Steuererklärung für Selbstständige: Steuerarten, Software und praktische Tipps

24. September 202524. September 2025

Die Steuererklärung gehört für Selbstständige zur unternehmerischen Pflicht. Sie ist gesetzlich vorgeschrieben aber auch eine Chance, die eigenen Finanzen besser zu verstehen und gezielt Steuern zu sparen. Mit dem richtigen Wissen, passenden Tools und einer guten Vorbereitung kannst du deine Steuererklärung selbst erstellen oder alle Unterlagen an einen Steuerberater übermitteln. Dieser Leitfaden zeigt dir Schritt für Schritt, wie das geht.

Inhaltsverzeichnis

Grundlagen und Abgabepflicht
Die relevanten Steuerarten im Überblick
Steuertipps für Berufsanfänger und Existenzgründer
Zusammenarbeit mit Steuerberatern: Wann ist es sinnvoll?
Praktischer Leitfaden für deine Steuererklärung
Steuern sparen: Das kannst du absetzen
Steuererklärungen sind dank Digitalsierung kein Problem mehr

Grundlagen und Abgabepflicht

Wer muss eine Steuererklärung abgeben?

Jede selbstständig tätige Person ist verpflichtet, eine jährliche Einkommensteuererklärung abzugeben. Das gilt für:

Freiberufler (z. B. Designer, Journalisten, Heilberufe)
Gewerbetreibende (z. B. Onlinehändler, Handwerker, Berater)
Kleinunternehmer
Solo-Selbstständige und Existenzgründer

Freiberufler oder Gewerbetreibender?

Diese Unterscheidung ist wichtig, weil sie Auswirkungen auf die Gewerbesteuer hat:

Freiberufler müssen keine Gewerbesteuer zahlen.
Gewerbetreibende müssen ab einem Gewinn von 24.500 Euro im Jahr Gewerbesteuer abführen.

Im Zweifel entscheidet das Finanzamt, ob deine Tätigkeit als freiberuflich oder gewerblich eingestuft wird.

Steuer-Identifikationsnummer vs. Steuernummer

Die Steuer-Identifikationsnummer (IdNr.) erhält jede natürliche Person automatisch.
Die Steuernummer wird vom Finanzamt zugeteilt, sobald du deine Selbstständigkeit anmeldest.

Die relevanten Steuerarten im Überblick

1. Einkommensteuer

Die Einkommensteuer basiert auf deinem Gewinn, also:

Einnahmen minus Ausgaben = zu versteuernder Gewinn

Selbstständige nutzen in der Regel die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Sie ist einfach umzusetzen und erfordert keine doppelte Buchführung.

Beispiel: Einnahmen 30.000 Euro, Ausgaben 12.000 Euro → Gewinn = 18.000 Euro

Grundfreibetrag 2024: 11.784 Euro (ledig) bzw. 23.568 Euro (verheiratet). Erst ab einem darüber liegenden Gewinn wird Einkommensteuer fällig.

Steuervorauszahlungen: Das Finanzamt kann vierteljährliche Vorauszahlungen verlangen, basierend auf dem Vorjahresgewinn.

2. Umsatzsteuer

Die Umsatzsteuer (MwSt.) ist eine Steuer auf Lieferungen und Leistungen.
Du musst sie regelmäßig per Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt abführen (monatlich oder vierteljährlich).
Am Jahresende erfolgt die Umsatzsteuererklärung.

Beispiel: Du stellst 1.000 Euro + 190 Euro Umsatzsteuer in Rechnung. Die 190 Euro führst du ans Finanzamt ab. Wenn du für eigene Anschaffungen 50 Euro Vorsteuer gezahlt hast, zahlst du nur 140 Euro ans Finanzamt.

Kleinunternehmerregelung:

Wenn dein Umsatz als Kleinunternehmer im Vorjahr unter 25.000 Euro lag und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht übersteigt, kannst du die Kleinunternehmerregelung nutzen. Sobald dein Umsatz 100.000 Euro übersteigt, entfällt die Kleinunternehmerregelung.

Was bedeutet das konkret?

Keine Umsatzsteuer auf Rechnungen
Du musst keine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben
Du darfst keine Vorsteuer abziehen
Pflichtangabe: “Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet”
EÜR bleibt trotzdem erforderlich

3. Gewerbesteuer

Nur für Gewerbetreibende relevant
Freibetrag: 24.500 Euro Gewinn pro Jahr
Der zu zahlende Betrag hängt vom Hebesatz der jeweiligen Gemeinde ab (meist zwischen 200% und 400%).

Steuertipps für Berufsanfänger und Existenzgründer

Fragebogen zur steuerlichen Erfassung: Muss innerhalb von vier Wochen nach Beginn der selbstständigen Tätigkeit elektronisch über ELSTER eingereicht werden.
Umsatzschätzungen realistisch angeben: Diese Angaben beeinflussen, ob du als Kleinunternehmer startest und ob Vorauszahlungen fällig werden.
Betriebsausgaben von Anfang an erfassen: Auch Gründungskosten, Beratung, Einrichtung usw.
Businesskonto verwenden: Eine saubere Trennung von privaten und geschäftlichen Zahlungen spart später viel Aufwand.

Zusammenarbeit mit Steuerberatern: Wann ist es sinnvoll?

