Das Angebot ist geschrieben und dein Kunde hat bereits mündlich oder schriftlich zugesagt. Der nächste Schritt ist der Auftrag. Damit kannst du alle wichtigen Eckdaten und Vereinbarungen noch einmal schriftlich festhalten und dir sowie deinem Kunden Sicherheit geben.
Hier erfährst du, was du beim Schreiben eines Auftrags beachten solltest und warum sich dieser Schritt lohnt.
Was ist ein Auftrag? Die rechtliche Bedeutung im Geschäftsverkehr
Im kaufmännischen Sprachgebrauch bezeichnet ein „Auftrag“ meist die Bestellung oder Annahme eines Angebots. Rechtlich gesehen kann ein Auftrag dabei bereits selbst einen verbindlichen Vertrag darstellen, wenn sich beide Parteien über die wesentlichen Vertragsbestandteile (Leistung, Preis, Parteien) geeinigt haben.
Wichtig:
- Enthält ein Auftrag Angebot und Annahme, kommt ein Vertrag nach §§ 145 ff. BGB zustande.
- Ob der Auftrag ein eigenständiger Vertrag ist oder „nur“ die Ausführung eines bereits geschlossenen Vertrags dokumentiert, hängt vom Einzelfall und der vorherigen Kommunikation ab.
Unabhängig davon hat ein schriftlicher Auftrag eine zentrale Funktion:
Er dokumentiert, was konkret vereinbart wurde, und kann im Streitfall als wichtiges Beweismittel dienen.
Auftrag schreiben bringt Rechtssicherheit
Im Arbeitsalltag ist ein Auftrag meist ein schriftliches Dokument, das eine Bestellung oder Leistungsvereinbarung festhält. Er konkretisiert Umfang, Preise, Termine und Bedingungen und sorgt dafür, dass beide Seiten dieselben Erwartungen haben.
Ein sauber formulierter Auftrag:
- reduziert Missverständnisse
- erleichtert interne Abläufe
- schafft eine klare Grundlage für Rechnungen, Lieferscheine und Projektabwicklung
Gerade bei späteren Rückfragen oder Unstimmigkeiten lässt sich anhand des Auftrags nachvollziehen, was tatsächlich vereinbart war. Er zeigt, was genau bestellt wurde, zu welchem Preis und mit welchen Lieferbedingungen. Wenn später mal etwas unklar ist, könnt ihr beide auf den schriftlichen Auftrag schauen und Missverständnisse vermeiden.
Auftrag und Vertragsart: Werkvertrag oder Dienstvertrag?
Je nach Art der Leistung liegt dem Auftrag eine unterschiedliche Vertragsart zugrunde:
- Werkvertrag (§ 631 BGB)
Wenn du ein konkretes Ergebnis schuldest, z. B. ein Produkt, eine Reparatur oder eine fertige Website. - Dienstvertrag (§ 611a BGB)
Wenn du deine Arbeitsleistung schuldest, z. B. Beratung, Pflege oder Schulung, ohne ein garantiertes Ergebnis.
Unabhängig von der Vertragsart gilt:
Ein klar formulierter Auftrag schafft Transparenz darüber, was genau geschuldet ist, zu welchem Preis und unter welchen Bedingungen.
Pflichtangaben auf einem Auftrag
Es gibt keine strengen gesetzlichen Vorschriften, wie ein Auftrag genau auszusehen hat. Aber bestimmte Angaben sollten immer enthalten sein, um einen professionellen Eindruck zu machen und rechtlich auf der sicheren Seite zu sein. Dazu gehören:
- Vollständiger Name und Anschrift des Auftraggebers (dein Kunde)
- Deine eigenen Kontaktdaten inklusive E-Mail-Adresse, Telefonnummer und falls vorhanden Faxnummer
- Steuernummer oder USt-IDNr (falls vorhanden)
- Kundennummer falls vorhanden
- Auftragsnummer
- Datum des Auftrags
- Beschreibung der bestellten Produkte oder Dienstleistungen
- Preise für einzelne Positionen
- Bestellnummer falls vorhanden
- Lieferbedingungen wie Lieferzeit und Versandart
- Versandland und Steuerland
Zusätzliche Angaben bei Aufträgen
Außerdem bei größeren Projekten sinnvoll:
- Zahlungsbedingungen wie Zahlungsziel und Skonto
- Projektnummer oder Referenznummern
- Ansprechpartner mit Name und Abteilung
- Hinweise zu Retouren oder Gewährleistung
Hinweis auf Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)
Wenn du mit eigenen AGB arbeitest, solltest du im Auftrag ausdrücklich darauf hinweisen, zum Beispiel mit dem Satz:
„Es gelten unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen in der jeweils aktuellen Fassung.“
Wichtig ist, dass dein Kunde die AGB vor oder spätestens mit dem Auftrag zur Kenntnis nehmen kann.
