Die Rechnungsadresse – Bedeutung und Anforderungen

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Lesezeit: ca. 5 Minuten
08. Juli, 2021

  • Muss ich überhaupt eine Rechnung erstellen?

    Lästiger Papierkram? Als Unternehmer stellen Sie sich vielleicht häufig die Frage, ob Sie unbedingt eine Rechnung erstellen müssen. Jedoch ist jeder Unternehmer verpflichtet, eine Rechnung oder ein vergleichbares Dokument auszustellen, um dem Grundsatz der ordnungsgemäßen Buchführung Genüge zu tun. Dieser verlangt nämlich, dass keine Buchung ohne Beleg erfolgen darf.

  • Die Rechnung wiederum muss gewisse Pflichtangaben enthalten und hierzu gehört auch die korrekte Rechnungsadresse des Rechnungsausstellers sowie die des Rechnungsempfängers.

Die korrekte Rechnungsadresse – Warum ist sie wichtig?


Da die Rechnungsadresse einer der Pflichtbestandteile einer Rechnung ist, muss sie den gesetzlichen Anforderungen genügen. Welche Bestandteile gehören aber zu einer korrekten Rechnungsadresse? Die Rechnungsadresse enthält zum einen die personenbezogenen Daten des Rechnungsempfängers, also desjenigen der die Rechnung bezahlen soll. Dabei ist es wichtig, dass die Adresse richtig und vollständig angegeben wird. Manchmal schleichen sich Fehler ein und das kann zu unangenehmen Situationen führen.

Bei einer falsch ausgestellten Adresse des Empfängers auf der Rechnung kann es vorkommen, dass der Kunde die Rechnung nicht erhält und demnach auch nicht bezahlen wird. Für das Rechnung ausstellende Unternehmen unter Umständen ein Problem, das die Liquidität beeinflussen kann. Die Zahlungsaufforderung oder Mahnung wird dann womöglich wiederum an die falsche Adresse gesendet. Hierdurch verzögert sich die Zahlung wiederum erheblich.

Andererseits wurde die Rechnungsadresse inzwischen korrigiert und die Mahnung an die korrekte Adresse gesendet, was zur Verärgerung bei Kunden führen kann, der vorab die Rechnung gar nicht erhalten hat. Rechnungsstellung und Bezahlung sind ein empfindliche Themen, die auf Dauer die wertvolle Kundenbeziehung gefährden können.

Zum anderen ist die korrekte Adresse des Rechnungsausstellers in diesem Zusammenhang wichtig. Für ein Unternehmen ist dieses Dokument die Grundlage für den Vorsteuerabzug. Denn das Finanzamt erkennt nur Dokumente an, die entsprechende Pflichtangaben nach § 14 (4) UStG enthalten und dazu gehört unter anderem auch die korrekte Rechnungsadresse.

  • Der Vorsteuerabzug ist demnach nur möglich, wenn die Rechnung die Angabe des vollständigen Namens und der vollständigen Anschrift des leistenden Unternehmers enthält. Fehlen diese oder weitere Pflichtangaben auf einer Rechnung oder sind sie unzutreffend, so besteht kein Anspruch auf Vorsteuerabzug. Was aber genau unter der vollständigen Anschrift zu verstehen ist, war lange nicht klar.

    Der Bundesfinanzhof (BFH) passte in 2018 seine Rechtsprechung im Sinne des § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG insofern an, als dass unter der Anschrift jede Adresse zu verstehen ist, unter der der leistende Unternehmer bzw. der Leistungsempfänger zu erreichen sind. Dies bedeutet auch, dass dort nicht unbedingt die wirtschaftlichen Tätigkeiten des Unternehmens ausgeübt werden müssen, d.h. auch eine Postfach-Adresse, Briefkastenanschrift oder eine c/o-Adresse reichen inzwischen aus. Dies gilt genauso für eine Zweigniederlassungen oder zusätzliche Betriebsstätten einer Firma.

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Pflichtangaben in der Rechnungsadresse


Je nach Empfänger des Dokuments gibt es verschiedene Anforderungen an die Inhalte der Rechnungsanschrift.

