DATEV Unternehmen Online: Zusammenarbeit mit Steuerberater optimieren

23. September 202523. September 2025

Die Digitalisierung bringt für Unternehmen viele Vorteile mit sich. Besonders für Selbstständige, kleine Unternehmen und Freiberufler profitieren davon, ihre Prozesse schlank, rechtskonform und möglichst automatisiert zu gestalten. Hier setzt DATEV Unternehmen Online an, ein cloudbasiertes Portal, das die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerberatung digitalisiert und vereinfacht und das Belegmanagement papierlos macht und den guten alten Pendelordner ersetzt.

Doch was genau ist DATEV Unternehmen Online, was kostet es, wie funktioniert es im Zusammenspiel mit easybill – und wie sieht ein sinnvolles Setup aus, wenn du deine Buchhaltung auslagern möchtest? In diesem Beitrag findest du die Antworten.

Was ist DATEV Unternehmen Online?

DATEV Unternehmen Online (DUO) ist eine cloudbasierte Plattform der DATEV eG, über die Unternehmen und ihre Steuerberater digital zusammenarbeiten. DUO dient als zentrale Sammelstelle für alle relevanten Belege und Buchführungsinformationen von der Rechnung bis zum Kassenbuch.

Das Ziel: Digitale Zusammenarbeit in Echtzeit, ohne Pendelordner oder Papierbelege. Belege werden direkt im Unternehmen digitalisiert (z. B. per Smartphone-App eingescannt oder aus einer Software wie easybill übertragen) und über DUO der Kanzlei zur Verfügung gestellt. Die Steuerkanzlei kann daraufhin zeitnah buchen, Auswertungen erstellen und die monatlichen Steuerpflichten erfüllen.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick

Beleg-Upload und -archivierung: Papierbelege werden gescannt und digital abgelegt.
Rechnungswesen online: Belege lassen sich mit Buchungsvorschlägen verknüpfen.
Bank online: Zahlungsdaten können aus Kontoauszügen oder Zahlungsvorschlägen übernommen werden.
Kassenbuch online: Elektronische Kassenführung mit Prüfprotokollen.
Auswertungen online: Echtzeit-Zugriff auf BWA, Kontenblätter, USt-Voranmeldung etc.

DUO ist keine Buchhaltungssoftware im klassischen Sinne, sondern eine Plattform für den Belegaustausch. Die eigentliche Buchhaltung findet weiterhin in der Kanzlei statt. Damit entfällt das Ausdrucken von Papierbergen und die monatliche Zusammenstellung eines Ordners mit allen Belegen. Unternehmen, die ihre Buchhaltung auslagern brauchen damit nur noch ein gutes Rechnungsprogramm und einen DATEV zum Upload aller Belege.

Was kostet DATEV Unternehmen Online?

Die Kosten für DATEV Unternehmen Online setzen sich aus mehreren Bausteinen zusammen und hängen davon ab, welche Module genutzt werden. Ein grober Überblick:

Modul	Preis (netto, monatlich)
DATEV Unternehmen Online Basis	ab ca. 10,50 €
Belege online	inklusive
Bank online	inklusive
Kassenbuch online	ca. 2,50 €
Rechnungsdatenservice 1.0	kostenfrei (für easybill-Anbindung relevant)

Zusammenspiel mit Rechnungsprogramm

Unternehmen brauchen also nur noch ein Rechnungsprogramm mit denen sie ihre Belege erstellen und digital archivieren können. easybill ist eine cloudbasierte Rechnungssoftware, mit der du schnell und unkompliziert professionelle Rechnungen schreiben, Angebote erstellen und deine Umsätze verwalten kannst. Das Zusammenspiel mit DATEV Unternehmen Online macht easybill besonders attraktiv für Unternehmen, die ihre Buchhaltung auslagern möchten, um sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. Die steuerrelevanten Unterlagen können mit Hilfe von DATEV und easybill ganz schnell und einfach zusammengestellt werden.

Die Verbindung: Rechnungsdatenservice 1.0

easybill unterstützt den DATEV Rechnungsdatenservice 1.0, eine standardisierte Schnittstelle, mit der Rechnungsdaten automatisiert an DUO übermittelt werden können.

So funktioniert’s:

Die Kanzlei kann die Daten direkt verbuchen
Rechnung in easybill erstellen
Automatische Übertragung an DATEV Unternehmen Online
Belege stehen der Steuerkanzlei strukturiert zur Verfügung

Tipp: Mit dem Rechnungsprogramm easybill können Belege direkt in DATEV Unternehmen Online hochgeladen werden. Sie erscheinen digital inklusive aller relevanten Buchungsinformationen (Rechnungsnummer, Netto-/Bruttobeträge, Steuersätze etc.) in DUO. Das spart Zeit und minimiert Fehlerquellen.
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Praktikables Setup: Buchhaltung auslagern – so geht’s

Wenn du deine Buchhaltung auslagern möchtest und dennoch einen guten Überblick behalten willst, bietet sich folgendes Setup an:

