Handwerkersoftware: Digitale Helfer für moderne Handwerksbetriebe

Die Digitalisierung macht auch vor dem Handwerk nicht Halt. Im Gegenteil: Wer heute als Handwerksbetrieb wettbewerbsfähig bleiben möchte, kommt an digitalen Lösungen kaum vorbei. Handwerkersoftware unterstützt Betriebe dabei, ihre Arbeitsabläufe effizienter, transparenter und zeitsparender zu gestalten – vom Büro bis zur Baustelle. Doch welche Tools gibt es, und was leisten sie?

In diesem Beitrag geben wir dir einen strukturierten Überblick über aktuelle Softwarelösungen für das Handwerk – gegliedert nach Anwendungsbereichen und Betriebsgröße.

Was ist Handwerkersoftware?

Handwerkersoftware ist eine speziell für das Handwerk entwickelte Lösung zur digitalen Unterstützung von Arbeitsabläufen. Sie hilft dabei, zentrale Geschäftsprozesse wie Kundenverwaltung, Angebotswesen, Rechnungsstellung, Zeiterfassung oder Lagerhaltung effizient zu steuern. Ziel ist es, administrative Aufgaben zu vereinfachen, Fehler zu vermeiden und Ressourcen besser einzusetzen, damit mehr Zeit für die eigentliche Arbeit außerhalb des Büros bleibt.

Warum Handwerksbetriebe auf digitale Lösungen setzen sollten

Zeitersparnis, Kostenkontrolle und bessere Organisation sind nur einige der Vorteile, die digitale Tools bieten. Besonders in Zeiten von Fachkräftemangel und steigender Bürokratiebelastung können digitale Systeme helfen, die Effizienz zu steigern und Prozesse zu standardisieren. Zudem gewinnt die rechtssichere Dokumentation an Bedeutung, etwa durch die kommende Pflicht zur elektronischen Rechnung (E-Rechnung).

Marktüberblick: Ausgewählte Tools nach Einsatzbereich

Die folgenden Tools sind für Handwerker in verschiedenen Bereichen nützlich. Es handelt sich um eine Auswahl der bekanntesten Software-Anwendungen für Handwerksbetriebe ohne Anspruch auf Vollständigkeit.

1. Kunden- und Auftragsmanagement (CRM & ERP)

Diese Programme bilden die Grundlage für den digitalen Betrieb: Sie bündeln Kundendaten, erleichtern die Angebotserstellung und ermöglichen die lückenlose Auftragsverfolgung.

Tools:

• Sage Handwerk: Eine der größten und am weitesten verbreiteten ERP-Lösungen im deutschen Handwerk. Sage deckt alle kaufmännischen Prozesse ab, von der Buchhaltung über die Warenwirtschaft bis hin zum Projektmanagement. Sie ist ideal für mittlere und große Betriebe.
• HERO Handwerk: Eine cloudbasierte All-in-One-Software, die besonders für ihre Benutzerfreundlichkeit und die nahtlose Verbindung von Büro und Baustelle bekannt ist. Sie deckt CRM, Auftragsverwaltung, Zeiterfassung und Rechnungsstellung ab.
• TopKontor Handwerk: Beliebt bei kleineren und mittleren Betrieben, bietet es eine benutzerfreundliche Oberfläche für die Erstellung von Angeboten, Rechnungen und Lieferscheinen. Seine modulare Struktur ermöglicht eine einfache Anpassung an die Bedürfnisse des Betriebs.
• Streit V.1: Eine flexible und leistungsstarke Lösung, die sich durch ihre hohe Anpassungsfähigkeit auszeichnet. Sie ist bei Betrieben beliebt, die komplexe Prozesse abbilden müssen.

2. Rechnungsstellung und Buchhaltung

Mit diesen Tools erstellst du rechtssichere Handwerkerrechnungen und Angebote und behältst deine Finanzen im Griff inklusive Schnittstellen zum Steuerberater.

Tools:

• easybill: Bewährtes Programm für Rechnungsstellung, das sich durch seine Einfachheit auszeichnet. Es hilft bei der Erstellung rechtssicherer Rechnungen, Angebote und Mahnungen und ist ausgelegt für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater und externer Buchhaltung.
• sevDesk: Eine sehr bekannte cloudbasierte Buchhaltungssoftware. Sie ist für Kleinunternehmer und Freiberufler gut geeignet, um Angebote und Rechnungen zu erstellen.
• lexoffice: Lexoffice ist eine Buchhaltungslösung und kann auch Lohnabrechnungen erstellen und die Finanzen im Blick zu behalten.

3. Mobile Lösungen für die Baustelle

Apps für unterwegs erleichtern die Kommunikation zwischen Büro und Baustelle und machen Papier überflüssig.

Tools:

• PVS Handwerk: Eine verbreitete App, die oft in Kombination mit einer Bürosoftware genutzt wird. Sie ermöglicht die digitale Dokumentation von Arbeitsberichten, Mängeln und die digitale Erfassung von Kundenunterschriften.
• craftboxx: Eine mobile App, die speziell für die einfache Kommunikation zwischen Baustelle und Büro entwickelt wurde. Man kann digitale Aufgabenlisten verwalten, Zeiterfassung vornehmen und den Überblick über Projekte behalten.
• ToolTime: Diese App verbindet Büro und Baustelle und ermöglicht die digitale Aufmaßerstellung, Baudokumentation und die gesamte Abwicklung von Aufträgen direkt vor Ort.