Ein Steuerberater ist nicht zwingend notwendig, kann dir aber in vielen Situationen Arbeit und Unsicherheiten abnehmen:

Vorteile einer Zusammenarbeit:

Rechtssichere Erstellung deiner Steuererklärung, EÜR und USt-Voranmeldung
Beratung bei komplizierten steuerlichen Fragen
Vertretung gegenüber dem Finanzamt (z. B. bei Prüfungen oder Einsprüchen)
Optimierung deiner Steuergestaltung

Sinnvoll ist ein Steuerberater vor allem, wenn:

dein Unternehmen wächst oder du Mitarbeiter beschäftigst
du komplexe Einnahmequellen hast (z. B. Auslandsgeschäfte, Nebentätigkeiten)
du möglichst wenig Zeit für Steuerthemen aufwenden möchtest
du bereits Vorauszahlungen leisten musst oder hohe Investitionen planst

So bereitest du dich optimal auf die Zusammenarbeit vor:

Nutze Rechnungsprogramme wie easybill, um saubere Ausgangsrechnungen zu erstellen
Exportiere deine Daten im DATEV-Format, das dein Steuerberater direkt weiterverarbeiten kann
Erfasse alle Belege, Ausgaben und Buchungen strukturiert
Halte wichtige Unterlagen (z. B. Kontoauszüge, Verträge) geordnet bereit

Tipp: Tools wie easybill helfen dir dabei, Rechnungen korrekt zu erstellen, Einnahmen und Ausgaben zu erfassen und deine Buchhaltung für die Steuer optimal vorzubereiten. Die Integration mit ELSTER oder gängiger Steuersoftware erleichtert dir später die Übertragung deiner Daten.
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Praktischer Leitfaden für deine Steuererklärung

Schritt 1: Vorbereitung ist alles

Diese Unterlagen solltest du bereithalten:

Kontoauszüge und Kassenbücher
Ein- und Ausgangsrechnungen
Belege für Betriebsausgaben
Fahrtenbuch (falls Firmenfahrzeug)
Verträge, Mietnachweise, Versicherungsbelege

Tipp: Alle steuerrelevanten Unterlagen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden.

Schritt 2: Die richtigen Formulare nutzen

Folgende Formulare brauchst du als Selbstständiger:

Mantelbogen (Stammdaten zur Person)
Anlage EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung)
Anlage S (Freiberufler) oder Anlage G (Gewerbetreibende)
Umsatzsteuererklärung (falls nicht Kleinunternehmer)
Anlage Sonderausgaben / Vorsorgeaufwand (z. B. Krankenversicherung)

Schritt 3: Tools nutzen

Wenn du deine Steuererklärung selbst erstellen möchtest, kannst du auf verschiedene Steuersoftware-Lösungen zurückgreifen.

ELSTER (elster.de):

Offizielle, kostenfreie Plattform der Finanzverwaltung
Direktübertragung deiner Steuererklärung an das Finanzamt
Etwas technischer, aber rechtssicher
Hinweis: Die Registrierung dauert einige Tage, da ein Aktivierungscode per Post verschickt wird

Kommerzielle Anbieter:

Lexware (z. B. buchhalter oder steuer:office):
- Erstellung von EÜR, USt-Voranmeldung und Steuererklärung
- Anbindung an easybill möglich
Wolters Kluwer (z. B. ADDISON OneClick):
- Zusammenarbeit mit Steuerberatern über digitale Plattform
- Kompatibel mit easybill-Daten
steueragenten.de:
- Digitale Steuerberatung mit direkter Anbindung an easybill
- Ideal, wenn du deine Steuer vollständig auslagern möchtest

Schritt 4: Fristen beachten

Reguläre Abgabefrist für die Steuererklärung 2025 ist der 31. Juli 2026.
Bei Nutzung eines Steuerberaters verlängert sich die Frist automatisch bis zum 28. Februar 2027.
Fristverlängerung ist möglich, sollte aber rechtzeitig beantragt werden.
Verspätung kann zu Zuschlägen oder einer Schätzung der Besteuerungsgrundlagen führen.

Steuern sparen: Das kannst du absetzen

Folgende Betriebsausgaben kannst du steuerlich geltend machen:

Miete für Büro oder Co-Working-Space
Arbeitsmittel (Laptop, Software, Handy)
Fahrtkosten, Reisekosten (inkl. Verpflegung)
Telefon und Internet
Fort- und Weiterbildungen
Versicherungen (z. B. Berufshaftpflicht)

Sonderfälle im Detail:

Arbeitszimmer: Nur absetzbar, wenn ausschließlich beruflich genutzt.
PKW-Nutzung: Fahrtenbuch oder 1%-Regelung zur Abgrenzung von Privat- und Betriebskosten.
Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG): Sofortabschreibung möglich bis 800 Euro netto.
Abschreibungen (AfA): Für Anlagegüter wie Computer, Büromöbel, Maschinen.
Altersvorsorge als Sonderausgaben: Selbstständige können Beiträge zu einer Basisrente (Rürup-Rente) steuerlich geltend machen.
Kranken- und Pflegeversicherung zählen zu den Sonderausgaben und wirken steuermindernd.

Steuererklärungen sind dank Digitalsierung kein Problem mehr

Die Steuererklärung muss kein Buch mit sieben Siegeln sein. Mit einer strukturierten Vorbereitung, dem Verständnis der wichtigsten Steuerarten und dem Einsatz geeigneter Tools wie easybill oder ELSTER kannst du deine Steuer selbst in die Hand nehmen. Das spart nicht nur Geld, sondern fördert auch dein Verständnis für betriebswirtschaftliche Zusammenhänge.

Gerade als Existenzgründer oder Kleinunternehmer ist es sinnvoll, von Anfang an die steuerlichen Pflichten zu verstehen und professionell umzusetzen. Mit etwas Disziplin und dem passenden Werkzeug gelingt dir das problemlos.

Tipp zum Schluss: Starte frühzeitig mit deiner Steuerplanung – so vermeidest du Stress und nutzt deine Gestaltungsspielräume optimal aus.