Auftrag schreiben: Das ist zu beachten

Das Angebot ist geschrieben und wurde vom Kunden für gut befunden und auch die Auftragsbestätigung haben Sie bereits verschickt und eine positive Antwort erhalten. Dann kann der nächste Schritt kommen und Sie können den Auftrag schreiben. Was es dabei zu beachten gibt, erfahren Sie hier…

Auftrag schreiben bringt Rechtssicherheit

Nach der schriftlichen Auftragsbestätigung können Sie daran gehen, den Auftrag selbst zu schreiben. Hier halten Sie noch einmal alle wichtigen Details fest, die Sie mit Ihrem Kunden vereinbart haben.

Somit ist der Auftrag an sich ein offizielles Dokument, das in der täglichen Kommunikation mit dem Kunden verwendet wird. Und das hat ganz klare Vorteile für beide Seiten. Denn beide Seiten erhalten durch die eindeutige Formulierung der Rahmenbedingungen Rechtssicherheit.

Das gehört in einen Auftrag hinein

Für den Auftrag an sich gibt es zwar keine strengen Formvorschriften, trotzdem sollten Sie sich an einige Vorgaben halten. Denn so hat nicht nur alles seine Richtigkeit, Sie vermitteln auch einen professionellen Eindruck.

Folgende Angaben sollten im Auftrag enthalten sein:

  • Vollständiger Name und komplette Anschrift des Auftraggebers
  • Ihre vollständigen Kontaktdaten inklusive E-Mail-Adresse, Telefon- und ggf. Faxnummer
  • Ihre Steuernummer
  • Kundennummer
  • Auftragsnummer
  • Datum
  • Beschreibung der Produkte
  • Preise für einzelne Artikel
  • Bestellnummer
  • Lieferbedingungen
  • Versandland
  • Steuerland

Unser Tipp: Wenn Sie das Rechnungsprogramm von easybill nutzen, müssen Sie diese Angaben nicht händisch für jeden Auftrag eingeben. Ein Klick auf die entsprechende Stelle in der Maske genügt und die Kundenangaben, Ihre Daten sowie alle weiteren wichtigen Punkte zum Auftrag können aus bestehenden Dokumenten übernommen werden.

Auftrag Vorlage

Auftrag schreiben: Der Schritt spart Zeit

Noch einen weiteren Vorteil hat es, einen Auftrag zu schreiben: Sie halten die zentralen Eckpunkte des Auftrags in einem Dokument fest. Ist der Auftrag bearbeitet, sparen Sie sich damit einiges an Zeit und Aufwand.

Denn aus dem Auftrag können Sie mit wenigen Klicks weitere Dokumente generieren. So können Sie mit unserem Rechnungsprogramm zum Beispiel Lieferscheine oder Rechnungen direkt aus dem Auftrag erstellen.

Aber nicht nur für Sie ist der erstellte Auftrag eine Erleichterung: Auf Wunsch können Sie in unserer Standardvorlage für einen Auftrag mit nur einem Häkchen ein Überweisungsformular erstellen. So kann sich auch Ihr Kunde einen Arbeitsschritt sparen. Ein weiterer Grund, warum Sie das Schreiben des Auftrags fest in Ihren Workflow integrieren sollten.

Auftrag schreiben mit easybill

Kurzum, mit easybill können Sie den kompletten Prozess von der Angebotserstellung über die Auftragsbestätigung bis zur Rechnung und sogar Steuererklärung (durch individuellen Zugang für den Steuerberater und DATEV-Schnittstelle) abbilden. Das alles mit nur wenigen Klicks und vor allem einem verlässlichen Kundenservice, der Ihnen bei Fragen schnell und kompetent weiterhilft.

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