Reisekostenabrechnung: Reisekosten korrekt absetzen (Vorlage)

14. Januar 202614. Januar 2026

Geschäftsreisen gehören für viele Selbstständige, Freiberufler und Unternehmer zum Alltag. Durch Kundentermine, Messen oder Seminare entstehen Kosten, die steuerlich korrekt erfasst werden müssen. Eine sorgfältige Reisekostenabrechnung sorgt dafür, dass du keinen Cent verschenkst und im Falle einer Betriebsprüfung auf der sicheren Seite bist.

Was gehört in die Reisekostenabrechnung?

Inhaltsverzeichnis

Reisekosten entstehen bei vorübergehender beruflich bedingter Abwesenheit von deiner Wohnung und deiner ersten Tätigkeitsstätte (§ 9 Abs. 4 EStG).

Fahrtkosten: Bahntickets, Flugtickets, Mietwagen oder Kilometerpauschale.
Übernachtungskosten: Hotelrechnungen oder Pensionen.
Verpflegungsmehraufwand: Gesetzliche Pauschalen für Essen und Trinken.
Reisenebenkosten: Parkgebühren, Maut, Trinkgelder oder berufliches WLAN.

Diese Kosten kannst du grundsätzlich als Betriebsausgaben absetzen, wenn sie eindeutig betrieblich veranlasst sind und du die entsprechenden Nachweise erbringst.

Mit easybill kannst du alle Belege von Geschäftsreisen digital erfassen und strukturiert ablegen.
Fotografiere oder lade Rechnungen und Quittungen einfach hoch und ordne sie den passenden Projekten oder Kunden zu. Dein Steuerberater erhält anschließend über den DATEV-Export oder direkten Belegaustausch alle Unterlagen in prüfungssicherer Form.
Jetzt kostenlos testen

Fahrkosten richtig abrechnen: Firmenwagen oder Kilometerpauschale

Fahrtkosten gehören zu den größten Posten. Hier musst du steuerlich genau unterscheiden:

Betrieblicher PKW: Du setzt alle tatsächlichen Kosten (Abschreibung, Benzin, Versicherung) als Betriebsausgabe an.
Privater PKW (Dienstreisepauschale): Wenn du für einen Kundentermin oder eine Messe deinen privaten Wagen nutzt, kannst du 0,30 € pro gefahrenem Kilometer (jeder Kilometer für Hin- und Rückweg) steuerlich geltend machen.

Korrektes Beispiel 2026: Du fährst insgesamt 120 km (60 km hin, 60 km zurück) zu einem Kundentermin mit deinem privaten PKW. Berechnung: 120 km × 0,30 € = 36,00 € absetzbare Fahrtkosten.

Hinweis: Verwechsle die Dienstreisepauschale nicht mit der Pendlerpauschale für den täglichen Weg ins Büro, bei der 0,38 € gelten. Bei echten Dienstreisen bleibt es beim Satz von 0,30 €.

Auch Tickets für Bahn, Flugzeug oder Mietwagenkosten werden in voller Höhe als Fahrtkosten berücksichtigt. Bewahre alle Belege sorgfältig auf.

Übernachtungskosten korrekt ansetzen

Übernachtungskosten auf Geschäftsreisen kannst du in voller Höhe absetzen, solange sie angemessen sind. Typische Belege sind Hotelrechnungen, Quittungen oder Rechnungen von Pensionen.

Praxis-Tipp:
Achte darauf, dass dein Name oder der Firmenname auf der Rechnung steht.
Bei Hotelübernachtungen mit Frühstück muss der Frühstücksanteil von den Übernachtungskosten getrennt ausgewiesen werden, da Verpflegungspauschalen separat gelten.

Verpflegungsmehraufwand: Pauschalen nutzen

Für die zusätzlichen Kosten für Essen und Getränke während einer Reise gibt es gesetzliche Pauschalen, die abhängig von der Abwesenheitsdauer gelten. Du musst also keine Belege sammeln.

Abwesenheit mehr als 8 Stunden: 14 Euro
Ganztägige Abwesenheit (24 Stunden): 28 Euro
An- und Abreisetage bei mehrtägigen Reisen: 14 Euro

Bei Auslandsreisen gelten je nach Land und Stadt höhere Pauschalen (Stand: 2026, Quelle: BMF).

