Wer ein Unternehmen gründet oder in die Selbstständigkeit startet, stößt früher oder später auf den Begriff Kleinunternehmer. Doch was genau bedeutet das? Welche Voraussetzungen musst du erfüllen? Und wie profitierst du davon, wenn du als Kleinunternehmer geführt wirst?
In diesem Beitrag erfährst du alles, was zur Kleinunternehmerregelung wissen musst.
Was ist ein Kleinunternehmer?
Ein Kleinunternehmer ist ein Unternehmer oder eine Unternehmerin, der bestimmte Umsatzgrenzen nicht überschreitet und sich für eine vereinfachte steuerliche Behandlung entscheidet. Die Grundlage dafür bildet die sogenannte Kleinunternehmerregelung nach § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG).
Wenn du diese Regelung in Anspruch nimmst, musst du auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Gleichzeitig entfällt für dich die Pflicht zur Umsatzsteuervoranmeldung sowie zur Umsatzsteuerjahreserklärung. Du unterliegst dann einer deutlich vereinfachten Buchführungspflicht, was gerade in der Gründungsphase ein großer Vorteil sein kann.
Neue Umsatzgrenzen für Kleinunternehmer ab 2025
Mit Wirkung zum 1. Januar 2025 wurden die Umsatzgrenzen für Kleinunternehmer deutlich angehoben. Ziel dieser Änderung ist es, dem Inflationsniveau und der wirtschaftlichen Entwicklung Rechnung zu tragen und Unternehmern mehr finanziellen Spielraum zu geben. Gründer bleiben damit länger von der Umsatzsteuer befreit und können flexibler agieren.
Die neuen Grenzen ab 2025 lauten:
- Maximaler Umsatz im Vorjahr: 25.000 Euro
- Maximaler Umsatz im laufenden Jahr: 100.000 Euro
Neu: Sobald du eine dieser Grenzen überschreitest, wirst du automatisch umsatzsteuerpflichtig. Das gilt nicht erst im Folgejahr, sondern unmittelbar, also auch unterjährig. Du musst dann auf deinen Rechnungen Umsatzsteuer ausweisen und deine Buchhaltung entsprechend anpassen.
Für wen lohnt sich der Kleinunternehmerstatus?
Der Status als Kleinunternehmer ist besonders sinnvoll für Gründer, nebenberuflich Selbstständige oder kleine Dienstleister, die mit überschaubaren Umsätzen kalkulieren. Wenn du in erster Linie Privatkunden bedienst und nur geringe Investitionen tätigst, kannst du von der Kleinunternehmerregelung deutlich profitieren.
Auch Freelancer im kreativen Bereich oder digitale Solo-Unternehmer nutzen diese Regelung häufig, um ihre Verwaltungsaufgaben zu Beginn ihrer Selbstständigkeit möglichst gering zu halten.
Die Kleinunternehmerregelung ist nicht auf bestimmte Rechtsformen beschränkt. Sie kann von nahezu allen Unternehmensformen in Anspruch genommen werden – vorausgesetzt, die jeweiligen Umsatzgrenzen werden eingehalten und der Unternehmer entscheidet sich aktiv für die Anwendung der Regelung.
Geeignete Rechtsformen sind unter anderem:
- Einzelunternehmer
- Freiberufler
- Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR)
- Unternehmergesellschaft (UG)
- Offene Handelsgesellschaft (OHG)
Auch juristische Personen wie eine GmbH oder eine UG haftungsbeschränkt können grundsätzlich Kleinunternehmer im umsatzsteuerlichen Sinne sein. In der Praxis wird die Regelung jedoch meist von Einzelpersonen und kleinen Personengesellschaften genutzt, da sich dort der Vereinfachungseffekt besonders stark bemerkbar macht.
Wichtig: Die Kleinunternehmerregelung betrifft ausschließlich die Umsatzsteuer. Für andere steuerliche Pflichten wie Einkommensteuer, Gewerbesteuer oder Körperschaftsteuer gelten eigene Regelungen, unabhängig vom Kleinunternehmerstatus.
Vorteile als Kleinunternehmer
Die Kleinunternehmerregelung bietet Gründern wesentliche Vorteile, um unbürokratischer in die Selbstständigkeit starten zu können.
- Keine Umsatzsteuer auf Rechnungen
- Keine Umsatzsteuervoranmeldung
- Vereinfachte Buchhaltung
- Geringerer Verwaltungsaufwand
- Attraktive Preisgestaltung für Endkunden
Du kannst deine Leistungen günstiger anbieten, weil du keine Umsatzsteuer berechnen musst. Das ist besonders dann ein Vorteil, wenn deine Zielgruppe keine Vorsteuer abziehen kann, etwa bei Privatkunden.
Einschränkungen für Kleinunternehmer
Der Kleinunternehmerstatus bringt aber nicht nur Vorteile. Du solltest auch die Grenzen kennen:
- Du darfst keine Vorsteuer geltend machen, etwa für Betriebsausgaben oder Anschaffungen. Das bedeutet, dass du die Umsatzsteuer, die du beim Einkauf von Waren, Materialien oder Dienstleistungen bezahlst, nicht vom Finanzamt zurückerstattet bekommst.
