DATEV: Digitale Zusammenarbeit mit dem Steuerberater effizient gestalten

1. September 20251. September 2025

DATEV gehört zu den zentralen IT-Dienstleistern im Bereich Buchführung, Steuerberatung und Unternehmensprozesse in Deutschland. Gerade für Selbstständige, Gründer und kleine Unternehmen spielt DATEV eine Schlüsselrolle. Wir stellen den Anbieter vor und zeigen, wie man als Unternehmer DATEV effizent in seine Prozesse einbinden kann.

Was ist DATEV?

DATEV ist eine Genossenschaft mit Sitz in Nürnberg, die seit über 50 Jahren Softwarelösungen für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte und Unternehmen entwickelt. Im Zentrum stehen dabei nicht einzelne Funktionen wie das Schreiben von Rechnungen oder die Verwaltung von Kunden, sondern die rechtssichere und standardisierte Abwicklung steuerlicher und buchhalterischer Prozesse, insbesondere im Zusammenspiel mit der Steuerkanzlei.

Für Unternehmen bedeutet das: DATEV ist das technische Rückgrat der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Über die Plattformen und Schnittstellen von DATEV werden Belege, Buchungen und Auswertungen ausgetauscht, oft vollständig digital und in Echtzeit. Wer seine Buchhaltung digitalisieren will, braucht deshalb ein Grundverständnis dafür, wie DATEV funktioniert.

Welche DATEV-Lösungen sind für kleine Unternehmen relevant?

DATEV Unternehmen online ist die bekannteste Lösung für die Digitalisierung der Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerberater. Über das Portal können Belege hochgeladen, Banktransaktionen eingesehen und Zahlungen vorbereitet werden. Die Daten stehen der Steuerkanzlei unmittelbar zur Verfügung, was Rückfragen reduziert und Prozesse beschleunigt. Aktenordner gehören dank Datev der Vergangenheit an, statt Papier werden alle Dokumente digital abgelegt. Zahlreiche Programme, zum Beispiel das Rechnungsprogramm easybill, kann direkt mit dem DATEV-Datenservice verbunden werden, so dass der automatische Austausch von Dokumenten möglich wird.

Wichtig: DATEV Unternehmen online ist kein Buchhaltungsprogramm im klassischen Sinne, sondern eine Plattform für den strukturierten Austausch von Belegen und Zahlungsdaten mit der Steuerkanzlei. Sie ergänzt operative Tools wie Easybill und sorgt für die rechtssichere Übertragung der Unterlagen in das Kanzleisystem.

Weitere Lösungen wie DATEV Arbeitnehmer online oder DATEV Meine Steuern richten sich an Unternehmen mit Personal oder an Unternehmer, die ihre privaten Steuerunterlagen digital mit dem Steuerberater teilen möchten. DATEV ersetzt keine Rechnungssoftware. Die Funktion für E-Rechnungen dient lediglich dem Empfang, der Verarbeitung und Weiterleitung elektronischer Rechnungen in Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD. Für die eigentliche Erstellung, das Design, das Versenden oder die Verwaltung von Ausgangsrechnungen brauchst du weiterhin ein separates System, idealerweise mit DATEV-Schnittstelle.

Weitere nützliche Funktionen von DATEV für Selbstständige und KMU

Neben den bekannten Kernlösungen bietet DATEV eine Reihe weiterer Funktionen, die für kleine Unternehmen besonders relevant sein können:

Digitale Belegablage: Belege können revisionssicher archiviert und jederzeit digital abgerufen werden.
Kassenbuch online: Eine einfache Möglichkeit, Kassenbewegungen GoBD-konform zu dokumentieren.
Zahlungsverkehr: Vorbereitung und Durchführung von Zahlungen direkt aus dem System heraus – inklusive Überwachung von Fälligkeiten.
Bankdatenabgleich: Automatischer Import von Bankumsätzen zur Buchungsvorbereitung.
Lohn- und Gehaltsabrechnung: In Zusammenarbeit mit dem Steuerberater lassen sich Lohnabrechnungen digital verwalten.
DATEV Freizeichnung online: Unternehmer können Buchungen oder Steuererklärungen digital prüfen und freigeben.
Auswertungen und BWA: Betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) stehen digital zur Verfügung – zur besseren Unternehmenssteuerung.

