Honorarrechnung: Definition, Pflichtangaben, Besonderheiten

Ob Arzt, Architekt oder Designer: Wer auf Honorarbasis arbeitet, stellt eine Honorarrechnung aus. Damit sie rechtssicher ist, braucht es bestimmte Pflichtangaben und klare Strukturen. Hier erfährst du, wie du deine Honorarrechnung korrekt erstellst und welche Besonderheiten zu beachten sind.

Was ist eine Honorarrechnung?

Eine Honorarrechnung ist eine Form der Rechnung, die vor allem in freien Berufen genutzt wird. Inhaltlich unterscheidet sie sich nicht von einer normalen Rechnung. Sie wird aber in der Regel von Freiberuflern und selbstständigen Dienstleistern ausgestellt, die ihre Leistungen auf Honorarbasis abrechnen, anstatt ein festes Gehalt zu erhalten. Typische Beispiele sind Ärzte, Anwälte, Architekten, Journalisten oder Künstler.

Wer darf eine Honorarrechnung schreiben?

Eine Honorarrechnung darf jeder schreiben, der freiberuflich tätig ist und auf Honorarbasis arbeitet. Dazu zählen unter anderem:

• Ärzte, Zahnärzte und Tierärzte
• Rechtsanwälte und Notare
• Steuerberater und Wirtschaftsprüfer
• Architekten und Ingenieure
• Physiotherapeuten und Heilpraktiker
• Journalisten, Texter und Schriftsteller
• Künstler, Musiker, Schauspieler und Designer
• Coaches, Trainer und Berater
• Wissenschaftler und Dozenten
• Übersetzer und Dolmetscher

Welche Pflichtangaben gehören auf eine Honorarrechnung?

Die Pflichtangaben auf einer Honorarrechnung sind identisch mit denen auf einer normalen Rechnung. Die rechtliche Grundlage dafür ist § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG), in dem die Rechnungsstellung genau geregelt ist.

Damit deine Honorarrechnung rechtlich gültig ist, müssen folgende Angaben enthalten sein:

• Vollständiger Name und deine Anschrift des leistenden Unternehmens
• Vollständiger Name und Anschrift des Auftraggebers
• Rechnungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Umfang und Art der Leistung mit Zeitraum der Leistungserbringung
• das Honorar (Nettobetrag)
• die Umsatzsteuer oder, falls zutreffend, der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)
• der Bruttobetrag
• deine Bankverbindung oder andere Zahlungsinformationen

Besondere Vorgaben für einzelne Berufsgruppen

Auch wenn die Honorarrechnung grundsätzlich denselben Regeln wie jede andere Rechnung folgt, gibt es für manche Berufsgruppen zusätzliche Besonderheiten.

Für einige Berufsgruppen sind bestimmte Mindesthonorare vorgeschrieben. Diese Vorgaben sollen verhindern, dass Leistungen unter Wert angeboten werden und dadurch die Qualität im jeweiligen Berufsfeld leidet. Dies betrifft:

• Ärzte
• Zahnärzte
• Tierärzte
• Ingenieure
• Architekten
• Physiotherapeuten
• Notare
• Steuerberater

Architekten und Ingenieure haben eine weitere Pflicht: Sie müssen ihre Leistungen in verschiedene Phasen aufgliedern und diese in der Honorarrechnung detailliert ausweisen. Auf diese Weise bleibt die Abrechnung transparent und nachvollziehbar.

In kreativen Bereichen wie bei Autoren, Journalisten oder Künstlern existieren dagegen keine speziellen Vorschriften zur Honorarhöhe oder Aufschlüsselung. Da aber gerade in diesen Berufsfeldern die Abgrenzung zwischen freiberuflicher und gewerblicher Tätigkeit nicht immer eindeutig ist, solltest du genau prüfen, ob du tatsächlich eine Honorarrechnung ausstellen darfst. So gehst du sicher, dass es später keine Probleme mit dem Finanzamt gibt.

Unterschied zwischen Honorarrechnung und Rechnung

Inhaltlich gibt es keine Unterschiede: Beide Dokumente enthalten dieselben Pflichtangaben und fordern Geld für eine Leistung ein. Der Unterschied liegt in der Verwendung je nach Berufsgruppe. Freiberufler, die auf Honorarbasis arbeiten, stellen Honorarrechnungen aus. Andere Unternehmen oder Gewerbetreibende sprechen in der Regel schlicht von einer Rechnung.

Honorar berechnen

Bevor eine Honorarrechnung geschrieben wird, stellt sich oft die Frage: Wie hoch sollte das Honorar sein? Eine pauschale Antwort gibt es nicht, denn das Honorar hängt von verschiedenen Faktoren ab. Dazu gehören Qualifikation, Berufserfahrung, die Komplexität der Aufgabe, die Branche sowie regionale Marktbedingungen.

Viele Freiberufler und Dienstleister arbeiten mit einem Stundensatz. Dieser ergibt sich aus den eigenen Kosten, den gewünschten Gewinnanteilen und der realistisch abrechenbaren Arbeitszeit im Jahr. Wichtig ist, den Stundensatz klar zu kommunizieren und in der Honorarrechnung transparent aufzuführen, zusammen mit der Anzahl der geleisteten Stunden oder dem vereinbarten Pauschalhonorar.

Umsatzsteuer auf der Honorarrechnung: ja oder nein?

Ob du Umsatzsteuer ausweisen musst, hängt von deinem Status ab:

• Regelbesteuerung: Du weist auf deiner Honorarrechnung die gesetzliche Umsatzsteuer aus (in der Regel 19 % oder 7 %).
• Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG: Wenn dein Umsatz im Vorjahr unter 22.000 € lag und im laufenden Jahr voraussichtlich unter 50.000 € bleibt, musst du keine Umsatzsteuer ausweisen. In diesem Fall muss ein entsprechender Hinweis auf der Rechnung stehen.

Unterschied zwischen Honorarrechnung und Quittung

Eine Honorarrechnung ist eine Zahlungsaufforderung. Sie wird gestellt, bevor dein Kunde bezahlt. Eine Quittung dagegen bestätigt den Zahlungseingang. Du kannst also durchaus beides erstellen: Zuerst die Honorarrechnung, und nach der Bezahlung die Quittung als Zahlungsnachweis.

Beispiel: Ein Coach stellt eine Honorarrechnung über sein Honorar aus. Der Kunde überweist den Betrag. Auf Wunsch erhält er zusätzlich eine Quittung als Bestätigung.

Häufig gestellte Fragen

Dieser Beitrag wurde verfasst von

Irina

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