E-Rechnungen sind nicht nur eine gesetzliche Anforderung – sie bringen auch viele Vorteile wie Effizienz, Sicherheit und Kostenersparnis. In diesem Beitrag zeigen wir, wie du E-Rechnungen korrekt erstellst, was du dabei beachten musst und welche rechtlichen Vorgaben aktuell gelten.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen im strukturierten Format (XRechnung oder ZUGFeRD) zu empfangen und zu verarbeiten. Der Versand von E-Rechnungen wird spätestens ab 2028 verpflichtend.
Eine E-Rechnung ist keine bloße PDF-Rechnung, sondern ein strukturiertes, maschinenlesbares Datenformat. Im Unterschied zu herkömmlichen Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen wird die E-Rechnung von der Erstellung über die Übermittlung bis zur Verarbeitung vollständig elektronisch abgewickelt. Dadurch wird der gesamte Prozess deutlich effizienter, Fehler werden reduziert und die Abwicklung beschleunigt.
Vorteile:
- Automatisierte Verarbeitung
- Schnelle Zahlungen
- Niedrigere Kosten
- Verbesserte Übersicht
- Einfachere Zusammenarbeit mit Steuerberater und Buchhaltung
Pflichtangaben für die E-Rechnung
Für eine E-Rechnung gelten die gleichen Pflichtangaben wie für Papierrechnungen nach § 14 UStG Absatz 4:
- Vollständiger Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
- Ausstellungsdatum (Rechnungsdatum)
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- Menge und Art der Leistung oder Lieferung
- Entgelt (Netto-Betrag)
- Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag
- Bruttobetrag
Rechnung an öffentliche Auftraggeber – das gilt es zu beachten
Wenn du an Behörden der Bundesverwaltung (B2G-Bereich) rechnest, musst du Folgendes berücksichtigen:
- Seit dem 27. November 2020 dürfen nur noch E-Rechnungen übermittelt werden (keine Papierrechnungen oder PDFs).
- Nutze unbedingt den Standard XRechnung.
- Die Leitweg-ID ist Pflichtbestandteil. Diese wird vom Auftraggeber bereitgestellt.
- Du kannst deine E-Rechnung über die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) oder die OZG-RE einreichen.
- Bis Ende 2025 werden beide Plattformen zusammengeführt – ab 2026 ist nur noch die OZG-RE aktiv.
Für Unternehmen mit geringem Rechnungsvolumen oder ohne passende Software gibt es die Möglichkeit, Rechnungen manuell über die Weberfassung zu erstellen und hochzuladen.
E-Rechnung erstellen – so unterstützt dich easybill
Mit easybill kannst du E-Rechnungen einfach und rechtskonform erstellen:
- E-Rechnungen automatisch im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format erzeugen
- Pflichtangaben und strukturierte Datenformate sicherstellen
- Rechnungen direkt per E-Mail oder Upload an Behörden und Geschäftspartner senden
- Integration in bestehende Prozesse und ERP-Systeme möglich
E-Rechnung erstellen mit XRechnung
Technisch gesehen basiert die E-Rechnung auf einem standardisierten XML-Datensatz. In Deutschland gilt der Standard XRechnung als nationaler Standard und setzt die europäische Norm EN 16931 um. Er stellt sicher, dass Rechnungen einheitlich, sicher und automatisiert verarbeitet werden können.
Für den Versand an öffentliche Auftraggeber ist der Standard XRechnung verpflichtend. Alternativ kann ZUGFeRD 2.2.0 (Profil XRechnung) verwendet werden, sofern es die Anforderungen der E-Rechnungsverordnung des Bundes erfüllt.
