Manchmal läuft im Geschäftsalltag nicht alles nach Plan: Du bezahlst schnell ein Parkticket, gibst ein kleines Trinkgeld oder kaufst im Laden Büromaterialien, aber eine Quittung bekommst du nicht. Heißt das, du darfst die Ausgabe nicht verbuchen? Für solche Fälle gibt es den Eigenbeleg.
Was ist ein Eigenbeleg?
Ein Eigenbeleg ist ein von dir selbst erstellter Buchhaltungsbeleg, der eine geschäftliche Ausgabe dokumentiert, für die kein offizieller Beleg (z. B. Rechnung oder Quittung) vorliegt. Er ersetzt also nicht einen verlorenen Originalbeleg, sondern wird nur dann verwendet, wenn gar kein Beleg ausgestellt wurde.
Ein Eigenbeleg ist ein buchhalterisches Hilfsmittel, keine Einladung zur Kreativität. Er dient ausschließlich dazu, kleinere, beleglose Ausgaben sauber und nachvollziehbar zu dokumentieren, nicht um die Ausgaben zu manipulieren.
Wann darfst du einen Eigenbeleg verwenden?
Ein Eigenbeleg ist erlaubt, wenn du nachweisen kannst, dass du eine Ausgabe für betriebliche Zwecke getätigt hast, aber keine Quittung erhalten hast und auch keine nachträglich beschaffen kannst.
Typische Szenarien:
- Parkscheine von Automaten ohne Quittungsdruck
- Trinkgelder bei Geschäftsessen
- Barzahlung im Kiosk oder kleinen Läden ohne Belegerstellung
- Porto am Briefkasten
- Münzeinwurf für Einkaufswagenchips (ja, auch das kann betriebliche Gründe haben)
Wichtig: Ein Eigenbeleg ist kein Ersatz für verlorene Rechnungen. In solchen Fällen brauchst du einen Ersatzbeleg mit anderen Anforderungen.
Welche Angaben muss ein Eigenbeleg enthalten?
Damit das Finanzamt den Beleg anerkennt, muss er vollständig und plausibel sein. Folgende Angaben sind Pflicht:
- Datum der Ausgabe
- Betrag (ggf. ohne Umsatzsteuer)
- Art und Zweck der Ausgabe
- Ort, an dem die Ausgabe getätigt wurde
- Grund, warum kein Beleg vorliegt
- Unterschrift (handschriftlich oder digital)
- Fortlaufende Nummerierung (zur besseren Nachverfolgbarkeit)
Beispiel für einen Eigenbeleg:
EIGENBELEG Firma Mustermann GmbH
Datum: 05.09.2024
Betrag: 4,00 €
Zweck: Parkgebühr während eines Geschäftstermins
Ort: Innenstadt Hamburg
Begründung: Kein Belegdruck am Parkautomaten möglich
Erstellt von: Max Mustermann
Unterschrift: M. Mustermann
Beleg-Nr.: EB-2024-001
Tipp: Nutze bei regelmäßigem Bedarf eine vordefinierte Vorlage oder ein Rechnungsprogramm, um Eigenbelege schnell und standardisiert zu erstellen.
Tipp: Eigenbelege mit easybill erstellen
Mit einem Rechnungsprogramm wie easybill kannst du Eigenbelege schnell und sicher erstellen, digital signieren und direkt in deine Buchhaltung integrieren. Das spart Zeit, vermeidet Zettelwirtschaft und sorgt dafür, dass du bei einer Betriebsprüfung gut aufgestellt bist.
Sind Eigenbelege steuerlich absetzbar?
Ja, aber nur unter bestimmten Bedingungen: Das Finanzamt erkennt Eigenbelege grundsätzlich an, wenn sie die formalen Anforderungen erfüllen und nachvollziehbar begründet sind. Sie sind allerdings nur für kleinere Ausgaben gedacht.
Wichtig für die Steuer:
- Der Betrag sollte geringfügig sein (z. B. unter 150 €)
- Kein Vorsteuerabzug bei Eigenbelegen möglich, da die Umsatzsteuer ohne offizielle Rechnung nicht geltend gemacht werden darf
- Die Belege dürfen nicht inflationär verwendet werden, sonst droht der Vorwurf der Scheindokumentation
Was ist der Unterschied zwischen Eigenbeleg und Ersatzbeleg?
| Eigenbeleg | Ersatzbeleg |
|---|---|
| Wird erstellt, wenn von Anfang an kein Beleg ausgestellt wurde | Wird erstellt, wenn ein offizieller Beleg verloren gegangen ist |
| Darf bei kleinen Ausgaben verwendet werden | Nur ausnahmsweise zulässig, muss besonders begründet sein |
| Kein Vorsteuerabzug | Vorsteuer ggf. mit Risiko verbunden |
Häufige Fehler beim Umgang mit Eigenbelegen
Vermeide diese Stolperfallen, um unnötigen Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden:
Zu viele Eigenbelege verwenden
Wenn du regelmäßig viele Eigenbelege einreichst, wirkt das schnell unseriös. Nutze sie sparsam und nur bei Bedarf.
