Rechnungsnummer: Darauf sollten Sie unbedingt achten

Die korrekte Rechnungsnummer ist mehr als eine Zahl auf der Rechnung. Denn das Finanzamt besteht darauf, dass Rechnungen korrekt nummeriert sind. Sind sie es nicht, müssen Sie mit hohen Nachforderungen rechnen. Aber auch davon abgesehen sind Sie gut beraten, eindeutige Rechnungsnummern zu verwenden. Schließlich wird Ihr Kunde irgendwann Ihre Rechnung in Händen halten…

Rechnungsnummer: Was gibt es zu beachten?

Eine eindeutige Rechnungsnummer hilft dabei, einen Vorgang genau einer Rechnung zuordnen zu können. Das ist nicht nur für Sie sinnvoll, sondern wird vom Finanzamt verlangt. Denn bei einer Betriebsprüfung müssen Sie nachweisen können, wie viele Rechnungen Sie pro Jahr geschrieben haben.

Das ist aber noch nicht alles. Jede Rechnungsnummer darf nur genau ein Mal vergeben werden. So stellen Sie (für das Finanzamt nachvollziehbar) sicher, dass Sie Produkte oder Dienstleistungen nicht doppelt abgerechnet haben.

Die Vorschriften dazu, wie eine rechtskonforme Rechnungsnummer aufgebaut sein muss, finden sich unter anderem im Umsatzsteuergesetz Paragraf § 14 Abs 4. Dort ist zu lesen, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss, nämlich „eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)“.

So ist die Rechnungsnummer aufgebaut

Solange jede Rechnungsnummer also wirklich nur ein Mal vergeben wird und die Rechnung sich klar einem bestimmten Vorgang zuordnen lässt, sind schon die wichtigsten Voraussetzungen erfüllt.

Das bedeutet eben auch, dass Sie bei der Auswahl der jeweiligen Rechnungsnummern weitgehend freie Hand haben. Denn nirgendwo ist vorgeschrieben, dass die erste Rechnung im Jahr zum Beispiel 2020-001 lauten muss.

Die gesetzliche Vorgabe spricht lediglich davon, dass es sich um einen oder mehrere Nummernkreise handeln muss, die sich eindeutig zuordnen lassen. Wie dieser oder diese Nummernkreis(e) aufgebaut sind, bleibt Ihnen überlassen.

Unter anderem folgende Rechnungsnummern sind denkbar:

  • 31012020-001
  • 20203101-001
  • RE-NR-3101-2020-001
  • RE-NR-Jan31-2020-001
  • 123456789-KU-0815

Sie können Ihrer Fantasie nahezu freien Lauf lassen, wenn Sie gerne individuelle Rechnungsnummern kreieren möchten. Das ist aber keine Vorgabe.

Übrigens genauso wenig wie die Vermutung mancher Unternehmer, dass die Rechnung nur aus Ziffern bestehen darf. Wie Sie in unseren Beispielen sehen können, ist auch eine Kombination aus Zahlen und Buchstaben ohne weiteres möglich.

Rechnungsnummer Beispiel

Lückenlosigkeit der Rechnungsnummern: Ja oder Nein?

Ein weiterer verbreiteter Irrtum ist, dass die Rechnungsnummern zwingend lückenlos aufeinander folgen müssen. Dem ist aber nicht so. Solange Sie jede Rechnungsnummer wirklich nur ein einziges Mal vergeben und das auch nachvollziehbar ist, müssen Sie nicht auf Lückenlosigkeit achten.

Einige Unternehmer befürchten nämlich, dass Sie bei einer lückenlosen Abfolge zu viel über ihr Unternehmen verraten würden. Kunden, die in einem Monat die Rechnung 2020-0001 bekommen und im nächsten Monat eine Rechnung mit der Rechnungsnummer 2020-0003, können sich schnell ausrechnen, wie viele Rechnungen im vergangenen Monat geschrieben wurden.

Glücklicherweise müssen Sie diese Informationen aber gar nicht in Ihrer Rechnungsnummer übermitteln, sondern können sich für eine individuelle Abfolge der Rechnungsnummern entscheiden.

Vorsicht bei händischer Vergabe der Rechnungsnummer

Sie sehen also, so schwierig ist es gar nicht, die Rechnung mit einer korrekten Rechnungsnummer auszuweisen. Trotzdem sollten Sie dabei nicht unachtsam sein. Vergeben Sie Rechnungsnummern doppelt und das Finanzamt bemerkt das, bevor Sie den Fehler korrigieren können, kann es teuer werden.

Wenn dem Finanzamt Unregelmäßigkeiten auffallen und Doppelt- oder gar Mehrfachbuchungen unter der gleichen Rechnungsnummer vermutet werden, droht eine Umsatz- und Gewinnschätzung. Und die fällt in den meisten Fällen ungünstig für das Unternehmen aus.

Ausnahme: Kleinbetragsrechnungen

Bei Rechnungen unter 250 Euro (inklusive Umsatz- oder Mehrwertsteuer) ist das Finanzamt etwas nachsichtiger. Diese Rechnungen müssen keine fortlaufende Rechnungsnummer ausweisen, dürfen es aber.

Gewinnschätzung vermeiden: easybill nutzen

Sie möchten sich Stress und Sorgen bei der Vergabe einer korrekten Rechnungsnummer sparen? Nichts leichter als das! Wenn Sie easybill nutzen, machen Ihnen rechtskonforme, eindeutige Rechnungsnummern keinen Kummer mehr.

Denn wir kümmern uns darum, dass jede Rechnung eine eindeutige Nummer erhält, die nur ein Mal vergeben wird. Platz für eigene Wünsche bleibt dabei auch noch: Unsere Software erlaubt es Ihnen, die Rechnungsnummer individuell abzuwandeln und eigene Nummernkreise anzulegen.

Fragen zur korrekten Rechnungsnummer? Gehören ab heute der Vergangenheit an. Dank easybill.

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