeRD 2.3. Eine kurze Auswahl in den Einstellungen reicht aus.
- Versand: Die Rechnung wird per E-Mail verschickt. easybill generiert automatisch die hybride Datei, die der EU-Norm EN 16931 entspricht.
Deine Vorteile mit easybill:
- Immer aktuell: Die Software wird laufend an neue Gesetze angepasst.
- DATEV-Anbindung: Steuerberater erhalten alle Daten direkt im passenden Format, was die Zusammenarbeit deutlich stressfreier macht.
- Persönlicher Support: Bei Fragen zur Einrichtung hilft das Support-Team direkt weiter.
Zeitplan: Welche Fristen zur Umstellung auf die ZUGFeRD-Rechnung gelten jetzt?
Seit 2025 befinden wir uns in einer Übergangsphase. Das sind die wichtigsten Eckdaten für Unternehmen:
- Seit 1. Januar 2025: Jedes deutsche Unternehmen muss im B2B-Bereich in der Lage sein, E-Rechnungen (wie ZUGFeRD) zu empfangen. Die Zustimmung des Empfängers ist hierfür nicht mehr erforderlich.
- Bis 31. Dezember 2026: Bis Ende dieses Jahres dürfen noch Papierrechnungen oder einfache PDFs (ohne XML-Teil) verschickt werden, sofern der Empfänger zustimmt.
- Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 € müssen im B2B-Bereich zwingend E-Rechnungen versenden.
- Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen gilt ausnahmslos für alle Unternehmen im B2B-Sektor.
Wichtig: Wer 2026 bereits auf ZUGFeRD setzt, ist der Zeit voraus und muss sich keine Gedanken mehr über diese Fristen machen. Es lohnt sich also, frühzeitig die Weichen zu stellen und mit der richtigen Software die E-Rechnungspflicht umzusetzen.
Abschied von der Zettelwirtschaft
Die E-Rechnung ist im Jahr 2026 Alltag. Mit ZUGFeRD und easybill lässt sich diese Umstellung rechtssicher und effizient bewältigen. Das spart Zeit für das eigentliche Kerngeschäft und sorgt für ein professionelles Auftreten gegenüber Kunden.
