Kleinunternehmer und Steuern: So sparst du effektiv Geld

23. September 202523. September 2025

Als Kleinunternehmer selbstständig zu arbeiten bringt viele Freiheiten – aber auch einige steuerliche Pflichten. Die gute Nachricht: Du brauchst kein Vorwissen, um deine Steuerpflichten zu verstehen und erfolgreich zu meistern. In diesem Beitrag erfährst du kompakt, verständlich und praxisnah, welche Steuern für dich relevant sind, wie du deine erste Steuererklärung machst und mit welchen Tipps du bares Geld sparen kannst.

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Was ist ein Kleinunternehmer überhaupt?

Als Kleinunternehmer profitierst du von der sogenannten Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG). Diese befreit dich von der Umsatzsteuerpflicht – was dir Zeit, Bürokratie und oft auch Geld spart.

Voraussetzungen (Stand 2025):

Umsatz im Vorjahr: maximal 22.000 Euro
Voraussichtlicher Umsatz im laufenden Jahr: höchstens 50.000 Euro

Wenn du unter diesen Grenzen bleibst und die Regelung bei der Anmeldung gewählt hast, musst du keine Umsatzsteuer ausweisen oder abführen. Das macht deine Buchhaltung deutlich einfacher und deine Preise für Privatkunden attraktiver.

Welche Steuern betreffen Kleinunternehmer?

Auch ohne Umsatzsteuerpflicht musst du dich mit anderen Steuerarten auseinandersetzen:

1. Einkommensteuer

Du gibst einmal im Jahr eine Einkommensteuererklärung ab. Maßgeblich ist dein Gewinn:

Einnahmen – Ausgaben = Gewinn

Bleibt dein Gewinn unter dem Grundfreibetrag (2025: ca. 11.000 Euro), musst du keine Einkommensteuer zahlen, aber trotzdem eine Steuererklärung abgeben.

2. Gewerbesteuer

Nur relevant für Gewerbetreibende, die Produkte verkaufen, nicht für Freiberufler (also Ärzte, Anwälte, Journalisten, Designer, IT-Berater,…), die in erster Linie ihre geistige Leistung vermarkten. Der Freibetrag liegt bei 24.500 Euro Gewinn im Jahr. Erst darüber wird Gewerbesteuer fällig.

Deine Steuererklärung – Schritt für Schritt erklärt

Auch wenn es kompliziert klingt: Mit der richtigen Vorbereitung bekommst du deine Steuererklärung auch als Einsteiger gut hin.

Was du brauchst:

Steuernummer (bekommst du vom Finanzamt)
Zugang zu ELSTER (elster.de) oder eine einfache Steuersoftware
Überblick über deine Einnahmen und Ausgaben

So läuft die Erklärung ab:

Einnahmen und Ausgaben dokumentieren
Liste alle Geschäftseinnahmen sowie Ausgaben auf – z. B. in Excel oder mit einer Software wie easybill.
Online beim Finanzamt anmelden
Entweder über ELSTER (offiziell, aber etwas technisch) oder über eine nutzerfreundliche Software.
Folgende Formulare ausfüllen:
- Einkommensteuererklärung
- Anlage S (für Freiberufler) oder G (für Gewerbe)
- Anlage EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung)
Abschicken und Bescheid abwarten
Nach ein paar Wochen bekommst du deinen Steuerbescheid – digital oder per Post.

Tipp: Im ersten Jahr lohnt es sich, etwas mehr Zeit einzuplanen oder einen Steuerberater zu fragen. Da die Kosten abhängig von Umsatz bzw. Gewinn sind, ist das für Kleinunternehmer häufig eine lohnenswerte Investition.

Rechnungen mit Kleinunternehmerregelung erstellen

Auch als Kleinunternehmer musst du ordentliche, gesetzeskonforme Rechnungen schreiben – auch wenn du keine Umsatzsteuer berechnest.

Pflicht auf jeder Rechnung:

„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Damit du nicht ständig nach Vorlagen und Pflichtangaben suchen musst, hilft dir eine Rechnungssoftware wie easybill:

✅ Rechnungen automatisch und rechtssicher erstellen
✅ Alle Einnahmen und Belege zentral verwalten
✅ Einnahmen-Überschuss-Rechnung vorbereiten
✅ Export der Daten für die Steuererklärung

Das einfache Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer

easybill ist ein cloudbasiertes Rechnungsprogramm, mit dem du professionell,
rechtssicher und zeitsparend deine Rechnungen verwaltest.

E-Rechnungen erstellen leicht gemacht:
Rechtssicher, schnell und ohne technische Hürden.
Nahtlose Integration in deinen Onlineshop:
Automatisch Bestellungen abrechnen und Zeit sparen.
Papierlos mit dem Steuerberater zusammenarbeiten:
Alle Unterlagen digital, immer griffbereit.