- Sobald du eine der Umsatzgrenzen überschreitest, wirst du verpflichtend umsatzsteuerpflichtig.
- Ein späterer Wechsel zurück in den Kleinunternehmerstatus ist nur unter Einhaltung der Voraussetzungen möglich und erst wieder im Folgejahr zulässig.
Gerade bei größeren Investitionen oder schnellem Wachstum kann es sich lohnen, freiwillig auf die Regelbesteuerung umzusteigen.
Rechnungen schreiben als Kleinunternehmer
Auch als Kleinunternehmer bist du verpflichtet, Rechnungen korrekt und vollständig mit allen Pflichtangaben auszustellen. Dabei gelten grundsätzlich die gleichen Anforderungen wie für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen, mit wenigen Ausnahmen. Wichtig ist, dass du auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweist und stattdessen den Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anbringst.
“Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.”
Alle Beträge gelten in diesem Fall als Bruttobeträge, da keine Umsatzsteuer hinzukommt. Auch Gutschriften und Stornos müssen entsprechend angepasst sein.
Pflicht zur E-Rechnung beachten
Ab dem 1. Januar 2025 gilt für alle inländischen B2B-Umsätze zwischen Unternehmen mit Sitz in Deutschland die Pflicht zur elektronischen Rechnung (E-Rechnung). Davon sind auch Kleinunternehmer betroffen, wenn sie Leistungen an andere Unternehmen erbringen. Die E-Rechnung muss dann in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) übermittelt werden.
Papierrechnungen oder einfache PDF-Dateien genügen künftig nicht mehr den gesetzlichen Anforderungen. Es ist also sinnvoll, von Anfang an mit einem Rechnungsprogramm wie z.B. easybill zu arbeiten, dass neben E-Rechnung auch Schnittstellen zur Kommunikation mit dem Steuerberater hat. So bleibt die gesamte Buchhaltung papierlos.
Die Vorteile von easybill:
- Rechtssicherheit: Gesetzlich erforderliche Pflichtangaben, der Hinweis auf § 19 UStG sowie das korrekte Format für E-Rechnungen werden automatisch berücksichtigt.
- Automatische Umsatzüberwachung: Die Software hilft dir, deine Jahresumsätze im Blick zu behalten und frühzeitig zu erkennen, wenn du die Kleinunternehmergrenzen zu überschreiten drohst.
- Einfache Umstellung bei Wechsel zur Umsatzsteuerpflicht: Sollte dein Unternehmen künftig umsatzsteuerpflichtig werden, kannst du deine Einstellungen anpassen und mit wenigen Klicks Netto-, Steuer- und Bruttobeträge korrekt ausweisen.
Durch den Einsatz einer geeigneten Rechnungssoftware minimierst du Fehlerquellen und sparst wertvolle Zeit im Arbeitsalltag, egal, ob du weiterhin Kleinunternehmer bleibst oder in die Regelbesteuerung wechselst.
FAQ: Häufige Fragen rund um den Kleinunternehmer
Was passiert, wenn ich die Grenze überschreite?
Sobald du eine der beiden Grenzen überschreitest, wirst du automatisch umsatzsteuerpflichtig und zwar sofort, nicht erst im Folgejahr. Deine Rechnungen müssen ab dann Umsatzsteuer enthalten.
Kann ich als Kleinunternehmer freiwillig auf die Umsatzsteuerpflicht verzichten?
Ja. Du kannst dich freiwillig für die Regelbesteuerung entscheiden, wenn du beispielsweise regelmäßig hohe Ausgaben mit Vorsteueranteil hast. Der Wechsel gilt dann für mindestens fünf Kalenderjahre. Das sollte aber mit einem Steuerberater besprochen werden.
Darf ich Vorsteuer abziehen, wenn ich Kleinunternehmer bin?
Nein. Als Kleinunternehmer darfst du keine Vorsteuer geltend machen. Du trägst die Umsatzsteuer, die du selbst bezahlst, als Kosten.
Wie lange kann ich Kleinunternehmer bleiben?
Solange du die gesetzlichen Umsatzgrenzen einhältst, kannst du dauerhaft den Kleinunternehmerstatus behalten.
Wie stelle ich easybill auf Kleinunternehmer ein?
In den Einstellungen deines easybill-Accounts findest du unter „Steuerrechtliche Angaben“ die Option zur Aktivierung der Kleinunternehmerregelung. Ab diesem Moment werden alle Dokumente automatisch angepasst.
Was passiert, wenn ich in die Umsatzsteuerpflicht rutsche?
In diesem Fall kannst du in easybill die Regelbesteuerung aktivieren. Deine Rechnungen enthalten dann automatisch die erforderlichen Steuerangaben, inklusive Steuersätzen, Summenblock und Umsatzsteuerbetrag.
Kann ich mit easybill auch wieder zur Kleinunternehmerregelung zurückkehren?
Ja, sofern du die Umsatzgrenzen im Vorjahr eingehalten hast. Du kannst deine Einstellung in easybill wieder entsprechend anpassen. Der Wechsel ist aber nur zum Jahreswechsel möglich.
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