Honorar und Stundensatz berechnen

Der eigene Stundensatz ist eine der wichtigsten wirtschaftlichen Grundlagen für Selbstständige, Freiberufler und Gründer. Wer ihn zu niedrig ansetzt, riskiert auf Dauer finanzielle Engpässe. Wer ihn zu hoch kalkuliert, wird möglicherweise keine Kunden finden. Eine sorgfältige Berechnung hilft, die Balance zu halten zwischen Lebensunterhalt, betrieblichem Aufwand und Marktakzeptanz.

In diesem Beitrag zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du deinen Stundenlohn realistisch kalkulierst und worauf du beim Vergleich mit Angestellten-Gehältern achten solltest.

Warum Selbstständige anders rechnen müssen

Während Angestellte ein monatliches Gehalt beziehen, müssen Selbstständige ihren Lebensunterhalt selbst erwirtschaften – inklusive aller Betriebsausgaben, Steuern, Versicherungen und Vorsorgeaufwendungen. Hinzu kommen Zeiten, in denen keine direkte Kundenabrechnung möglich ist, etwa für Akquise oder Administration.

Die Formel ist also nicht einfach:
Mehr Kosten + weniger abrechenbare Zeit = höherer Stundensatz

1. Persönlichen Finanzbedarf ermitteln

Zuerst solltest du klären, wie viel du netto zum Leben brauchst. Das umfasst alle laufenden privaten Ausgaben und Vorsorgeaufwendungen:

• Lebenshaltungskosten: Miete, Lebensmittel, Kleidung, Freizeit
  
• Versicherungen: Privathaftpflicht, Hausrat, Berufsunfähigkeit
  
• Krankenversicherung: Komplett selbst zu zahlen
  
• Private Vorsorge: Altersvorsorge, Rentenversicherung
  
• Steuern: Einkommensteuer, ggf. Kirchensteuer
  

Tipp: Ermittle dein benötigtes Netto-Einkommen pro Monat oder Jahr. Um von Brutto auf Netto Stundenlohn umrechnen, verwende unseren Stundenlohnrechner.

2. Betriebliche Kosten kalkulieren

Im zweiten Schritt analysierst du alle Ausgaben, die für deinen Geschäftsbetrieb anfallen. Dazu gehören zum Beispiel:

• Miete für Arbeitsräume
  
• Technik: Laptop, Software, Internet
  
• Geschäftliche Versicherungen: Betriebshaftpflicht etc.
  
• Marketing: Website, Werbung, Visitenkarten
  
• Weiterbildung: Seminare, Fachliteratur
  
• Reisekosten, externe Dienstleister, Buchhaltung

Ziel: Rechne die Summe auf ein Jahresbudget hoch.

3. Abrechenbare Arbeitszeit realistisch schätzen

Selbst wenn du 40 Stunden pro Woche arbeitest, kannst du nicht jede Stunde fakturieren. So genannte “unproduktive” Zeiten sind ein wesentlicher Bestandteil deiner Selbstständigkeit. Selbst bei einer 100-prozentigen Auslastung muss Zeit eingeplant werden, die nicht in Rechnung gestellt werden kann.

• Urlaub, Krankheit, Feiertage
  
• Zeit für Akquise und Angebotslegung
  
• Buchhaltung und Verwaltung
  
• Fortbildung und strategische Planung

Praxiswert: In der Regel sind maximal 60 bis 70 Prozent deiner Gesamtarbeitszeit tatsächlich abrechenbar. In vielen Fällen auch weniger, wenn es z.B: lange dauert, neue Kunden zu gewinnen, bei saisonalen Schwankungen oder direkt nach einer Gründung. Hier sollte man eher mit einer geringeren Auslastung rechnen.

4. Stundensatz berechnen – die Formel

Wenn du deine persönlichen und betrieblichen Jahreskosten kennst und die abrechenbare Zeit ermittelt hast, kannst du deinen Netto-Stundensatz berechnen:

Formel:

(Stundensatz netto) = (Netto-Einkommen + Betriebskosten) / Abrechenbare Stunden pro Jahr

Beispielrechnung:

• Gewünschtes Netto-Jahreseinkommen: 40.000 €
  
• Betriebliche Jahreskosten: 10.000 €
  
• Arbeitszeit: 2.000 Stunden/Jahr
  
• Davon 60 % abrechenbar → 1.200 Stunden
  

→ 50.000 € / 1.200 Stunden = 41,67 € pro Stunde (netto)

Das ist dein Mindest-Stundensatz, um wirtschaftlich arbeiten zu können.

5. Gewinnaufschlag und Marktanpassung

Der berechnete Mindest-Stundensatz sichert dein Überleben, aber noch keinen Gewinn.

• Gewinnaufschlag: Üblich sind 10–20 % zusätzlich, je nach Branche und Risikostruktur.
  
• Marktanalyse: Recherchiere, welche Stundensätze in deiner Branche üblich sind. Bist du zu hoch, solltest du deine Kostenstruktur prüfen. Bist du zu niedrig, kann das auf unzureichende Kalkulation hindeuten.
  

6. Beispiele Stundensätze für Freelancer nach Branche

Die folgenden Beispiele und Schätzungen stammen aus diversen Branchenportalen und zeigen, welche üblichen Stundensätze dort genannt werden. Beachte, dass die Höhe eines Stundensatzes auch von der Qualifikation und den Referenzen abhängt. Die Tabelle zeigt aber, dass Stundensätze unter 50 Euro kaum die Kosten decken können und deshalb als Untergrenze betrachtet werden sollten. 