Land	Pauschale (8–24 h)	Pauschale (24 h / An-Abreise)
Österreich	36 €	53 €
Schweiz	45 €	68 €
Frankreich	41 €	61 €
USA	50 €	75 €
Großbritannien	43 €	64 €

Wichtig: Erhältst du ein kostenloses Frühstück im Hotel oder wirst du zum Mittagessen eingeladen, musst du die Verpflegungspauschale kürzen (Frühstück um 20 %, Mittag-/Abendessen um je 40 % der Ganztagespauschale).

Nebenkosten nicht vergessen

Zu den absetzbaren Nebenkosten gehören u. a.:

Parkgebühren und Maut
Gepäckaufbewahrung und Transportkosten
Dienstliche Telefonate oder WLAN im Hotel
Trinkgelder, die im Zusammenhang mit der Reise stehen

Kleinere Beträge wie Parktickets solltest du ebenfalls aufbewahren oder dokumentieren, um im Zweifelsfall einen Nachweis zu haben.

Vorlage Reisekostenabrechnung
1. Persönliche Angaben
Name des Reisenden
Anschrift
Unternehmen/Firma (falls zutreffend)
2. Angaben zur Reise
Reisezweck / Anlass der Reise (z. B. Kundentermin, Messe, Projektbesprechung)
Reiseziel (Ort, ggf. mehrere Stationen)
Reisedatum und Uhrzeiten (Abfahrt und Rückkehr)
Reisedauer in Tagen und Stunden
3. Fahrtkosten
Verkehrsmittel (z. B. Pkw, Bahn, Flugzeug)
Bei Nutzung des eigenen Pkw:
Gefahrene Kilometer
Kilometerpauschale
Berechneter Betrag
Bei öffentlichen Verkehrsmitteln:
Ticketkosten mit Belegnachweis
4. Übernachtungskosten
Hotelname und Adresse
Datum der Übernachtung
Rechnungsbetrag (ggf. ohne Frühstück, da dieses separat bei Verpflegung berücksichtigt wird)
Beleg anfügen
5. Verpflegungsmehraufwand
Dauer der Abwesenheit je Tag
Geltender Pauschbetrag (abhängig von der Abwesenheitsdauer, aktuell z. B. 14 € / 28 € Inland)
Anzahl der Tage
Gesamtbetrag
6. Reisenebenkosten
Parkgebühren, Maut, Taxi, ÖPNV am Zielort, Eintritte, Gepäckaufbewahrung usw.
Datum, kurze Beschreibung, Betrag
Belege anfügen
7. Gesamtabrechnung
Kostenart Betrag (€)
Fahrtkosten
Übernachtungskosten
Verpflegungsmehraufwand
Reisenebenkosten
Gesamtkosten …
8. Unterschrift
Ort, Datum
Unterschrift des Reisenden

Tipp für die Praxis

Um die Reisekostenabrechnung revisionssicher zu gestalten, müssen alle Originalbelege (Tickets, Quittungen, Hotelrechnungen) aufbewahrt werden. Mit easybill kannst du diese Belege sofort digital erfassen und direkt mit deinem Steuerberater teilen. So gehst du sicher, dass keine Unterlagen verloren gehen und die Buchhaltung zeitnah verarbeitet werden kann.

Häufige Fragen zur Reisekostenabrechnung

Wann muss eine Reisekostenabrechnung erstellt werden?
Eine Reisekostenabrechnung ist immer dann notwendig, wenn berufliche oder betriebliche Reisen Kosten verursachen, die steuerlich geltend gemacht oder gegenüber dem Unternehmen bzw. Mandanten abgerechnet werden sollen. Für private Reisen ist keine Abrechnung erforderlich.

Welche Belege müssen eingereicht werden?
Grundsätzlich müssen alle Originalbelege vorliegen, die Kosten dokumentieren:

Tickets und Rechnungen für Bahn, Flug oder Bus
Tankquittungen und Parkbelege bei Nutzung des privaten Pkw
Hotelrechnungen
Quittungen für Maut, Taxi oder ÖPNV am Zielort
Belege für Reisenebenkosten wie Konferenzgebühren oder Gepäckaufbewahrung
Bei digitaler Erfassung über easybill können diese Belege revisionssicher gespeichert und direkt mit dem Steuerberater geteilt werden.

Wie lange müssen Belege und Reisekostenabrechnungen aufbewahrt werden?
Für Unternehmer gilt in Deutschland eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren für steuerrelevante Unterlagen, also auch für Reisekostenabrechnungen und Belege. Für Arbeitnehmer ohne unternehmerische Tätigkeit reichen in der Regel 2 Jahre, solange die Steuererklärung nicht abgeschlossen ist.

