Bist du unsicher, wann du eine Quittung oder eine Rechnung benötigst? Wir erklären den Unterschied, die rechtliche Bedeutung und beantworten alle Fragen rund um Rechnung und Quittung.
Zusammengefasst: Der Hauptunterschied zwischen einer Rechnung und einer Quittung liegt im Zeitpunkt und Zweck der Ausstellung: Eine Rechnung fordert zur Zahlung auf und enthält detaillierte Informationen über die erbrachte Leistung oder Ware, während eine Quittung bestätigt, dass eine Zahlung bereits erfolgt ist. Die Rechnung wird vor der Zahlung erstellt, die Quittung danach.
Definition und Bedeutung von Belegen in der Buchhaltung
Belege sind die Grundlage jeder Buchhaltung. Ob es sich um Rechnungen, Kassenbons oder Quittungen handelt – sie alle dienen als Nachweis für Einnahmen und Ausgaben. Das Prinzip „Keine Buchung ohne Beleg“ zeigt, wie wichtig es ist, Transaktionen nachvollziehbar zu dokumentieren. Besonders für das Finanzamt sind diese Unterlagen entscheidend, um die Ordnungsmäßigkeit deiner Buchführung zu prüfen.
Was ist eine Rechnung?
Definition einer Rechnung
Eine Rechnung informiert den Kunden über den zu zahlenden Gesamtbetrag für eine erbrachte Leistung oder gelieferte Ware. Sie dient nicht nur der Zahlungsaufforderung, sondern muss auch bestimmte Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten. Eine Rechnung kann durch Zahlungsbestätigung ergänzt werden, z. B. durch Vermerk des Zahlungseingangs oder Unterschrift – sie gilt dann als quittierte Rechnung. Rechtlich ändert sich dadurch aber nichts an ihrem Status als Rechnung.
Pflichtangaben einer Rechnung
- Name und Anschrift des Leistenden
- Beschreibung der Leistung oder Ware
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Rechnungsbetrag: Nettobetrag, Umsatzsteuersatz, Steuerbetrag, Bruttobetrag
- Fortlaufende Rechnungsnummer
Für Rechnungen über 250 Euro (brutto) zusätzlich:
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (sofern vorhanden)
- Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistungserbringung
Tipp: Für Kleinunternehmer gelten Sonderregelungen zur Umsatzsteuer. Mehr dazu findest du in unserem Beitrag zur Kleinunternehmerregelung.
Was ist eine Quittung?
Definition einer Quittung
Eine Quittung ist der schriftliche Nachweis darüber, dass eine Zahlung erfolgt ist. Im Vergleich zur Rechnung enthält sie weniger Angaben und dient vor allem der Bestätigung von Barzahlungen – etwa im Einzelhandel. Auch digitale Quittungen gewinnen an Bedeutung.
Pflichtangaben auf einer Quittung
- Bruttopreis
- Datum und Ort der Ausstellung
- Leistungsart und -menge
- Umsatzsteuersatz (nur bei umsatzsteuerpflichtigen Leistungen)
- Unterschrift (nur bei handschriftlicher Ausstellung)
Hinweis: Ein maschinell erstellter Kassenbon ersetzt die handschriftliche Quittung. Eine Quittung kann eine Rechnung nur dann ersetzen, wenn sie alle Pflichtangaben nach § 14 UStG enthält – das ist allerdings selten der Fall.
Manchmal musst du auch einen Eigenbeleg erstellen – etwa wenn dir kein Beleg vorliegt. Warum dieser selbst erstellte Nachweis wichtig ist, erfährst du hier: Was ist ein Eigenbeleg?
Unterschiede zwischen Rechnung und Quittung
Der zeitliche Unterschied
- Rechnung: Wird vor der Zahlung ausgestellt und fordert zur Zahlung auf.
- Quittung: Wird nach der Zahlung ausgestellt und bestätigt den Zahlungseingang.
