Ein funktionierendes Mahnwesen ist für Selbstständige, Gründer und kleine Unternehmen ein zentraler Bestandteil eines gesunden Finanzmanagements. Denn unbezahlte Rechnungen bringen nicht nur Ärger, sondern gefährden auf Dauer auch die Liquidität. Umso wichtiger ist es, strukturiert und rechtlich sicher vorzugehen, wenn Zahlungen ausbleiben und du eine Zahlungserinnerung oder Mahnung schreiben musst.
Dieser Beitrag zeigt dir, worauf du achten solltest, wie der Mahnprozess funktioniert und welche rechtlichen Grundlagen du kennen musst.
Zahlungserinnerung oder Mahnung? Der feine, aber entscheidende Unterschied
Eine Zahlungserinnerung ist im Grunde eine höfliche Mitteilung an den Kunden, dass eine Rechnung fällig und noch nicht beglichen wurde. Sie hat keine rechtliche Wirkung und dient vor allem dazu, das Verhältnis zum Kunden nicht gleich zu belasten. Besonders bei langjährigen Geschäftsbeziehungen ist sie oft der erste Schritt.
Eine Mahnung hingegen ist ein rechtlich relevanter Vorgang. Sie dokumentiert den Zahlungsverzug und ist in vielen Fällen Voraussetzung dafür, dass du Verzugszinsen oder Mahnkosten geltend machen kannst. Mit ihr beginnt auch die Grundlage für spätere rechtliche Schritte, bis hin zum gerichtlichen Mahnverfahren.
Wann darf oder muss man mahnen? Die rechtliche Grundlage
Die wichtigsten rechtlichen Bestimmungen für das Mahnwesen ergeben sich aus dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) und dem Handelsgesetzbuch (HGB). Hier die zentralen Regelungen:
Fälligkeit
Rechnungen sind grundsätzlich sofort fällig, es sei denn, ein Zahlungsziel ist vereinbart. Viele Unternehmer geben ein konkretes Datum oder eine Frist von 7, 14 oder 30 Tagen an. Ohne solche Angabe ist die Rechnung direkt nach Zugang fällig. Quelle: § 271 BGB
Verzug des Schuldners
Ein Schuldner kommt laut § 286 BGB in Verzug, wenn er trotz Fälligkeit nicht zahlt und du ihn dazu aufforderst, das ist die klassische Mahnung.
Es gibt jedoch Ausnahmen:
- Ist im Vertrag ein genaues Zahlungsdatum festgelegt, braucht es keine Mahnung.
- Weigert sich der Schuldner ausdrücklich zu zahlen, ist ebenfalls keine Mahnung erforderlich.
- Bei Geldforderungen gerät der Schuldner spätestens 30 Tage nach Zugang der Rechnung automatisch in Verzug – ohne Mahnung. Das gilt im B2B-Bereich uneingeschränkt, bei Verbrauchern aber nur, wenn du sie ausdrücklich auf diese Rechtsfolge hingewiesen hast.
Verzugszinsen
Sobald Verzug eingetreten ist, darfst du laut § 288 BGB Verzugszinsen berechnen:
- Im Geschäftsverkehr: 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz
- Bei Verbrauchern: 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz
TIPP: Mit unserem kostenlosen Zinsrechner kannst du ganz schnell die Verzugszinsen berechnen.
Schadensersatz bei Verzug
Neben Zinsen kannst du bei Geschäftskunden auch eine Pauschale von 40 Euro geltend machen. Diese Regelung aus § 285 BGB greift nur im B2B-Kontext.
Verzugszinsen im Handelsverkehr
Die Vorschrift § 353 HGB erlaubt die Zinsforderung schon ab dem ersten Verzugstag, auch ohne Mahnung, wenn Kaufleute untereinander handeln.
So setzt du Schritt für Schritt ein effektives Mahnwesen auf
Ein klar strukturierter Ablauf hilft dir, Zahlungsausfälle zu vermeiden und gleichzeitig professionell zu kommunizieren. Der Prozess lässt sich in mehrere Stufen gliedern. Diese Vorgehensweise ist keine Pflicht, hat sich aber bewährt, um deinen Kunden eine Chance zu geben, ihre offenen Zahlungen innerhalb gewisser Fristen zu begleichen.
- Zahlungserinnerung
Etwa 7 bis 10 Tage nach Fälligkeit kannst du dem Kunden eine freundliche Erinnerung schicken. Der Ton ist noch kulant und der Fokus liegt auf dem Hinweis, dass die Zahlung vermutlich übersehen wurde. - Erste Mahnung
Etwa eine Woche nach der Erinnerung folgt die erste Mahnung. Der Ton ist sachlich, aber bestimmt. Du setzt eine neue Zahlungsfrist und kündigst Verzugszinsen an. - Zweite Mahnung
Wenn auch auf die erste Mahnung keine Zahlung erfolgt, wird der Ton verbindlicher. Du erinnerst an die bisherigen Mahnungen und weist deutlich auf mögliche rechtliche Konsequenzen hin. - Letzte Mahnung / Androhung rechtlicher Schritte
In der dritten und letzten Mahnung kündigst du Maßnahmen wie ein gerichtliches Mahnverfahren oder ein Inkasso-Verfahren an. Damit setzt du den Kunden endgültig in Verzug und bereitest den Weg für die Durchsetzung deiner Forderung.
