Reisekostenabrechnung: Reisekosten korrekt absetzen

Geschäftsreisen gehören für viele Selbstständige, Freiberufler und Unternehmer zum Alltag. Durch Kundentermine, Messen oder Seminare entstehen Kosten, die steuerlich korrekt erfasst werden müssen. Eine sorgfältige Reisekostenabrechnung sorgt dafür, dass du keinen Cent verschenkst und im Falle einer Betriebsprüfung auf der sicheren Seite bist.

Was zählt zu Reisekosten?

Reisekosten entstehen, wenn du beruflich bedingt vorübergehend außerhalb deines Wohn- oder Geschäftsortes unterwegs bist (§ 9 Abs. 4 EStG). Dazu gehören unter anderem:

• Fahrtkosten: z. B. Bahntickets, Flugtickets, Mietwagen oder Kilometergeld bei Nutzung des privaten PKW
• Übernachtungskosten: Hotelrechnungen oder vergleichbare Unterkünfte
• Verpflegungsmehraufwand: Pauschalen für zusätzliche Ausgaben für Essen und Trinken
• Nebenkosten: Parkgebühren, Maut, Gepäckaufbewahrung oder Trinkgelder

Diese Kosten kannst du grundsätzlich als Betriebsausgaben absetzen, wenn sie eindeutig betrieblich veranlasst sind und du die entsprechenden Nachweise erbringst.

Mit easybill kannst du alle Belege von Geschäftsreisen digital erfassen und strukturiert ablegen.

Fotografiere oder lade Rechnungen und Quittungen einfach hoch und ordne sie den passenden Projekten oder Kunden zu. Dein Steuerberater erhält anschließend über den DATEV-Export oder direkten Belegaustausch alle Unterlagen in prüfungssicherer Form.

Jetzt kostenlos testen

Fahrkosten richtig abrechnen: Firmenwagen oder Kilometerpauschale

Fahrtkosten gehören zu den größten Posten in der Reisekostenabrechnung. Hier gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Betrieblicher PKW: Fährst du mit deinem Firmenwagen, kannst du alle tatsächlichen Kosten als Betriebsausgabe ansetzen.
2. Privater PKW: Hier setzt du entweder die Kilometerpauschale von 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer an. Für den Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, die sogenannte Entfernungspauschale, beträgt der Satz ab dem 21. Kilometer 0,38 Euro (vgl. § 9 Abs. 1 Nr. 4 EStG). Diese Regelung gilt noch bis 2026, danach soll die Kilometerpauschale auf 0,38 Euro pro km steigen.

Beispiel:
Du fährst 120 km zu einem Kundentermin und nutzt dafür deinen privaten PKW.
120 km × 0,38 Euro = 45,60 Euro absetzbare Fahrtkosten.

Auch Tickets für Bahn, Flugzeug oder Mietwagenkosten werden in voller Höhe als Fahrtkosten berücksichtigt. Bewahre alle Belege sorgfältig auf.

Übernachtungskosten korrekt ansetzen

Übernachtungskosten auf Geschäftsreisen kannst du in voller Höhe absetzen, solange sie angemessen sind. Typische Belege sind Hotelrechnungen, Quittungen oder Rechnungen von Pensionen.

Praxis-Tipp:

• Achte darauf, dass dein Name oder der Firmenname auf der Rechnung steht.
• Bei Hotelübernachtungen mit Frühstück muss der Frühstücksanteil von den Übernachtungskosten getrennt ausgewiesen werden, da Verpflegungspauschalen separat gelten.

Verpflegungsmehraufwand – Pauschalen nutzen

Für die zusätzlichen Kosten für Essen und Getränke während einer Reise gibt es gesetzliche Pauschalen, die abhängig von der Abwesenheitsdauer gelten. Du musst also keine Belege sammeln.

• Abwesenheit mehr als 8 Stunden: 14 Euro
• Ganztägige Abwesenheit (24 Stunden): 28 Euro
• An- und Abreisetage bei mehrtägigen Reisen: 14 Euro

Bei Auslandsreisen gelten je nach Land und Stadt höhere Pauschalen (Stand: 2025).

Nebenkosten nicht vergessen

Zu den absetzbaren Nebenkosten gehören u. a.:

• Parkgebühren und Maut
• Gepäckaufbewahrung und Transportkosten
• Dienstliche Telefonate oder WLAN im Hotel
• Trinkgelder, die im Zusammenhang mit der Reise stehen

Kleinere Beträge wie Parktickets solltest du ebenfalls aufbewahren oder dokumentieren, um im Zweifelsfall einen Nachweis zu haben.

