Die Honorarnote ist für viele Freiberufler das, was für Gewerbetreibende die klassische Rechnung ist. Sie dokumentiert erbrachte Leistungen gegenüber einem Auftraggeber und ist gleichzeitig die Grundlage für deine Bezahlung. Doch was genau ist eine Honorarnote? Welche Angaben sind verpflichtend? Das erklären wir in diesem Ratgeber.
Was ist eine Honorarnote?
Der Begriff „Honorarnote“ ist vor allem im freiberuflichen Umfeld geläufig. Er bezeichnet eine Rechnung über eine erbrachte Dienstleistung, bei der das Entgelt als „Honorar“ ausgewiesen wird. Typischerweise wird sie von selbstständigen Ärzten, Therapeuten, Künstlern, Journalisten oder Beratern genutzt – also Berufsgruppen, die keiner Gewerbeordnung unterliegen.
Rechtlich betrachtet ist die Honorarnote jedoch keine Sonderform der Rechnung. Sie unterliegt denselben gesetzlichen Vorgaben wie jede andere Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes.
Für wen ist die Honorarnote relevant?
Die Honorarnote wird nicht von allen Selbstständigen, sondern in der Regel nur von Freiberuflern im Sinne des Einkommensteuerrechts genutzt. Das betrifft insbesondere jene Personen, die unter die sogenannten „Katalogberufe“ oder katalogähnlichen Berufe nach § 18 EStG fallen – also Tätigkeiten, die nicht gewerblich, sondern „freiberuflich“ ausgeübt werden.
Dazu gehören unter anderem:
- Heilberufe: Ärztinnen, Zahnärzte, Heilpraktiker, Physiotherapeuten, Psychotherapeuten
- Rechts- und wirtschaftsberatende Berufe: Rechtsanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Unternehmensberater
- Pädagogische Berufe: Lehrer, Dozenten, Coaches, Trainer
- Künstlerische und publizistische Berufe: Journalisten, Texter, Fotografen, Designer, Musiker, Schauspieler
- Technisch-naturwissenschaftliche Berufe: Ingenieure, Architekten, IT-Freelancer (unter bestimmten Bedingungen)
Die Einstufung als Freiberufler erfolgt nicht automatisch, sondern basiert auf dem tatsächlichen Berufsbild und wird im Zweifel vom Finanzamt geprüft. Entscheidend ist, dass die Tätigkeit eigenverantwortlich, fachlich unabhängig und auf persönlicher Qualifikation beruht – und keine gewerbliche Struktur vorliegt.
Wichtig: Gewerbetreibende – z. B. Betreiber eines Online-Shops, Handwerksbetriebe oder Handelsunternehmen – verwenden keine Honorarnote, sondern stellen klassische Rechnungen aus. Die Bezeichnung „Honorarnote“ wäre in diesem Fall fachlich und steuerlich unzutreffend.
Was muss auf eine Honorarnote?
Auch wenn der Begriff nach etwas anderem klingt: Eine Honorarnote ist rechtlich gesehen eine Rechnung. Sie muss also alle Pflichtangaben enthalten, die § 14 UStG vorgibt. Dazu gehören:
- Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
- Ausstellungsdatum der Honorarnote
- Leistungszeitraum, in dem die Arbeit erbracht wurde
- Beschreibung der Leistung, möglichst präzise und nachvollziehbar
- Honorarbetrag, getrennt nach Netto, Umsatzsteuer und Bruttobetrag – oder mit Hinweis auf Steuerbefreiung
- Steuernummer oder (falls vorhanden/beantragt) deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.).
- Rechnungsnummer, eindeutig und fortlaufend
- Zahlungsziel und Bankverbindung
Wenn du von der Umsatzsteuer befreit bist, zum Beispiel als Kleinunternehmer oder bei einer steuerfreien Tätigkeit, musst du das deutlich auf der Honorarnote anmerken. Typische Formulierungen sind etwa:
„Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“
oder
„Die Leistung ist nach § 4 Nr. 14 UStG von der Umsatzsteuer befreit.“
Honorarnote vs. Rechnung – wo liegt der Unterschied?
Aus Sicht des Finanzamts gibt es keinen rechtlichen Unterschied. Beide Begriffe bezeichnen ein und dasselbe Dokument: eine Rechnung über eine Leistung oder Lieferung. Die Bezeichnung „Honorarnote“ ist lediglich eine branchenübliche Ausdrucksweise im freiberuflichen Umfeld.
Wichtig ist daher nicht der Titel, sondern der Inhalt: Alle Pflichtangaben müssen vorhanden sein, unabhängig davon, ob du „Rechnung“ oder „Honorarnote“ darüber schreibst.
Umsatzsteuer und Honorarnote: das solltest du beachten
Als Freiberufler bist du entweder umsatzsteuerpflichtig oder unterliegst der Kleinunternehmerregelung. Welche Variante auf dich zutrifft, bestimmt, ob und wie du Umsatzsteuer in deiner Honorarnote ausweist.
- Regelbesteuerung: Du weist Umsatzsteuer (z. B. 19 %) auf das Honorar aus und führst sie ans Finanzamt ab.
- Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG): Du darfst keine Umsatzsteuer ausweisen, musst aber den Hinweis auf die Steuerbefreiung angeben.
- Steuerfreie Leistungen: Manche Tätigkeiten, etwa im Gesundheitsbereich, sind generell von der Umsatzsteuer befreit.