Was in einer Mahnung stehen sollte
Es gibt im Gegensatz zu einer Rechnung keine gesetzlichen Pflichtangaben für eine Mahnung. Damit sie aber wirksam ist und im Streitfall als Beweismittel dienen kann, sollte sie folgende Informationen enthalten:
- Das Datum und die Rechnungsnummer der ursprünglichen Rechnung
- Den fälligen Betrag
- Das ursprüngliche Fälligkeitsdatum
- Eine neue, konkrete Zahlungsfrist
- Einen Hinweis auf Verzugszinsen und mögliche Mahnkosten
- Deine Kontodaten
- Einen sachlichen, aber klaren Hinweis auf die rechtlichen Konsequenzen bei weiterem Zahlungsverzug
Wenn du noch keine Mahnungen mit easybill schreibst, kannst du auf unsere kostenlose Mahnungsvorlage zurückgreifen.
Wichtig: PDF-Vorlagen sind im Zuge der E-Rechnungspflicht ab 2025 nur noch eingeschränkt nutzbar. Ab dann sind strukturierte elektronische Rechnungen im B2B verpflichtend. Auch Mahnungen können in diesen digitalen Standard eingebunden werden.
Welche Mahnkosten und Zinsen sind zulässig?
In der Praxis stellt sich oft die Frage, was du zusätzlich zur Hauptforderung verlangen darfst. Hier gelten folgende Regeln:
- Verzugszinsen: Sie dürfen ab Eintritt des Verzugs berechnet werden, auch rückwirkend. Die Höhe richtet sich nach § 288 BGB.
- Mahnkosten: Du darfst den tatsächlichen Aufwand in angemessenem Rahmen berechnen. Überhöhte Pauschalen sind nicht zulässig.
- 40-Euro-Pauschale: Diese gilt nur im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmern und ersetzt nicht zusätzlich berechnete Mahnkosten.
Ein gutes Rechnungstool wie easybill kann dir helfen, diese Beträge automatisch zu berechnen und korrekt auszuweisen.
Besondere Fälle: Verbraucher, Ausland und Teilzahlungen
Bei Verbrauchern musst du ausdrücklich auf die 30-Tage-Regel hinweisen, damit der Verzug automatisch eintritt. Fehlt dieser Hinweis, ist eine Mahnung nötig.
Bei Auslandsforderungen gilt: Formuliere Mahnungen in der Sprache des Kunden oder zumindest auf Englisch. Achte außerdem auf abweichende Zahlungsfristen oder rechtliche Regelungen im Zielland.
Bei Teilzahlungen solltest du immer den offenen Restbetrag mahnen und dokumentieren, welche Raten bereits beglichen wurden.
Was tun, wenn Mahnungen ignoriert werden?
Bleibt auch die dritte Mahnung ohne Reaktion, hast du mehrere Optionen:
- Einschalten eines Inkassodienstleisters
- Beauftragung eines Rechtsanwalts
- Gerichtliches Mahnverfahren: Unkompliziert über das zentrale Mahngericht einzuleiten, auch online möglich
Diese Schritte verursachen jedoch zusätzliche Kosten und stellen einen Zeitaufwand dar. Manchmal kann ein persönliches Gespräch oder ein Vergleich schneller und effizienter sein. Wenn ein Kunde nicht oder immer erst nach mehrfacher Aufforderung zahlt, stellt sich auch die Frage, ob du die Zusammenarbeit künftig fortsetzen möchtest, denn deine Zeit könnte anderswo besser investiert sein.
So richtest du dein Mahnwesen dauerhaft professionell ein
Ein gut organisiertes Mahnwesen spart dir nicht nur Zeit, sondern auch bares Geld. Mit easybill automatisierst du deine Mahnprozesse vollständig und vermeidest Zahlungsverzögerungen von Anfang an.
Du musst nicht mehr manuell prüfen, welche Rechnungen überfällig sind. Stattdessen legst du individuelle Regeln fest, nach denen das System automatisch Zahlungserinnerungen und Mahnungen erstellt.
easybill bietet dir ein mehrstufiges Mahnwesen mit professionellen Vorlagen und rechtskonformen Formulierungen. Auch Zahlungserinnerungen vor Fälligkeit lassen sich automatisch versenden, um Kunden an offene Rechnungen zu erinnern, gerade bei längeren Zahlungszielen ein echter Vorteil.
Zusätzlich profitierst du von einem integrierten Bankkontenabgleich: Zahlungseingänge werden automatisch den offenen Rechnungen zugeordnet, sodass überflüssige Mahnungen vermieden werden. Und wenn es doch zu einem Zahlungsausfall kommt, kannst du direkt aus easybill heraus an ein Inkassobüro übergeben, inklusive aller relevanten Daten und Mahnkosten.
