Mahnungen und Zahlungserinnerungen
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13. April, 2023
Liquidität des Unternehmens ist das A&O
Doch was tun, wenn der Kunde Ihre Rechnung nicht bezahlt?
Was ist eine Mahnung und wie schreibt man sie?
Bin ich verpflichtet, eine offene Rechnung anzumahnen? Muss das Dokument zur Zahlungserinnerung bestimmte Voraussetzungen erfüllen?
Eine Mahnung ist eine schriftliche Benachrichtigung, die an einen Schuldner gesendet wird, um ihn an eine ausstehende Zahlung zu erinnern. Sie wird normalerweise von einem Gläubiger, wie zum Beispiel einem Unternehmen oder einer Einzelperson, erstellt und an den Schuldner gesendet, wenn eine Rechnung oder ein fälliger Betrag nicht fristgerecht bezahlt wurde.
So starten Sie Ihren Mahnprozess
Wann sollte man eine Zahlungserinnerung verschicken?
Eine Zahlungserinnerung oder auch eine Mahnung sollte erstellt werden, wenn eine Zahlung nach dem vereinbarten Zahlungsziel oder der Zahlungsfrist nicht eingegangen ist.
In der Regel ist dies der Fall, wenn eine Rechnung oder ein fälliger Betrag an dem in der Rechnung oder im Vertrag angegebenen Fälligkeitsdatum nicht bezahlt wurde.
Es ist wichtig zu beachten, dass Mahnungen in der Regel als letzter Schritt vor der Einleitung rechtlicher Schritte zur Eintreibung von Schulden verwendet werden sollten, nachdem andere Kommunikationsmethoden wie Zahlungserinnerungen oder freundlichere Mahnungen nicht erfolgreich waren.
Wie sieht eine rechtssichere Mahnung aus?
Kann man beispielsweise Mahnkosten in Rechnung stellen?
Grundsätzlich ist es in vielen Ländern üblich, Mahngebühren in Rechnung zu stellen, wenn ein Kunde eine Rechnung nicht fristgerecht bezahlt.
Mahngebühren sind zusätzliche Gebühren, die erhoben werden, um die Kosten für das Mahnwesen und den Verwaltungsaufwand zu decken, der mit der Verfolgung von unbezahlten Rechnungen verbunden ist. Die genauen Regelungen und Höhe der Mahngebühren können jedoch von Land zu Land und von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein.
Es ist wichtig zu beachten, dass Mahngebühren in der Regel in angemessenem Umfang erhoben werden sollten und den geltenden Gesetzen und Vorschriften entsprechen müssen.
Es ist ratsam, vor der Erhebung von Mahngebühren die rechtlichen Bestimmungen in Ihrem Land und/oder Ihrer Region zu überprüfen und sicherzustellen, dass Sie alle erforderlichen Anforderungen erfüllen.
Es ist auch ratsam, klare Zahlungsbedingungen und Zahlungsfristen in Ihren Rechnungen anzugeben, um Missverständnisse oder Verzögerungen bei der Zahlung zu minimieren.
Wie können Mahngebühren berechnet werden?
Die genaue Berechnung von Mahnkosten kann je nach Unternehmen und den geltenden Gesetzen und Vorschriften in verschiedenen Ländern oder Regionen unterschiedlich sein. Im Allgemeinen gibt es jedoch einige gängige Methoden, um Mahnkosten zu berechnen:
Pauschalbetrag
Prozentsatz des offenen Betrags
Stufenweise Gebühr
Fragen im Zusammenhang mit Mahngebühren
Die wichtigsten Fragen rund um Zahlungserinnerungen und Mahnungen haben wir hier einmal für Sie zusammengefasst.
In easybill können Sie bei Nutzung des BUSINESS-Pakets das automatische Mahnwesen nutzen und eigene Regeln für den Mahnprozess definieren. Sowohl Zahlungserinnerungen, als auch Mahngebühren können somit automatisiert werden.
Sie sollten vor allem die landesüblichen Vorgaben prüfen. In letzter Instanz stünde jedoch die Forderungsübertragung an ein Inkassounternehmen. In easybill besteht die Möglichkeit eine Forderung mit nur wenigen Klicks an das Inkassounternehmen mediaFinanz zu übertragen.
Es gibt keine gesetzliche Vorgabe für den Start des Mahnwesen. Sie sollten die vereinbarten Zahlungsbedingungen prüfen und sich hieran orientieren. Sofern das Zahlungsziel, also das Datum, bis wann die Rechnungen beglichen werden sollte, überschritten wurde, können Sie zeitnah mit dem Mahnprozess beginnen.
