GbR gründen: Haftung, Steuern, Vertrag im Überblick

Die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) ist eine der unkompliziertesten Möglichkeiten, ein Unternehmen mit mehreren Personen zu starten. Besonders für Freiberufler-Teams, kleine Projekte oder nebenberufliche Vorhaben bietet sie einen schnellen und kostengünstigen Einstieg. Doch gerade wegen ihrer Einfachheit wird sie häufig unterschätzt, insbesondere beim Thema Haftung.

In diesem Leitfaden erfährst du, wie du eine GbR gründest, was im Gesellschaftsvertrag geregelt sein sollte, welche steuerlichen und buchhalterischen Pflichten dich erwarten und wie dich ein Steuerberater und die Rechnungssoftware easybill bei der täglichen Arbeit entlasten können.

Was ist eine GbR?

Die GbR ist eine Personengesellschaft nach § 705 BGB. Sie entsteht, wenn sich mindestens zwei Personen zusammenschließen, um einen gemeinsamen Zweck zu verfolgen, in der Regel eine unternehmerische Tätigkeit. Sie eignet sich sowohl für gewerbliche als auch für freiberufliche Vorhaben und benötigt keine Eintragung ins Handelsregister.

Für wen ist die GbR geeignet?

• Freiberufler, die gemeinsam arbeiten (z. B. Designer, Coaches, Berater)
  
• Gewerbliche Gründer mit kleinem Umfang
  
• Projektgründungen auf Zeit
  
• Gründer ohne große Investitionen oder Risiko

Weniger geeignet ist sie für Start-ups mit Wachstumsambitionen oder Investorensuche, da sie keine Haftungsbeschränkung bietet.

GbR gründen: Die wichtigsten Schritte

GbR-Vertrag: Was sollte geregelt sein?

Auch wenn ein schriftlicher Vertrag nicht vorgeschrieben ist, ist dringend zu empfehlen, einen GbR-Vertrag aufzusetzen. Folgende Punkte solltest du darin regeln:

• Zweck der Gesellschaft
  
• Einlagen und Gewinnverteilung
  
• Geschäftsführung und Vertretung
  
• Entscheidungsfindung und Stimmrechte
  
• Entnahmen und Abfindung
  
• Ausscheiden, Tod oder Kündigung eines Gesellschafters

So habt ihr euch mit allen Aspekten der Gründung auseinandergesetzt und es schriftlich niedergelegt. Sollten Fragen zu einen oder mehreren Punkten auftauchen, informiert euch über eine Gründungsberatung. Es gibt zahlreiche Fördermöglichkeiten für Gründer, dazu gehört auch kostenlose Beratung.

Geschäftsführung und Haftung

In der GbR sind grundsätzlich alle Gesellschafter gleichberechtigt. Das betrifft sowohl die Geschäftsführung als auch die Vertretung nach außen. Im Vertrag kannst du jedoch auch abweichende Regelungen treffen, etwa die Übertragung von Verantwortung auf einzelne Personen.

In einer GbR haften alle Gesellschafter persönlich, unbeschränkt und gemeinschaftlich. Das bedeutet, dass du mit deinem gesamten Privatvermögen für alle Verbindlichkeiten der Gesellschaft einstehst, auch dann, wenn sie durch deine Mitgesellschafter entstanden sind. Neue Gesellschafter übernehmen zudem automatisch die Haftung für bestehende Verpflichtungen, während ausscheidende Gesellschafter noch bis zu fünf Jahre für frühere Schulden der GbR “nachhaften”.

Im Innenverhältnis kann im Gesellschaftsvertrag geregelt werden, wie Verluste oder Verpflichtungen untereinander verteilt werden. Nach außen gegenüber Gläubigern gilt diese Regelung jedoch nicht. Eine Haftungsbeschränkung ist nur in Ausnahmefällen möglich und muss individuell mit Vertragspartnern vereinbart werden, allgemeine Haftungsausschlüsse in AGB sind unwirksam.

Die Haftungsfrage ist damit einer der wichtigsten Punkte bei der GbR-Gründung: sie bietet maximale unternehmerische Freiheit, geht aber auch mit einem hohen persönlichen Risiko einher.

Startkapital und Finanzierung

Ein Startkapital ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Die Gesellschafter können frei vereinbaren, wer wie viel einbringt.

• Keine Einlagepflicht
  
• Finanzierung meist durch Eigenmittel
  
• Staatliche Förderungen möglich (z. B. Gründungszuschuss)
  

Unternehmensname und Pflichtangaben

Ein Fantasiename ist nur zulässig, wenn die vollständigen Vor- und Nachnamen aller Gesellschafter sowie der Zusatz ‚GbR‘ im Unternehmensnamen enthalten sind..

Pflicht sind:

• Vor- und Nachnamen aller Gesellschafter
  
• Zusatz „GbR“
  

Beispiel: „Super-Duper Online Marketing Martin Müller & Stefan Schmidt GbR“

Tipp: In der Außendarstellung (z. B. Website, Logo) darf der Fantasiename “Super Duper” hervorgehoben werden, aber in Impressum, Rechnungen und offiziellen Dokumenten muss die vollständige Namensform verwendet werden.

Buchhaltung und Steuern

Auch in einer GbR kommst du um Buchführung und steuerliche Pflichten nicht herum. Der Aufwand ist zu Beginn meist überschaubar,  aber du solltest von Anfang an sauber und nachvollziehbar arbeiten. Das Finanzamt prüft, ob du deine Einnahmen und Ausgaben korrekt dokumentierst und die richtigen Steuerarten abführst. 

