Die Rechnungsadresse – Bedeutung und Anforderungen

Muss ich denn eine Rechnung erstellen?

Lästiger Papierkram? Als Unternehmer stellen Sie sich vielleicht häufig die Frage, ob Sie unbedingt eine Rechnung erstellen müssen. Jedoch ist jeder Unternehmer verpflichtet, eine Rechnung oder ein vergleichbares Dokument auszustellen, um dem Grundsatz der ordnungsgemäßen Buchführung Genüge zu tun. Dieser verlangt nämlich, dass keine Buchung ohne Beleg erfolgen darf. Die Rechnung wiederum muss gewisse Pflichtangaben enthalten und hierzu gehört auch die korrekte Rechnungsadresse des Rechnungsausstellers sowie die des Rechnungsempfängers.

Rechnungsadresse

Die korrekte Rechnungsadresse – Warum ist sie wichtig?

Da die Rechnungsadresse einer der Pflichtbestandteile einer Rechnung ist, muss sie den gesetzlichen Anforderungen genügen. Welche Bestandteile gehören aber zu einer korrekten Rechnungsadresse? Die Rechnungsadresse enthält zum einen die personenbezogenen Daten des Rechnungsempfängers, also desjenigen der die Rechnung bezahlen soll. Dabei ist es wichtig ist, dass die Adresse richtig und vollständig angegeben wird. Manchmal schleichen sich Fehler ein und das kann zu unangenehmen Situationen führen. Bei einer falsch ausgestellten Adresse des Empfängers auf der Rechnung kann es vorkommen, dass der Kunde die Rechnung nicht erhält und demnach auch nicht bezahlen wird. Für das Rechnung ausstellende Unternehmen unter Umständen ein Problem, das die Liquidität beeinflussen kann. Die Zahlungsaufforderung oder Mahnung wird dann womöglich wiederum an die falsche Adresse gesendet, so dass die Zahlung sich wiederum erheblich verzögert. Andererseits wurde die Rechnungsadresse inzwischen korrigiert und die Mahnung an die korrekte Adresse gesendet, was zur Verärgerung bei Kunden führen kann, der vorab die Rechnung gar nicht erhalten hat. Rechnungsstellung und Bezahlung sind ein empfindliche Themen, die auf Dauer die wertvolle Kundenbeziehung gefährden können.

Zum anderen ist die korrekte Adresse des Rechnungsausstellers in diesem Zusammenhang wichtig. Für ein Unternehmen ist dieses Dokument die Grundlage für den Vorsteuerabzug. Denn das Finanzamt erkennt nur Dokumente an, die entsprechende Pflichtangaben nach § 14 (4) UStG enthalten und dazu gehört unter anderem auch die korrekte Rechnungsadresse.

Der Vorsteuerabzug ist demnach nur möglich, wenn die Rechnung die Angabe des vollständigen Namens und der vollständigen Anschrift des leistenden Unternehmers enthält. Fehlen diese oder weitere Pflichtangaben auf einer Rechnung oder sind sie unzutreffend, so besteht kein Anspruch auf Vorsteuerabzug. Was aber genau unter der vollständigen Anschrift zu verstehen ist, war lange nicht klar. Der Bundesfinanzhof (BFH) passte in 2018 seine Rechtsprechung im Sinne des § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG insofern an, als dass unter der Anschrift jede Adresse zu verstehen ist, unter der der leistende Unternehmer bzw. der Leistungsempfänger zu erreichen sind. Dies bedeutet auch, dass dort nicht unbedingt die wirtschaftlichen Tätigkeiten des Unternehmens ausgeübt werden müssen, d.h. auch eine Postfach-Adresse, Briefkastenanschrift oder eine c/o-Adresse reichen inzwischen aus. Dies gilt genauso für eine Zweigniederlassungen oder zusätzliche Betriebsstätten einer Firma.

Pflichtangaben in der Rechnungsadresse

  • Für Einzelpersonen
    • Vorname und Nachname
    • Straße und Hausnummer
    • PLZ und Ort
    • Ggf. Land
  • Für Unternehmen
    • Firmenname
    • Firmierung und Rechtsform des Unternehmens
    • Vorname und Nachname
    • Straße und Hausnummer
    • PLZ und Ort
    • Land (optional, aber bei Auslandsrechnungen wichtig)
    • Ggf. auch zusätzlich der Name der Person
    • Evtl. die Bezeichnung der betroffenen Abteilung eines Unternehmens

Rechnungen per Mail – Welche Anforderungen?

Grundsätzlich gilt, dass elektronische Rechnung dieselben Anforderungen wie eine Papierrechnung erfüllen und den gesetzlichen Vorgaben für Rechnungen entsprechen müssen. Dies gilt demnach auch für die Rechnungsadresse des Rechnungsempfängers und Rechnungsausstellers.

Rechnungs- oder Lieferadresse

Die Lieferadresse ist die Anschrift, an die die Ware geliefert wird und diese ist in manchen Fällen nicht identisch mit der Rechnungsadresse. So gibt es zum Beispiel Unternehmen, die eine Lagerhalle an einem anderen Ort als ihre sonstigen Geschäftsräume haben. Einige Unternehmen haben bestimmte Rechnungsadressen, die als Postfach genutzt werden, um einen reibungslosen Ablauf bei der Erfassung und Archivierung zu gewährleisten. Oder aber eine andere Person als diejenige, die die Ware erhält, soll das Produkt bezahlen. Ein Beispiel dafür könnten Geschenke sein.

Fehlerhafte Rechnung korrigieren – Was ist zu beachten?

Sie haben eine Rechnung falsch ausgestellt? Dann dürfen Sie diese selbstverständlich korrigieren. Hierbei ist allerdings zu beachten, dass eine Rechnung im Sinne des Vorsteuerabzugs nur dann berichtigungsfähig ist, wenn sie Angaben zum Rechnungsaussteller, zum Leistungsempfänger, zur Leistungsbeschreibung, zum Entgelt und zur gesondert ausgewiesenen Umsatzsteuer enthält. Sollten diese Bedingungen nicht erfüllt sein, drohen Kosten, mit denen das Unternehmen nicht gerechnet hat. Auch wenn nach der Korrektur der Rechnung die Vorsteuern nicht zurückgezahlt werden müssen, wird unter Umständen die bei der ursprünglichen Ausstellung der unvollständigen Rechnung veranlagte Vorsteuer mit sechs 6 Prozent pro Jahr bis zum Zeitpunkt der Rechnungskorrektur verzinst. Da diese Rechnungskorrekturen oftmals aufgrund von Betriebsprüfungen erfolgen, kann der Zinsschaden enorm hoch ausfallen. In diesen Fällen ist ein Rechtsbeistand sicherlich ratsam, umso mehr, da es in diesem Zusammenhang auch abweichende Urteile durch den Europäischen Gerichtshof (EuGH) gab.

easybill unterstützt Sie bei der ordnungsgemäß ausgestellten Rechnung unter Berücksichtigung der Pflichtangaben wie die Rechnungsadresse: Die einmalig im System hinterlegten Angaben werden automatisch über die Rechnungsvorlagen übernommen und können so jederzeit fehlerfrei übernommen werden. Auf diese Weise vermeiden Sie Fehler und Zusatzkosten und sparen zusätzlich wertvolle Zeit bei der Bearbeitung.