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Steuertipps für Kleinunternehmer: So sparst du bares Geld

Neben den Pflichten gibt es auch viele Möglichkeiten, Steuern zu sparen – ganz legal. Hier sind die wichtigsten Tipps:

1. Betriebsausgaben sauber dokumentieren

Alles, was du für dein Business brauchst, kannst du absetzen: Büromaterial, Software, Reisekosten, Fachliteratur, Telefon, Hosting etc. Achte auf Quittungen und bewahre Belege gut auf.

2. Fahrten und Reisekosten erfassen

Fährst du zu Kundenterminen, Weiterbildungen oder beruflichen Veranstaltungen? Dann kannst du 30 Cent pro Kilometer als Betriebsausgabe ansetzen – auch mit dem privaten Auto.

3. Häusliches Arbeitszimmer absetzen (wenn die Voraussetzungen erfüllt sind)

Wenn du ein abgeschlossenes Zimmer ausschließlich beruflich nutzt, kannst du einen Teil der Miete und Nebenkosten steuerlich geltend machen.

4. Investitionsabzugsbetrag (IAB) prüfen

Willst du in Zukunft investieren (z. B. Laptop, Kamera, Arbeitsmittel)? Dann kannst du unter bestimmten Bedingungen bis zu 50 % der Kosten schon vorab absetzen. Das senkt deine Steuerlast im laufenden Jahr. Frag im Zweifel einen Steuerberater.

5. Steuerfreie Zuschüsse und Sachleistungen nutzen

Hast du Mitarbeiter oder planst du eine Anstellung? Sachbezüge bis 50 Euro pro Monat sind steuerfrei möglich – ein interessantes Modell für mehr Nettolohn.

6. Einnahmen klug verteilen

Wenn du mehrere Aufträge im Dezember erhältst, kann es sinnvoll sein, Rechnungen erst im Januar zu schreiben – um unter der Umsatzgrenze für Kleinunternehmer zu bleiben. Das funktioniert natürlich nur, wenn dein Auftraggeber mitspielt.

7. Steuerberater als Sparringspartner nutzen

Gerade im ersten Jahr kann eine einmalige Beratung helfen, Fehler zu vermeiden. Viele Tipps bekommst du nur im persönlichen Gespräch – und die Beratungskosten kannst du absetzen.

Versicherungen korrekt absetzen

Neben Steuern spielen auch Versicherungen eine wichtige Rolle für dich als Kleinunternehmer. Viele davon sind verpflichtend oder zumindest dringend zu empfehlen – und sie lassen sich teilweise auch steuerlich absetzen.

Kranken- und Pflegeversicherung

Als Selbstständiger bist du verpflichtet, dich kranken- und pflegezuversichern – entweder gesetzlich oder privat.

In der gesetzlichen Krankenversicherung richtet sich dein Beitrag nach deinem Einkommen. Es gibt einen Mindestbeitrag, der auch bei sehr geringem Gewinn anfällt (ca. 180–200 Euro monatlich).
In der privaten Krankenversicherung zahlst du einen individuellen Tarif, meist abhängig von Alter, Gesundheitszustand und Leistungen – nicht vom Einkommen.

Die Pflegeversicherung ist in beiden Fällen automatisch mit abgedeckt.

Tipp: Bei niedrigem Einkommen ist die gesetzliche Kasse oft günstiger. Bei höherem Einkommen kann sich die private lohnen – aber beachte die langfristigen Kosten.

Rentenversicherung

Eine Rentenversicherungspflicht besteht für bestimmte berufliche Gruppen, zum Beispiel:

Lehrerinnen, Erzieherinnen
Pflegepersonen
Hebammen
Handwerker*innen mit Meisterpflicht
Künstlerinnen und Publizistinnen (über die Künstlersozialkasse)

Alle anderen Selbstständigen können sich freiwillig gesetzlich rentenversichern oder privat vorsorgen.

Arbeitslosenversicherung

Du kannst dich als Selbstständiger freiwillig bei der Agentur für Arbeit gegen Arbeitslosigkeit versichern – aber nur innerhalb der ersten 3 Monate nach Gründung.

Die Beiträge sind vergleichsweise niedrig, aber die Leistungen orientieren sich an deinem letzten Einkommen aus Festanstellung.

Versicherungen steuerlich absetzen

Viele Versicherungsbeiträge kannst du bei der Steuer geltend machen, entweder als Sonderausgaben oder als betrieblich veranlasste Ausgaben:

Kranken- und Pflegeversicherung: als Sonderausgaben absetzbar
Rentenversicherung: als Sonderausgaben (teilweise)
Berufshaftpflicht, Betriebshaftpflicht, Rechtsschutz: vollständig als Betriebsausgaben
Arbeitslosenversicherung (freiwillig): ebenfalls als Sonderausgaben

Wichtig: Private Versicherungen (z. B. Hausrat, Lebensversicherung) kannst du nicht als Betriebsausgabe ansetzen – allenfalls als Sonderausgabe mit begrenzter Wirkung.