7. Vergleich: Selbstständiger Stundensatz vs. Angestelltengehalt

Die Stundensätze von Freelancern sehen häufig sehr hoch aus im Vergleich zu den Stundenlöhnen von Angestellten. Ein Brutto-Stundenlohn als Angestellter lässt sich nicht direkt mit einem selbstständigen Stundensatz vergleichen. Warum?

Was Angestellte erhalten, was Selbstständige selbst zahlen:

8. Beispielrechnung: Stundenlohn für Selbstständige realistisch kalkuliert

Nehmen wir an, du möchtest als Selbstständiger ein Netto-Jahreseinkommen von 40.000 € erzielen. Hinzu kommen deine betrieblichen Ausgaben, z. B. für Miete, Technik, Versicherungen und Marketing, in Höhe von 10.000 € pro Jahr.

Du planst mit 2.000 Arbeitsstunden im Jahr, wovon realistisch 60 % abrechenbar sind, also 1.200 Stunden.

Die Rechnung lautet:

(40.000 € + 10.000 €) / 1.200 Stunden = 41,67 € pro Stunde (netto)

Dieser Mindest-Stundensatz deckt sowohl deinen Lebensunterhalt als auch alle betrieblichen Kosten ab – allerdings ohne Gewinnaufschlag.

Zum Vergleich:

Ein Angestellter mit 3.500 € Monatsbrutto verdient etwa:

3.500 € × 3 / (13 × 40) ≈ 20,19 € pro Stunde (brutto)

Der selbstständige Stundensatz von 41,67 € wirkt im ersten Moment doppelt so hoch, bildet aber lediglich das Netto-Einkommen ab – ohne Urlaubsgeld, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall oder Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung.

9. Für Fortgeschrittene: Von der Kosten- zur Wertorientierung (Value-based Pricing)

Die bisherige Kalkulation liefert dir einen verlässlichen Stundensatz, der deine Kosten deckt und deine Existenz sichert. Für viele Selbstständige ist das ein guter Ausgangspunkt. Doch erfahrene Profis gehen oft einen Schritt weiter und lösen sich vom reinen Kosten-Denken. Dieses Konzept nennt man Value-based Pricing, also eine wertorientierte Preisgestaltung.

Anstatt nur zu berechnen, was eine Stunde deiner Zeit wert ist, fragst du dich, welchen Wert dein Ergebnis für den Kunden schafft.

Ein Beispiel zur Verdeutlichung: Stell dir vor, du bist SEO-Berater. Deine Kostenkalkulation ergibt einen Stundensatz von 150 €. Ein Kunde beauftragt dich mit der Optimierung seiner Website. 

• Kostenbasiert: Du rechnest deinen Stundenlohn ab, unabhängig vom Erfolg.
  
• Wertorientiert: Deine Optimierung steigert den Umsatz des Kunden in den nächsten sechs Monaten um 50.000 €. Dein Honorar steht in keinem Verhältnis zu diesem enormen Mehrwert. Du hättest basierend auf dem Wert, den du geschaffen hast, einen deutlich höheren Preis verlangen können. 

Wann ist Value-based Pricing sinnvoll? Dieses Modell eignet sich besonders, wenn dein Service direkt zum Erfolg deines Kunden beiträgt, zum Beispiel bei strategischer Beratung, IT-Entwicklung, Marketing-Kampagnen oder Design, das den Umsatz steigert.

Risikoverteilung: Die Vereinbarung kann eine Klausel zur Risikoverteilung enthalten. Ein gängiges Modell ist die Kombination aus einem Grundhonorar (Retainer), das deine Arbeitszeit und Kosten abdeckt, und einem erfolgsabhängigen Bonus (Performance-Fee). So bist du nicht gezwungen, das gesamte Honorar zurückzuzahlen, wenn das Ziel nicht erreicht wird, erhältst aber einen Anreiz für den Erfolg.

Wie ermittelst du diesen Wert? Um wertorientiert zu verkaufen, musst du aktiv mit dem Kunden über seine Ziele sprechen.

• Welches Problem soll gelöst werden?
• Welche Auswirkungen hat das Problem finanziell oder strategisch für das Unternehmen?
• Welchen konkreten Nutzen bringt deine Lösung?

Indem du den ROI (Return on Investment) deines Projekts für den Kunden sichtbar machst, kannst du deinen Preis nicht mehr nur mit deiner Zeit rechtfertigen, sondern mit dem geschaffenen Wert. Dies ermöglicht dir, ein höheres Honorar zu verlangen und deine Expertise angemessen zu vergüten. Es ist ein Zeichen von Professionalität und eine Abkehr vom „Stundenhandel“ hin zum Strategiepartner.

Fazit: Stundensatz nicht zu niedrig ansetzen

Die Berechnung deines Stundensatzes ist kein Schätzwert, sondern das Fundament deiner Selbstständigkeit. Wer sauber kalkuliert, schützt sich vor bösen Überraschungen und schafft die Basis für stabile Preise und nachhaltigen Erfolg. Viele Gründer setzen ihren Stundensatz zu niedrig an, doch dabei wird vernachlässigt, dass Stundensatz nicht gleich Stundenlohn sein kann. Festangestellte müssen weder Investitionen tätigen oder laufende Kosten für ihr Unternehmen bezahlen, sie sind außerdem sozialversichert.

Tipp: Überarbeite deinen Stundensatz regelmäßig zum Beispiel jährlich oder bei größeren Veränderungen in deinem Geschäftsumfeld.

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