1. Rechnungsstellung mit Rechnungsprogramm

Angebote und Rechnungen professionell erstellen
Wiederkehrende Rechnungen automatisieren
Online-Zahlungsmethoden integrieren (z. B. PayPal, SEPA)
Einnahmenübersicht inkl. Mahnwesen verwalten

2. Belegmanagement mit DATEV Unternehmen Online

Digitale Belegeingänge (PDF-Rechnungen, Quittungen) per Drag & Drop oder E-Mail-Upload in DUO speichern
Alle relevanten Unterlagen revisionssicher archivieren
Zahlungsabgleich mit Bankkonten automatisieren

3. Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

Automatisierte Übermittlung deiner Ausgangsrechnungen via Rechnungsdatenservice
Zugriff auf Echtzeit-Auswertungen: BWA, Kontenblätter, Offene Posten etc.
Keine Papierordner, kein Pendelordner, keine Doppeleingaben

4. Zusätzliche Tools nach Bedarf

DATEV Kassenbuch online für Bargeschäfte
Zeiterfassung oder Warenwirtschaft via Drittanbieter (z. B. lexoffice, sevDesk, Billbee) optional ergänzbar

Vorteile des Setups auf einen Blick

Ein digitales Zusammenspiel aus easybill und DATEV Unternehmen Online bringt eine Reihe praktischer Vorteile mit sich:

Zeitersparnis: Durch automatisierte Abläufe entfällt die manuelle Sammlung und Weitergabe von Belegen. Das spart Aufwand und schafft Freiräume für das Kerngeschäft.

Rechtssicherheit: Alle Prozesse und Archivierungen erfolgen GoBD-konform und erfüllen die gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung.

Transparenz: Du hast jederzeit Zugriff auf aktuelle Auswertungen, wie etwa die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) oder offene Posten. So behältst du deine Finanzen im Blick.

Fehlerreduktion: Die digitale Übergabe von Daten minimiert Übertragungsfehler, die bei manueller Verarbeitung häufig entstehen können.

Skalierbarkeit: Das Setup eignet sich auch für wachsende Unternehmen, je mehr Belege anfallen, desto stärker wirken die Vorteile standardisierter, digitaler Prozesse.

Vereinfache deine Buchhaltung mit easybill

easybill ist ein cloudbasiertes Rechnungsprogramm, mit dem du professionell,
rechtssicher und zeitsparend deine Rechnungen verwalten und mit deinem Steuerberater über DUO austauschen kannst.

E-Rechnungen erstellen leicht gemacht:
Rechtssicher, schnell und ohne technische Hürden.
Nahtlose Integration in deinen Onlineshop:
Automatisch Bestellungen abrechnen und Zeit sparen.
Papierlos mit dem Steuerberater zusammenarbeiten:
Alle Unterlagen digital, immer griffbereit.

Jetzt 7 Tage kostenlos testen!

Für welche Unternehmen eignet sich DATEV Unternehmen Online (DUO)?

DATEV Unternehmen Online ist besonders für kleine und mittelständische Unternehmen geeignet, die ihre Buchhaltung nicht selbst machen, sondern an eine Steuerkanzlei auslagern, dabei aber digital und effizient arbeiten möchten.

1. Selbstständige und Freiberufler, die ihre Buchhaltungsaufgaben möglichst einfach digital abwickeln möchten, zum Beispiel durch das Scannen von Belegen oder den automatischen Versand von Ausgangsrechnungen über easybill.

2. Kleinunternehmer und Start-ups, die noch keine eigene Buchhaltungsabteilung haben, aber ihre Zusammenarbeit mit dem Steuerberater modern, digital und GoBD-konform organisieren möchten.

3. Wachstumsunternehmen und KMU, bei denen das Belegaufkommen steigt und die ihre Buchhaltungsprozesse skalierbar gestalten wollen, etwa durch klar strukturierte Workflows, automatisierte Schnittstellen und Echtzeitzugriff auf Auswertungen.

4. Unternehmen mit mehreren Standorten oder Mitarbeitern, bei denen verschiedene Personen Belege erfassen oder Zahlungen vorbereiten und freigeben sollen. DUO erlaubt individuelle Zugriffsrechte und eine ortsunabhängige Nutzung.

5. Unternehmen mit DATEV-Steuerberater, da DATEV Unternehmen Online direkt an die Kanzleisysteme angebunden ist und die digitale Zusammenarbeit dadurch besonders effizient gestaltet werden kann.

DATEV Unternehmen Online als Schlüssel zur digitalen Buchhaltung

DATEV Unternehmen Online ist weit mehr als ein Belegarchiv. Es ist der zentrale Knotenpunkt für Unternehmen, die ihre Buchhaltung digital organisieren und effizient mit dem Steuerberater zusammenarbeiten möchten. In Kombination mit easybill entsteht ein schlankes, modernes Setup, das sowohl Zeit spart als auch rechtliche Sicherheit bietet.

Wenn du deine Buchhaltung nicht selbst erledigen willst, aber dennoch die volle Kontrolle über deine Zahlen behalten möchtest, ist dieses Duo aus easybill und DATEV Unternehmen Online eine ideale Lösung. Sprich am besten mit deinem Steuerberater, ob er DUO bereits nutzt und wie er die Integration für dich aktivieren kann.