Digitalisierung und E-Rechnung
Die Auftragsabwicklung erfolgt heute in vielen Unternehmen digital. Das spart Zeit, reduziert Fehler und erleichtert die Archivierung.
Seit 2025 gewinnt zudem die E-Rechnung weiter an Bedeutung:
- Im B2G-Bereich (öffentliche Auftraggeber) ist die E-Rechnung bereits verpflichtend.
- Im B2B-Bereich wird sie schrittweise eingeführt, mit Übergangsregelungen je nach Unternehmensgröße und Umsatz.
Wichtig:
Ein Auftrag selbst ist keine Rechnung, sollte aber so strukturiert sein, dass daraus problemlos eine E-Rechnung (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) erstellt werden kann.
Auftrag schreiben mit easybill
Mit dem Rechnungsprogramm von easybill kannst du deinen Auftrag ganz einfach online erstellen. Du musst nicht jedes Detail einzeln eintippen. Ein Klick genügt und alle Kundendaten sowie wichtigen Angaben werden automatisch aus bestehenden Dokumenten übernommen. easybill bietet dir außerdem alle Tools, die du für E-Rechnungen brauchst.
Auftrag schreiben: Der Schritt spart Zeit und Aufwand
Ein Auftrag ist nicht nur ein rechtliches Dokument, sondern auch ein praktisches Werkzeug. Du hältst alle Eckpunkte des Projekts fest und kannst mit wenigen Klicks direkt weitere Dokumente erstellen, wie Lieferscheine, Rechnungen oder Auftragsbestätigungen.
Gerade für interne Abläufe ist ein schriftlicher Auftrag ebenfalls hilfreich, zum Beispiel für die Produktionsabteilung oder zur Kontrolle von Lieferterminen.
Und auch dein Kunde profitiert. In den Vorlagen von easybill kannst du ganz einfach ein Überweisungsformular einfügen. So spart er sich Arbeit und du erhältst dein Geld schneller.
Häufige Fragen zum Auftrag schreiben
Ist ein Auftrag ohne Unterschrift gültig?
Ja. Ein Auftrag kann auch ohne Unterschrift wirksam sein, z. B. per E-Mail oder Online-Bestellung, sofern Angebot und Annahme eindeutig sind. Eine Unterschrift erhöht jedoch die Beweissicherheit.
Wann ist ein Auftrag rechtlich bindend?
Ein Auftrag ist bindend, sobald sich beide Parteien über die wesentlichen Vertragsbestandteile geeinigt haben. Das kann auch mündlich oder schriftlich erfolgen.
Muss ein Auftrag immer schriftlich vorliegen?
Nein, gesetzlich vorgeschrieben ist die Schriftform meist nicht. In der Praxis ist ein schriftlicher Auftrag jedoch dringend zu empfehlen, um spätere Streitigkeiten zu vermeiden.
Was ist der Unterschied zwischen Auftrag und Auftragsbestätigung?
Der Auftrag geht in der Regel vom Kunden aus. Die Auftragsbestätigung ist die Bestätigung des Auftragnehmers, dass der Auftrag zu den genannten Bedingungen angenommen wird.
Kann ein Auftrag nachträglich geändert werden?
Ja, Änderungen sind möglich, sollten aber immer schriftlich festgehalten werden (z. B. als Nachtrag), um Klarheit für beide Seiten zu schaffen.
Gehört ein Auftrag in die Buchhaltung?
Ja. Aufträge sind wichtige Handels- und Geschäftsunterlagen und sollten entsprechend aufbewahrt werden, auch wenn sie keine Rechnungen sind.
Wie lange müssen Aufträge aufbewahrt werden?
Aufträge zählen zu den Handels- und Geschäftsunterlagen. Sie müssen in der Regel 6 Jahre aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Auftrag erstellt wurde.
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