So erstellst du eine E-Rechnung ganz einfach mit easybill
- Rechnungsdaten eingeben
Erstelle deine Rechnung wie gewohnt mit allen Pflichtangaben. - Strukturiertes Format wählen
Easybill unterstützt die Standards XRechnung oder ZUGFeRD. Darüber kannst du die E-Rechnung direkt im XML-Format erstellen. - Leitweg-ID berücksichtigen
Bei Rechnungen an Behörden ist die so genannte Leitweg-ID zwingend erforderlich. Diese ID identifiziert den Empfänger eindeutig und wird dir vom Auftraggeber mitgeteilt. - Übertragungskanal wählen
Grundsätzlich hast du verschiedene Möglichkeiten, deine E-Rechnung zu übermitteln:- Upload auf den Rechnungseingangsplattformen (ZRE oder OZG-RE)
- Weberfassung (manuelles Eingeben auf den Plattformen)
- Peppol-Netzwerk (automatisierter Dokumentenaustausch)
- E-Mail-Versand (z.B. mit easybill)
- Rechnung versenden
Über easybill kannst du deine E-Rechnungen nach der Erstellung direkt rechtskonform an deinen Kunden senden.
Sicherheit und Finanzamtkonformität
E-Rechnungen sind nicht nur effizient, sondern auch sicher:
- Verschlüsselung schützt vor unbefugtem Zugriff.
- Starke Authentifizierung sichert die Systeme gegen Angriffe ab.
- Regelmäßige Updates garantieren Schutz vor neuen Bedrohungen.
- Für das Finanzamt: E-Rechnungen müssen lesbar, echt und inhaltlich unversehrt sein. Ab 2025 entfällt das bisherige Zustimmungserfordernis des Rechnungsempfängers.
Auch die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gilt – originär elektronisch und revisionssicher.
Fazit: Jetzt E-Rechnung erstellen und vorbereitet sein
Die Pflicht zur E-Rechnung ab 2025 ist eine Chance, deine Prozesse zu modernisieren. Mit der Rechnungssoftware von easybill und einem klaren Verständnis der gesetzlichen Anforderungen kannst du einfach und sicher E-Rechnungen erstellen – und gleichzeitig von allen Vorteilen profitieren: mehr Effizienz, geringere Kosten und ein Wettbewerbsvorsprung.
E‑Rechnung erstellen – Häufige Fragen
Unternehmen, die die Anforderungen für E-Rechnungen nicht fristgerecht umsetzen, riskieren, in der digitalen Transformation zurückzubleiben. Dies kann zu einem Verlust von Marktanteilen und einem geschwächten Wettbewerbsvorteil führen. Eine verspätete Anpassung kann zudem finanzielle Verluste und einen Imageverlust zur Folge haben. Daher ist es entscheidend, sich frühzeitig mit der Umstellung auf E-Rechnungen zu befassen, um diese Risiken zu minimieren.
Erfrage beim öffentlichen Auftraggeber immer die notwendige Leitweg-ID zur Angabe in Ihrer elektronischen Rechnung. Auch solltest du nach dem Zusendungsweg fragen, ob der Erhalt der E-Rechnung per E-Mail oder über ein Onlineportal mit Upload-Funktion vorgesehen ist.
Bei den meisten Anbietern findet sich eine Größenvorgabe von max. 15 MB. In wenigen Ausnahmen können es auch 10MB sein. Anhänge werden meist mit bis zu 200 Seiten unterstützt.
Die Pflicht zur Aufbewahrung von E-Rechnungen ergibt sich aus dem § 14b UStG sowie aus den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Nach § 14b UStG müssen elektronische Rechnungen für mindestens 10 Jahre unverändert, vollständig und jederzeit lesbar gespeichert werden. Die GoBD konkretisieren diese Vorgaben und stellen sicher, dass E-Rechnungen revisionssicher archiviert werden.Für dich bedeutet das: Sobald du eine E-Rechnung erstellt und versendet hast, musst du diese in ihrem strukturierten elektronischen Format (z. B. XML) aufbewahren. Ein Ausdruck oder eine PDF-Kopie allein reicht nicht aus.
easybill unterstützt derzeit die Erstellung von Rechnungen im ZUGFeRD-Format und als XRechnung. Als Grundlage für die E-Rechnung kann derzeit die XRechnung 2.3 (B2G) verwendet werden und im B2B-Bereich das ZUGFeRD 2.2 PDF-Format.