Diese Funktionen ergänzen die klassische Zusammenarbeit mit der Kanzlei und ermöglichen eine zunehmend digitale Abbildung aller buchhalterischen Kernprozesse.

Easybill und DATEV für die Buchhaltung verwenden

Während DATEV auf rechtssichere Buchführung und standardisierte Schnittstellen ausgelegt ist, konzentriert sich Easybill auf die operative Seite: die Erstellung, Verwaltung und den Versand von Rechnungen, inklusive Angebotsmanagement und Mahnwesen. Für viele Selbstständige und Unternehmen ohne eigene Buchhaltung ist Easybill die praxisnahe Lösung im Tagesgeschäft. Die Belege werden vom Unternehmen erstellt und dann via DATEV automatisch und rechtskonform ans Steuerbüro übertragen, das sich um die Buchhaltung kümmert. Der Aufwand für Kommunikation mit dem Steuerberater und der Buchhaltung sinkt gleichzeitig enorm, wenn alle notwendigen Unterlagen per Mausklick übertragen werden können.

Junge Unternehmerin mit Tablet und Laptop übermittelt Daten an Steuerberater

Wie funktioniert das Zusammenspiel von Easybill, DATEV und dem Steuerberater?
Das Zusammenspiel lässt sich in drei Stufen erklären:
Rechnungsstellung in Easybill: Unternehmen erstellen Angebote, Rechnungen und Gutschriften direkt in Easybill. Auch Zahlungseingänge können erfasst werden.
Datenexport über die DATEV-Schnittstelle: Die relevanten Daten – etwa Ausgangsrechnungen, Kundendaten oder Zahlungseingänge – werden aus Easybill im DATEV-Format exportiert. Dieser Export ist standardisiert und für den Steuerberater sofort nutzbar.
Verarbeitung durch den Steuerberater in DATEV: Die Kanzlei importiert die Daten und kann diese direkt verbuchen. Das spart Zeit, reduziert Fehler und ermöglicht eine tagesaktuelle Buchhaltung.
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Durch diese Arbeitsteilung entstehen effiziente Workflows: Du nutzt Easybill für alles, was dein operatives Tagesgeschäft betrifft, und übergibst strukturierte Daten an deinen Steuerberater, der mit DATEV arbeitet. Du musst dich also nicht selbst mit DATEV im Detail auseinandersetzen – es genügt, die Prozesse im Griff zu haben.

Die Stärken von DATEV liegen in der Integrität und Rechtskonformität buchhalterischer Daten. Deshalb ist die Kombination beider Systeme besonders leistungsfähig: Easybill übernimmt die operative Rechnungsstellung, DATEV die strukturierte Weiterverarbeitung der Daten für die Finanzbuchhaltung.

Login & Sicherheit Der DATEV-Zugang erfolgt über sichere Verfahren wie SmartLogin oder SmartCard. Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich auf Servern in Deutschland, was den hohen Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit entspricht.

Was kostet DATEV Unternehmen online?

Die Kostenstruktur variiert je nach Nutzung und Umfang der gebuchten Module. In der Praxis laufen viele Lizenzverträge über die Steuerkanzlei, die die Software im Rahmen ihrer Mandatsbetreuung bereitstellt. Die monatlichen Kosten für Unternehmen bewegen sich meist im Bereich von 10 bis 25 Euro netto. Die genauen Kosten kannst du dieser Preisliste entnehmen.

Diese Investition lohnt sich vor allem dann, wenn sie zu messbarer Zeitersparnis und besserer Abstimmung mit dem Steuerberater führt, was durch die Integration von Tools wie Easybill oft der Fall ist.

Hier ist eine ergänzende Passage zum Funktionsumfang von DATEV, die speziell die Relevanz für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sowie Selbstständige ohne eigene Buchhaltung hervorhebt:

DATEV als technisches Rückgrat, Easybill als operative Plattform

Für Selbstständige, Gründer und kleine Unternehmen ist DATEV kein Werkzeug für den Alltag, sondern ein Hintergrundsystem für die strukturierte, rechtssichere Buchführung. In Kombination mit spezialisierten Tools wie Easybill entsteht ein effektives System: Rechnungen werden dort erstellt, wo es praxisnah und effizient ist, die buchhalterische Weiterverarbeitung erfolgt im Hintergrund durch den Steuerberater über DATEV, während du dich auf dein Kerngeschäft konzentrieren kannst.