Welche Fristen gelten für die Einreichung oder steuerliche Geltendmachung?
Es gibt keine gesetzlich vorgeschriebene Frist für die Erstellung der Reisekostenabrechnung, sie sollte jedoch zeitnah nach der Reise erfolgen. Für die steuerliche Berücksichtigung gilt: Die Abrechnung muss innerhalb der Abgabefrist der Steuererklärung eingereicht werden.

Wie funktioniert die digitale Belegerfassung mit easybill?
Mit easybill können alle Belege von Reisen, wie Tankquittungen, Bahntickets oder Hotelrechnungen, fotografiert oder hochgeladen werden. Diese Belege werden automatisch im System gespeichert und können anschließend direkt mit dem Steuerberater geteilt werden.
Vorteil: Keine Belegverluste, sofortige Verfügbarkeit und reibungslose Zusammenarbeit mit der Buchhaltung.

Kann ich Verpflegungskosten ohne Belege angeben?
Ja, Verpflegungsmehraufwendungen können nach den gesetzlichen Pauschalen abgerechnet werden. Belege für Mahlzeiten sind dafür nicht notwendig, es sei denn, das Unternehmen oder der Steuerberater verlangt sie intern zur Dokumentation.

Wie unterscheiden sich Reisekosten im Inland und Ausland?
Für Auslandsreisen gelten abweichende Verpflegungspauschalen, die nach Land und teilweise nach Stadt gestaffelt sind. Auch Währung, Umrechnungskurse und zusätzliche Belege können eine Rolle spielen. Das Finanzamt veröffentlicht jährlich aktualisierte Pauschbeträge für Auslandsreisen.

Welche Fehler sollte man bei der Reisekostenabrechnung vermeiden?

Vermischung von privaten und beruflichen Ausgaben
Fehlende oder nicht lesbare Belege
Nicht dokumentierte Reisezwecke
Falsche Anwendung der Pauschalen

Hier sind die ergänzten FAQ-Punkte, exakt im Format und Stil deines ursprünglichen Textes gehalten, damit du sie nahtlos einfügen kannst:

Was passiert, wenn ich eine Geschäftsreise mit einem privaten Urlaub verbinde?

Eine Kombination aus Business und Privatvergnügen (sog. „Bleisure Travel“) ist steuerlich möglich. Du musst die Kosten jedoch strikt in einen beruflichen und einen privaten Teil trennen. Während die Übernachtungskosten und Verpflegungspauschalen nur für die Arbeitstage absetzbar sind, können die Fahrtkosten (z. B. Flug oder Bahn) oft zeitanteilig aufgeteilt werden – vorausgesetzt, der berufliche Anteil der Reise liegt bei mindestens 10 %. Eine saubere Dokumentation im Kalender ist hier Pflicht.

Darf ich Trinkgelder auch ohne offizielle Quittung absetzen?

Ja, Trinkgelder zählen zu den absetzbaren Reisenebenkosten. Da Taxifahrer oder Restaurantmitarbeiter selten Belege über das Trinkgeld ausstellen, kannst du hierfür einen sogenannten Eigenbeleg erstellen. Notiere darauf den Anlass, das Datum, den Empfänger und den Betrag. Achte darauf, dass das Trinkgeld in einem angemessenen Verhältnis zur Gesamtrechnung steht.

Wie verhält es sich mit der Verpflegungspauschale bei Einladungen oder Frühstück?

Erhältst du während der Reise Mahlzeiten von Dritten (z. B. Frühstück im Hotelpreis enthalten oder Einladung zum Business-Lunch durch einen Kunden), muss die Verpflegungspauschale gekürzt werden. Die Kürzung erfolgt immer auf Basis der Ganztagespauschale (für Deutschland 28 €):

20 % Abzug für ein gestelltes Frühstück (5,60 €)
40 % Abzug für ein gestelltes Mittag- oder Abendessen (je 11,20 €) Mit easybill kannst du diese Kürzungen direkt bei der Erfassung vermerken, damit die Abrechnung rechtssicher bleibt.

Gibt es Besonderheiten bei der Umsatzsteuer (Vorsteuerabzug)?

Ja, während du Fahrt- und Übernachtungskosten gegen Vorlage einer ordnungsgemäßen Rechnung inklusive ausgewiesener Umsatzsteuer voll geltend machen kannst, ist beim Verpflegungsmehraufwand kein Vorsteuerabzug möglich. Die Pauschalen sind reine Nettobeträge. Achte bei Hotelrechnungen zudem darauf, dass Übernachtung (7 % MwSt.) und Frühstück (19 % MwSt.) korrekt getrennt ausgewiesen sind.