Im Rechnungswesen sind standardisierte Formulierungen und rechtssichere Hinweise unverzichtbar. Sie erleichtern nicht nur die tägliche Arbeit, sondern sorgen auch für eine konsistente Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern. Hier sind die wichtigsten Formulierungen.
easybill bietet die Möglichkeit, solche Textbausteine direkt in Ihre Rechnungen, Mahnungen oder Gutschriften einzubinden, inklusive automatischer Platzhalter für Kundendaten, Rechnungsinformationen und Firmendetails. Das ist besonders hilfreich, wenn man häufig Rechnungen verschickt. Außerdem hilft easybill bei der Umstellung auf die E-Rechnung, die bis Ende 2027 umgesetzt werden muss.
Jetzt auf die E-Rechnung umstellen – mit easybill
Ab 2025 wird die E-Rechnung in Deutschland für Unternehmen Pflicht. Mit easybill sind Sie schon heute bestens vorbereitet. Unsere Software ermöglicht es Ihnen, Rechnungen im ZUGFeRD– oder XRechnung-Format rechtskonform zu erstellen und automatisch an Ihre Kunden zu versenden.
Im Folgenden findest du einen Überblick gängiger Formulierungen, die du direkt als Vorlage verwenden kannst.
Textbausteine im Rechnungswesen
Neben den Pflichtangaben auf Rechnungen gibt es eine Reihe von Formulierungen, die häufig verwendet werden. Einige davon sind gesetzlich vorgeschrieben, andere nur Service für deine Kunden, damit deine Korrespondenz freundlich und professionell bleibt.
Aufbewahrungspflicht (Privatperson)
Wenn du an Privatkunden verkaufst, solltest du auf die Aufbewahrungsfrist hinweisen.
„Als Privatperson müssen Sie diese Rechnung zusammen mit dem Zahlungsbeleg mindestens 2 Jahre nach Ablauf des Rechnungsjahres aufbewahren.“
Kleinunternehmerregelung (§ 19 Abs. 1 UStG)
Wenn du als Kleinunternehmer Rechnungen stellst, musst du diesen Hinweis aufnehmen. Das ist eine Pflichtangabe.
„Als sog. Kleinunternehmer gem. § 19 Abs. 1 UStG wird Umsatzsteuer nicht berechnet.“
Bauleistung (§ 13b UStG, Steuerschuldumkehr)
Wenn du Bauleistungen erbringst, schuldet der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer.
„Für diese ausgeführte Bauleistung schuldet der Leistungsempfänger die deutsche Umsatzsteuer gem. § 13b (1) Nr. 4 i. V. m. (5) S. 2 UStG.“
Eigentumsvorbehalt
Wenn du Waren lieferst, die erst nach Zahlung in das Eigentum des Käufers übergehen sollen.
„Die gelieferte Ware bleibt bis zur vollständigen Bezahlung durch den Käufer im Eigentum des Verkäufers.“
Digitale Rechnung
Wenn du Rechnungen digital verschickst, musst du auf die Gültigkeit ohne Unterschrift hinweisen. Achtung: eine digitale Rechnung ist keine elektronische Rechnung: ein PDF gilt nicht als E-Rechnung.
„Diese Rechnung wurde elektronisch erstellt und ist auch ohne Unterschrift gültig.“
Normale Rechnung
Standardfall für jede Abrechnung erbrachter Leistungen oder gelieferter Ware.
„Wir danken für Ihren Auftrag und stellen Ihnen hiermit die erbrachte Leistung in Rechnung.“
Abschlagsrechnung
Wenn du bei Projekten oder Bauleistungen Teilbeträge während der Leistungserbringung abrechnest.
„Es handelt sich um eine Abschlagsrechnung. Die Schlussrechnung erfolgt nach Fertigstellung der vereinbarten Leistung.“
Teilrechnung
Wenn du mehrere Teillieferungen oder -leistungen abrechnest.
„Mit dieser Teilrechnung wird ein Teilbetrag des vereinbarten Auftragsvolumens abgerechnet. Die Restabrechnung erfolgt gesondert.“
Schlussrechnung
Wenn das Projekt abgeschlossen ist und bereits geleistete Zahlungen berücksichtigt werden.