Die gute Nachricht: Die GbR gilt steuerlich als einfach zu handhabende Rechtsform, vor allem, solange du unterhalb bestimmter Umsatz- und Gewinnschwellen bleibst.

In der GbR ist die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) die übliche Form der Buchführung, während eine doppelte Buchführung erst ab einem Jahresumsatz von über 600.000 Euro oder einem Jahresgewinn von mehr als 60.000 Euro gesetzlich vorgeschrieben ist.

Steuerarten

Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

Ein Steuerberater hilft dir nicht nur bei der laufenden Buchhaltung, sondern auch beim Jahresabschluss, der Gewinnverteilung und der steuerlichen Optimierung.

Tipp: In der Anfangsphase ist der Aufwand meist gering und damit auch das Honorar. Viele Steuerberater rechnen nach Zeitaufwand oder Umsatz ab.

Für deine Rechnungsstellung und Buchhaltungsvorbereitung ist easybill die ideale Lösung, speziell für kleine Teams wie GbRs:

• Gesetzeskonforme Rechnungsvorlagen inkl. Kleinunternehmerregelung
  
• EÜR-Vorbereitung & DATEV-Schnittstelle für den Steuerberater
  
• Gemeinsame Nutzung durch alle Gesellschafter möglich
  

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Vor- und Nachteile der GbR

Rechtsformwechsel bei Wachstum

Solltest du mit der GbR erfolgreich wachsen, kannst (oder musst) du in eine andere Rechtsform wechseln:

• Erreicht die GbR den Umfang eines kaufmännischen Geschäftsbetriebs, muss sie ins Handelsregister eingetragen werden und wird dadurch zur Offenen Handelsgesellschaft (OHG).
  
• Geplanter Wechsel in UG oder GmbH zur Haftungsbeschränkung
  

Das erfordert zusätzliche Formalitäten, ist aber ein ganz normaler Entwicklungsschritt.

Unterschiede zu OHG, UG und GmbH

Für wen eignet sich die GbR?

Die GbR ist ideal, wenn du gemeinsam mit einer oder mehreren Personen ohne großen Aufwand gründen willst, ob freiberuflich oder gewerblich. Wichtig ist ein sauberer Vertrag, eine klare Organisation und eine frühzeitige Zusammenarbeit mit einem Steuerberater.

Mit easybill hast du zudem eine Softwarelösung an der Hand, die dich im Tagesgeschäft zuverlässig unterstützt und dir wertvolle Zeit für dein Kerngeschäft lässt.

Häufige Fragen zur GbR

Muss ich meine GbR beim Notar gründen?
Nein. Für die Gründung einer GbR ist kein Notartermin erforderlich. Die Gesellschaft kann formlos gegründet werden. Ein schriftlicher Vertrag ist aber dringend zu empfehlen.

Kann ich alleine eine GbR gründen?
Nein. Eine GbR kann nur von mindestens zwei Personen gegründet werden. Wenn du allein gründen möchtest, kommt das Einzelunternehmen oder eine Kapitalgesellschaft wie die UG oder GmbH infrage.

Können Freiberufler eine GbR gründen?
Ja. Zwei oder mehr Freiberufler können gemeinsam eine GbR gründen, sofern sie ähnliche oder verwandte Tätigkeiten ausüben. Wichtig ist, dass die GbR rein freiberuflich bleibt, sonst wird sie gewerbesteuerpflichtig.

Gibt es eine Obergrenze bei der Zahl der Gesellschafter?
Nein. Es ist gesetzlich nicht begrenzt, wie viele Gesellschafter eine GbR haben darf. In der Praxis wird es ab etwa fünf Personen unübersichtlich. Für größere Gründungen ist eine GmbH oft geeigneter.

Was passiert bei Ausscheiden oder Tod eines Gesellschafters?
Ohne vertragliche Regelung wird die GbR in solchen Fällen aufgelöst. Um das zu vermeiden, sollten im GbR-Vertrag klare Regelungen zum Fortbestand der Gesellschaft getroffen werden.

Kann die GbR Mitarbeiter beschäftigen?
Ja. Eine GbR darf Arbeitnehmer oder Minijobber einstellen. Dafür brauchst du lediglich eine Betriebsnummer, die du bei der Agentur für Arbeit beantragst.

Wie wird der Gewinn in der GbR verteilt?
Wenn im Gesellschaftsvertrag nichts anderes geregelt ist, wird der Gewinn gemäß § 722 BGB grundsätzlich nach Köpfen, also gleichmäßig unter den Gesellschaftern verteilt, unabhängig von ihrer Einlage oder dem Arbeitseinsatz. Du kannst im GbR-Vertrag aber auch individuelle Regelungen treffen, zum Beispiel abhängig vom Arbeitseinsatz oder der Kapitalbeteiligung.

Wie wird eine GbR aufgelöst?
Eine GbR endet durch Kündigung, Tod eines Gesellschafters, Erreichen des Gesellschaftszwecks oder einstimmigen Beschluss. Danach folgt die Auseinandersetzung, also die Abwicklung der Gesellschaft.

Kann eine GbR Verträge abschließen und Vermögen besitzen?
Ja. Die GbR ist in vielen Fällen rechtsfähig und kann selbst Verträge schließen, Eigentum erwerben oder verklagt werden.

Braucht jede GbR eine eigene Steuernummer?
Ja. Jede GbR muss beim Finanzamt angemeldet werden und erhält eine eigene Steuernummer für Rechnungen und Steuererklärungen.

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