Fehlende oder unklare Angaben
Unvollständige Belege werden oft nicht anerkannt. Vor allem der Zweck der Ausgabe und der Grund für den fehlenden Beleg müssen gut nachvollziehbar sein.
Höhere Beträge per Eigenbeleg absetzen
Das ist riskant. Hohe Beträge oder regelmäßige Zahlungen solltest du immer mit einer offiziellen Rechnung belegen.
So organisierst du Eigenbelege richtig
- Direkt nach der Ausgabe erstellen – je früher, desto glaubwürdiger
- Nummerieren (z. B. EB-2024-002)
- Chronologisch ablegen – ob digital oder in Papierform
- Begründung klar dokumentieren
- Wenn du mit einem Buchhaltungsprogramm oder Datev Unternehmen Online arbeitest, lade den Eigenbeleg dort hoch
Was du dir merken solltest
- Eigenbelege sind ein praktisches Hilfsmittel für kleinere, beleglose Ausgaben.
- Sie müssen vollständig, plausibel und sauber dokumentiert sein.
- Nutze sie nur im Ausnahmefall – nicht als Regel.
- Einen Vorsteuerabzug gibt es bei Eigenbelegen nicht.
- Digitale Tools können dir helfen, die Belegerstellung effizient und prüfungssicher zu gestalten.
Wenn du Eigenbelege richtig nutzt, kannst du auch kleine Ausgaben zuverlässig und steuerlich wirksam erfassen, ganz ohne Risiko bei der nächsten Steuerprüfung.
Häufige Fragen (FAQ) zum Thema Eigenbeleg
Kann ich Eigenbelege auch digital erstellen und unterschreiben?
Ja, das ist möglich – sogar empfehlenswert. Du darfst Eigenbelege digital erstellen, solange sie den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) entsprechen. Auch eine digitale Unterschrift (z. B. eingescannt oder per Signatur-Tool) wird vom Finanzamt in der Regel anerkannt, sofern die Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit des Belegs gewährleistet ist.
Wie lange muss ich Eigenbelege aufbewahren?
Wie bei anderen Buchhaltungsbelegen gilt auch für Eigenbelege eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Sie müssen während dieser Zeit vollständig, lesbar und jederzeit zugänglich sein – egal ob digital oder in Papierform.
Gibt es eine Höchstgrenze für Beträge auf einem Eigenbeleg?
Eine gesetzlich festgelegte Grenze gibt es nicht, aber in der Praxis solltest du Eigenbelege nur für kleinere Beträge bis ca. 150 Euro verwenden. Für höhere Beträge erwartet das Finanzamt eine offizielle Rechnung oder Quittung. Je höher der Betrag, desto strenger wird geprüft.
Kann ich mit einem Eigenbeleg Fahrtkosten dokumentieren?
Nur in Ausnahmefällen. Für betriebliche Fahrten solltest du ein Fahrtenbuch oder Reisekostenabrechnung führen. Ein Eigenbeleg für einzelne Fahrten ohne Beleg (z. B. Taxi ohne Quittung) kann in begründeten Einzelfällen möglich sein, ersetzt aber nicht die korrekte Reisekostendokumentation.
Ist ein Eigenbeleg auch für private Ausgaben nutzbar?
Nein. Eigenbelege dürfen nur für betriebliche Ausgaben erstellt werden. Private Kosten gehören nicht in die geschäftliche Buchhaltung und dürfen dort nicht als Betriebsausgabe erfasst werden – auch nicht mit Eigenbeleg.
Muss ich einen Eigenbeleg nummerieren?
Eine fortlaufende Nummerierung ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber dringend zu empfehlen. Sie erleichtert die Zuordnung in deiner Buchhaltung und signalisiert dem Finanzamt Ordnung und Systematik – was im Falle einer Prüfung positiv gewertet wird.
Was passiert, wenn das Finanzamt einen Eigenbeleg nicht anerkennt?
Wird ein Eigenbeleg vom Finanzamt nicht akzeptiert, wird die entsprechende Ausgabe nicht als Betriebsausgabe anerkannt. Das kann deine steuerliche Belastung erhöhen. In Einzelfällen kann es auch zu Rückfragen oder Nachprüfungen kommen. Deshalb solltest du Eigenbelege nur im Ausnahmefall und mit vollständigen Angaben verwenden.
Kann ich einen Eigenbeleg für Bewirtungskosten verwenden?
Nicht empfehlenswert. Für Bewirtungskosten erwartet das Finanzamt einen Bewirtungsbeleg mit konkreten Angaben (Teilnehmer, Anlass etc.). Ein Eigenbeleg reicht hier in der Regel nicht aus, da bei solchen Ausgaben Missbrauchspotenzial besteht.
Ähnliche Beiträge:
Ähnliche Beiträge:
Rechnungsnummer korrekt vergeben: Regeln, Pflichten und Beispiele 
DATEV Unternehmen Online: Zusammenarbeit mit Steuerberater optimieren Steuerberater-Kosten: Womit muss ich rechnen? 
Bewirtungsbeleg: Bewirtungskosten steuerlich absetzen (mit Vorlage) Differenzbesteuerung: So vermeiden Händler doppelte Umsatzsteuer 
Aufbewahrungsfristen für Unternehmen und Selbstständige