„Diese Schlussrechnung berücksichtigt bereits geleistete Zahlungen und Teilrechnungen.“
Stornorechnung
Wenn du eine Rechnung vollständig aufheben musst.
„Die Rechnung Nr. %REFDOKUMENT.NUMMER% vom %REFDOKUMENT.DATUM% wird hiermit storniert.“
Rechnungskorrektur
Wenn du eine falsche Rechnung ersetzen musst.
„Diese Rechnung ersetzt die Rechnung Nr. %REFDOKUMENT.NUMMER% vom %REFDOKUMENT.DATUM%.“
Überweisung (Ich-Form, mit Fälligkeit)
Wenn du als Einzelunternehmer mit festem Zahlungsziel abrechnen willst.
„Vielen Dank für Ihren Auftrag!
Ich bitte um Überweisung des Rechnungsbetrages bis zum %DOKUMENT.DATUM-FAELLIG% an die unten genannte Bankverbindung.Mit freundlichen Grüßen
%FIRMA.VORNAME% %FIRMA.NACHNAME%“
Überweisung (Wir-Form, sofort)
Wenn dein Unternehmen sofortige Zahlung fordert.
„Vielen Dank für Ihren Auftrag!
Wir bitten um sofortige Überweisung des Rechnungsbetrages an die unten genannte Bankverbindung.Mit freundlichen Grüßen
%FIRMA.FIRMA%“
Lastschrift (mit Bankverbindung)
Wenn du den Rechnungsbetrag per Lastschrift vom Kundenkonto einziehst und die Daten angibst.
„Vielen Dank für Ihren Auftrag!
Der Rechnungsbetrag wird innerhalb der nächsten Tage von Ihrem Konto Nr. %KUNDE.IBAN% bei der %KUNDE.BANK% (%KUNDE.BIC%) gemäß der vorliegenden Lastschrifteinzugsermächtigung eingezogen.Mit freundlichen Grüßen
%FIRMA.FIRMA%“
Lastschrift (ohne Bankverbindung)
Wenn du den Einzug per Lastschrift ankündigst, ohne die Daten offenzulegen.
„Vielen Dank für Ihren Auftrag!
Der Rechnungsbetrag wird innerhalb der nächsten Tage von Ihrem Bankkonto gemäß der vorliegenden Lastschrifteinzugsermächtigung eingezogen.Mit freundlichen Grüßen
%FIRMA.FIRMA%“
Gutschrift (mit Bankverbindung)
Wenn du eine Rückzahlung oder Gutschrift mit den Bankdaten des Kunden vermerkst.
„Der Gutschriftsbetrag wird in den nächsten Tagen auf Ihr Konto Nr. %KUNDE.IBAN% bei der %KUNDE.BANK% (%KUNDE.BIC%) überwiesen.
Mit freundlichen Grüßen
%FIRMA.FIRMA%“
Gutschrift (ohne Bankverbindung)
Wenn du eine Rückzahlung ohne Nennung der Kundendaten ankündigst.
„Der Gutschriftsbetrag wird in den nächsten Tagen auf Ihr Konto überwiesen.
Mit freundlichen Grüßen
%FIRMA.FIRMA%“
Teilgutschrift
Wenn du nur einen Teilbetrag erstatten musst, z. B. bei Rücksendungen.
„Für die zurückgesendete Ware wird Ihnen eine Teilgutschrift in Höhe von %REFDOKUMENT.BETRAG% erteilt.“
Erinnerung (Ich-Form)
Wenn du als Einzelunternehmer Kunden freundlich an offene Zahlungen erinnerst.
„%KUNDE.ANREDE%,
sicherlich haben Sie es übersehen, die Rechnung Nr. %REFDOKUMENT.NUMMER% vom %REFDOKUMENT.DATUM% und einem Zahlbetrag i. H. v. %REFDOKUMENT.BETRAG% zu begleichen. Die Zahlung war am %REFDOKUMENT.DATUM-FAELLIG% fällig.