Tabelle: Unterschiede auf einen Blick
| Merkmal | Rechnung | Quittung |
|---|---|---|
| Zeitpunkt | Vor der Zahlung | Nach der Zahlung |
| Zweck | Zahlungsaufforderung | Zahlungsbestätigung |
| Pflichtangaben | Umfangreich nach § 14 UStG | Reduziert, aber eindeutig |
| Steuerliche Relevanz | Grundlage für Vorsteuerabzug | Nachweis für kleinere Beträge |
| Ersetzbar durch | Nein | Selten ersetzend für Rechnung |
Belege digital erfassen – Einfach und schnell! Ob Papierbelege, PDFs oder E-Rechnungen – easybill erkennt und verarbeitet deine Dokumente effizient und zuverlässig. Ideal für Selbstständige und kleine Unternehmen.
Die rechtliche Bedeutung von Rechnungen und Quittungen
Belegpflicht und Buchhaltung
Rechnungen und Quittungen sind essenzielle Buchhaltungsdokumente. Rechnungen gelten als rechtlich bindend und bilden die Grundlage für Steuererklärungen. Quittungen hingegen dienen meist als Zahlungsnachweis, insbesondere bei Barzahlungen.
Steuerliche Relevanz von Belegen
Rechnungen sind steuerlich besonders wichtig, da sie den Vorsteuerabzug ermöglichen. Quittungen reichen oft nur für kleinere, nicht vorsteuerabzugsfähige Ausgaben aus. Beide Belegarten sollten revisionssicher aufbewahrt werden.
GoBD-konforme Archivierung
Für die digitale Archivierung von Belegen gelten die GoBD. Belege müssen:
- Unveränderbar gespeichert
- Vollständig und zeitnah erfasst
- Systematisch geordnet
- Im Original aufbewahrt werden
Die E-Rechnung ist Pflicht
Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen im B2B-Bereich empfangen zu können. Spätestens ab 2027 wird auch der Versand zur Pflicht – stufenweise und abhängig vom Unternehmensumsatz. Die E-Rechnung muss einem strukturierten Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) entsprechen und ist mehr als nur ein PDF. Mehr zur E-Rechnung
Tipps für den richtigen Umgang mit Rechnungen und Quittungen
Für eine reibungslose Buchhaltung empfiehlt es sich, Belege systematisch zu erfassen und ein Rechnungsprogramm wie easybill zu nutzen. Damit kannst du Rechnungen automatisch erstellen, versenden und archivieren. Außerdem kann das Tools E-Rechnungen auslesen und versenden und vereinfacht die Zusammenarbeit mit deinem Steuerberater.
Häufige Fragen rund um Quittungen und Rechnungen
Kann eine Quittung die Rechnung ersetzen?
In Ausnahmefällen ja – aber nur, wenn die Quittung alle Pflichtangaben gemäß § 14 UStG enthält. Das ist meist nicht der Fall, daher solltest du bei Geschäftsvorgängen mit Vorsteuerabzug immer eine ordentliche Rechnung ausstellen oder verlangen.
Muss ich bei Barzahlung immer eine Quittung ausstellen?
Nur wenn dein Kunde eine Quittung verlangt oder du sie für deine Buchhaltung benötigst. Im Einzelhandel reicht in der Regel ein Kassenbon. Für steuerlich relevante Einnahmen gilt aber auch hier: Keine Buchung ohne Beleg.
Wie lange müssen Rechnungen und Quittungen aufbewahrt werden?
Nach § 147 AO müssen Rechnungen und Quittungen 10 Jahre lang aufbewahrt werden, wenn du buchführungspflichtig bist. Bei Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) gilt diese Frist ebenfalls für steuerrelevante Belege.
Dürfen Belege nur digital aufbewahrt werden?
Ja, unter bestimmten Voraussetzungen. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern) erlauben die digitale Archivierung – vorausgesetzt, die Belege sind:
- Unveränderbar gespeichert
- Vollständig erfasst
- Systematisch geordnet
- Im Originalformat einsehbar
Was passiert, wenn ein Beleg verloren geht?
Dann kannst du in der Regel einen Eigenbeleg erstellen – sofern du glaubhaft machen kannst, dass die Zahlung tatsächlich erfolgt ist. Finanzämter akzeptieren Eigenbelege jedoch nur in Ausnahmefällen und nicht für Vorsteuerabzug.
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