Ob Einzelunternehmer, wachsendes Startup oder etabliertes KMU: Wer mit Kunden arbeitet, braucht eine strukturierte Kundenverwaltung. Doch wie diese organisiert wird, variiert stark. Manche nutzen Excel-Tabellen, andere greifen zu spezialisierten Tools. Spätestens wenn Prozesse digitalisiert werden sollen, stellt sich die Frage: Reicht eine einfache Kundenverwaltungssoftware oder ist ein CRM-System notwendig?
Dieser Beitrag bietet Orientierung und hilft dir dabei, die passende Lösung für dein Unternehmen zu finden.
Was ist eine Kundenverwaltung?
Unter Kundenverwaltung versteht man die strukturierte Erfassung, Pflege und Nutzung von Kundendaten. Dazu gehören Stammdaten wie Name, Adresse und Kontaktdaten, aber auch Informationen zur bisherigen Kommunikation, Bestellungen oder Rechnungen.
Ziel der Kundenverwaltung ist es, Überblick zu behalten, effizient zu arbeiten und eine gute Kundenbeziehung zu pflegen. Wer weiß, wann welcher Kunde zuletzt kontaktiert wurde oder welche Rechnungen offen sind, kann gezielter agieren und professioneller auftreten.
Kundenverwaltungssoftware vs. CRM-System
Beide Lösungen unterstützen Unternehmen bei der Kundenorganisation. Doch sie unterscheiden sich deutlich im Funktionsumfang und in der Zielsetzung.
Unterschiede im Überblick
| Funktion | Kundenverwaltungssoftware | CRM-System |
|---|---|---|
| Stammdatenverwaltung | Ja | Ja |
| Rechnungsstellung | Ja | Meist nicht enthalten |
| Lead-Management | Eingeschränkt | Umfangreich |
| Marketingautomatisierung | Nein | Ja |
| Auswertungen & Reporting | Basisfunktionen | Detaillierte Analysen |
| Zielgruppe | Einzelunternehmer, KMU | Vertriebs- und Marketingteams |
Eine im Rechnungsprogramm integrierte Kundenverwaltung wie bei easybill eignet sich vor allem für Selbstständige und kleine Teams, die primär Kundendaten verwalten und Rechnungen erstellen möchten und eine überschaubare Zahl von Kunden haben. Ein vollwertiges CRM-System ist dann sinnvoll, wenn komplexe Vertriebsprozesse, Leadpflege oder Marketingautomatisierung im Fokus stehen. Die Systeme lassen sich auch sinnvoll verknüpfen.
Die wichtigsten CRM-Tools für den deutschen Markt
HubSpot CRM
Ein beliebtes, kostenloses Einstiegs-CRM mit starker Marketing-Suite. Besonders für KMU geeignet, die Vertrieb und Content-Marketing kombinieren wollen.
Pipedrive
Konzentriert sich auf die Vertriebs-Pipeline und bietet ein übersichtliches Interface. Gut geeignet für sales-getriebene Teams.
Salesforce
Das weltweit führende Enterprise-CRM. Sehr leistungsfähig, aber komplex in der Einrichtung und eher für größere Unternehmen ausgelegt.
Zoho CRM
Modular aufgebaut und vergleichsweise günstig. Besonders interessant für KMU mit begrenztem Budget und dem Wunsch nach Skalierbarkeit.
CentralStationCRM
Eine DSGVO-konforme Lösung aus Deutschland. Ideal für kleine Unternehmen, die eine einfache, rechtskonforme CRM-Lösung suchen.
Vergleichstabelle
| Tool | Zielgruppe | Besonderheiten | Preisniveau |
| HubSpot CRM | KMU | Marketingfunktionen, kostenlos | Kostenlos bis Premium |
| Pipedrive | Vertriebs-Teams | Pipeline-Ansicht, intuitive Bedienung | Mittelklasse |
| Salesforce | Enterprise | Umfangreich, skalierbar | Hochpreisig |
| Zoho CRM | KMU | Modular, international | Günstig bis mittel |
| CentralStationCRM | Kleine Unternehmen | DSGVO-konform, deutschsprachig | Günstig |
easybill als Kundenverwaltungssoftware fürs Rechnungswesen
Funktionen im Überblick
- Intuitive Benutzeroberfläche für schnelle Einarbeitung
- Zentrale Erfassung von Kundendaten
- Automatische Kundenanlage bei Rechnungserstellung
- Verknüpfung von Kundendaten mit Angeboten, Lieferscheinen und Rechnungen
- DSGVO-konforme Speicherung auf deutschen Servern
easybill bietet viele Funktionen, die für Freelancer und KMUs bereits völlig ausreichend sind. Wer mehr braucht, kann Kundenverwaltung und CRM kombinieren.
Kombination aus easybill und CRM – Best of Both Worlds
Viele Unternehmen starten mit einer schlanken Lösung wie easybill und erweitern bei wachsendem Bedarf ihre Systemlandschaft.
Anbindungsmöglichkeiten
- Zapier: Automatisierte Verknüpfung mit Tools wie HubSpot oder Pipedrive
- Make (ehemals Integromat): Komplexe Workflows zwischen easybill und CRM-Systemen
- API: Eigene Integrationen möglich
- CSV-Export/Import: Für manuelle Datenübertragung
Entscheidungshilfe – Welche Lösung passt zu wem?
Checkliste
- Du brauchst eine einfache Lösung für Kunden- und Rechnungsverwaltung? easybill reicht aus
- Du willst Leads verfolgen, Marketingkampagnen starten und Auswertungen fahren? Ein CRM ist sinnvoll
- Du hast wenig Zeit für Einarbeitung und kein eigenes IT-Team? Setze auf einfache Tools mit klarer Struktur
Matrix zur Entscheidungshilfe
| Unternehmensgröße | Prozesskomplexität | Empfehlung |
| Einzelunternehmer | Gering | easybill |
| KMU mit Wachstum | Mittel | easybill + CRM |
| Vertriebsteam >5 | Hoch | Vollwertiges CRM-System |
Effektive Kundenverwaltung ist Pflicht, CRM ist die Kür für große Unternehmen
Eine effektive Kundenverwaltung ist für jedes Unternehmen essenziell. Ob einfache Software oder komplexes CRM-System: Die Wahl hängt von Unternehmensgröße, Prozessanforderungen und digitaler Reife ab.
easybill bietet für kleine Unternehmen eine pragmatische Lösung zur Kunden- und Rechnungsverwaltung. Wer darüber hinaus Leads managen oder Marketingprozesse abbilden möchte, profitiert von einem CRM-System – oder einer Kombination beider Welten.