4. Zeiterfassung und Projektmanagement

Ob Arbeitszeit oder Projektfortschritt: Mit diesen Tools behältst du den Überblick über Personal und Ressourcen.

Tools:

• mite: Eine der bekanntesten und unkompliziertesten Softwarelösungen für die Zeiterfassung. Die Bedienung ist einfach, und die erfassten Daten können leicht in Berichte umgewandelt werden.
• pds Software: Eine professionelle und umfassende Lösung, die auch eine detaillierte Zeiterfassung bietet, bei der Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten direkt auf Projekte oder Aufgaben buchen können.
• factro: Ein deutsches Tool für professionelles Aufgaben- und Projektmanagement. Es bietet eine detaillierte Leistungserfassung und einen klaren Überblick über den Projektfortschritt.
• timr: Eine mobile und flexible Zeiterfassungslösung, die ideal für Handwerksbetriebe und Außendienst-Teams ist, da sie auch ein digitales Fahrtenbuch und GPS-Tracking ermöglicht.

5. Warenwirtschaft und Lagerhaltung

Materialbestände, Nachbestellungen und Inventur lassen sich mit diesen Tools präzise steuern.

Tools:

• HERO Lager: Als Teil der HERO-Software bietet dieses Modul eine mobile App zum Scannen von QR- oder Barcodes. Es sorgt für eine transparente Verwaltung von Warenbewegungen und Lagerbeständen.
• Plancraft: Bietet eine Schnittstelle zwischen Auftragsverwaltung und Lager. Es hilft, den Materialbedarf für ein Projekt zu kalkulieren und den Lagerbestand in Echtzeit zu verfolgen.
• Material.net: Ein Tool, das die Lagerverwaltung digitalisiert. Man kann den Materialverbrauch erfassen, Mindestbestände festlegen und automatische Nachbestellungen auslösen.

Welche Software ist die richtige?

Die Auswahl hängt stark von deinem Betrieb ab. Kleinere Betriebe profitieren oft von modularen Systemen, die mitwachsen. Größere Unternehmen brauchen skalierbare ERP-Lösungen mit umfassenden Funktionen. Wichtig ist: Die Software sollte nicht nur zu deinen aktuellen Anforderungen passen, sondern auch zukünftige Entwicklungen – etwa die E-Rechnungspflicht oder den Ausbau mobiler Arbeitsprozesse – berücksichtigen.

Tipp: Teste verschiedene Anbieter in der Praxis – viele bieten kostenlose Testversionen. So findest du heraus, welche Lösung sich am besten in deinen Arbeitsalltag integrieren lässt.

KI-Tools für Handwerker

Künstliche Intelligenz (KI) steckt längst in vielen Programmen, die Handwerksbetriebe heute schon nutzen können. Der Vorteil: Du brauchst kein IT-Wissen, um von KI zu profitieren. Sie arbeitet im Hintergrund und hilft dabei, alltägliche Aufgaben schneller und einfacher zu erledigen.

Typische Einsatzmöglichkeiten von KI im Handwerk:

• Texte automatisch erstellen
  Ob Angebotsbausteine, Rechnungspositionen oder Kundenmails: KI kann dir helfen, Texte zu formulieren oder vorzubereiten. Du gibst Stichworte oder einen Textentwurf ein, die Software macht daraus einen fertigen Text, den du nur noch anpassen musst.
• Belege automatisch erfassen
  Rechnungen und Quittungen abtippen war gestern. Mit KI-gestützten Tools wie easybill werden Belege automatisch erkannt, korrekt zugeordnet und digital archiviert.
• Spracherkennung statt Tippen
  Viele Apps für die Baustelle nutzen KI, um gesprochene Notizen automatisch in Text umzuwandeln. So kannst du Arbeitsberichte, Materiallisten oder Kundeninfos direkt per Spracheingabe erfassen und von einer KI (ChatGPT, Claude oder Gemini) im gewünschten Stil ausformulieren lassen.
• Fragen schneller beantworten lassen
  Selbst erfahrene Handwerker kommen manchmal ans Ende ihres Lateins: KI-Chatbots können helfen nach Informationen zu suchen. Beachte allerdings, dass KI nicht alles weiß, sondern mit Trainingsdaten gefüttert wurde. Gleiche also alles mit deinem eigenen Wissen und deinen Erfahrungswerten ab und glaube nicht alles, was eine KI vorschlägt.

Digitalisierung als Wettbewerbsvorteil im Handwerk

Digitalisierung ist kein Selbstzweck sondern ein echter Vorteil im Tagesgeschäft. Wer sich heute gut aufstellt, spart morgen Zeit, Geld und Nerven. Mit der passenden Handwerkersoftware legst du den Grundstein für einen zukunftsfähigen Betrieb.

Wenn du deine Prozesse vereinfachen und rechtssicher digitalisieren möchtest, lohnt sich der Blick auf spezialisierte Lösungen, ganz gleich, ob du Ein-Mann-Betrieb oder wachsender Mittelständler bist.

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