Wer digitale Prozesse konsequent nutzen will, sollte beide Systeme im Zusammenspiel verstehen. So gelingt der Spagat zwischen Alltagstauglichkeit und steuerlicher Sicherheit und die Buchhaltung wird von einer lästigen Pflicht zum Kinderspiel.

FAQ: Häufige Fragen zu DATEV

Was ist DATEV eigentlich genau?
DATEV ist eine IT-Genossenschaft, die Softwarelösungen für Steuerberater, Unternehmen und Kanzleien entwickelt. Sie bietet keine klassische Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware für Endnutzer, sondern schafft die Infrastruktur für rechtssichere, digitale Prozesse – insbesondere für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.

Benötige ich als Unternehmer direkten Zugang zu DATEV?
Nicht zwingend. In vielen Fällen läuft DATEV im Hintergrund über die Steuerkanzlei. Du musst keine DATEV-Software selbst bedienen, sondern lediglich dafür sorgen, dass deine Belege und Daten korrekt übermittelt werden etwa über Tools wie Easybill, die eine direkte Schnittstelle zu DATEV bieten.

Was ist der Unterschied zwischen Easybill und DATEV?
Easybill ist eine Anwendung für die operative Rechnungsstellung und Kundenverwaltung. DATEV hingegen verarbeitet die daraus generierten Daten weiter, um sie steuerlich korrekt zu verbuchen. Beide Systeme ergänzen sich und sind nicht als Alternativen zueinander zu verstehen.

Wie funktioniert die DATEV-Schnittstelle in Easybill?
Mit wenigen Klicks können Rechnungsdaten aus Easybill im DATEV-Format exportiert werden. Diese Datei kann direkt an den Steuerberater weitergeleitet oder automatisch in DATEV Unternehmen online eingespielt werden – abhängig von den Einstellungen.

Ist DATEV für kleine Unternehmen nicht zu komplex?
DATEV ist technisch anspruchsvoll, aber nicht für die direkte Nutzung durch Unternehmen gedacht. Die Komplexität liegt in der Tiefe der Buchhaltungslogik, nicht in der Bedienung durch dich als Unternehmer. In der Praxis übernimmt der Steuerberater die gesamte DATEV-Verarbeitung. Lasse dich am besten von deinem Steuerberater zum sinnvollen Einsatz von DATEV beraten. Viele Steuerberater empfehlen easybill als Rechnungsprogramm, da die Belege über DATEV sicher und rechtskonform übergeben werden können, was den Aufwand für beide Seiten stark reduziert.

Welche Vorteile bietet DATEV gegenüber anderen Buchhaltungslösungen?
Die größte Stärke von DATEV liegt in der Standardisierung und Rechtskonformität der Datenverarbeitung. Für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater gibt es in Deutschland kaum Alternativen mit vergleichbarem Funktionsumfang, insbesondere in Hinblick auf die Anforderungen der Finanzverwaltung.

Muss ich DATEV Unternehmen online nutzen, wenn mein Steuerberater damit arbeitet?
Nicht zwingend, aber es ist oft sinnvoll. Über DATEV Unternehmen online lassen sich Belege, Zahlungen und Banktransaktionen digital verwalten und mit dem Steuerberater austauschen. Wenn du eine integrierte Lösung willst, ist die Nutzung meist empfehlenswert.

Wie sicher ist DATEV?
DATEV gilt als einer der sichersten Anbieter im Bereich Finanz-IT in Deutschland. Daten werden ausschließlich in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland verarbeitet. Der Zugang erfolgt über gesicherte Verfahren wie SmartLogin oder SmartCard.

Kann ich DATEV auch ohne Steuerberater nutzen?
Theoretisch ja, praktisch ist das allerdings kaum sinnvoll. DATEV richtet sich vor allem an Kanzleien und deren Mandanten.