Ein gemeinsames Essen mit dem Kunden, ein Geschäftsfrühstück mit potenziellen Partnern oder eine Teamfeier im Restaurant: Solche Bewirtungskosten gehören zum betrieblichen Alltag vieler Unternehmer und Selbstständiger. Wer diese Ausgaben steuerlich geltend machen möchte, muss einen Bewirtungsbeleg einreichen.
Was ist ein Bewirtungsbeleg?
Ein Bewirtungsbeleg dient als schriftlicher Nachweis für eine geschäftlich veranlasste Bewirtung. Er dokumentiert, wann, wo, mit wem und aus welchem Anlass das Essen oder Trinken stattgefunden hat. Nur mit einem korrekt ausgefüllten Beleg kannst du die Ausgaben steuerlich geltend machen.
Wichtig:
Zwischen privater und geschäftlicher Bewirtung muss klar unterschieden werden. Nur Letztere ist grundsätzlich als Betriebsausgabe abzugsfähig und selbst dann nur teilweise.
Bewirtungsbeleg Vorlage (Download)
Tipp: Nutze unsere Bewirtungsbeleg Vorlage, um alle Angaben systematisch zu erfassen und nichts zu vergessen.
Sonderfall: Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro brutto)
Hier gelten erleichterte Anforderungen, sie müssen folgende Angaben enthalten:
- Name und Anschrift des Restaurants
- Ausstellungsdatum
- Art und Menge der bewirteten Leistungen
- Bruttobetrag und Steuersatz
- Kein Name des Kunden erforderlich
- Zusätzliche handschriftliche Angaben: Anlass, Teilnehmer, Unterschrift
Rechtliche Grundlagen
Die steuerliche Behandlung von Bewirtungskosten ist im Einkommensteuergesetz geregelt in § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG. Dort ist festgelegt, dass Bewirtungskosten nur unter bestimmten Voraussetzungen als Betriebsausgaben abgezogen werden dürfen.
Die Finanzverwaltung hat ergänzend klare Anforderungen an den Bewirtungsbeleg formuliert, etwa in den BMF-Schreiben und den GoBD. Zudem ist zu unterscheiden zwischen:
- Betriebsausgaben: für Unternehmer, Selbstständige, Freiberufler
- Werbungskosten: bei Arbeitnehmern (z. B. für beruflich veranlasste Einladungen im Außendienst)
Damit das Finanzamt die Bewirtungskosten akzeptiert, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:
- Geschäftlicher Anlass: Ein konkreter, beruflich relevanter Zweck (z. B. Verhandlung, Beratung, Projektbesprechung)
- Teilnehmerkreis: Kunden, Geschäftspartner oder Mitarbeiter (keine Freunde oder Familie ohne geschäftlichen Bezug zum Unternehmen)
- Angemessenheit: Die Höhe der Ausgaben muss dem Anlass entsprechen und darf nicht unangemessen wirken
Formale Anforderungen an einen Bewirtungsbeleg
Ein ordnungsgemäßer Bewirtungsbeleg muss mehrere Angaben enthalten:
- Ort und Datum der Bewirtung
- Anlass der Bewirtung (konkret, z. B. „Projektbesprechung mit XY“, nicht nur „Geschäftsessen“)
- Namen der Teilnehmer
- Detaillierte Auflistung der Speisen und Getränke
- Rechnungsdaten des Restaurants (Name, Anschrift, Steuernummer, Rechnungsnummer)
Zusätzlich gilt:
- Bei Beträgen unter 250 Euro reicht eine Kleinbetragsrechnung
- Der Bewirtende muss den Beleg eigenhändig unterschreiben
- Trinkgelder sollten gesondert ausgewiesen und dokumentiert werden (z. B. auf dem Beleg vermerken und quittieren lassen)
Effiziente Belegerfassung mit easybill
Mit easybill erfasst du deine Bewirtungsbelege digital, prüfst sie auf Vollständigkeit und speicherst sie GoBD-konform. In Kombination mit der automatisierten Rechnungserstellung und dem digitalen Austausch mit deinem Steuerberater sparst du viel Zeit und minimierst Fehlerquellen.
Typische Fehler – und wie du sie vermeidest
In der Praxis kommt es immer wieder zu Beanstandungen, weil:
- der Anlass der Bewirtung nicht konkret benannt wurde
- Teilnehmer fehlen oder nur unvollständig genannt sind
- der Beleg unleserlich ist (z. B. verblasste Thermobelege)
- Trinkgelder nicht dokumentiert sind
- lediglich pauschale Formulierungen für den Anlass verwendet wurden (Bsp: “Geschäftsessen”)
Sonderfälle bei der Bewirtung
Nicht jede Bewirtung fällt unter die klassische geschäftliche Einladung im Restaurant. Es gibt Sonderfälle:
- Bewirtung im eigenen Betrieb (z. B. über die Kantine oder bei Seminaren mit Catering)
- Interne Bewirtung (rein für Mitarbeiter) ist zwar ebenfalls abzugsfähig, unterliegt aber anderen Regeln
- Auslandsbewirtung: Hier gelten ebenfalls die deutschen Anforderungen (mit Übersetzung)
- Digitale Bewirtungsbelege: Elektronische Archivierung ist erlaubt, wenn sie GoBD-konform erfolgt
Der folgende Abschnitt erklärt die steuerliche Behandlung von Bewirtungskosten in Deutschland auf eine leicht verständliche Weise.