Ich möchte Sie daher bitten, dies innerhalb der nächsten 7 Tage nachzuholen.Mit freundlichen Grüßen
%FIRMA.VORNAME% %FIRMA.NACHNAME%“
Erinnerung (Wir-Form)
Wenn dein Unternehmen freundlich an eine ausstehende Zahlung erinnert.
„%KUNDE.ANREDE%,
sicherlich haben Sie es übersehen, die Rechnung Nr. %REFDOKUMENT.NUMMER% vom %REFDOKUMENT.DATUM% und einem Zahlbetrag i. H. v. %REFDOKUMENT.BETRAG% zu begleichen. Die Zahlung war am %REFDOKUMENT.DATUM-FAELLIG% fällig.
Wir möchten Sie daher bitten, dies innerhalb der nächsten 7 Tage nachzuholen.Mit freundlichen Grüßen
%FIRMA.FIRMA%“
Mahnung (Ich-Form, freundlich)
Wenn du als Einzelunternehmer höflich, aber bestimmt auf Zahlungsverzug hinweist.
„%KUNDE.ANREDE%,
bis zum heutigen Tage wurde die Rechnung Nr. %REFDOKUMENT.NUMMER% vom %REFDOKUMENT.DATUM% in Höhe von %REFDOKUMENT.BETRAG% nicht beglichen.
Ich möchte Sie daher bitten, den offenen Betrag innerhalb der nächsten 7 Tage zu überweisen.Mit freundlichen Grüßen
%FIRMA.VORNAME% %FIRMA.NACHNAME%“
Mahnung (Wir-Form, freundlich)
Wenn dein Unternehmen in einer ersten Mahnung höflich zur Zahlung auffordert.
„%KUNDE.ANREDE%,
bis heute wurde die Rechnung Nr. %REFDOKUMENT.NUMMER% vom %REFDOKUMENT.DATUM% in Höhe von %REFDOKUMENT.BETRAG% nicht beglichen.
Wir bitten Sie, den offenen Betrag innerhalb der nächsten 7 Tage zu begleichen.Mit freundlichen Grüßen
%FIRMA.FIRMA%“
Mahnung (Ich-Form, letztmalig)
Wenn du als Selbstständiger die letzte Frist setzt und rechtliche Schritte ankündigst.
„%KUNDE.ANREDE%,
ich bitte Sie letztmalig, die Rechnung Nr. %REFDOKUMENT.NUMMER% vom %REFDOKUMENT.DATUM% in Höhe von %REFDOKUMENT.BETRAG% innerhalb von 7 Tagen zu begleichen.
Sollte keine Zahlung erfolgen, werde ich rechtliche Schritte einleiten.Mit freundlichen Grüßen
%FIRMA.VORNAME% %FIRMA.NACHNAME%“
Mahnung (Wir-Form, letztmalig)
Wenn dein Unternehmen die letzte Frist setzt und rechtliche Schritte androht.
„%KUNDE.ANREDE%,
wir bitten Sie letztmalig, die Rechnung Nr. %REFDOKUMENT.NUMMER% vom %REFDOKUMENT.DATUM% in Höhe von %REFDOKUMENT.BETRAG% innerhalb von 7 Tagen zu begleichen.
Sollte keine Zahlung erfolgen, werden wir rechtliche Schritte einleiten.Mit freundlichen Grüßen
%FIRMA.FIRMA%“
Zahlungsbestätigung
Wenn du den Eingang einer Zahlung bestätigen willst.
„Wir bestätigen den Eingang Ihrer Zahlung vom %REFDOKUMENT.DATUM% in Höhe von %REFDOKUMENT.BETRAG%. Vielen Dank!“
Rabatt-/Skontohinweis
Wenn du Kunden Preisnachlässe (Skonto) bei schneller Zahlung gewährst.
„Bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen gewähren wir 2 % Skonto.“
Verzugshinweis (§ 286 BGB)
Wenn du Geschäftskunden auf den automatischen Eintritt des Verzugs hinweisen musst.
„Bitte beachten Sie, dass Sie spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang dieser Rechnung in Verzug geraten.“
Verzugszinsen
Wenn du auf zusätzliche Kosten bei verspäteter Zahlung hinweisen willst.
„Nach Eintritt des Verzuges behalten wir uns vor, Verzugszinsen zu berechnen.“