Professionelles Mahnwesen mit easybill:
- Mehrstufige Mahnprozesse mit automatischer Steuerung
- Zahlungserinnerungen vor Fälligkeit aktivieren
- Mahnungen direkt online versenden
- Automatischer Abgleich von Konto und Rechnung
- Rechtskonforme Vorlagen und individuelle Texte
- Direkte Schnittstelle zu Inkassodienstleistern
Mit easybill behältst du den Überblick, kommunizierst professionell und sicherst deine Liquidität, ganz ohne Installationen und mit kostenloser Testphase.
Bei Zahlungsverzug klar kommunizieren, professionell handeln
Zahlungsverzug ist im Geschäftsalltag leider keine Seltenheit. Umso wichtiger ist es, frühzeitig und strukturiert zu reagieren und klare Fristen zu setzen, dabei aber jederzeit professionell und freundlich zu bleiben. Eine Zahlungserinnerung, eine rechtssichere Mahnung und ein kluges Eskalationsmanagement helfen dir dabei, Ausfälle zu vermeiden und deine Liquidität zu sichern.
Wenn du regelmäßig Mahnungen schreiben musst, lohnt sich der Umstieg auf ein automatisiertes System. Mit easybill setzt du dein Mahnwesen professionell um – und bist auch für die neue E-Rechnungspflicht bestens gerüstet.
Häufige Fragen zur Mahnung und Zahlungserinnerung
Muss ich vor der Mahnung immer eine Zahlungserinnerung schicken?
Nein. Eine Zahlungserinnerung ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Sie dient der Kundenpflege und wird häufig vor der ersten formellen Mahnung eingesetzt. Rechtlich gesehen kannst du bereits mit Eintritt des Verzugs eine Mahnung verschicken oder sogar direkt Verzugszinsen geltend machen, wenn die Voraussetzungen nach § 286 BGB erfüllt sind.
Wie viele Mahnungen muss ich verschicken, bevor ich rechtliche Schritte einleiten kann?
Es gibt keine gesetzliche Vorgabe für eine bestimmte Anzahl an Mahnungen. Bereits eine Mahnung kann ausreichen, um den Schuldner in Verzug zu setzen. Viele Unternehmen arbeiten jedoch mit einem dreistufigen Mahnverfahren, um dem Kunden mehrere Chancen zur Zahlung zu geben, bevor weitere Schritte folgen.
Wie lange muss ich warten, bis ich mahnen darf?
Sobald eine Rechnung fällig ist und der Betrag nicht gezahlt wurde, darfst du mahnen. Gibt es ein konkretes Zahlungsziel (z. B. „zahlbar bis 15.12.2025“), kannst du direkt am Folgetag mahnen. Ohne konkretes Zahlungsziel tritt der Verzug spätestens 30 Tage nach Zugang der Rechnung ein, bei Verbrauchern nur, wenn sie über diese Regelung informiert wurden.
Kann ich Mahnungen auch per E-Mail verschicken?
Ja. Mahnungen können formfrei versendet werden, das bedeutet, auch per E-Mail. Wichtig ist, dass der Zugang beim Empfänger dokumentiert oder nachvollziehbar ist. In der Praxis empfiehlt sich der Versand über ein Rechnungs- oder Mahnsystem wie easybill, da hier der Versand automatisch dokumentiert wird.
Wie oft darf ich Mahngebühren erheben?
Du kannst für jede Mahnstufe eine angemessene Mahngebühr verlangen, sofern der Schuldner sich im Verzug befindet. Die Kosten müssen jedoch verhältnismäßig und nachweisbar begründet sein. Pauschalen über 2,50 bis 5 Euro pro Mahnstufe gelten in der Praxis als üblich. Die 40-Euro-Verzugspauschale darf nur im B2B-Kontext einmalig geltend gemacht werden.
Kann ich auch Kleinbeträge mahnen?
Ja, auch geringe Forderungen dürfen gemahnt werden. Du solltest jedoch abwägen, ob Aufwand und Verhältnis stimmen, insbesondere bei Kundenbeziehungen, die du nicht belasten möchtest. Bei regelmäßig kleinen Rechnungsbeträgen kann ein automatisiertes Mahnwesen helfen, neutral und effizient zu handeln.
Gibt es für Mahnungen gesetzliche Fristen?
Nein, es gibt keine gesetzlich vorgeschriebenen Fristen für das Mahnwesen selbst. Du solltest jedoch realistische Fristen setzen, meist 7 bis 10 Tage. Damit gibst du dem Kunden Zeit zur Zahlung und hältst dir selbst die Möglichkeit offen, zügig weitere Schritte einzuleiten.
Wie lange kann ich offene Rechnungen überhaupt mahnen?
Forderungen aus Rechnungen verjähren in der Regel nach drei Jahren (§ 195 BGB). Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Forderung entstanden ist. Spätestens bis dahin solltest du deine Ansprüche durchsetzen.
Darf ich nach einer Ratenzahlung trotzdem mahnen?
Ja, wenn vereinbarte Raten nicht eingehalten werden, darfst du mahnen und unter Umständen sogar den gesamten Restbetrag fällig stellen, wenn das vertraglich geregelt wurde. Achte darauf, die bisher geleisteten Zahlungen korrekt zu berücksichtigen und transparent zu kommunizieren.
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