Steuerliche Absetzbarkeit von Bewirtungskosten
Wenn du geschäftlich jemanden bewirtest, kannst du die Kosten nicht zu 100 % von der Steuer absetzen. Die Regelung ist wie folgt:
- Nettokosten: Nur 70 % der Nettokosten (also der Betrag ohne Mehrwertsteuer) sind als Betriebsausgabe abziehbar. Die restlichen 30 % betrachtet das Finanzamt als private Ausgabe für deine eigene Verpflegung.
- Vorsteuer (Mehrwertsteuer): Die gesamte Mehrwertsteuer (100 %) auf der Rechnung kannst du vom Finanzamt zurückfordern (Vorsteuerabzug). Das gilt aber nur, wenn die Rechnung alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthält, wie es für Rechnungen über 250 € Pflicht ist.
Wichtige Hinweise
- Kein geschäftlicher Anlass? Keine Absetzbarkeit! Kosten, die keinen klaren geschäftlichen Hintergrund haben, kannst du nicht absetzen. Eine rein private Feier, die du als Geschäftsessen deklarierst, wird vom Finanzamt komplett gestrichen.
- Angemessenheit Die Kosten müssen angemessen sein. Das Finanzamt prüft, ob die Höhe der Rechnung im Verhältnis zum Anlass und zur Größe deines Unternehmens steht. Sehr luxuriöse oder überteuerte Bewirtungen können komplett als nicht abzugsfähig eingestuft werden.
Praktische Tipps für Unternehmen
Um rechtssicher und effizient mit Bewirtungskosten umzugehen:
- Vorlage für Bewirtungsbeleg verwenden (siehe Download)
- Digitale Rechnungsprogramme wie easybill nutzen, um Belege digital zu erfassen und direkt in die Buchhaltung zu übertragen
- Interne Richtlinien zur Bewirtung festlegen (z. B. Höchstbeträge, Genehmigungspflicht)
- Vorbereitung auf Betriebsprüfungen, indem alle Belege nachvollziehbar und korrekt dokumentiert sind
Ein ordnungsgemäßer Bewirtungsbeleg ist keine Formsache, sondern Voraussetzung für den steuerlichen Abzug. Wer hier sorgfältig arbeitet, schützt sich vor Nachzahlungen und nutzt alle legalen Gestaltungsspielräume.
Häufige Fragen zum Bewirtungsbeleg
Muss der Bewirtungsbeleg im Original vorliegen?
Ja. Das Finanzamt erkennt in der Regel nur das Original des Bewirtungsbelegs an. Eine Kopie reicht nicht aus, es sei denn, der Beleg wurde GoBD-konform digitalisiert und revisionssicher archiviert.
Können auch Bewirtungskosten ohne Rechnung geltend gemacht werden?
Nein. Ohne Rechnung oder ordnungsgemäßen Beleg ist kein steuerlicher Abzug möglich. Eine Eigenbeleg-Lösung ist bei Bewirtungen unzulässig.
Was passiert, wenn Teilnehmer kurzfristig absagen?
Auch dann muss der Beleg korrekt ausgefüllt werden. Gib alle eingeladenen Personen an, die ursprünglich teilnehmen sollten, und vermerke ggf. den Hinweis „Teilnehmer kurzfristig verhindert“.
Müssen Mitarbeiter als Teilnehmer ebenfalls genannt werden?
Ja. Auch eigene Mitarbeiter müssen namentlich auf dem Bewirtungsbeleg genannt werden, sofern sie an der Bewirtung teilgenommen haben.
Wie ist mit ausländischen Restaurantbelegen umzugehen?
Belege aus dem Ausland müssen ebenfalls die Pflichtangaben enthalten. Falls diese in einer Fremdsprache verfasst sind, empfiehlt sich eine Übersetzung der relevanten Inhalte auf der Rückseite oder auf einem separaten Blatt.
Wie werden Trinkgelder korrekt dokumentiert?
Trinkgelder sollten direkt auf dem Beleg notiert und vom Servicepersonal quittiert werden, zum Beispiel mit Unterschrift oder Stempel. Alternativ kann das Trinkgeld bei Kartenzahlung auf dem Zahlungsbeleg erscheinen.
Gibt es eine Aufbewahrungsfrist für Bewirtungsbelege?
Ja. Bewirtungsbelege unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Sie müssen im Rahmen der Buchführung aufbewahrt und bei einer Betriebsprüfung vorgelegt werden können.
Wie unterscheidet sich eine Bewirtung von einer Geschenkübergabe?
Eine Bewirtung ist eine Dienstleistung wie Essen oder Trinken, ein Geschenk dagegen eine Sache oder geldwerte Leistung. Geschenke unterliegen eigenen Abzugsregeln und dürfen 35 Euro pro Jahr und Empfänger nicht überschreiten.
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