Steuern für Kleinunternehmer sind kein Problem mit der richtigen Unterstützung

Als Kleinunternehmer musst du dich mit Steuern auseinandersetzen – aber du musst kein Steuerexperte sein. Wenn du deine Einnahmen und Ausgaben im Blick hast, deine Steuererklärung jährlich erledigst und clevere Tipps nutzt, bist du auf der sicheren Seite.

Und mit einer digitalen Lösung wie easybill kannst du dir viele Prozesse abnehmen lassen – von der Rechnungserstellung bis zur Vorbereitung deiner EÜR.

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FAQ – Häufige Fragen zur Steuer als Kleinunternehmer

Muss ich als Kleinunternehmer eine Steuererklärung abgeben, wenn ich wenig oder nichts verdient habe?

Ja. Auch wenn du nur geringe oder gar keine Einnahmen hattest, bist du zur Abgabe einer Einkommensteuererklärung verpflichtet, sobald du selbstständig tätig bist. Solange dein Gewinn unter dem Grundfreibetrag liegt, zahlst du keine Einkommensteuer, musst deine Tätigkeit aber dennoch gegenüber dem Finanzamt erklären.

Kann ich als Kleinunternehmer freiwillig Umsatzsteuer ausweisen?

Ja. Du kannst dich freiwillig für die sogenannte Regelbesteuerung entscheiden. Dann weist du Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen aus, musst diese abführen, kannst aber auch die Vorsteuer geltend machen. Die Entscheidung ist mindestens fünf Jahre lang bindend.

Was passiert, wenn ich die Umsatzgrenze für Kleinunternehmer überschreite?

Überschreitest du die Grenze von 22.000 Euro im Vorjahr oder 50.000 Euro im laufenden Jahr, verlierst du den Kleinunternehmerstatus ab dem folgenden Jahr. In Ausnahmefällen kann das Finanzamt auch rückwirkend zur Umsatzsteuerpflicht verpflichten. Behalte deine Umsätze deshalb gut im Blick.

Kann ich als Kleinunternehmer auch andere Einkünfte haben?

Ja. Du darfst zum Beispiel zusätzlich angestellt sein, Mieteinnahmen erzielen oder Kapitalerträge haben. Diese Einkünfte müssen ebenfalls in der Einkommensteuererklärung angegeben werden. Die Kleinunternehmerregelung betrifft ausschließlich deine selbstständigen Umsätze im Zusammenhang mit der Umsatzsteuer.

Bin ich verpflichtet, ein Geschäftskonto zu führen?

Nein. Du bist nicht gesetzlich dazu verpflichtet, ein separates Geschäftskonto zu führen. Aus praktischen Gründen empfiehlt es sich jedoch, geschäftliche und private Zahlungen sauber zu trennen – vor allem für die Buchhaltung und die Steuererklärung.

Wie lange muss ich meine Rechnungen und Belege aufbewahren?

Du musst alle steuerrelevanten Unterlagen, also Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge und sonstige Belege, zehn Jahre lang aufbewahren. Das gilt auch für Kleinunternehmer – unabhängig von der Umsatzsteuerpflicht.

Was ist der Unterschied zwischen Umsatz und Gewinn?

Der Umsatz ist die Gesamtsumme deiner Einnahmen vor Abzug von Ausgaben. Der Gewinn ergibt sich, wenn du deine betrieblichen Ausgaben vom Umsatz abziehst. Nur der Gewinn ist für die Einkommensteuer relevant. Die Kleinunternehmergrenze bezieht sich auf den Umsatz.

Kann ich als Kleinunternehmer Rücklagen bilden, um Steuern zu sparen?

Als Einzelunternehmer oder Freiberufler bildest du keine steuerwirksamen Rücklagen im klassischen Sinn. Du kannst jedoch bestimmte Gestaltungsmöglichkeiten wie den Investitionsabzugsbetrag nutzen, um geplante Investitionen vorab steuerlich geltend zu machen. Das solltest du vorher mit einer steuerlichen Beratung abstimmen.

Wie kann ich sicherstellen, dass meine Steuererklärung korrekt ist?

Du kannst eine Steuersoftware nutzen, die dir die passenden Formulare bereitstellt und häufige Fehler prüft. Alternativ lohnt sich vor allem im ersten Jahr eine Beratung durch einen Steuerberater. Viele Fehler lassen sich so von Anfang an vermeiden.