Für Einzelpersonen

  • Vorname und Nachname
  • Straße und Hausnummer
  • Postleitzahl (PLZ) und Ort
  • Gegebenenfalls auch das Land, wenn es nicht dem Land des Rechnungsausstellers gleicht

Für Unternehmen

  • Firmenname
  • Firmierung und Rechtsform des Unternehmens
  • Vorname und Nachname
  • Straße und Hausnummer
  • Postleitzahl (PLZ) und Ort
  • Land (Bei Auslandsrechnungen definitiv wichtig!)
  • Ggf. auch zusätzliche der Name des Empfängers
  • Evtl. die Bezeichnung der betroffenen Abteilung eines Unternehmens

Rechnungen per Mail – Welche Anforderungen?


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Grundsätzlich gilt, dass elektronische Rechnung dieselben Anforderungen wie eine Papierrechnung erfüllen und den gesetzlichen Vorgaben für Rechnungen entsprechen müssen.

Dies gilt demnach auch für die Rechnungsadresse des Rechnungsempfängers und Rechnungsausstellers.

Rechnungs- oder Lieferadresse


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Wann wähle ich welche Adresse?

Die Lieferadresse ist die Anschrift, an die die Ware geliefert wird und diese ist in manchen Fällen nicht identisch mit der Rechnungsadresse:

  • Ein Unternehmen lässt Ware an eine Lagerhalle liefern, die sich an einem anderen Ort als den sonstigen Geschäftsräumen befindet.

  • Ein Unternehmen verfügt über eine bestimmte Rechnungsadresse, die als Postfach genutzt wird, um einen reibungslosen Ablauf bei der Erfassung und Archivierung von Dokumenten zu gewährleisten.

    • Häufigstes Beispiel aus dem täglichen Leben: der Rechnungsempfänger ist eine andere Person als diejenige, die die Ware erhält. Der Rechnungsempfänger, nicht jedoch der Warenempfänger bezahlt das Produkt. Ein Beispiel dafür könnte ein Geschenk-Versand sein.

    Fehlerhafte Rechnung korrigieren – Was ist zu beachten?


    easybill unterstützt Sie bei der ordnungsgemäß ausgestellten Rechnung unter Berücksichtigung der Pflichtangaben wie die Rechnungsadresse: Die einmalig im System hinterlegten Angaben werden automatisch über die Rechnungsvorlagen übernommen und können so jederzeit fehlerfrei übernommen werden.

    Auf diese Weise vermeiden Sie Fehler und Zusatzkosten und sparen zusätzlich wertvolle Zeit bei der Bearbeitung.

    Darf eine fehlerhafte Rechnung korrigiert werden?

    Haben Sie eine Rechnung fehlerhaft ausgestellt, dann dürfen Sie diese selbstverständlich korrigieren. Hierbei ist allerdings zu beachten, dass eine Rechnung im Sinne des Vorsteuerabzugs nur dann berichtigungsfähig ist, wenn sie Angaben zum Rechnungsaussteller, zum Leistungsempfänger, zur Leistungsbeschreibung, zum Entgelt und zur gesondert ausgewiesenen Umsatzsteuer enthält.

    Was passiert, wenn diese Bedingungen nicht erfüllt sind?

    Sollten diese Bedingungen nicht erfüllt sein, drohen Kosten, mit denen das Unternehmen nicht gerechnet hat. Auch wenn nach der Korrektur der Rechnung die Vorsteuern nicht zurückgezahlt werden müssen, wird unter Umständen die bei der ursprünglichen Ausstellung der unvollständigen Rechnung veranlagte Vorsteuer mit sechs 6 Prozent pro Jahr bis zum Zeitpunkt der Rechnungskorrektur verzinst.

    Sollte ich mir Rechtsbeistand besorgen wenn eine solche Korrektur vorgenommen werden muss?

    Da diese Rechnungskorrekturen oftmals aufgrund von Betriebsprüfungen erfolgen, kann der Zinsschaden enorm hoch ausfallen. In diesen Fällen ist ein Rechtsbeistand sicherlich ratsam, umso mehr, da es in diesem Zusammenhang auch abweichende Urteile durch den Europäischen Gerichtshof (EuGH) gab.

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