Bestandteile eines Angebots: Darauf sollten Sie achten

Ein Vertrag kommt zustande, wenn es zwei übereinstimmende Willenserklärungen gibt. Dazu benötigt es ein Angebot und auf der anderen Seiten Jemanden, der das Angebot annimmt – im Idealfall ist das Ihr Kunde.

Aufgrund der rechtlichen Verbindlichkeit des Angebots, gilt es auf bestimmte Vorgaben zu achten, wenn Sie ein Angebot erstellen. Welche das sind und wie Sie es trotzdem schaffen, das Angebot individuell für den jeweiligen Kunden zu formulieren, verraten wir Ihnen hier…

Warum ein eindeutiges Angebot wichtig ist

Die Rechnung ist ganz einfach: Ohne Angebot kein Auftrag und ohne Auftrag keine Einnahmen. Kurzum, der Erfolg des Unternehmens steht und fällt mit einer professionellen Auftragsakquise. Und zu einer professionellen Akquise gehört es eben auch, rechtssichere und verbindliche Angebot zu erstellen. Daher ist es für Unternehmen, aber auch für Solo-Selbstständige äußert wichtig, ein professionelles Angebot zu erstellen.

Darüber hinaus bedeutet ein eindeutiges Angebot aber auch Sicherheit. Denn in dem Schriftstück werden die Eckpunkte der Geschäftsbeziehung festgehalten. Konkret: Händler schreiben im Angebot, was sie zu welchem Preis liefern und Dienstleister, welche Dienstleistung oder Werk wie viel kosten wird. Nimmt der Geschäftspartner das Angebot ohne Änderungen an, kommt ein Vertrag zustande.

So erstellen Sie ein rechtssicheres Angebot

Das Wichtigste vorab: Als Unternehmen müssen Sie sich an die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (kurz: GoBD) halten. Angebote in Word oder Excel entsprechen diesen Vorgaben jedoch nicht und sind damit nicht GoBD konform. Wenn Sie Probleme mit dem Finanzamt oder Kunden vermeiden möchten, sollten Sie daher eine professionelle Software nutzen, um Ihr Angebot zu erstellen – easybill erfüllt dabei alle Voraussetzungen, die an rechtssichere Angebote gestellt werden.

Vorlagen von easybill nutzen

Unsere Angebotsvorlagen bewahren Sie nicht nur vor Problemen, sie sparen Ihnen auch eine Menge Zeit. Denn die Vorlage enthält bereits alle wichtigen Angaben, die in ein Angebot hinein gehören – und zwar die folgenden:

  1. Ihre Kontaktdaten und Adresse
  2. Adressat des Angebots
  3. Fortlaufende Angebotsnummer
  4. Aktuelles Datum
  5. Fälligkeit des Angebots
  6. Auswahl unterschiedlicher Rechnungsposten (Artikel, Dienstleistung, Textzeile)
  7. Menge und Einzelbetrag der jeweiligen Position
  8. Verpackung, Transport und Versicherung wenn die Ware verschickt werden soll
  9. Skonto oder Rabatt  – sofern Sie dies gewähren möchten
  10. Umsatzsteuer und Steuerland und Währung
  11. Liefertermin und Zahlungsbedingungen

Darüber hinaus bieten Ihnen unsere Vorlagen für Angebote zwar ein verlässliches Gerüst, was aber nicht bedeutet, dass Sie zukünftig nur relativ unpersönliche Angebote verschicken müssten.

Alle Vorlagen für Angebote verfügen sowohl über einen Einleitungs- und Abschlusstext, den Sie individuell anpassen können – auf Wunsch auch dauerhaft. So erstellen Sie sich eine individualisierte Vorlage, die genau zu Ihren Kunden und Ihrem Business passt und die Sie bei jedem neuen Angebot ohne viel Aufwand nutzen können.

Angebotsvorlagen & Musterangebot

Angebotsvorlagen & Musterangebot

Angebot erstellen und Rechnung schreiben

Wenn alles gut läuft und Ihr Kunde mit dem Angebot zufrieden ist, können Sie auch im nächsten Schritt von unserem Service profitieren. Denn die Angaben, die Sie bereits im Angebot festgehalten haben, können Sie bei der Rechnungserstellung mit nur wenigen Klicks übernehmen.