Vorlage Reisekostenabrechnung

1. Persönliche Angaben

• Name des Reisenden
• Anschrift
• Unternehmen/Firma (falls zutreffend)

2. Angaben zur Reise

• Reisezweck / Anlass der Reise (z. B. Kundentermin, Messe, Projektbesprechung)
• Reiseziel (Ort, ggf. mehrere Stationen)
• Reisedatum und Uhrzeiten (Abfahrt und Rückkehr)
• Reisedauer in Tagen und Stunden

3. Fahrtkosten

• Verkehrsmittel (z. B. Pkw, Bahn, Flugzeug)
• Bei Nutzung des eigenen Pkw:
  • Gefahrene Kilometer
  • Kilometerpauschale
  • Berechneter Betrag
• Bei öffentlichen Verkehrsmitteln:
  • Ticketkosten mit Belegnachweis

4. Übernachtungskosten

• Hotelname und Adresse
• Datum der Übernachtung
• Rechnungsbetrag (ggf. ohne Frühstück, da dieses separat bei Verpflegung berücksichtigt wird)
• Beleg anfügen

5. Verpflegungsmehraufwand

• Dauer der Abwesenheit je Tag
• Geltender Pauschbetrag (abhängig von der Abwesenheitsdauer, aktuell z. B. 14 € / 28 € Inland)
• Anzahl der Tage
• Gesamtbetrag

6. Reisenebenkosten

• Parkgebühren, Maut, Taxi, ÖPNV am Zielort, Eintritte, Gepäckaufbewahrung usw.
• Datum, kurze Beschreibung, Betrag
• Belege anfügen

7. Gesamtabrechnung

Kostenart	Betrag (€)
Fahrtkosten
Übernachtungskosten
Verpflegungsmehraufwand
Reisenebenkosten
Gesamtkosten	…

8. Unterschrift

• Ort, Datum
• Unterschrift des Reisenden

Tipp für die Praxis

Um die Reisekostenabrechnung revisionssicher zu gestalten, müssen alle Originalbelege (Tickets, Quittungen, Hotelrechnungen) aufbewahrt werden. Mit easybill kannst du diese Belege sofort digital erfassen und direkt mit deinem Steuerberater teilen. So gehst du sicher, dass keine Unterlagen verloren gehen und die Buchhaltung zeitnah verarbeitet werden kann.

Häufige Fragen zur Reisekostenabrechnung

Wann muss eine Reisekostenabrechnung erstellt werden?
Eine Reisekostenabrechnung ist immer dann notwendig, wenn berufliche oder betriebliche Reisen Kosten verursachen, die steuerlich geltend gemacht oder gegenüber dem Unternehmen bzw. Mandanten abgerechnet werden sollen. Für private Reisen ist keine Abrechnung erforderlich.

Welche Belege müssen eingereicht werden?
Grundsätzlich müssen alle Originalbelege vorliegen, die Kosten dokumentieren:

• Tickets und Rechnungen für Bahn, Flug oder Bus
• Tankquittungen und Parkbelege bei Nutzung des privaten Pkw
• Hotelrechnungen
• Quittungen für Maut, Taxi oder ÖPNV am Zielort
• Belege für Reisenebenkosten wie Konferenzgebühren oder Gepäckaufbewahrung
  Bei digitaler Erfassung über easybill können diese Belege revisionssicher gespeichert und direkt mit dem Steuerberater geteilt werden.

Wie lange müssen Belege und Reisekostenabrechnungen aufbewahrt werden?
Für Unternehmer gilt in Deutschland eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren für steuerrelevante Unterlagen, also auch für Reisekostenabrechnungen und Belege. Für Arbeitnehmer ohne unternehmerische Tätigkeit reichen in der Regel 2 Jahre, solange die Steuererklärung nicht abgeschlossen ist.

Welche Fristen gelten für die Einreichung oder steuerliche Geltendmachung?
Es gibt keine gesetzlich vorgeschriebene Frist für die Erstellung der Reisekostenabrechnung, sie sollte jedoch zeitnah nach der Reise erfolgen. Für die steuerliche Berücksichtigung gilt: Die Abrechnung muss innerhalb der Abgabefrist der Steuererklärung eingereicht werden.

Wie funktioniert die digitale Belegerfassung mit easybill?
Mit easybill können alle Belege von Reisen, wie Tankquittungen, Bahntickets oder Hotelrechnungen, fotografiert oder hochgeladen werden. Diese Belege werden automatisch im System gespeichert und können anschließend direkt mit dem Steuerberater geteilt werden.
Vorteil: Keine Belegverluste, sofortige Verfügbarkeit und reibungslose Zusammenarbeit mit der Buchhaltung.

Kann ich Verpflegungskosten ohne Belege angeben?
Ja, Verpflegungsmehraufwendungen können nach den gesetzlichen Pauschalen abgerechnet werden. Belege für Mahlzeiten sind dafür nicht notwendig, es sei denn, das Unternehmen oder der Steuerberater verlangt sie intern zur Dokumentation.

Wie unterscheiden sich Reisekosten im Inland und Ausland?
Für Auslandsreisen gelten abweichende Verpflegungspauschalen, die nach Land und teilweise nach Stadt gestaffelt sind. Auch Währung, Umrechnungskurse und zusätzliche Belege können eine Rolle spielen. Das Finanzamt veröffentlicht jährlich aktualisierte Pauschbeträge für Auslandsreisen.

Welche Fehler sollte man bei der Reisekostenabrechnung vermeiden?

• Vermischung von privaten und beruflichen Ausgaben
• Fehlende oder nicht lesbare Belege
• Nicht dokumentierte Reisezwecke
• Falsche Anwendung der Pauschalen