Achte darauf, diese Unterschiede korrekt auf deiner Honorarnote abzubilden, denn Fehler können steuerliche Nachteile mit sich bringen.
Die Honorarnote als E-Rechnung wird zur Pflicht
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmen (auch Freiberufler) im B2B-Bereich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Bis spätestens Ende 2027 wird auch der Versand von E-Rechnungen schrittweise zur Pflicht. Honorarnoten aus Rechnungsvorlagen in Word oder als PDF sind dann nicht mehr zulässig.
Eine E-Rechnung im engeren Sinne ist ein strukturierter Datensatz (z. B. im Format XRechnung oder ZUGFeRD), der maschinenlesbar ist und bestimmte Standards erfüllt. Ob und wann du als Freiberufler zur E-Rechnung verpflichtet bist, hängt von deinem Kundenkreis und der Art deiner Aufträge ab.
Honorarnoten einfach und korrekt erstellen – mit easybill
Die manuelle Erstellung einer Honorarnote in Word oder Excel kann schnell unübersichtlich werden – besonders bei mehreren Kunden, unterschiedlichen Steuersätzen oder wiederkehrenden Leistungen.
Mit easybill behältst du den Überblick und sparst Zeit:
- Erstelle professionelle Honorarnoten mit wenigen Klicks
- Hinterlege deine Stammdaten und nutze Vorlagen
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- Hinweise für Kleinunternehmer oder steuerfreie Leistungen inklusive
- Versende deine Honorarnote per E-Mail oder als E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD) direkt aus dem System
- Integriere easybill in deine Buchhaltung oder arbeite direkt mit deinem Steuerberater zusammen
Gerade für Freiberufler, die sich auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren möchten, ist das ein echter Vorteil.
Rechtssicher abrechnen mit der Honorarnote
Die Honorarnote ist die Standardlösung für viele Selbstständige im freiberuflichen Bereich. Auch wenn sie wie eine Sonderform wirkt, unterliegt sie denselben Anforderungen wie jede Rechnung. Wer ihre Inhalte kennt und sie korrekt ausstellt, legt den Grundstein für eine professionelle und steuerlich saubere Abrechnung.
Mit einem ausgezeichneten Rechnungsprogramm wie easybill kannst du Honorarnoten nicht nur schneller, sondern auch rechtssicher und zukunftsfähig erstellen inklusive der Anforderungen an moderne E-Rechnungen.
Häufige Fragen zur Honorarnote
Ist eine Honorarnote auch ohne Umsatzsteuer gültig?
Ja. Wenn du als Kleinunternehmer nach § 19 UStG arbeitest oder steuerfreie Leistungen erbringst, darfst du keine Umsatzsteuer ausweisen. In beiden Fällen ist ein entsprechender Hinweis auf der Honorarnote erforderlich.
Muss eine Honorarnote unterschrieben werden?
Nein. Eine Unterschrift ist nicht vorgeschrieben und für die Gültigkeit der Honorarnote nicht notwendig.
Kann ich eine Honorarnote auch als Privatperson ausstellen?
Nur in seltenen Ausnahmefällen. Wenn du nicht freiberuflich oder gewerblich tätig bist, kannst du grundsätzlich keine Honorarnote im steuerlichen Sinne ausstellen.
Welche Frist gilt für das Ausstellen einer Honorarnote?
Bei Leistungen an Unternehmen muss die Honorarnote innerhalb von sechs Monaten nach Leistungserbringung ausgestellt werden (§ 14 UStG). Bei Privatpersonen besteht keine gesetzliche Frist, aber eine zeitnahe Abrechnung ist empfehlenswert.
Kann eine Honorarnote storniert oder korrigiert werden?
Ja. Fehlerhafte Honorarnoten kannst du durch eine Stornorechnung oder eine berichtigte Honorarnote korrigieren. Die Änderung sollte klar nachvollziehbar sein.
Was passiert, wenn auf einer Honorarnote Pflichtangaben fehlen?
Fehlende Pflichtangaben können dazu führen, dass die Honorarnote nicht anerkannt wird – etwa durch das Finanzamt oder den Kunden. Das kann zu Rückfragen, Zahlungsverzug oder steuerlichen Nachteilen führen.
Wie unterscheide ich eine Honorarnote für Privatkunden und Geschäftskunden?
Die inhaltlichen Anforderungen sind ähnlich. Bei Geschäftskunden sind Angaben wie Umsatzsteuer oder USt-ID wichtig. Auch bei Privatkunden müssen Name und Anschrift des Empfängers auf der Rechnung stehen. Eine Ausnahme gibt es nur bei sogenannten Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro.
Darf ich eine Honorarnote auch in Fremdwährung ausstellen?
Ja, das ist möglich. Der Umsatzsteuerbetrag muss dann zusätzlich in Euro ausgewiesen werden, basierend auf dem amtlichen Umrechnungskurs am Tag der Leistung.
Gilt eine Honorarnote auch als Kleinbetragsrechnung?
Ja. Wenn der Gesamtbetrag der Honorarnote 250 Euro (brutto) nicht übersteigt, gelten die vereinfachten Anforderungen für Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV). In diesem Fall sind weniger Pflichtangaben erforderlich, z. B. genügt der Name des Ausstellers, das Ausstellungsdatum, die Leistungsbeschreibung, der Steuersatz und der Bruttobetrag. Die Empfängeradresse und eine Rechnungsnummer sind nicht zwingend nötig.
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