Das ist nicht nur eine zeitliche Entlastung, sondern verringert auch die Fehleranfälligkeit bei der Rechnungserstellung, da die Posten vom Angebot 1:1 übernommen werden.

Angebot erstellen: Bestimmte Formulierungen schränken Verbindlichkeit ein

Was aber, wenn das Angebot Angaben enthält, die nicht oder nicht mehr stimmen? Um sich vor nachteiligen Angeboten zu schützen, verwenden viele Händler, Unternehmer und Freelancer sogenannte Freizeichnungsklauseln.

Damit sind bestimmte Formulierungen gemeint, die die Verbindlichkeit des Angebots einschränken.

So lässt sich das Angebot:

  • im Hinblick auf die Menge begrenzen
  • auf einen bestimmten Zeitraum befristen
  • unter Vorbehalt im Hinblick auf den Preis formulieren
  • sogar komplett unverbindlich („freibleibend“) formulieren

Denken Sie immer daran: Das Angebot ist eins der wichtigsten Schriftstücke, das Sie in ihrem beruflichen Alltag schreiben. Daher sollten Ihnen keine Fehler unterlaufen. Wie Ihnen das gelingt? Ganz einfach, mit unseren Angebots-Vorlagen und unserer Rechnungssoftware.

Das Angebot für den Kunden formulieren

Ein Angebot erstellen Sie, wenn Sie eine Geschäftsbeziehung mit einem neuen Kunden schließen oder einen Folgeauftrag haben möchten. Daher sollte das Angebot nicht nur rechtlich korrekt, sondern auch auf den individuellen Kunden abgestimmt sein.

Behalten Sie immer im Hinterkopf: Viele Interessenten fragen bei verschiedenen Unternehmen und Dienstleistern an, bevor sie sich für ein Angebot entscheiden. Nicht jeder potenzielle Kunde, der ein Angebot haben möchte, wird später auch wirklich Kunde.

Sie können Ihre Chancen erhöhen, wenn Sie auf Folgendes achten, während Sie ihr Angebot erstellen:
  • Ihnen ist klar, was Ihr Kunde braucht und welche Wünsche er in Bezug auf das Produkt oder die Dienstleistung hat.
  • Machen Sie deutlich, inwiefern Sie sich mit Ihrem Angebot von der Konkurrenz abheben.
  • Formulieren Sie so kurz wie möglich, bleiben Sie dabei aber konkret und unmissverständlich.
  • Achten Sie auf eine persönliche Ansprache des potenziellen Kunden.
  • Überprüfen Sie alle Angaben in Ihrem Angebot noch einmal gründlich, bevor Sie es abschicken. So vermeiden Sie, dass Sie Ihr Angebot wegen eines Fehlers zurückziehen müssen.

Nach dem Erstellen des Angebots: So gelangt die Offerte an den Kunden

In der heutigen Zeit rechnen Kunden damit, dass sie zügig ein Angebot erhalten. Länger als 24 Stunden sollten Sie im Idealfall nicht warten, bevor Sie das Angebot verschicken – dank E-Mail und anderer elektronischer Dienste ist das glücklicherweise kein Problem.

Aber wie geht es danach weiter? Nach einer gewissen Zeit können Sie ruhig wieder auf den Kunden zugehen und nachhaken, ob Ihr Angebot angenommen wird. Ungefähr eine bis zwei Wochen sollten Sie Ihrem Ansprechpartner jedoch Zeit geben, um Ihr Angebot in Ruhe zu prüfen.

Um in der Zwischenzeit den Überblick zu behalten, können Sie in unserem Rechnungsprogramm dem Angebot einen Status zuweisen. Unsere Software weist Sie auch darauf hin, wann die Fälligkeit des Angebot überschritten und es damit an der Zeit ist, bei dem potentiellen Kunden nachzufragen.

Auf easybill können Sie sich eben nicht nur verlassen, wenn Sie ein Angebot erstellen möchten, sondern auch bei allen anderen Schritten rund um Angebots- und Rechnungserstellung. Probieren Sie es aus!

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