Die Kleinbetragsrechnung ist eine vereinfachte Rechnungsform für Beträge bis 250 Euro brutto. Sie spart Zeit und Bürokratie, da deutlich weniger Pflichtangaben erforderlich sind als bei einer normalen Rechnung. Gerade für Selbstständige, kleine Unternehmen, den Einzelhandel oder die Gastronomie ist sie im Alltag besonders praktisch. In diesem Beitrag erfährst du, was eine Kleinbetragsrechnung ausmacht, welche Angaben zwingend enthalten sein müssen und welche Fehler du unbedingt vermeiden solltest.
Was ist eine Kleinbetragsrechnung?
Eine Kleinbetragsrechnung ist eine vereinfachte Form der Rechnung, die für Beträge bis 250 Euro brutto ausgestellt werden darf. Grundlage dafür ist § 33 UStDV. Im Gegensatz zur normalen Rechnung brauchst du hier deutlich weniger Pflichtangaben. Typische Beispiele sind Belege aus dem Einzelhandel, aus der Gastronomie oder für kleinere Dienstleistungen. Die Vereinfachung soll Bürokratie ersparen, ohne dass die Rechtssicherheit leidet.
Die Kleinbetragsrechnung ist eine Art „Light-Version“ der Standardrechnung. Während bei normalen Rechnungen detaillierte Angaben wie Steuernummer, Rechnungsnummer, vollständige Empfängerdaten oder Nettobeträge nötig sind, beschränkt sich die Kleinbetragsrechnung auf das Wesentliche. Sie bleibt dadurch übersichtlich und schnell zu erstellen.
Welche Pflichtangaben muss eine Kleinbetragsrechnung enthalten?
Damit eine Kleinbetragsrechnung vom Finanzamt anerkannt wird, muss sie nach § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) bestimmte Angaben enthalten. Im Vergleich zu einer normalen Rechnung sind es deutlich weniger Angaben, was den Aufwand reduzieren soll. Erforderlich sind:
- Name und Anschrift des Rechnungsstellers
- Ausstellungsdatum
- Menge und Art der Leistung oder Lieferung
- Bruttobetrag sowie der Umsatzsteuersatz (Den Steuerbetrag musst du nicht separat ausweisen).
Wichtig: Wenn es sich um eine steuerfreie Leistung handelt (z. B. innergemeinschaftliche Lieferung oder Kleinunternehmerregelung), muss ein entsprechender Hinweis zur Steuerbefreiung auf der Rechnung stehen.
Was darf bei einer Kleinbetragsrechnung weggelassen werden?
Im Vergleich zur normalen Rechnung musst du bei einer Kleinbetragsrechnung weniger Daten erfassen. Auf folgende Angaben kannst du verzichten:
- Angabe des Leistungsempfängers
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Aufschlüsselung von Netto- und Steuerbetrag
- Steueridentifikationsnummer oder Steuernummer
Kleinbetragsrechnung vs. normale Rechnung
Während eine normale Rechnung zahlreiche Pflichtangaben enthalten muss, kommt die Kleinbetragsrechnung mit deutlich weniger Angaben aus. Die folgende Tabelle zeigt übersichtlich, welche Informationen in welcher Rechnungsart erforderlich sind.
| Angabe | Kleinbetragsrechnung (bis 250 € brutto) | Normale Rechnung |
|---|---|---|
| Name und Anschrift des Ausstellers | erforderlich | erforderlich |
| Name und Anschrift des Empfängers | nicht erforderlich | erforderlich |
| Steuernummer oder USt-IdNr. | nicht erforderlich | erforderlich |
| Rechnungsnummer (fortlaufend) | nicht erforderlich | erforderlich |
| Ausstellungsdatum | erforderlich | erforderlich |
| Menge und Art der Leistung/Lieferung | erforderlich | erforderlich |
| Nettobetrag | nicht erforderlich (Bruttobetrag reicht) | erforderlich |
| Steuerbetrag | nicht separat auszuweisen | erforderlich |
| Umsatzsteuersatz | erforderlich | erforderlich |
| Gesamtbetrag (brutto) | erforderlich | erforderlich |
| Hinweis auf Steuerbefreiung (falls zutreffend) | erforderlich | erforderlich |
Kleinbetragsrechnung und Bewirtungsbeleg
Besonders häufig begegnet dir die Kleinbetragsrechnung in Restaurants oder Cafés, denn viele Bewirtungsbelege liegen unterhalb der Grenze von 250 Euro. Damit die Ausgaben steuerlich anerkannt werden, reicht die Kleinbetragsrechnung allein aber nicht. Zusätzlich musst du den Bewirtungsbeleg mit folgenden Angaben ergänzen:
- Ort und Datum der Bewirtung
- Anlass des Treffens (genaue Beschreibung)
- Vollständige Namen aller bewirteten Personen
- Rechnungsdaten des Restaurants
- Eigenhändige Unterschrift des Bewirtenden
Typische Fehler bei Kleinbetragsrechnungen – und wie du sie vermeidest
Auch wenn die Kleinbetragsrechnung weniger Angaben erfordert, passieren in der Praxis häufig Fehler. Diese führen im schlimmsten Fall dazu, dass das Finanzamt den Beleg nicht anerkennt. Diese Stolperfallen solltest du unbedingt vermeiden:
- Brutto- und Nettobetrag verwechselt: Da bei Kleinbetragsrechnungen nur der Bruttobetrag erforderlich ist, kommt es häufig zu Missverständnissen bei der Preisangabe.
Tipp: Gib den Endbetrag inklusive Umsatzsteuer an und verzichte auf eine gesonderte Netto-/Steueraufstellung. - Kein Hinweis auf Steuerbefreiung: Wer Kleinunternehmer ist oder steuerfreie Leistungen erbringt, muss dies auf der Rechnung kenntlich machen. Fehlt der Hinweis, droht eine steuerliche Aberkennung.
Tipp: Ergänze immer den entsprechenden Vermerk, zum Beispiel „Kein Ausweis der Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG“. - Nutzung oberhalb der Grenze: Kleinbetragsrechnungen sind nur bis 250 Euro brutto zulässig. Für höhere Beträge ist eine vollständige Rechnung erforderlich.
- Verwechslung mit Quittungen oder Kassenbons: Nicht jeder Kassenbon erfüllt automatisch die Anforderungen einer Kleinbetragsrechnung. Manche Belege enthalten nicht alle Pflichtangaben.
Häufig gestellte Fragen
Eine Kleinbetragsrechnung darf für Rechnungen bis einschließlich 250 Euro brutto ausgestellt werden. Liegt der Betrag darüber, ist eine vollständige Rechnung mit allen Pflichtangaben erforderlich.
Ja. Kleinbetragsrechnungen können sowohl in Papierform als auch elektronisch (z. B. über eine Rechnungssoftware wie easybill) erstellt und verschickt werden. Wichtig ist, dass alle Pflichtangaben enthalten sind.
Nein. Eine Quittung bestätigt ausschließlich, dass eine Zahlung geleistet wurde. Sie ist ein Zahlungsbeleg, aber keine Zahlungsaufforderung. Eine Kleinbetragsrechnung dagegen dient der Abrechnung einer Leistung oder Lieferung und muss bestimmte Pflichtangaben nach § 33 UStDV enthalten. Daher erfüllt eine einfache Quittung nicht automatisch die Anforderungen einer Kleinbetragsrechnung.
Nein. Weder bei normalen Rechnungen noch bei Kleinbetragsrechnungen ist eine Unterschrift zwingend erforderlich.
